Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Cómo crear el formulario de inscripción online ideal

Crear un formulario de inscripción es una tarea que tienes que tener en cuenta desde las primeras etapas de la organización de tu evento. Con este formulario, los datos de los asistentes quedarán registrados y te ayudarán con la organización del evento en sí. Por eso, es una herramienta que tiene que estar bien pensada e integrada en el proceso de compra de la entrada o inscripción. Te damos algunos consejos para incorporar y diseñar el formulario de inscripción online perfecto para que tu evento sea un éxito.

Escoger un software de inscripción online completo

A la hora de elegir la herramienta con la que crear tu formulario de inscripción, decántate por una que no sólo te permita crear y gestionar los campos para recoger los datos que quieras con diferentes formatos de pregunta, sino que también permita integrar el formulario en el propio proceso de compra de la entrada o inscripción. El software en cuestión tiene que permitirte crear formularios de inscripción que se adapten a tus necesidades y a las características de tu evento. Asegúrate de que sólo tú vayas a utilizar los datos recogidos; ¡al fin y al cabo son tus clientes!

Comprueba también que el proceso de creación del formulario sea fácil y rápido y que no sea necesario ser un genio de la informática para utilizar el software. Es importante que el sistema de inscripción online cuente con todas las funcionalidades que te permitan crear el formulario de inscripción ideal para tu evento, integrarlo a la perfección y la posterior gestión adecuada de todos los inscritos.

Simplificar y agilizar la inscripción

La elección de un sistema de inscripción online u otro supondrá también disponer de un proceso de inscripción sencillo o complicado para el asistente. La herramienta elegida tiene que permitir acceder al proceso de inscripción con facilidad y rapidez y compartir sin dificultad el enlace a través del cual inscribirse. Si además este enlace redirige a tu página web, microsite exclusivo de tu evento o  tu página de Facebook para hacer el 100% de la inscripción directamente ahí, ¡mucho mejor! De esta forma, si envías un mailing a posibles asistentes, podrás facilitarles el enlace a la página de inscripción, del mismo modo que podrás hacer una buena campaña en redes sociales.

Una vez dentro del proceso de compra, asegúrate de que los pasos a seguir son intuitivos y fáciles de completar. Por lo que respecta al formulario de recogida de datos, redacta las preguntas de forma muy clara, sin ambigüedades ni posibilidad de dudas sobre el tipo de respuesta esperada.

Si durante la compra de la plaza, se indican los pasos restantes para finalizar el proceso, el comprador se tranquilizará y agradecerá saber el tiempo restante. Puedes incluir una cuenta atrás con el tiempo máximo para completar el proceso, lo que acelerará la inscripción y dará al asistente una idea del tiempo que necesita.

Para agilizar aún más el proceso, puedes, para algunas preguntas, preseleccionar una respuesta por defecto o configurar como opcionales ciertos datos que no sean esenciales para ti, para así no bloquear la inscripción. ¡Cuanto menos engorroso sea el proceso, más posibilidades habrá de que el asistente complete el registro!

La herramienta de inscripción elegida también tendrá que enviar un e‑mail automático de confirmación al comprador, una vez finalizado el proceso.

Fomentar la inscripción temprana

Cuanto antes se inscriban los asistentes, mejor para todos, así que es conveniente sentar las bases para que lo hagan. Se pueden realizar distintas acciones para fomentar las inscripciones cuanto antes: una de ellas es hacer aparecer en el módulo de compra de entradas o inscripciones el número de plazas restantes. Esta técnica crea en los asistentes una sensación de escasez que les invita a hacerse con su plaza cuanto antes. ¡Cuantas menos plazas queden disponibles, mayor será el ritmo de las inscripciones!

Recoger datos relevantes

A medida que los asistentes se van inscribiendo, si has integrado un buen formulario de inscripción en el proceso, irás recogiendo datos que serán muy útiles para organizar tu evento y ¡aún más si tu intención es que la edición actual no sea la última!

Por ello, es importante que pienses bien qué información quieres recoger, ¡pero sin pasarte! Las preguntas tienen que ser adecuadas y relevantes. No pidas información de más por capricho.

Además, como ya hemos comentado, las preguntas tienen que ser concisas y precisas. La formulación tiene que ser lo más clara posible para que no genere dudas sobre qué respuesta estás buscando. Puedes organizarlas por temática e incluso establecer un formulario diferente para cada tipo de asistente, en función de la tarifa.

Proporcionar toda la información en el mismo sitio

Los asistentes tienen que poder inscribirse de una forma fácil y cómoda. Por eso, el proceso de inscripción y la información importante sobre el evento tienen que estar disponibles en el mismo sitio, ya sea en tu propia web, en un microsite o en Facebook.

La información general sobre la organización tiene que estar fácilmente accesible, lo que generará confianza. Además, la información práctica del evento como las fechas, la dirección (puede ser buena idea integrar Google Maps), una pequeña presentación del evento en sí y otra información que pueda ser útil para el asistente tienen que estar lo más a la vista posible.

Cuanto más fácil sea el acceso a toda esta información, más posibilidades habrá de que el asistente se anime a formalizar su inscripción y no retrase la decisión.

No salir del universo de tu evento

El formulario de inscripción tiene que fusionarse con tu evento para que la experiencia y el contacto del asistente con el mismo sean de inmersión total desde el primer momento. Esto recae sobre todo en el entorno visual: el formulario de inscripción y todo el proceso de compra tienen que poder integrarse en tu propia web o microsite para que el asistente no tenga que abandonar el universo que has creado para él en ningún momento. Esto suena a complicado, pero a veces el universo visual de tu evento puede significar algo tan sencillo como un juego de colores: para el fondo, los botones, los textos, etc.

También tienes que cuidar la forma en la que planteas las preguntas para recoger los datos, para que retomen la voz de tu evento.

Hay varios elementos que tener en cuenta para la creación de un formulario de inscripción ideal. Escoge la herramienta adecuada y todo irá sobre ruedas. Eso sí, ¡no olvides pensar en cómo será el proceso para los asistentes y no sólo en los datos que te gustaría recoger!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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