Comment organiser un événement sans budget ?

Comment organiser un événement sans budget ?

Organ­is­er un événe­ment sans dépenser beau­coup d’ar­gent n’est pas une tâche facile, mais n’est pas non plus impos­si­ble. Vous n’êtes pas dans l’obligation d’organiser un événe­ment à faible valeur ajoutée si vous savez com­ment vous organ­is­er et tir­er le meilleur par­ti des ressources dont vous dis­posez. Dans cet arti­cle, nous vous dévoilons toutes les astuces qui vous aideront à réalis­er un événe­ment réus­si avec un bud­get réduit.

Sommaire

    1. Plan­i­fi­er
    2. Créer des partenariats
    3. Aug­menter vos revenus
    4. Réduire vos coûts
    5. Remer­ciements

1. Planifier

Lorsqu’il s’ag­it d’or­gan­is­er un événe­ment, avec ou sans argent à votre dis­po­si­tion, il est essen­tiel de plan­i­fi­er cor­recte­ment. Le mon­tant que vous allez dépenser dépend en grande par­tie de ce point essen­tiel. Les démarch­es qui vous per­me­t­tront d’or­gan­is­er votre événe­ment sans met­tre de l’ar­gent de votre poche ne sont pas pos­si­bles si vous n’êtes pas au clair sur l’objec­tif de votre événe­ment et le bud­get néces­saire pour le réaliser.

a) L’objectif

Un événe­ment sans objec­tifs clairs est comme un bateau à la dérive. Pourquoi organ­isez-vous cet événe­ment ? Organ­is­er un événe­ment pour pro­mou­voir une mar­que n’est pas la même chose qu’or­gan­is­er un événe­ment cul­turel. Définir des objec­tifs vous indi­quera la voie à suiv­re et vous aidera à dis­cern­er ce qui est néces­saire de ce qui est superflu.

b) Le budget

Le fait de ne pas avoir d’ar­gent à dépenser pour l’événe­ment ne sig­ni­fie pas que vous n’avez pas besoin d’établir un bud­get. De fait, plus le bud­get dont vous dis­posez est lim­ité, plus il est impor­tant de con­sacr­er du temps et de l’én­ergie à cette étape cru­ciale. Vous ne savez pas par où com­mencer ? Dans cet autre arti­cle, nous expliquons les règles de base de la budgéti­sa­tion de votre événe­ment.

Pour garder le con­trôle, n’ou­bliez pas de tou­jours avoir un plan B et de prévoir une marge pour les éventuelles vari­a­tions de coûts et les imprévus. La pru­dence est la clé pour organ­is­er un événe­ment sans trop dépenser !

Lorsque vous estimez les coûts, choi­sis­sez judi­cieuse­ment vos four­nisseurs. Deman­dez un devis à au moins trois four­nisseurs dif­férents avant de vous décider, et prenez le temps d’analyser les ser­vices pro­posés. Asso­ciez-vous à des four­nisseurs en qui vous avez con­fi­ance et n’ou­bliez pas que, par­fois, le bon marché peut coûter cher.

2. Créer des partenariats

Même si votre organ­i­sa­tion n’a pas de bud­get à con­sacr­er à l’événe­ment que vous souhaitez organ­is­er, d’autres entre­pris­es peu­vent être intéressées par un investisse­ment financier dans votre événe­ment, ou par une par­tic­i­pa­tion matérielle, si vous leur pro­posez quelque chose d’in­téres­sant en retour. Le plus impor­tant pour trou­ver ce type de parte­nar­i­at est d’être cohérent, de rechercher des intérêts com­muns — si votre événe­ment s’adresse à un pub­lic jeune, ne frappez pas à la porte d’une entre­prise qui vend des pro­duits con­tre la chute des cheveux, par exem­ple -, d’être généreux et de chercher une rela­tion gag­nant-gag­nant.

a) Trouver des sponsors et partenaires

Si vous avez cor­recte­ment pré­paré votre bud­get, vous avez déjà une idée claire de vos besoins. Partez de là pour rechercher des entre­pris­es qui offrent les ser­vices dont vous avez besoin et qui, en même temps, s’in­téressent à votre événe­ment. Pour trou­ver de tels parte­nar­i­ats, vous devez savoir très claire­ment qui est votre pub­lic et quelles sont les valeurs de votre événe­ment. Ils seront votre bous­sole lorsqu’il s’a­gi­ra de trou­ver des parte­naires et des spon­sors ayant des intérêts similaires.

Réfléchissez bien à ce que vous pou­vez leur offrir en échange. N’ou­bliez pas que dans ce con­texte, vous recherchez des rela­tions gag­nant-gag­nant et non une aide dés­in­téressée (il y a aus­si de la place pour cela, mais ce sera beau­coup plus com­pliqué si vous n’êtes pas une asso­ci­a­tion à but non lucratif). Vous pou­vez pro­pos­er des acti­va­tions de mar­que de toutes sortes, une vis­i­bil­ité sur dif­férents sup­ports : site web, affich­es, bil­let­terie, newsletters…

Créez un dossier de spon­sor­ing, avec dif­férents niveaux et prix, pour présen­ter une offre claire à vos spon­sors poten­tiels. Adaptez-le si vous détectez des oppor­tu­nités spé­ci­fiques avec un spon­sor poten­tiel en par­ti­c­uli­er, notam­ment s’il peut vous offrir un ser­vice dont vous avez grande­ment besoin.

b) Faire appel à des volontaires et stagiaires

Lors d’un événe­ment, il y a tou­jours des mil­liers de tâch­es à accom­plir, des choses à super­vis­er… Pen­dant la péri­ode de plan­i­fi­ca­tion et d’or­gan­i­sa­tion, l’équipe néces­saire est plus petite, mais sur le ter­rain, toutes les mains sont les bien­v­enues. Afin de lim­iter votre bud­get pen­dant l’événe­ment et ne pas engager de gross­es dépens­es, vous pou­vez faire appel à des bénév­oles, ou des étu­di­ants en organ­i­sa­tion d’événe­ments qui souhait­ent réalis­er un stage. Il est égale­ment judi­cieux de s’ap­puy­er sur ces derniers pen­dant la péri­ode de plan­i­fi­ca­tion et d’organisation.

Dans les deux cas, gardez à l’e­sprit qu’ils sont là pour don­ner un coup de main et ne doivent pas assur­er de postes à respon­s­abil­ités. Les sta­giaires sont égale­ment à vos côtés pour appren­dre, vous devrez donc les accom­pa­g­n­er. N’ou­bliez pas de leur offrir quelque chose en échange de leur aide, générale­ment quelque chose en rap­port avec l’ex­péri­ence qu’ils peu­vent vivre lors de votre événement.

c) Obtenir des conférenciers ou spectacles gratuitement

Le cachet des artistes ou des ora­teurs est l’un des élé­ments qui, en fonc­tion de votre événe­ment, peut représen­ter un coût important.

Pour réduire ou élim­in­er ce poste, vous pou­vez rechercher des per­son­nes dans votre région qui pour­raient être intéressées par une ani­ma­tion lors de votre événe­ment pour se pro­mou­voir, pour essay­er un nou­veau spec­ta­cle ou, si vous organ­isez une con­férence, qui ont un intérêt par­ti­c­uli­er à com­mu­ni­quer leur mes­sage à votre public.

3. Augmenter vos revenus

Ce n’est pas parce que vous n’avez pas d’ar­gent à con­sacr­er à votre événe­ment que vous ne pou­vez pas obtenir des finance­ments et dégager des béné­fices. Il existe dif­férentes façons d’aug­menter les revenus d’un événe­ment, selon le type de celui que vous organ­isez, l’un ou l’autre sera mieux adap­té à votre sit­u­a­tion. Nous avons déjà men­tion­né com­ment obtenir des fonds par le biais de spon­sors et voici deux autres moyens que vous devriez envisager :

a) Donations

Si vous êtes une asso­ci­a­tion à but non lucratif ou si vous organ­isez un événe­ment car­i­tatif, il ne vous sera pas dif­fi­cile de lancer une cam­pagne de dons afin de col­lecter des fonds pour votre événe­ment. Cette col­lecte est par­ti­c­ulière­ment pré­cieuse en ter­mes de tré­sorerie, car vous pour­rez compter sur elle pour les pre­miers paiements que vous devrez effectuer pen­dant l’or­gan­i­sa­tion de votre événement.

Vous pou­vez égale­ment sol­liciter des dons par le biais de votre événe­ment pour une cause non liée à l’événe­ment. Dans ce cas, votre événe­ment servi­ra de haut-par­leur pour la cause et de moyen de recueil­lir des dons. Ce type d’ac­tion peut indi­recte­ment vous aider à obtenir des fonds pour votre événe­ment si vos spon­sors ou col­lab­o­ra­teurs poten­tiels sont sen­si­bles à la cause que vous soutenez et souhait­ent y associ­er leur image de marque.

b) Ventes de billets

Si votre événe­ment est payant, la vente de bil­lets sera l’une de vos prin­ci­pales sources de revenus. Pour en tir­er le meilleur par­ti et créer votre bil­let­terie en ligne sans dépenser d’ar­gent, tenez compte de ces quelques clés :

  • fix­ez un prix adéquat pour vos bil­lets et tra­vaillez sur la pro­gres­siv­ité des prix en fonc­tion de critères tels que l’achat anticipé ou les ser­vices inclus ;
  • réper­cuter la com­mis­sion de votre plate­forme de bil­let­terie sur les acheteurs ;
  • optez pour l’au­to-dis­tri­b­u­tion et ne faites appel à des dis­trib­u­teurs que pour attein­dre le pub­lic auquel vous n’avez pas accès par vous-même ;
  • com­mu­niquez cor­recte­ment sur votre événe­ment afin de réalis­er des ventes à guichet fermé.

Que votre événe­ment soit gra­tu­it ou payant, la bil­let­terie sera très utile et vous aidera indi­recte­ment à économiser de l’ar­gent en vous four­nissant des don­nées pré­cieuses sur vos par­tic­i­pants, une ori­en­ta­tion claire sur le nom­bre de par­tic­i­pants, et facilit­era égale­ment le con­trôle de l’ac­cès et la ges­tion des jauges. Vous obtien­drez une base de don­nées très com­plète d’in­for­ma­tions pré­cieuses pour vos futurs événe­ments, ain­si qu’un canal de com­mu­ni­ca­tion direct avec vos participants.

Vous voulez en savoir plus sur les meilleurs moyens d’obtenir des revenus pour votre événe­ment ? Ne man­quez pas cet arti­cle avec 12 idées pour opti­miser et péren­nis­er les revenus de votre événe­ment.

4. Réduire vos coûts

Bien que vous puissiez obtenir un finance­ment, vous devrez com­pléter votre stratégie par une réduc­tion des coûts. La pre­mière chose à faire pour réduire les coûts de votre événe­ment, en général, est de com­mencer à l’or­gan­is­er bien à l’a­vance. Vous béné­ficierez ain­si d’une flex­i­bil­ité qui peut vous per­me­t­tre d’obtenir des remis­es, d’avoir un pou­voir de négo­ci­a­tion et, en général, d’obtenir plus facile­ment des coûts moins élevés.

Accordez une atten­tion par­ti­c­ulière aux points suiv­ants, qui seront la clé de vos économies :

  • Date et lieu de l’événe­ment : si vous êtes flex­i­ble sur ce point, vous obtien­drez un meilleur prix. Vous fer­ez égale­ment des économies si votre événe­ment a lieu en semaine.
  • Horaires : pensez stratégique­ment aux horaires : voulez-vous économiser sur la nour­ri­t­ure, ou voulez-vous qu’elle soit une source de revenus en faisant pay­er les par­tic­i­pants et en négo­ciant des accords avec des food trucks ou avec le restau­rant du lieu de l’événement ? Jouez avec les plages horaires pour encour­ager ou éviter le besoin de manger pen­dant votre événement.
  • Nour­ri­t­ure : en plus des straté­gies que nous venons de men­tion­ner, dans cer­tains types d’événe­ments vous aurez égale­ment la pos­si­bil­ité de deman­der aux par­tic­i­pants d’ap­porter quelque chose à manger à partager. Le for­mu­laire d’in­scrip­tion via votre plate­forme de bil­let­terie ou d’in­scrip­tion peut être très utile pour que chaque par­tic­i­pant indique ce qu’il compte apporter.
  • Déco­ra­tion : restez sim­ple. Si vous aimez les arts et l’ar­ti­sanat, vous pour­rez créer vous-même des élé­ments de décoration.
  • Site web : il est aujour­d’hui indis­pens­able de dis­pos­er d’un site web exclu­sive­ment con­sacré à l’événe­ment. Au lieu de dépenser beau­coup d’ar­gent pour un design­er ou de pass­er beau­coup de temps à essay­er de le faire vous-même avec des solu­tions comme Word­Press, optez pour une plate­forme de bil­let­terie et d’in­scrip­tion qui vous offre un mini-site gra­tu­it pour votre événe­ment, per­son­nal­is­able et sim­ple d’utilisation. Vous pour­rez y inté­gr­er les infor­ma­tions dont vous avez besoin et facile­ment ven­dre vos billets.

5. Remerciements

Après l’événement, il est impor­tant de main­tenir une bonne rela­tion avec votre pub­lic, vos parte­naires, vos spon­sors, votre équipe et vos bénév­oles. Remer­ciez-les pour leur sou­tien, qui a ren­du votre événe­ment pos­si­ble. Pour un événe­ment que vous avez réus­si à organ­is­er alors que vous n’aviez aucun bud­get au départ, cette étape est d’une impor­tance capitale.

Envoyez un e‑mail de remer­ciement à toutes les per­son­nes présentes et vous pré­par­erez le ter­rain pour que la prochaine édi­tion de votre événe­ment soit tout aus­si réussie, sinon plus. Pour vous faciliter la tâche, utilis­er une solu­tion d’e‑mailing directe­ment liée à la bil­let­terie de votre événement.


Vous savez main­tenant que l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment sans bud­get est pos­si­ble, et dis­posez des clés pour y par­venir. Les solu­tions de ges­tion d’événe­ments de Weezevent vous aideront à attein­dre vos objec­tifs sans effort : bil­let­terie en ligne, con­trôle d’ac­cès, e‑mailing et CRM et sys­tème de paiement cash­less seront vos alliés pour un événe­ment unique et couron­né de succès.

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