Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Cómo encontrar el espacio ideal para un evento

Uno de los primeros puntos en la lista del organi­zador de eventos es ¡encontrar el espacio donde tendrá lugar el evento! Tratándose de uno de los elementos centrales de tu evento, es impor­tante que el espacio sea acorde a tus objetivos, tu visión del evento, el número de asistentes esperados, el tipo de evento… ¡Aquí tienes los princi­pales puntos que te ayudarán a elegir correc­ta­mente el espacio ideal para tu evento!

Encontrar un espacio para un evento pequeño

Si tu evento está destinado a un número pequeño de asistentes, encontrar un espacio con un ambiente acogedor, original y 100% acorde a tu evento es más fácil.

El tipo de evento y el horario son los primeros datos impor­tantes para escoger un espacio: es evidente que no requiere el mismo tipo de espacio un evento nocturno que uno matinal. Un loft, un café, una sala de reuniones, un espacio cultural, una discoteca, una sala de conciertos… Escoge sin dejar de lado el ambiente que quieres crear, el universo en torno al que girará tu evento, el tipo de evento que organizas (concierto, evento profe­sional, reunión entre amigos, taller, etc.).

La facilidad de acceso al lugar del evento y la distri­bución del espacio también son funda­men­tales. No es mala idea combinar varios espacios que se vayan adaptando al programa de tu evento: para una presen­tación, lo suyo es tener cómo instalar a los asistentes sentados y en el caso de un cocktail lo impor­tante es tener suficiente espacio para estar de pie y moverse un poco con comodidad. El mobiliario dispo­nible también puede jugar un papel impor­tante a la hora de decidir, ya que siempre es más conve­niente poder utilizar el que se pone a tu dispo­sición en el lugar del evento. Además, según la época del año, puede que lo impor­tante sea disponer de un espacio abierto, para aprovechar el buen tiempo, o crear una zona de fumadores, etc.

La siguiente pregunta es: ¿Reservar todo el recinto o solamente una zona? No olvides tampoco concretar bien el horario completo, inclu­yendo el tiempo de insta­lación y desmontaje.

Otras preguntas que te puedes hacer son: ¿Cuántas personas asistirán? ¿Habrá algún tipo de animación? ¿Qué material vas a necesitar? ¿Tienes que contratar un catering? Todos estos temas te ayudarán a cerrar con los respon­sables del espacio un presu­puesto que se ajuste a tus necesi­dades.

 

Encontrar un espacio para un evento grande

Un congreso, una fiesta univer­si­taria, un concierto… Buscar la sala o el recinto ideal sigue siendo una de las primeras preocu­pa­ciones del organi­zador de eventos y si los asistentes van a ser numerosos, la tarea se complica. Según la época del año, puede ser buena idea disponer de un espacio al aire libre. Busca también espacios públicos a través de los ayunta­mientos, espacios cultu­rales, salones de confe­rencias, salas de exposi­ciones, etc. ¡No elijas un espacio demasiado grande para que no dé sensación de vacío aunque aunque hayas alcanzado tus objetivos de asistencia!

La ubicación del recinto es muy impor­tante; establece unos criterios y busca un sitio que se ajuste a ellos: facilidad de aparca­miento en los alrede­dores o parking privado suficien­te­mente grande, accesible para personas con movilidad reducida, número de accesos adecuado para el operativo necesario… ¿Va a haber asistentes que vengan del extranjero o de otras ciudades? En ese caso, ten en cuenta si hay un aeropuerto cercano, estación de tren o si es accesible en trans­porte público. Sobre todo para eventos profe­sio­nales, no olvides tampoco la comodidad de los asistentes: piensa en la posibi­lidad de ofrecer un servicio de transfer.

Estos servicios, si son de pago para los asistentes, los puedes incluir en tu taquilla virtual para que el asistente pueda adqui­rirlos en el propio proceso de compra de su entrada o inscripción.

 

Se trate de un evento grande o pequeño, es impres­cin­dible antici­parse a las posibles necesi­dades: escrí­belas para tenerlas claras y tómate el tiempo de visitar los distintos espacios que encajen. También tienes que tener muy claro el objetivo (y el mensaje que quieres trans­mitir). ¡Ten siempre presente un presu­puesto detallado para que no se te vaya de las manos y no olvides pensar un plan B! Nadie está libre de los impre­vistos de última hora.

Una vez encon­trado el espacio ideal, ¡envía las invita­ciones, empieza a vender entradas, gestiona las inscrip­ciones, da a conocer tu evento y final­mente, recibe a los asistentes!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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