Reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento

Reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento

Lo mencio­namos a menudo en el blog y ya era hora de dedicar un artículo a este elemento funda­mental en la organi­zación de tu evento: el presu­puesto. Puede repre­sentar un freno o incluso algo temido por los nuevos organi­za­dores de eventos, pero con unas reglas básicas, podrás ponerte a ello con total tranqui­lidad. Lee este artículo con atención y estarás listo para preparar tu presu­puesto y tu evento en sí. A partir de ahí, la experiencia será la que se encargue de hacer de ti un gestor cada vez más juicioso. ¡Vayamos direc­ta­mente al grano!

Hacer una lista de los gastos previstos

A la hora de elaborar un presu­puesto, es prefe­rible empezar por hacer una lista de todos los posibles gastos que se nos ocurran —incluso aquellos que de los que no estamos seguros—. El objetivo es redactar una lista exhaustiva, de la que podremos eliminar gastos a poste­riori para ajustar el presu­puesto. Se trata, por lo tanto, de un presu­puesto provi­sional, estimado, cuyo propósito es preparar, anticipar y no predecir exacta­mente lo que se va a gastar.

Las partidas de gastos serán diferentes en función del tipo de evento organizado, pero algunas de ellas estarán siempre presentes y hay que prestarles especial atención. Hemos selec­cionado cinco:

El espacio

A la hora de prever un presu­puesto para el alquiler de un espacio, hay que tener en cuenta los horarios y la duración del alquiler. A veces, se muestran las tarifas por hora y se suman costes extra si el evento es nocturno —o si tienes que volver al espacio al día siguiente para limpiar o recoger—.

La música

Raro es el evento en el que no haya un DJ, la actuación de un grupo de música, etc. Además de los costes ocultos que pueden facturar estos provee­dores, ten en cuenta el gasto del pago de la licencia a la SGAE —Sociedad General de Autores y Editores—. ¡No hay que olvidarlo, ya que podrías recibir una multa!

El personal

Si contratas profe­sio­nales, hay que tener en cuenta los sueldos y no olvidar los posibles pluses por noctur­nidad u horas extra. Si trabajas con volun­tarios, tendrás que correr con los gastos de las comidas y, en su caso, el aloja­miento.

Nota: Si trabajas con volun­tarios, también será necesario que firmen un contrato.

La comida y bebida

¡Estos son dos puntos demasiado impor­tantes como para olvidarlos! Acuerda de forma prudente la fecha de entrega y las canti­dades, ya que son elementos perece­deros. Que no te hagan la entrega demasiado pronto ni en canti­dades demasiado grandes.

Los imprevistos

Puedes incluir una partida «Impre­vistos» o «Varios» para englobar los gastos que se te hayan podido olvidar o que son imposibles de prever. Impor­tante para esta partida: no dudes en indicar un importe a la alza para sí evitar sorpresas desagra­dables tras el evento.

Evaluar los costes

Crear un documento de seguimiento

La forma más sencilla para elaborar un presu­puesto y hacer el segui­miento de su evolución es crear una tabla. Respecto a la herra­mienta apropiada para ello, puedes elegir entre:

  • Un programa infor­mático (Google Sheets, Excel, Numbers…)
  • Un cuaderno o un folio en blanco
  • Una tabla impresa vacía para ir relle­nando a mano

¡Manos a la obra! Empieza creando dos grandes categorías: «Gastos» e «Ingresos». Dentro de cada categoría, añade las siguientes columnas:

  • Título
  • Cantidad
  • Precio unitario (con IVA y sin IVA)
  • Total (con IVA y sin IVA)

Para hacer tu presu­puesto más legible y que el segui­miento sea más fácil, es recomen­dable crear categorías de gastos con subto­tales. Según tus objetivos, trata de buscar beneficios (gastos < ingresos) o el punto de equilibrio (gastos = ingresos).

Guarda a buen recaudo tu tabla de presu­puesto para poder recurrir a ella antes, durante y después del evento. También te será muy útil guardarla como modelo para tus próximos eventos.

Pedir presupuestos y hacer estimaciones

Para conocer el importe de los gastos y estimar los posibles ingresos, tienes dos vías:

  • Solicitar presu­puestos a provee­dores locales u online para conocer al detalle tus futuros gastos. No dudes en solicitar presu­puesto a varios provee­dores para estudiar sus precios los servicios que incluyen y así poder comparar. De esta forma tendrás también mayor poder de negociación y podrás conseguir buenos acuerdos. ¡Ten cuidado de no confundir los precios sin IVA y los precios IVA incluido en los presu­puestos!
  • Hacer estima­ciones en los casos en los que no puedes solicitar un presu­puesto. Haz tus estima­ciones a la alza para evitar sorpresas desagra­dables cuando llegue el gasto real. Por el contrario, estima los ingresos ligera­mente a la baja. Se pueden dar diferentes situa­ciones finan­cieras al final: ingresos inferiores, iguales o superiores a los previstos.

Por último, si ya has organizado eventos similares, ¡no dudes en consultar los presu­puestos y facturas anteriores!

No confundir presupuesto y tesorería

Para terminar, no hay que olvidar que los ingresos no llegan al mismo tiempo que los gastos. En ocasiones podrás llegar a un acuerdo con un proveedor para pagar cuando finalice el evento, pero lo habitual será que tengas que pagarle, como mínimo, un adelanto antes del evento. Por ello, tienes que saber en todo momento las canti­dades dispo­nibles en tu cuenta bancaria, especial­mente en el momento en el que te van a llegar las facturas.

Antes del evento, lo habitual es que dispongas de cierta cantidad, para destinar al pago de una parte de los gastos, que será inferior a los ingresos previstos una vez finalizado el evento. Con Weezevent, por ejemplo, podrás lanzar tu venta de entradas online con varias semanas o meses de antelación y recibir cada 15 días el importe de las entradas vendidas. Así, ganarás tranqui­lidad y, si es necesario, podrás pagar una parte de tus gastos.

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