Cómo organizar un evento si no tienes presupuesto

Cómo organizar un evento si no tienes presupuesto

Orga­ni­zar un even­to sin gas­tar mucho dinero no es tarea fácil pero tam­poco es imposi­ble. Ni siquiera es nece­sario que optes por un even­to low cost, de bajo val­or aña­di­do, si sabes orga­ni­zarte y sacar par­tido a los recur­sos que tienes a tu alcance. ¿Cómo? Te desve­lam­os todos los tru­cos en este artículo.

Índice

    1. Plan­i­ficar
    2. Crear alian­zas
    3. Con­seguir ingresos
    4. Reducir costes
    5. Agrade­cer

1. Planificar

A la hora de enfrentarte a la orga­ni­zación de cualquier even­to, con o sin dinero a tu dis­posi­ción, es impre­scindible plan­i­ficar cor­rec­ta­mente. De este paso clave depen­derá en gran medi­da cuán­to vas a gas­tar. Los pasos que te per­mi­tirán orga­ni­zar tu even­to sin pon­er dinero de tu bol­sil­lo no son posi­bles si no tienes claro: el obje­ti­vo de tu even­to y el pre­supuesto nece­sario para lle­var­lo a cabo.

a) El objetivo

Un even­to sin obje­tivos claros es como un bar­co a la deri­va. ¿Para qué orga­ni­zas este even­to? No es lo mis­mo orga­ni­zar un even­to para dar a cono­cer una mar­ca que un even­to cul­tur­al. Definir obje­tivos te mar­cará el camino y te ayu­dará a dis­cernir entre lo nece­sario y lo superfluo.

b) La planificación financiera: el presupuesto

No ten­er dinero para gas­tar en el even­to no quiere decir que no ten­gas que elab­o­rar un pre­supuesto. Es más, cuan­to más lim­i­ta­do sea el pre­supuesto a tu dis­posi­ción, más impor­tante será dedicar tiem­po y energía a este paso cru­cial. ¿No sabes por dónde empezar? En este otro artícu­lo te expli­camos las reglas bási­cas para elab­o­rar un pre­supuesto para tu even­to.

Para ten­er­lo todo bajo con­trol, no olvides con­tar siem­pre con un plan B y no ajus­tar demasi­a­do el pre­supuesto sino dejar cier­to mar­gen para posi­bles varia­ciones de costes e impre­vis­tos. ¡La pru­den­cia es clave para orga­ni­zar un even­to sin gas­tar de más!

A la hora de esti­mar los costes, escoge bien a tus provee­dores. Solici­ta al menos tres pre­supuestos antes de decidirte por uno y tómate el tiem­po de analizar bien los ser­vi­cios que te ofre­cen. Alíate con provee­dores en los que puedas con­fi­ar y no olvides que a veces lo bara­to sale caro.

2. Crear alianzas

Aunque tu orga­ni­zación no ten­ga pre­supuesto que dedicar al even­to que quieres orga­ni­zar, otras empre­sas pueden estar intere­sadas en inver­tir dinero en tu even­to o en hac­er un trueque si les ofre­ces a cam­bio algo intere­sante para ellas. Lo más impor­tante para encon­trar este tipo de alian­zas es ser coher­ente, bus­can­do intere­ses comunes —si tu even­to se dirige a un públi­co joven, no llames a la puer­ta de una empre­sa que vende pro­duc­tos con­tra la caí­da del cabel­lo, por ejem­p­lo—, ser gen­eroso y bus­car una relación win-win.

a) Buscar patrocinadores y colaboradores

Si has elab­o­ra­do el pre­supuesto cor­rec­ta­mente, ya tienes claras tus necesi­dades. Parte de ahí para bus­car empre­sas que ofrez­can los ser­vi­cios que nece­si­tas y al mis­mo tiem­po ten­gan intere­ses en tu even­to. Para encon­trar este tipo de colab­o­ra­ciones, tienes que ten­er muy claro quién es tu públi­co y cuáles son los val­ores de tu even­to. Estos serán tu brúju­la a la hora de encon­trar colab­o­radores y patroci­nadores con intere­ses similares.

Pien­sa detenida­mente qué les puedes ofre­cer a cam­bio. Recordemos que en estos casos esta­mos bus­can­do rela­ciones win-win y no ayu­da desin­tere­sa­da (tam­bién habrá espa­cio para ello, pero será mucho más com­pli­ca­do si no eres una aso­ciación sin áni­mo de lucro). Puedes ofre­cer acti­va­ciones de mar­ca de todo tipo, vis­i­bil­i­dad en difer­entes soportes: web, cartel­ería, tick­et­ing, newsletters…

Crea un dossier de patrocinio con packs de acciones de mar­ket­ing en tu even­to a difer­entes pre­cios para pre­sen­tar una ofer­ta clara a tus posi­bles patroci­nadores y adáp­ta­lo si detec­tas opor­tu­nidades conc­re­tas con un poten­cial patroci­nador en par­tic­u­lar, espe­cial­mente si puede ofre­certe algún ser­vi­cio que necesites.

b) Sumar voluntarios y becarios a tu equipo

En un even­to siem­pre hay miles de tar­eas que realizar, asun­tos que super­vis­ar… ¡Nun­ca sobra per­son­al! Durante el peri­o­do de plan­i­fi­cación y orga­ni­zación, el equipo nece­sario es más reduci­do, pero sobre el ter­reno todas las manos son bien­venidas. Para que vayas desa­hoga­do durante el even­to sin incur­rir en grandes gas­tos, puedes bus­car vol­un­tar­ios o inclu­so estu­di­antes de orga­ni­zación de even­tos que quier­an realizar unas prác­ti­cas. Tam­bién es bue­na idea con­tar con estos últi­mos durante el peri­o­do de plan­i­fi­cación y organización.

En ambos casos, tienes que ten­er en cuen­ta que están ahí para echar una mano (los segun­dos, además, para apren­der, por lo que ten­drás que acom­pañar­los en su apren­diza­je) y que no deben asumir puestos de respon­s­abil­i­dad. No olvides ofre­cer­les algo valioso para ellos a cam­bio de su ayu­da; nor­mal­mente algo rela­ciona­do con la expe­ri­en­cia que pueden vivir en tu evento.

c) Conseguir ponentes o actuaciones de forma gratuita

El caché de los artis­tas o de los ponentes es una de las par­tidas que, según tu even­to, puede supon­er un coste importante.

Para reducir o elim­i­nar esta par­ti­da, puedes bus­car per­sonas en tu zona a las que les pue­da intere­sar actu­ar en tu even­to para pro­mo­cionarse, para pro­bar un nue­vo show o bien, si orga­ni­zas un con­gre­so, que ten­gan interés espe­cial en comu­nicar su men­saje a tu público.

3. Conseguir ingresos

Que no cuentes con dinero para dedicar a tu even­to no quiere decir que no puedas con­seguir finan­ciación (¡y ben­efi­cios!). Exis­ten difer­entes for­mas de con­seguir ingre­sos. Según el tipo de even­to que organ­ices se adap­tarán mejor a tu situación unas u otras. Ya hemos men­ciona­do cómo con­seguir finan­ciación a través de patroci­nadores y a con­tin­uación abor­damos otras dos vías que no puedes dejar de considerar:

a) Las donaciones

Si eres una aso­ciación sin áni­mo de lucro u orga­ni­zas un even­to sol­i­dario, no te será difí­cil lan­zar una cam­paña de dona­ciones para con­seguir fon­dos para tu even­to. Esta ayu­da es muy valiosa sobre todo en tér­mi­nos de tesor­ería ya que podrás con­tar con ella para los pagos ini­ciales que ten­drás que afrontar durante la orga­ni­zación de tu evento.

Tam­bién puedes solic­i­tar dona­ciones a través de tu even­to para una causa aje­na a este. En este caso, tu even­to actu­aría como altavoz para la causa y como for­ma de canalizar las dona­ciones. Este tipo de acciones pueden ayu­darte de for­ma indi­rec­ta a con­seguir finan­ciación para tu even­to si tus posi­bles patroci­nadores o colab­o­radores son sen­si­bles a la causa que apoyas y quieren lig­ar su ima­gen de mar­ca a ella.

b) La venta de entradas

Si tu even­to es de pago, vender entradas o inscrip­ciones será una de tus prin­ci­pales fuentes de ingre­sos. Para sacar­le el may­or par­tido y crear tu taquil­la vir­tu­al sin gas­tar dinero, ten en cuen­ta estas claves:

Inde­pen­di­en­te­mente de si tu even­to es gra­tu­ito o de pago, el tick­et­ing te será muy útil y te ayu­dará a ahor­rar de for­ma indi­rec­ta al pro­por­cionarte valiosos datos sobre los asis­tentes, una ori­entación clara sobre el número de asis­tentes que acud­irán, una vía de comu­ni­cación direc­ta con ellos, te facil­i­tará el con­trol de acce­so y de aforo y obten­drás una base de datos muy com­ple­ta de val­or incal­cu­la­ble para tus futur­os eventos.

¿Quieres pro­fun­dizar más sobre las mejores for­mas de con­seguir ingre­sos para tu even­to? No te pier­das este artícu­lo con 12 ideas para opti­mizar y per­pet­u­ar los ingre­sos de tu even­to.

4. Reducir costes

Aunque puedas con­seguir finan­ciación, ten­drás que com­ple­men­tar tu estrate­gia con una reduc­ción de costes. Lo primero que ten­drás que hac­er para reducir los gas­tos en tu even­to, de for­ma gen­er­al, será empezar a orga­ni­zar­lo con gran antelación. Esto te dará una flex­i­bil­i­dad que puede supon­er des­cuen­tos, capaci­dad de nego­ciación y, en gen­er­al, te será más fácil obten­er pre­supuestos a la baja.

Pres­ta espe­cial aten­ción a los sigu­ientes temas que serán clave en tu ahor­ro de costes:

  • Fecha y lugar del even­to: si eres flex­i­ble en este pun­to, con­seguirás un mejor pre­cio. Tam­bién ahor­rarás si tu even­to tiene lugar entre semana.
  • Horario: pien­sa en el horario de for­ma estratég­i­ca. ¿Quieres ahor­rarte la par­ti­da de la comi­da o por el con­trario quieres que sea una fuente de ingre­sos ya que los asis­tentes la pagarán y podrás lle­gar a acuer­dos con foodtrucks o con el restau­rante del lugar de cel­e­bración del even­to? Jue­ga con el horario para evi­tar o fomen­tar estas necesidades.
  • Comi­da: además de las estrate­gias que acabamos de men­cionar, de ahor­rártela y ofre­cer sola­mente algo de pico­teo o aprovechar­la para gener­ar ingre­sos o colab­o­ra­ciones, en algunos tipos de even­tos tam­bién ten­drás la posi­bil­i­dad de pedir a los asis­tentes que traigan algo de com­er para com­par­tir entre todos. El for­mu­la­rio de inscrip­ción a través de tu platafor­ma de ven­ta de entradas o inscrip­ciones puede resul­tar muy útil para que cada asis­tente indique lo que va a llevar.
  • Dec­o­ración: opta por una dec­o­ración sen­cil­la. Si te gus­tan las man­u­al­i­dades, tal vez inclu­so puedas crear algo tú mismo.
  • Pági­na web: hoy en día es impre­scindible con­tar con una web en exclu­si­va para el even­to. En lugar de gas­tar un din­er­al en un dis­eñador o dedicar horas y horas a tratar de hac­er­lo tú mis­mo con solu­ciones como Word­Press, apues­ta por una platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones que te ofrez­ca un microsite exclu­si­vo para tu even­to, per­son­al­iz­able de for­ma gra­tui­ta y muy sen­cil­la. ¡Podrás inte­grar la infor­ma­ción que nece­sites y vender entradas sin romperte la cabeza!

5. Agradecer

En cualquier even­to es impor­tante que man­ten­gas una bue­na relación con tu públi­co (sin ellos, no hay even­to), colab­o­radores, patroci­nadores y staff (¡más aún si cuen­tas con vol­un­tar­ios!) después del even­to y les agradez­cas su apoyo para que haya sido posi­ble cel­e­brar­lo. En un even­to que has con­segui­do lle­var a cabo cuan­do no tenías pre­supuesto ini­cial­mente, este paso es de vital importancia.

Envía un e‑mail de agradec­imien­to a todos los pre­sentes y estarás sen­tan­do las bases para que la próx­i­ma edi­ción de tu even­to sea tan­to o más exitosa.


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