Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Crear un for­mu­la­rio de inscrip­ción es una tarea que tienes que ten­er en cuen­ta des­de las primeras eta­pas de la orga­ni­zación de tu even­to. Con este for­mu­la­rio, los datos de los asis­tentes quedarán reg­istra­dos y te ayu­darán con la orga­ni­zación del even­to en sí. Por eso, es una her­ramien­ta que tiene que estar bien pen­sa­da e integra­da en el pro­ce­so de com­pra de la entra­da o inscrip­ción. Te damos algunos con­se­jos para incor­po­rar y dis­eñar el for­mu­la­rio de inscrip­ción online per­fec­to para que tu even­to sea un éxi­to.

Escoger un software de inscripción online completo

A la hora de ele­gir la her­ramien­ta con la que crear tu for­mu­la­rio de inscrip­ción, decán­tate por una que no sólo te per­mi­ta crear y ges­tionar los cam­pos para recoger los datos que quieras con difer­entes for­matos de pre­gun­ta, sino que tam­bién per­mi­ta inte­grar el for­mu­la­rio en el pro­pio pro­ce­so de com­pra de la entra­da o inscrip­ción. El soft­ware en cuestión tiene que per­mi­tirte crear for­mu­la­rios de inscrip­ción que se adapten a tus necesi­dades y a las car­ac­terís­ti­cas de tu even­to. Asegúrate de que sólo tú vayas a uti­lizar los datos recogi­dos; ¡al fin y al cabo son tus clientes!

Com­prue­ba tam­bién que el pro­ce­so de creación del for­mu­la­rio sea fácil y rápi­do y que no sea nece­sario ser un genio de la infor­máti­ca para uti­lizar el soft­ware. Es impor­tante que el sis­tema de inscrip­ción online cuente con todas las fun­cional­i­dades que te per­mi­tan crear el for­mu­la­rio de inscrip­ción ide­al para tu even­to, inte­grar­lo a la per­fec­ción y la pos­te­ri­or gestión ade­cua­da de todos los inscritos.

Simplificar y agilizar la inscripción

La elec­ción de un sis­tema de inscrip­ción online u otro supon­drá tam­bién dispon­er de un pro­ce­so de inscrip­ción sen­cil­lo o com­pli­ca­do para el asis­tente. La her­ramien­ta elegi­da tiene que per­mi­tir acced­er al pro­ce­so de inscrip­ción con facil­i­dad y rapi­dez y com­par­tir sin difi­cul­tad el enlace a través del cual inscribirse. Si además este enlace redirige a tu pági­na web, microsite exclu­si­vo de tu even­to o  tu pági­na de Face­book para hac­er el 100% de la inscrip­ción direc­ta­mente ahí, ¡mucho mejor! De esta for­ma, si envías un mail­ing a posi­bles asis­tentes, podrás facil­i­tar­les el enlace a la pági­na de inscrip­ción, del mis­mo modo que podrás hac­er una bue­na cam­paña en redes sociales.

Una vez den­tro del pro­ce­so de com­pra, asegúrate de que los pasos a seguir son intu­itivos y fáciles de com­ple­tar. Por lo que respec­ta al for­mu­la­rio de recogi­da de datos, redac­ta las pre­gun­tas de for­ma muy clara, sin ambigüedades ni posi­bil­i­dad de dudas sobre el tipo de respues­ta esper­a­da.

Si durante la com­pra de la plaza, se indi­can los pasos restantes para finalizar el pro­ce­so, el com­prador se tran­quil­izará y agrade­cerá saber el tiem­po restante. Puedes incluir una cuen­ta atrás con el tiem­po máx­i­mo para com­ple­tar el pro­ce­so, lo que acel­er­ará la inscrip­ción y dará al asis­tente una idea del tiem­po que nece­si­ta.

Para agilizar aún más el pro­ce­so, puedes, para algu­nas pre­gun­tas, pre­s­e­lec­cionar una respues­ta por defec­to o con­fig­u­rar como opcionales cier­tos datos que no sean esen­ciales para ti, para así no blo­quear la inscrip­ción. ¡Cuan­to menos engor­roso sea el pro­ce­so, más posi­bil­i­dades habrá de que el asis­tente com­plete el reg­istro!

La her­ramien­ta de inscrip­ción elegi­da tam­bién ten­drá que enviar un e‑mail automáti­co de con­fir­ma­ción al com­prador, una vez final­iza­do el pro­ce­so.

Fomentar la inscripción temprana

Cuan­to antes se inscrib­an los asis­tentes, mejor para todos, así que es con­ve­niente sen­tar las bases para que lo hagan. Se pueden realizar dis­tin­tas acciones para fomen­tar las inscrip­ciones cuan­to antes: una de ellas es hac­er apare­cer en el módu­lo de com­pra de entradas o inscrip­ciones el número de plazas restantes. Esta téc­ni­ca crea en los asis­tentes una sen­sación de escasez que les invi­ta a hac­erse con su plaza cuan­to antes. ¡Cuan­tas menos plazas que­den disponibles, may­or será el rit­mo de las inscrip­ciones!

Recoger datos relevantes

A medi­da que los asis­tentes se van inscri­bi­en­do, si has inte­gra­do un buen for­mu­la­rio de inscrip­ción en el pro­ce­so, irás reco­gien­do datos que serán muy útiles para orga­ni­zar tu even­to y ¡aún más si tu inten­ción es que la edi­ción actu­al no sea la últi­ma!

Por ello, es impor­tante que piens­es bien qué infor­ma­ción quieres recoger, ¡pero sin pasarte! Las pre­gun­tas tienen que ser ade­cuadas y rel­e­vantes. No pidas infor­ma­ción de más por capri­cho.

Además, como ya hemos comen­ta­do, las pre­gun­tas tienen que ser con­cisas y pre­cisas. La for­mu­lación tiene que ser lo más clara posi­ble para que no genere dudas sobre qué respues­ta estás bus­can­do. Puedes orga­ni­zarlas por temáti­ca e inclu­so estable­cer un for­mu­la­rio difer­ente para cada tipo de asis­tente, en fun­ción de la tar­i­fa.

Proporcionar toda la información en el mismo sitio

Los asis­tentes tienen que poder inscribirse de una for­ma fácil y cómo­da. Por eso, el pro­ce­so de inscrip­ción y la infor­ma­ción impor­tante sobre el even­to tienen que estar disponibles en el mis­mo sitio, ya sea en tu propia web, en un microsite o en Face­book.

La infor­ma­ción gen­er­al sobre la orga­ni­zación tiene que estar fácil­mente acce­si­ble, lo que gener­ará con­fi­an­za. Además, la infor­ma­ción prác­ti­ca del even­to como las fechas, la direc­ción (puede ser bue­na idea inte­grar Google Maps), una pequeña pre­sentación del even­to en sí y otra infor­ma­ción que pue­da ser útil para el asis­tente tienen que estar lo más a la vista posi­ble.

Cuan­to más fácil sea el acce­so a toda esta infor­ma­ción, más posi­bil­i­dades habrá de que el asis­tente se ani­me a for­malizar su inscrip­ción y no retrase la decisión.

No salir del universo de tu evento

El for­mu­la­rio de inscrip­ción tiene que fusion­arse con tu even­to para que la expe­ri­en­cia y el con­tac­to del asis­tente con el mis­mo sean de inmer­sión total des­de el primer momen­to. Esto recae sobre todo en el entorno visu­al: el for­mu­la­rio de inscrip­ción y todo el pro­ce­so de com­pra tienen que poder inte­grarse en tu propia web o microsite para que el asis­tente no ten­ga que aban­donar el uni­ver­so que has crea­do para él en ningún momen­to. Esto sue­na a com­pli­ca­do, pero a veces el uni­ver­so visu­al de tu even­to puede sig­nificar algo tan sen­cil­lo como un juego de col­ores: para el fon­do, los botones, los tex­tos, etc.

Tam­bién tienes que cuidar la for­ma en la que planteas las pre­gun­tas para recoger los datos, para que retomen la voz de tu even­to.

Hay var­ios ele­men­tos que ten­er en cuen­ta para la creación de un for­mu­la­rio de inscrip­ción ide­al. Escoge la her­ramien­ta ade­cua­da y todo irá sobre ruedas. Eso sí, ¡no olvides pen­sar en cómo será el pro­ce­so para los asis­tentes y no sólo en los datos que te gus­taría recoger!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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