Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Uno de los primeros puntos en la lista del organizador de eventos es ¡encontrar el espacio donde tendrá lugar el evento! Tratándose de uno de los elementos centrales de tu evento, es importante que el espacio sea acorde a tus objetivos, tu visión del evento, el número de asistentes esperados, el tipo de evento… ¡Aquí tienes los principales puntos que te ayudarán a elegir correctamente el espacio ideal para tu evento!

Encontrar un espacio para un evento pequeño

Si tu evento está destinado a un número pequeño de asistentes, encontrar un espacio con un ambiente acogedor, original y 100% acorde a tu evento es más fácil.

El tipo de evento y el horario son los primeros datos importantes para escoger un espacio: es evidente que no requiere el mismo tipo de espacio un evento nocturno que uno matinal. Un loft, un café, una sala de reuniones, un espacio cultural, una discoteca, una sala de conciertos… Escoge sin dejar de lado el ambiente que quieres crear, el universo en torno al que girará tu evento, el tipo de evento que organizas (concierto, evento profesional, reunión entre amigos, taller, etc.).

La facilidad de acceso al lugar del evento y la distribución del espacio también son fundamentales. No es mala idea combinar varios espacios que se vayan adaptando al programa de tu evento: para una presentación, lo suyo es tener cómo instalar a los asistentes sentados y en el caso de un cocktail lo importante es tener suficiente espacio para estar de pie y moverse un poco con comodidad. El mobiliario disponible también puede jugar un papel importante a la hora de decidir, ya que siempre es más conveniente poder utilizar el que se pone a tu disposición en el lugar del evento. Además, según la época del año, puede que lo importante sea disponer de un espacio abierto, para aprovechar el buen tiempo, o crear una zona de fumadores, etc.

La siguiente pregunta es: ¿Reservar todo el recinto o solamente una zona? No olvides tampoco concretar bien el horario completo, incluyendo el tiempo de instalación y desmontaje.

Otras preguntas que te puedes hacer son: ¿Cuántas personas asistirán? ¿Habrá algún tipo de animación? ¿Qué material vas a necesitar? ¿Tienes que contratar un catering? Todos estos temas te ayudarán a cerrar con los responsables del espacio un presupuesto que se ajuste a tus necesidades.

 

Encontrar un espacio para un evento grande

Un congreso, una fiesta universitaria, un concierto… Buscar la sala o el recinto ideal sigue siendo una de las primeras preocupaciones del organizador de eventos y si los asistentes van a ser numerosos, la tarea se complica. Según la época del año, puede ser buena idea disponer de un espacio al aire libre. Busca también espacios públicos a través de los ayuntamientos, espacios culturales, salones de conferencias, salas de exposiciones, etc. ¡No elijas un espacio demasiado grande para que no dé sensación de vacío aunque aunque hayas alcanzado tus objetivos de asistencia!

La ubicación del recinto es muy importante; establece unos criterios y busca un sitio que se ajuste a ellos: facilidad de aparcamiento en los alrededores o parking privado suficientemente grande, accesible para personas con movilidad reducida, número de accesos adecuado para el operativo necesario… ¿Va a haber asistentes que vengan del extranjero o de otras ciudades? En ese caso, ten en cuenta si hay un aeropuerto cercano, estación de tren o si es accesible en transporte público. Sobre todo para eventos profesionales, no olvides tampoco la comodidad de los asistentes: piensa en la posibilidad de ofrecer un servicio de transfer.

Estos servicios, si son de pago para los asistentes, los puedes incluir en tu taquilla virtual para que el asistente pueda adquirirlos en el propio proceso de compra de su entrada o inscripción.

 

Se trate de un evento grande o pequeño, es imprescindible anticiparse a las posibles necesidades: escríbelas para tenerlas claras y tómate el tiempo de visitar los distintos espacios que encajen. También tienes que tener muy claro el objetivo (y el mensaje que quieres transmitir). ¡Ten siempre presente un presupuesto detallado para que no se te vaya de las manos y no olvides pensar un plan B! Nadie está libre de los imprevistos de última hora.

Una vez encontrado el espacio ideal, ¡envía las invitaciones, empieza a vender entradas, gestiona las inscripciones, da a conocer tu evento y finalmente, recibe a los asistentes!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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