Reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento

Reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento

Lo men­cionamos a menudo en el blog y ya era hora de dedicar un artícu­lo a este ele­men­to fun­da­men­tal en la orga­ni­zación de tu even­to: el pre­supuesto. Puede rep­re­sen­tar un freno o inclu­so algo temi­do por los nuevos orga­ni­zadores de even­tos, pero con unas reglas bási­cas, podrás pon­erte a ello con total tran­quil­i­dad. Lee este artícu­lo con aten­ción y estarás lis­to para preparar tu pre­supuesto y tu even­to en sí. A par­tir de ahí, la expe­ri­en­cia será la que se encar­gue de hac­er de ti un gestor cada vez más juicioso. ¡Vayamos direc­ta­mente al gra­no!

Hacer una lista de los gastos previstos

A la hora de elab­o­rar un pre­supuesto, es preferi­ble empezar por hac­er una lista de todos los posi­bles gas­tos que se nos ocur­ran —inclu­so aque­l­los que de los que no esta­mos seguros—. El obje­ti­vo es redac­tar una lista exhaus­ti­va, de la que podremos elim­i­nar gas­tos a pos­te­ri­ori para ajus­tar el pre­supuesto. Se tra­ta, por lo tan­to, de un pre­supuesto pro­vi­sion­al, esti­ma­do, cuyo propósi­to es preparar, antic­i­par y no pre­de­cir exac­ta­mente lo que se va a gas­tar.

Las par­tidas de gas­tos serán difer­entes en fun­ción del tipo de even­to orga­ni­za­do, pero algu­nas de ellas estarán siem­pre pre­sentes y hay que prestar­les espe­cial aten­ción. Hemos selec­ciona­do cin­co:

El espacio

A la hora de pre­v­er un pre­supuesto para el alquil­er de un espa­cio, hay que ten­er en cuen­ta los horar­ios y la duración del alquil­er. A veces, se mues­tran las tar­i­fas por hora y se suman costes extra si el even­to es noc­turno —o si tienes que volver al espa­cio al día sigu­iente para limpiar o recoger—.

La música

Raro es el even­to en el que no haya un DJ, la actuación de un grupo de músi­ca, etc. Además de los costes ocul­tos que pueden fac­turar estos provee­dores, ten en cuen­ta el gas­to del pago de la licen­cia a la SGAE —Sociedad Gen­er­al de Autores y Edi­tores—. ¡No hay que olvi­dar­lo, ya que podrías recibir una mul­ta!

El personal

Si con­tratas pro­fe­sion­ales, hay que ten­er en cuen­ta los suel­dos y no olvi­dar los posi­bles plus­es por noc­turnidad u horas extra. Si tra­ba­jas con vol­un­tar­ios, ten­drás que cor­rer con los gas­tos de las comi­das y, en su caso, el alo­jamien­to.

Nota: Si tra­ba­jas con vol­un­tar­ios, tam­bién será nece­sario que fir­men un con­tra­to.

La comida y bebida

¡Estos son dos pun­tos demasi­a­do impor­tantes como para olvi­dar­los! Acuer­da de for­ma pru­dente la fecha de entre­ga y las can­ti­dades, ya que son ele­men­tos pere­cederos. Que no te hagan la entre­ga demasi­a­do pron­to ni en can­ti­dades demasi­a­do grandes.

Los imprevistos

Puedes incluir una par­ti­da «Impre­vis­tos» o «Var­ios» para englo­bar los gas­tos que se te hayan podi­do olvi­dar o que son imposi­bles de pre­v­er. Impor­tante para esta par­ti­da: no dudes en indicar un importe a la alza para sí evi­tar sor­pre­sas desagrad­ables tras el even­to.

Evaluar los costes

Crear un documento de seguimiento

La for­ma más sen­cil­la para elab­o­rar un pre­supuesto y hac­er el seguimien­to de su evolu­ción es crear una tabla. Respec­to a la her­ramien­ta apropi­a­da para ello, puedes ele­gir entre:

  • Un pro­gra­ma infor­máti­co (Google Sheets, Excel, Num­bers…)
  • Un cuader­no o un folio en blan­co
  • Una tabla impre­sa vacía para ir rel­lenan­do a mano

¡Manos a la obra! Empieza cre­an­do dos grandes cat­e­gorías: «Gas­tos» e «Ingre­sos». Den­tro de cada cat­e­goría, añade las sigu­ientes colum­nas:

  • Títu­lo
  • Can­ti­dad
  • Pre­cio uni­tario (con IVA y sin IVA)
  • Total (con IVA y sin IVA)

Para hac­er tu pre­supuesto más leg­i­ble y que el seguimien­to sea más fácil, es recomend­able crear cat­e­gorías de gas­tos con subto­tales. Según tus obje­tivos, tra­ta de bus­car ben­efi­cios (gas­tos < ingre­sos) o el pun­to de equi­lib­rio (gas­tos = ingre­sos).

Guar­da a buen recau­do tu tabla de pre­supuesto para poder recur­rir a ella antes, durante y después del even­to. Tam­bién te será muy útil guardar­la como mod­e­lo para tus próx­i­mos even­tos.

Pedir presupuestos y hacer estimaciones

Para cono­cer el importe de los gas­tos y esti­mar los posi­bles ingre­sos, tienes dos vías:

  • Solic­i­tar pre­supuestos a provee­dores locales u online para cono­cer al detalle tus futur­os gas­tos. No dudes en solic­i­tar pre­supuesto a var­ios provee­dores para estu­di­ar sus pre­cios los ser­vi­cios que incluyen y así poder com­parar. De esta for­ma ten­drás tam­bién may­or poder de nego­ciación y podrás con­seguir buenos acuer­dos. ¡Ten cuida­do de no con­fundir los pre­cios sin IVA y los pre­cios IVA inclu­i­do en los pre­supuestos!
  • Hac­er esti­ma­ciones en los casos en los que no puedes solic­i­tar un pre­supuesto. Haz tus esti­ma­ciones a la alza para evi­tar sor­pre­sas desagrad­ables cuan­do llegue el gas­to real. Por el con­trario, esti­ma los ingre­sos lig­era­mente a la baja. Se pueden dar difer­entes situa­ciones financieras al final: ingre­sos infe­ri­ores, iguales o supe­ri­ores a los pre­vis­tos.

Por últi­mo, si ya has orga­ni­za­do even­tos sim­i­lares, ¡no dudes en con­sul­tar los pre­supuestos y fac­turas ante­ri­ores!

No confundir presupuesto y tesorería

Para ter­mi­nar, no hay que olvi­dar que los ingre­sos no lle­gan al mis­mo tiem­po que los gas­tos. En oca­siones podrás lle­gar a un acuer­do con un provee­dor para pagar cuan­do final­ice el even­to, pero lo habit­u­al será que ten­gas que pagar­le, como mín­i­mo, un ade­lan­to antes del even­to. Por ello, tienes que saber en todo momen­to las can­ti­dades disponibles en tu cuen­ta ban­car­ia, espe­cial­mente en el momen­to en el que te van a lle­gar las fac­turas.

Antes del even­to, lo habit­u­al es que dispon­gas de cier­ta can­ti­dad, para des­ti­nar al pago de una parte de los gas­tos, que será infe­ri­or a los ingre­sos pre­vis­tos una vez final­iza­do el even­to. Con Weezevent, por ejem­p­lo, podrás lan­zar tu ven­ta de entradas online con varias sem­anas o meses de antelación y recibir cada 15 días el importe de las entradas ven­di­das. Así, ganarás tran­quil­i­dad y, si es nece­sario, podrás pagar una parte de tus gas­tos.

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