Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Uno de los primeros pun­tos en la lista del orga­ni­zador de even­tos es ¡encon­trar el espa­cio donde ten­drá lugar el even­to! Tratán­dose de uno de los ele­men­tos cen­trales de tu even­to, es impor­tante que el espa­cio sea acorde a tus obje­tivos, tu visión del even­to, el número de asis­tentes esper­a­dos, el tipo de even­to… ¡Aquí tienes los prin­ci­pales pun­tos que te ayu­darán a ele­gir cor­rec­ta­mente el espa­cio ide­al para tu even­to!

Encontrar un espacio para un evento pequeño

Si tu even­to está des­ti­na­do a un número pequeño de asis­tentes, encon­trar un espa­cio con un ambi­ente acoge­dor, orig­i­nal y 100% acorde a tu even­to es más fácil.

El tipo de even­to y el horario son los primeros datos impor­tantes para escoger un espa­cio: es evi­dente que no requiere el mis­mo tipo de espa­cio un even­to noc­turno que uno mati­nal. Un loft, un café, una sala de reuniones, un espa­cio cul­tur­al, una dis­cote­ca, una sala de concier­tos… Escoge sin dejar de lado el ambi­ente que quieres crear, el uni­ver­so en torno al que girará tu even­to, el tipo de even­to que orga­ni­zas (concier­to, even­to pro­fe­sion­al, reunión entre ami­gos, taller, etc.).

La facil­i­dad de acce­so al lugar del even­to y la dis­tribu­ción del espa­cio tam­bién son fun­da­men­tales. No es mala idea com­bi­nar var­ios espa­cios que se vayan adap­tan­do al pro­gra­ma de tu even­to: para una pre­sentación, lo suyo es ten­er cómo insta­lar a los asis­tentes sen­ta­dos y en el caso de un cock­tail lo impor­tante es ten­er sufi­ciente espa­cio para estar de pie y moverse un poco con como­di­dad. El mobil­iario disponible tam­bién puede jugar un papel impor­tante a la hora de decidir, ya que siem­pre es más con­ve­niente poder uti­lizar el que se pone a tu dis­posi­ción en el lugar del even­to. Además, según la época del año, puede que lo impor­tante sea dispon­er de un espa­cio abier­to, para aprovechar el buen tiem­po, o crear una zona de fumadores, etc.

La sigu­iente pre­gun­ta es: ¿Reser­var todo el recin­to o sola­mente una zona? No olvides tam­poco conc­re­tar bien el horario com­ple­to, incluyen­do el tiem­po de insta­lación y desmon­ta­je.

Otras pre­gun­tas que te puedes hac­er son: ¿Cuán­tas per­sonas asi­s­tirán? ¿Habrá algún tipo de ani­mación? ¿Qué mate­r­i­al vas a nece­si­tar? ¿Tienes que con­tratar un cater­ing? Todos estos temas te ayu­darán a cer­rar con los respon­s­ables del espa­cio un pre­supuesto que se ajuste a tus necesi­dades.

 

Encontrar un espacio para un evento grande

Un con­gre­so, una fies­ta uni­ver­si­taria, un concier­to… Bus­car la sala o el recin­to ide­al sigue sien­do una de las primeras pre­ocu­pa­ciones del orga­ni­zador de even­tos y si los asis­tentes van a ser numerosos, la tarea se com­pli­ca. Según la época del año, puede ser bue­na idea dispon­er de un espa­cio al aire libre. Bus­ca tam­bién espa­cios públi­cos a través de los ayun­tamien­tos, espa­cios cul­tur­ales, salones de con­fer­en­cias, salas de exposi­ciones, etc. ¡No eli­jas un espa­cio demasi­a­do grande para que no dé sen­sación de vacío aunque aunque hayas alcan­za­do tus obje­tivos de asis­ten­cia!

La ubi­cación del recin­to es muy impor­tante; establece unos cri­te­rios y bus­ca un sitio que se ajuste a ellos: facil­i­dad de aparcamien­to en los alrede­dores o park­ing pri­va­do sufi­cien­te­mente grande, acce­si­ble para per­sonas con movil­i­dad reduci­da, número de acce­sos ade­cua­do para el oper­a­ti­vo nece­sario… ¿Va a haber asis­tentes que ven­gan del extran­jero o de otras ciu­dades? En ese caso, ten en cuen­ta si hay un aerop­uer­to cer­cano, estación de tren o si es acce­si­ble en trans­porte públi­co. Sobre todo para even­tos pro­fe­sion­ales, no olvides tam­poco la como­di­dad de los asis­tentes: pien­sa en la posi­bil­i­dad de ofre­cer un ser­vi­cio de trans­fer.

Estos ser­vi­cios, si son de pago para los asis­tentes, los puedes incluir en tu taquil­la vir­tu­al para que el asis­tente pue­da adquirir­los en el pro­pio pro­ce­so de com­pra de su entra­da o inscrip­ción.

 

Se trate de un even­to grande o pequeño, es impre­scindible antic­i­parse a las posi­bles necesi­dades: escrí­be­las para ten­er­las claras y tómate el tiem­po de vis­i­tar los dis­tin­tos espa­cios que enca­jen. Tam­bién tienes que ten­er muy claro el obje­ti­vo (y el men­saje que quieres trans­mi­tir). ¡Ten siem­pre pre­sente un pre­supuesto detal­la­do para que no se te vaya de las manos y no olvides pen­sar un plan B! Nadie está libre de los impre­vis­tos de últi­ma hora.

Una vez encon­tra­do el espa­cio ide­al, ¡envía las invita­ciones, empieza a vender entradas, ges­tiona las inscrip­ciones, da a cono­cer tu even­to y final­mente, recibe a los asis­tentes!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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