12 ideas para optimizar y perpetuar los ingresos de tu evento

No existe ningu­na solu­ción mila­grosa para opti­mizar y desar­rol­lar los ingre­sos de un even­to. Sin embar­go, exis­ten bue­nas prác­ti­cas que es intere­sante explo­rar y sobre las que reflex­ionar para encon­trar tus propias fuentes de ingre­sos de mañana. Tra­ba­jamos con más de 200 000 orga­ni­zadores de even­tos y nos hemos inspi­ra­do de sus bue­nas prác­ti­cas, en difer­entes sec­tores, para resumirte las más intere­santes. Ferias, dis­cote­cas e inclu­so com­pañias aéreas… Desta­camos los tru­cos que per­miten crear nuevas fuentes de ingre­sos.

Índice

1. Vender espa­cio pub­lic­i­tario en los e‑tickets e e‑mails
2. Ajus­tar las cur­vas de ven­tas
3. Mod­u­lar los pre­cios en fun­ción del momen­to de lle­ga­da o par­ti­da
4. Iden­ti­ficar a los vis­i­tantes de los stands
5. Ofre­cer entradas de «fila ráp­i­da»
6. Seg­men­tar la ofer­ta
7. Mon­tar opera­ciones de acti­vación de mar­ca
8. Vender el espa­cio de comu­ni­cación de las pulseras y tar­je­tas cash­less
9. Ir a bus­car a tus mejores clientes
10. Que no te hagan tick­et-jack­ing
11. Enrique­cer tus datos
12. Enviar noti­fi­ca­ciones al móvil

Optimizar la venta de entradas

1. Vender espacio publicitario en los e‑tickets e e‑mails

Las entradas de un even­to tienen un gran val­or como soporte de comu­ni­cación. Vender un espa­cio pub­lic­i­tario en la propia entra­da a un patroci­nador o colab­o­rador que quiera destacar, ya sea medi­ante la inclusión de un logo u otro tipo de ima­gen pub­lic­i­taria, es una algo total­mente factible. Es más, es una prác­ti­ca que se da, sobre todo en el ámbito deporti­vo, des­de hace más de 25 años.

Tam­bién puedes aplicar esta mis­ma prác­ti­ca a los e‑mails que envíes a los asis­tentes —con­fir­ma­ción de pedi­do, infor­ma­ción de últi­ma hora, etc.— Tam­bién puedes incluir códi­gos pro­mo­cionales para los ser­vi­cios de tus colab­o­radores. Esta opción les suele gus­tar porque medi­ante esta acción com­er­cial es fácil cal­cu­lar el retorno de su inver­sión.

2. Ajustar las curvas de ventas

Los even­tos como los fes­ti­vales y las fies­tas tienen que realizar acciones que per­mi­tan igualar su cur­va de ven­ta de entradas o reducir la dis­pari­dad entre el momen­to del lan­za­mien­to y del cierre de las ven­tas. El obje­ti­vo es vender pron­to ya que las per­sonas que com­pran sus entradas al prin­ci­pio, hacen que su entorno tam­bién com­pre. La deman­da lla­ma a la deman­da. Des­de este pun­to de vista, puede ten­er sen­ti­do bajar los pre­cios en el momen­to del lan­za­mien­to de las ven­tas con, por ejem­p­lo, tar­i­fas ear­ly bird.

En fun­ción del con­tex­to de cada even­to, tam­bién puede ser recomend­able realizar acciones com­er­ciales al hilo de la actu­al­i­dad o fechas clave —Black Fri­day, Hal­loween, Días de la madre, etc.—, para vender más entradas en momen­tos que de otra for­ma serían bajos.

El peli­gro de una cur­va en for­ma de U es que se real­izan casi tan­tas ven­tas en el últi­mo min­u­to que al prin­ci­pio del peri­o­do de ven­ta y que cualquier fac­tor podría per­ju­dicar esas últi­mas ven­tas —pre­visión mete­o­rológ­i­ca, can­celación de un artista, huel­ga de trans­porte, etc.—.

Los tres tipos de cur­va de ven­ta típi­cas de los even­tos.

Segmentar los públicos

3. Modular los precios en función del momento de llegada o partida

Esta es una prác­ti­ca habit­u­al del mun­do del club­bing, cuan­do la entra­da es gra­tui­ta has­ta cier­ta hora y más tarde es de pago. Esta lóg­i­ca inci­ta a los asis­tentes a acud­ir más pron­to y a con­sumir in situ. Esto sim­pli­fi­ca tam­bién la gestión de los flu­jos de entra­da ya que evi­tas un pico de lle­ga­da en el momen­to en el que va a actu­ar el cabeza de car­tel.

Otro ejem­p­lo sería el de los esta­dios de fút­bol amer­i­cano, que ofre­cen gratis la plaza de park­ing a quienes se vayan dos horas después del final del par­tido. Esto reduce los atas­cos y con­ll­e­va que se con­suma más in situ.

Inspírate tam­bién de los cines y los clubes de kart­ing, que venden las entra­da a un pre­cio más alto del nor­mal los sába­dos por la tarde y a un pre­cio más bajo un día en con­cre­to entre sem­ana, día del espec­ta­dor en el caso de los cines.

4. Identificar a los visitantes de los stands

El pre­cio de la entra­da a las ferias pro­fe­sion­ales para el públi­co gen­er­al es muchas veces gra­tui­ta o tiene un pre­cio bajo, sien­do los expos­i­tores quienes pagan por el sue­lo que ocu­pan y los ser­vi­cios nece­sar­ios para su stand. La orga­ni­zación del even­to puede emi­tir entradas (gra­tu­itas o no) y escanear el códi­go QR de todos los vis­i­tantes y crear una base de datos a la que con­tac­tar según sus obje­tivos. El esca­neo de códi­gos QR tam­bién podría per­mi­tir iden­ti­ficar las per­sonas que han vis­i­ta­do un stand, etc.

Es una prác­ti­ca que se podría trasladar a fes­ti­vales o cualquier otro even­to con colab­o­radores —a través de las entradas o las pulseras o tar­je­tas cash­less—. Ofrece a tus colab­o­radores la posi­bil­i­dad de lan­zar acciones sola­mente a los asis­tentes que hayan vis­i­ta­do su stand: juego, códi­go pro­mo­cional, rega­lo, etc. Así, el número de veces que los asis­tentes han acu­d­i­do a un stand y, por lo tan­to, la vis­i­bil­i­dad que ofre­ces, son med­i­bles para tus colab­o­radores actuales y poten­ciales.

5. Ofrecer entradas de «fila rápida»

En las com­pañías aéreas, casi un ter­cio de los ingre­sos de un vue­lo reg­u­lar vienen del 10% de los bil­letes de clase Busi­ness. Una parte de tu públi­co tam­bién está dis­pues­ta a pagar más a cam­bio de ser­vi­cios extra, sean los que sean. En el caso de los vue­los, esto con­siste en la fila ráp­i­da para ganar tiem­po, más espa­cio en el avión y una sala VIP… ¡Adáp­ta­lo a tu even­to como te parez­ca!

La ofer­ta de fila ráp­i­da es fácil de ges­tionar y se puede aplicar a even­tos de todo tipo.

6. Segmentar la oferta

En algunos país­es, la zona VIP de los fes­ti­vales está reser­va­da para los colab­o­radores, mece­nas, patroci­nadores, per­son­al­i­dades de la políti­ca y para el entorno del orga­ni­zador… sin abrir­la al públi­co gen­er­al; no per­miten que se pue­da acced­er a esta zona pagan­do un extra. Sin embar­go, otros país­es sí abren la ofer­ta para que quien quiera pue­da adquirir una entra­da con dere­cho de acce­so a la zona VIP y no reser­var­la sola­mente para los VIP «clási­cos» cita­dos más arri­ba.

Al mis­mo tiem­po, algunos de nue­stros clientes venden entradas que dan acce­so a un encuen­tro de unos min­u­tos con los artis­tas —los lla­ma­dos Meet & Greet—. Hoy en día no bas­ta con orga­ni­zar un even­to, hay que bus­car crear momen­tos úni­cos para los asis­tentes y ofre­cer­los como expe­ri­en­cias.

Tam­bién se sue­len ofre­cer, a otro tipo de clien­tela VIP, expe­ri­en­cias que van más allá de lo que espera. Por ejem­p­lo, el fes­ti­val francés Cognac Blues Pas­sion, que uti­liza los sis­temas de ven­ta de entradas, con­trol de acce­so y cash­less de Weezevent, colab­o­ra con diver­sas casas de Cognac, que invi­tan a algunos de sus mejores clientes a cenar en castil­los cer­canos al fes­ti­val, acom­paña­dos del cabeza de car­tel del mis­mo. Las casas de Cognac repiten esta expe­ri­en­cia todos los años porque la expe­ri­en­cia que ofre­cen a sus clientes es úni­ca. No es algo fácil de implan­tar, pero si se hace bien, merece la pena.

Tam­bién habría que reflex­ionar sobre el back­stage de los fes­ti­vales, donde hay tan­tas cosas que ver como en esce­na. Es apa­sio­n­ante ver todo lo que se mueve entre bam­bali­nas o en la zona de pren­sa. El fes­ti­val francés Les Vieilles Char­rues, por ejem­p­lo, orga­ni­za vis­i­tas al back­stage para todos sus mece­nas. Cualquier fes­ti­val puede orga­ni­zar este tipo de acciones, siem­pre pre­stando aten­ción a no caer en un mod­e­lo que parez­ca una visi­ta al zoo o al par­que de atrac­ciones.

Sacar partido al cashless

7. Montar operaciones de activación de marca

Cada vez se hacen más acti­va­ciones de mar­ca, espe­cial­mente en Esta­dos Unidos. Esto con­siste en ofre­cer mar­cas colab­o­rado­ras la posi­bil­i­dad de mon­tar opera­ciones para inci­tar a los asis­tentes a con­sumir sus pro­duc­tos. Un ejem­p­lo sería el que se puso en mar­cha en Plages Elec­tron­iques, en Cannes, donde la com­pra de un Red Bull uti­lizan­do la pulsera cash­less daba acce­so a una zona VIP. Los dere­chos de acce­so se activa­ban automáti­ca­mente en la pulsera del asis­tente gra­cias a la tec­nología de Weezevent.

Las agen­cias que tra­ba­jan con este tipo de mar­cas están acos­tum­bradas a crear este tipo de opera­ciones. Solo tienen que encon­trar un provee­dor téc­ni­co que sea capaz de ges­tionar su real­ización.

8. Vender el espacio de comunicación de las pulseras y tarjetas cashless

Al igual que las entradas, las pulseras y las tar­je­tas cash­less dispo­nen de sufi­ciente espa­cio, y muy vis­i­ble, para colo­car un logotipo o un men­saje pub­lic­i­tario. A los ban­cos y otras solu­ciones de pago, por ejem­p­lo, les encan­ta este tipo de soporte pub­lic­i­tario, espe­cial­mente cuan­do quieren lan­zar nuevas ofer­tas. Para ellos, es una for­ma de mostrarse mod­er­nos y diri­girse al públi­co joven.

9. Ir a buscar a tus mejores clientes

Con el cash­less, puedes iden­ti­ficar a las per­sonas que más con­sumen en tus even­tos. En el caso de un fes­ti­val, puede haber has­ta 100 per­sonas que gas­ten 400€ cada una. Acti­va acciones para dar­les las gra­cias y ase­gu­rarte de que estarán pre­sentes en tu próx­i­mo even­to. Inclu­so podrías lle­gar a plantearte invi­tar­les para así fidelizar­los e inci­tar a que su entorno les acom­pañe.

Explotar tu base de datos

10. Que no te hagan ticket-jacking

Puede ser ten­ta­dor vender las entradas de tu even­to a través de dis­tribuidores espe­cial­iza­dos. Sin embar­go, hay que estar aten­to para que estos actores, en oca­siones muy potentes, no lleven a cabo una comu­ni­cación que pudiera per­tur­bar tus propias ven­tas y tu activi­dad. Para saber más sobre las prác­ti­cas de ries­go, lee nue­stro artícu­lo ded­i­ca­do al tick­et-jack­ing: Mi dis­tribuidor me ha hecho tick­et-jack­ing.

11. Enriquecer tus datos

Un tru­co para con­vencer a las admin­is­tra­ciones locales de que den ayu­das para tu even­to es dar­les con­fi­an­za mostrán­doles el impacto pos­i­ti­vo de tu even­to en el ter­ri­to­rio en cuestión. Solici­ta a los asis­tentes que indiquen su lugar de res­i­den­cia y mues­tra a la admin­is­tración cómo tu even­to gen­era X noches en los alo­jamien­tos de la ciu­dad, X comi­das, X€ gen­er­a­dos para el ter­ri­to­rio y sus com­er­ciantes. Esto no hará nece­sari­a­mente que te aumenten las sub­ven­ciones pero te per­mi­tirá defend­er la que ya se te otor­ga y man­ten­er­la en el tiem­po.

Esto no es más que un ejem­p­lo y puedes crear el for­mu­la­rio ide­al, que te ayude a recoger los datos más per­ti­nentes y a explotar­los según con­ven­ga.

12. Enviar notificaciones al móvil

Con nues­tra solu­ción Weez­Tar­get y nue­stro colab­o­rador Green­cop­per, es posi­ble inci­tar a los asis­tentes a un even­to a crearse una cuen­ta cash­less o recar­gar­la. Ofrece a tus colab­o­radores la posi­bil­i­dad de enviar, a todos los asis­tentes que hayan descar­ga­do la app del even­to, un men­saje del tipo «Te damos la bien­veni­da a [Nom­bre del even­to]. ¡Acude al stand de [nom­bre del colab­o­rador] para tratar de ganar pre­mios exclu­sivos!».

Las noti­fi­ca­ciones en el móvil, seg­men­tadas y med­i­bles, for­man parte de las ten­den­cias que se están insta­lan­do para los even­tos de hoy y de mañana.

A par­tir de estos 12 con­se­jos, empieza a reflex­ionar sobre cómo  opti­mizar y per­pet­u­ar los ingre­sos de tu even­to. Weezevent te acom­paña en la implantación de solu­ciones téc­ni­cas inno­vado­ras y fáciles de insta­lar. Des­cubre ya mis­mo el resto de nues­tras fun­cional­i­dades hacien­do clic en el botón de aquí aba­jo:

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