Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Crear un formu­lario de inscripción es una tarea que tienes que tener en cuenta desde las primeras etapas de la organi­zación de tu evento. Con este formu­lario, los datos de los asistentes quedarán regis­trados y te ayudarán con la organi­zación del evento en sí. Por eso, es una herra­mienta que tiene que estar bien pensada e integrada en el proceso de compra de la entrada o inscripción. Te damos algunos consejos para incor­porar y diseñar el formu­lario de inscripción online perfecto para que tu evento sea un éxito.

Escoger un software de inscripción online completo

A la hora de elegir la herra­mienta con la que crear tu formu­lario de inscripción, decántate por una que no sólo te permita crear y gestionar los campos para recoger los datos que quieras con diferentes formatos de pregunta, sino que también permita integrar el formu­lario en el propio proceso de compra de la entrada o inscripción. El software en cuestión tiene que permi­tirte crear formu­larios de inscripción que se adapten a tus necesi­dades y a las carac­te­rís­ticas de tu evento. Asegúrate de que sólo tú vayas a utilizar los datos recogidos; ¡al fin y al cabo son tus clientes!

Comprueba también que el proceso de creación del formu­lario sea fácil y rápido y que no sea necesario ser un genio de la infor­mática para utilizar el software. Es impor­tante que el sistema de inscripción online cuente con todas las funcio­na­li­dades que te permitan crear el formu­lario de inscripción ideal para tu evento, integrarlo a la perfección y la posterior gestión adecuada de todos los inscritos.

Simplificar y agilizar la inscripción

La elección de un sistema de inscripción online u otro supondrá también disponer de un proceso de inscripción sencillo o complicado para el asistente. La herra­mienta elegida tiene que permitir acceder al proceso de inscripción con facilidad y rapidez y compartir sin dificultad el enlace a través del cual inscri­birse. Si además este enlace redirige a tu página web, microsite exclusivo de tu evento o  tu página de Facebook para hacer el 100% de la inscripción direc­ta­mente ahí, ¡mucho mejor! De esta forma, si envías un mailing a posibles asistentes, podrás facili­tarles el enlace a la página de inscripción, del mismo modo que podrás hacer una buena campaña en redes sociales.

Una vez dentro del proceso de compra, asegúrate de que los pasos a seguir son intui­tivos y fáciles de completar. Por lo que respecta al formu­lario de recogida de datos, redacta las preguntas de forma muy clara, sin ambigüe­dades ni posibi­lidad de dudas sobre el tipo de respuesta esperada.

Si durante la compra de la plaza, se indican los pasos restantes para finalizar el proceso, el comprador se tranqui­lizará y agradecerá saber el tiempo restante. Puedes incluir una cuenta atrás con el tiempo máximo para completar el proceso, lo que acelerará la inscripción y dará al asistente una idea del tiempo que necesita.

Para agilizar aún más el proceso, puedes, para algunas preguntas, prese­lec­cionar una respuesta por defecto o confi­gurar como opcio­nales ciertos datos que no sean esenciales para ti, para así no bloquear la inscripción. ¡Cuanto menos engorroso sea el proceso, más posibi­li­dades habrá de que el asistente complete el registro!

La herra­mienta de inscripción elegida también tendrá que enviar un e‑mail automático de confir­mación al comprador, una vez finalizado el proceso.

Fomentar la inscripción temprana

Cuanto antes se inscriban los asistentes, mejor para todos, así que es conve­niente sentar las bases para que lo hagan. Se pueden realizar distintas acciones para fomentar las inscrip­ciones cuanto antes: una de ellas es hacer aparecer en el módulo de compra de entradas o inscrip­ciones el número de plazas restantes. Esta técnica crea en los asistentes una sensación de escasez que les invita a hacerse con su plaza cuanto antes. ¡Cuantas menos plazas queden dispo­nibles, mayor será el ritmo de las inscrip­ciones!

Recoger datos relevantes

A medida que los asistentes se van inscri­biendo, si has integrado un buen formu­lario de inscripción en el proceso, irás recogiendo datos que serán muy útiles para organizar tu evento y ¡aún más si tu intención es que la edición actual no sea la última!

Por ello, es impor­tante que pienses bien qué infor­mación quieres recoger, ¡pero sin pasarte! Las preguntas tienen que ser adecuadas y relevantes. No pidas infor­mación de más por capricho.

Además, como ya hemos comentado, las preguntas tienen que ser concisas y precisas. La formu­lación tiene que ser lo más clara posible para que no genere dudas sobre qué respuesta estás buscando. Puedes organi­zarlas por temática e incluso establecer un formu­lario diferente para cada tipo de asistente, en función de la tarifa.

Proporcionar toda la información en el mismo sitio

Los asistentes tienen que poder inscri­birse de una forma fácil y cómoda. Por eso, el proceso de inscripción y la infor­mación impor­tante sobre el evento tienen que estar dispo­nibles en el mismo sitio, ya sea en tu propia web, en un microsite o en Facebook.

La infor­mación general sobre la organi­zación tiene que estar fácil­mente accesible, lo que generará confianza. Además, la infor­mación práctica del evento como las fechas, la dirección (puede ser buena idea integrar Google Maps), una pequeña presen­tación del evento en sí y otra infor­mación que pueda ser útil para el asistente tienen que estar lo más a la vista posible.

Cuanto más fácil sea el acceso a toda esta infor­mación, más posibi­li­dades habrá de que el asistente se anime a forma­lizar su inscripción y no retrase la decisión.

No salir del universo de tu evento

El formu­lario de inscripción tiene que fusio­narse con tu evento para que la experiencia y el contacto del asistente con el mismo sean de inmersión total desde el primer momento. Esto recae sobre todo en el entorno visual: el formu­lario de inscripción y todo el proceso de compra tienen que poder integrarse en tu propia web o microsite para que el asistente no tenga que abandonar el universo que has creado para él en ningún momento. Esto suena a complicado, pero a veces el universo visual de tu evento puede signi­ficar algo tan sencillo como un juego de colores: para el fondo, los botones, los textos, etc.

También tienes que cuidar la forma en la que planteas las preguntas para recoger los datos, para que retomen la voz de tu evento.

Hay varios elementos que tener en cuenta para la creación de un formu­lario de inscripción ideal. Escoge la herra­mienta adecuada y todo irá sobre ruedas. Eso sí, ¡no olvides pensar en cómo será el proceso para los asistentes y no sólo en los datos que te gustaría recoger!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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