Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Crear un for­mu­la­rio de inscrip­ción es una tarea que tienes que ten­er en cuen­ta des­de las primeras eta­pas de la orga­ni­zación de tu even­to. Con este for­mu­la­rio, los datos de los asis­tentes quedarán reg­istra­dos y te ayu­darán con la orga­ni­zación del even­to en sí.

Por eso, es una her­ramien­ta que tiene que estar bien pen­sa­da e integra­da en el pro­ce­so de com­pra de la entra­da o inscrip­ción. El cor­rec­to desar­rol­lo de tu even­to reposa en parte sobre la cal­i­dad de tu for­mu­la­rio de inscrip­ción online. Te damos algunos con­se­jos para incor­po­rar y dis­eñar el for­mu­la­rio de inscrip­ción online per­fec­to para que tu even­to sea un éxito.

Índice

  1. Escoger una solu­ción de inscrip­ción online
  2. Per­son­alizar el formulario
  3. Recoger los datos bási­cos de los asistentes
  4. Facil­i­tar el acce­so al for­mu­la­rio de inscripción
  5. Acel­er­ar las inscripciones
  6. Incluir prop­ues­tas de respuesta
  7. Añadir la infor­ma­ción importante

1. Escoger una solución de inscripción online

Lo primero que tienes que ten­er a mano a la hora de orga­ni­zar un even­to es una her­ramien­ta con la que crear tu for­mu­la­rio de inscrip­ción. A la hora de ele­girla, decán­tate por una que no sólo te per­mi­ta crear y ges­tionar los cam­pos para recoger los datos que quieras con difer­entes for­matos de pre­gun­ta, sino que tam­bién per­mi­ta inte­grar el for­mu­la­rio en el pro­pio pro­ce­so de com­pra de la entra­da o inscrip­ción. La solu­ción en cuestión tiene que per­mi­tirte crear for­mu­la­rios de inscrip­ción que se adapten a tus necesi­dades y a las car­ac­terís­ti­cas de tu even­to. Asegúrate de que sólo tú vayas a uti­lizar los datos recogi­dos; ¡al fin y al cabo son tus clientes! Por lo tan­to, es impre­scindible que sea una her­ramien­ta segura.

Com­prue­ba tam­bién que el pro­ce­so de creación del for­mu­la­rio sea fácil y rápi­do y que no sea nece­sario ser un genio de la infor­máti­ca para uti­lizar la her­ramien­ta. Es impor­tante que la solu­ción de inscrip­ción online cuente con todas las fun­cional­i­dades que te per­mi­tan crear el for­mu­la­rio de inscrip­ción ide­al para tu even­to, inte­grar­lo a la per­fec­ción y la pos­te­ri­or gestión ade­cua­da de todos los inscritos.

2. Personalizar el formulario

Un buen for­mu­la­rio de inscrip­ción es un for­mu­la­rio per­son­al­iza­do. Ten siem­pre en cuen­ta el tipo de asis­tente al que intere­sa tu even­to para per­son­alizar y adap­tar mejor tu for­mu­la­rio. Como orga­ni­zador, no nece­si­tas solic­i­tar la mis­ma infor­ma­ción si orga­ni­zas un fes­ti­val que si orga­ni­zas un taller o con­fer­en­cia. Ponte en el lugar de los asis­tentes y pien­sa en qué datos estarían dis­puestos a facil­i­tar a una orga­ni­zación en la que con­fían en may­or o menor medida.

Los tipos de respues­ta esper­a­dos pueden ser difer­entes. Escoge una solu­ción que te ofrez­ca difer­entes opciones: cam­po de tex­to cor­to, cam­po de tex­to largo, menú desple­gable, car­gar archi­vo, fecha, casil­la a mar­car, país. Tam­bién es impor­tante que ten­gas la opción de crear cam­pos personalizados.

«Tam­bién queríamos saber quién com­pra qué entradas/lotes y crear for­mu­la­rios sen­cil­los con cam­pos a medi­da. Para nosotros era fundamental.» 

Webis­land

La per­son­al­ización del for­mu­la­rio tam­bién incluye la parte grá­fi­ca. El even­to orga­ni­za­do tiene que estar pre­sente en el for­mu­la­rio. Eso sí, tam­poco se tra­ta de pla­gar­lo de col­ores e imá­genes, lo que daría una ima­gen poco pro­fe­sion­al y estro­pearía la armonía visu­al. La opción más sen­cil­la y segu­ra es jugar con los col­ores —botones, tex­tos y fondo—.

3. Recoger los datos básicos de los asistentes

Cuan­do te lan­zas a orga­ni­zar un even­to, es fun­da­men­tal para la preparación del mis­mo recoger el máx­i­mo de datos posi­bles sobre los asis­tentes. La idea de solic­i­tar mul­ti­tud de datos en el for­mu­la­rio de inscrip­ción es ten­ta­do­ra espe­cial­mente cuan­do pien­sas orga­ni­zar even­tos pos­te­ri­ores. Sin embar­go, no cedas a la tentación. Los datos recogi­dos tienen que ser per­ti­nentes y apropi­a­dos. Anal­iza qué nece­si­tas saber real­mente para que tu even­to vaya sobre ruedas.

Las pre­gun­tas tienen que ser con­cisas y pre­cisas. Establece algunos cam­pos como oblig­a­to­rios y sientes la necesi­dad. Otro tru­co impor­tante es orga­ni­zar cor­rec­ta­mente los cam­pos, de for­ma lóg­i­ca y que no salte de un tema a otro sin orden ni concierto.

4. Facilitar el acceso al formulario de inscripción

La sen­cillez del pro­ce­so de inscrip­ción depende fun­da­men­tal­mente de las fun­cional­i­dades de la solu­ción de inscrip­ción online escogi­da. Esta tiene que per­mi­tirte com­par­tir con facil­i­dad un enlace de inscrip­ción a los poten­ciales asis­tentes. Com­parte este enlace por e‑mail, en una newslet­ter, en tu pági­na web o en tus redes sociales. Sea cual sea el canal de comu­ni­cación escogi­do, los futur­os asis­tentes tienen que poder acced­er al for­mu­la­rio de inscrip­ción del even­to con facilidad.

Si tienes tu propia pági­na web y la solu­ción te per­mite inte­grar el for­mu­la­rio direc­ta­mente en esta, de for­ma que no se aban­done tu pági­na web en todo el pro­ce­so, ¡mucho mejor!

5. Acelerar las inscripciones

Sea tu primer even­to o uno más de una larga lista, siem­pre hay que ten­er la vista pues­ta en la rapi­dez de la inscrip­ción para los asis­tentes. Difer­entes acciones pueden lle­var a tu públi­co a inscribirse con may­or rapi­dez a tu even­to o club. La primera acción con­siste en indicar el tiem­po real y el número total de plazas disponibles. Esta téc­ni­ca per­mite pro­bar a los asis­tentes que el even­to está muy solic­i­ta­do y muchas per­sonas lo esper­an con ganas. Cuan­tas menos plazas que­den disponibles, más rápi­do se inscribirán los asistentes.

Las ganas de inscribirse serán may­ores y pasarán a la acción sin demo­ra. La rapi­dez de las inscrip­ciones tam­bién tiene que ver con el tiem­po que tar­dará una per­sona en com­ple­tar el pro­ce­so de inscrip­ción. Indicar en cada paso el número de aparta­dos o pasos que quedan para finalizar la inscrip­ción per­mite dar a la per­sona que está rel­lenan­do el for­mu­la­rio una idea del tiem­po que le lle­vará finalizar el pro­ce­so. Tam­bién puedes indicar direc­ta­mente el tiem­po que puede lle­var com­ple­tar el formulario.

6. Incluir propuestas de respuesta

Rel­lenar un for­mu­la­rio de inscrip­ción puede ser tedioso para el usuario. Por lo tan­to, no dudes en incluir algunos menús desple­gables con opciones de respues­ta para facil­i­tar el pro­ce­so. Si en tu for­mu­la­rio hay que respon­der a un gran número de pre­gun­tas, será más fácil para el asis­tente no ten­er que rel­lenar todas las respues­tas de for­ma manual.

Además, la solu­ción escogi­da tiene que per­mi­tirte enviar automáti­ca­mente un e‑mail para con­fir­mar al asis­tente que la inscrip­ción ha queda­do cor­rec­ta­mente registrada.

7. Añadir la información importante

La prin­ci­pal fun­ción del for­mu­la­rio de inscrip­ción es per­mi­tir a los asis­tentes inscribirse para acud­ir a tu even­to. Por ello, no puede fal­tar infor­ma­ción útil para el asis­tente que le ofrez­ca más datos sobre la orga­ni­zación. El nom­bre del even­to es lo primero que tiene que apare­cer en tu formulario.

La fecha del even­to y el lugar de cel­e­bración tam­bién son datos bási­cos que tienen que estar disponibles en la pági­na del for­mu­la­rio. No dudes en añadir un enlace de Google Maps para mostrar el lugar exac­to en el que ten­drá lugar tu even­to. Además, añade una pre­sentación con­cisa del even­to con infor­ma­ción de interés gen­er­al para los asis­tentes. Estos pequeños datos son real­mente impor­tantes y te per­mi­tirán ter­mi­nar de con­vencer a los futur­os asis­tentes para que se inscrib­an a tu evento.

En resumen, exis­ten var­ios pun­tos impor­tantes para que puedas crear y com­par­tir el for­mu­la­rio de inscrip­ción ide­al para los even­tos que orga­ni­zas. ¡Es impor­tante para tu even­to que no ten­gas en cuen­ta sola­mente tus necesi­dades sino tam­bién las de los futur­os asistentes!

Crea tú tam­bién un for­mu­la­rio de inscrip­ción online con Weezevent hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Más infor­ma­ción

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en