Cómo y por qué optar por la autodistribución para la venta de entradas de tu evento

Cómo y por qué optar por la autodistribución para la venta de entradas de tu evento

La venta de entradas es una importante fuente de ingresos para muchos eventos. Un punto estratégico para el que los organizadores pueden apoyarse o no en redes de distribución, para promover su evento entre una audiencia más amplia, atraer nuevo público y conseguir vender más entradas.
Pese a las variaciones existentes entre diferentes sectores, se puede afirmar que la venta de entradas suele representar aproximadamente el 30% de los ingresos de un evento, lo que sitúa esta actividad en el corazón de su estrategia.

Defensores de la autodistribución desde hace más de 12 años, desde Weezevent, compartimos en este artículo las herramientas y buenas prácticas para el éxito de tu venta de entradas.

Índice:

  1. La autodistribución
  2. Conocer a tu público
  3. Comprender las curvas de venta
  4. Lo que aporta un software de venta de entradas self-service

1. La autodistribución

La autodistribución, aplicada a un evento, consiste en vender las entradas sin intermediarios. Esto implica dejar de lado, totalmente o en parte, las redes de distribución clásicas.

Existen sectores en los que la autodistribución es complicada, incluso imposible, pero este no es el caso del sector de los eventos: tu identidad de marca y tus eventos están intrínsecamente relacionados. Al inscribirse o comprar una entrada para tu evento, tu público va buscando una determinada estética, una promesa, un valor, que son propios de tu evento y que ya te has encargado de desarrollar.

Esto es así por ejemplo para las salas de conciertos y su programación: prometen a su público una experiencia y una programación de artistas cuidadosamente seleccionados. Lo mismo ocurre con los festivales de cualquier tipo, que cuentan con un porcentaje particularmente alto de asistentes fieles, que repiten año tras año.

Optar por la autodistribución

Escoger la autodistribución para una venta de entradas exitosa es posible gracias a dos factores:
1. La posibilidad técnica de llevarla a cabo mediante soluciones de venta de entradas self-service.
2. Soluciones de comunicación eficientes y fáciles de utilizar como Google o las redes sociales, que te permiten anunciar y promover tu evento por ti mismo.

Los organizadores que trabajan con Weezevent, de medio, venden un 84% de sus entradas mediante la autodistribución y se apoyan en redes de distribución para la venta del 16% restante.

Los retos de la distribución

Los distribuidores centralizan el mercado y en muchas ocasiones se convierten en puntos de venta ineludibles para la venta de entradas. Pero este sistema, en algunos casos, puede debilitar al organizador del evento más que reforzarlo.

A menudo, se trata de distribuidores especializados o ultraespecializados que dominan y casi monopolizan su mercado específico. Es tentador querer que tus entradas se distribuyan en un marketplace lo más centrado posible en tu sector. Pero ten en cuenta que esto también implica que tu audiencia puede encontrar en esa misma plataforma eventos con programación, estética y fechas similares, ofrecidos estos justo al lado del tuyo. En ocasiones incluso la base de datos de asistentes puede ser compartida y puede darse que los asistentes a tu evento acaben recibiendo también correos electrónicos y comunicaciones sobre estos eventos de tu competencia.

También es imprescindible saber explotar los canales de distribución con buen juicio y en el momento oportuno. En los siguientes puntos te guiaremos en la comprensión de tus diferentes públicos y los diferentes momentos de venta asociados a ellos.

2. Conocer a tu público

Para poder vender las entradas de tu evento de forma directa y librarte de los distribuidores, es necesario que conozcas a tu público.

Podemos segmentar el público en 2 tipologías:

  • El público cautivo: es el público que te conoce, a tu organización y tu evento. Ya ha asistido a tu evento y volverá. Tu objetivo no es convencerle sino conseguir que siga satisfecho.
  • El público no cautivo: es el público que está más allá de tu alcance. No conoce tu evento, o solo de oídas. Tu objetivo es convencerle para que se interese por tu evento, cosa que es más difícil y para la que puede ser necesario el apoyo de una red de distribución para llegar a él.

Puede ser especialmente interesante identificar claramente tu público para vender de forma directa a tu público cautivo y recurrir a una red de distribución para vender entradas a tu público no cautivo.

3. Comprender las curvas de venta

Tu ritmo de venta tiene un impacto sobre cómo y cuándo recurrir a una red de distribución. Tener una idea de tu ritmo de venta te permite no generar competencia a tu propio evento mediante las redes de distribución sino obtener de estas un apoyo en los momentos más bajos de la comercialización de tu evento.

De esta manera, podrás dosificar los momentos en los que abres la venta de entradas a tus distribuidores.
Aquí tienes una imagen representativa de los 3 principales ritmos de venta que se suelen observar:

Explosiva: La frecuencia de compra en el momento del lanzamiento es elevada. El resto de la venta se desarrolla de forma más tranquila.

En forma de U: Se pueden identificar dos picos de compra. Uno en el momento del lanzamiento, cuando se anuncia el cartel o el programa y otro cuando se acerca el evento.

Exponencial: Se corresponde sobre todo a eventos sin escasez de entradas, con compras early bird marginales y la mayoría de las ventas concentradas en los días o incluso minutos previos al evento.

Importante: Busca que tu distribuidor venda entradas para tu evento en momentos en los que no consigues vender por ti mismo. Evita que sea tu competencia en momentos en los que vendes entradas con facilidad.

4. Lo que aporta un software de venta de entradas self-service

Utilizar un software de venta de entradas self-service te permite vender entradas por ti mismo sin necesidad de conocimientos técnicos. Esta solución te aporta multitud de ventajas. Te presentamos las principales:

Una identidad de marca coherente

Poder integrar un widget de venta de entradas directamente en tu página web o crear un microsite en 5 minutos te permite garantizar que se respeta tu identidad visual en todo el proceso de compra. Cuando vendes en la página de un distribuidor, tu identidad desaparece en favor de la del comercializador.

Costes reducidos

Utilizar un software de venta de entradas self-service te permite ahorrar y dedicar tu presupuesto a otras partidas de gastos.

En general, se da una pérdida de margen para pagar los servicios del distribuidor. Si una venta directa puede acabar costando aproximadamente un 5% del precio de la entrada, una venta a través de un intermediario ronda el 10–15% del precio de la entrada.
Recurrir a un distribuidor puede no repercutir directamente en tu margen, pero en ese caso el coste repercutirá sobre el precio final de la entrada, pudiendo ser frustrante para tu público cautivo y un factor que haga que tu público no cautivo acabe no comprando.

Un proceso de compra móvil friendly & ágil

De media, el 80% de las compras de entradas se realizan a través del móvil. La experiencia de compra ha de ser fluida y responsive, evitando asimismo los factores que puedan irritar ya que esto favorecería el abandono de la compra.
El futuro asistente quiere comprar su entrada lo más rápido posible y la necesidad de crear una cuenta o el olvido de una contraseña pueden ser frenos importantes para la compra.
A la hora de escoger una solución para la venta de entradas es importante comprobar la accesibilidad de la misma desde móviles.

Ventas privadas

Para atraer y fidelizar a los asistentes, tiene sentido ofrecer ventajas y generar momentos de mayores ventas.
Entre las opciones que tienes a tu alcance, te recomendamos, por ejemplo, el uso de códigos promocionales exclusivos. Estos pueden servir, según elijas, para permitir comprar una entrada con antelación, comprar una entrada más barata u otorgar accesos y/o ventajas exclusivas. Fáciles de configurar, las ventas privadas permiten desarrollar una comunidad fuerte alrededor de tu evento, garantizando la fidelización y el boca a boca para las siguientes ediciones.

Crear tus propios canales de venta

La autodistribución te permite vender entradas a tu público de forma directa. Esta libertad te ofrece la posibilidad de crear tus propios canales de venta. Puedes apoyarte en multitud de colaboradores para atraer a tu público objetivo y, más allá, también a tu público no cautivo. Aquí tienes algunos ejemplos de colaboradores en los que se han apoyado organizadores que trabajan con nuestra solución de autodistribución:

Universidades & Escuelas
Oficinas de turismo
Comités de empresa
Espacios culturales & salas
Tiendas de discos & clubs
Colaboradores locales…

Gracias a estos actores, puedes crear tu propia red de venta manteniendo al mismo tiempo tu independencia.

El cross-selling y el upselling para maximizar los ingresos

Si has convencido a un futuro asistente de que compre una entrada para tu evento, ya has hecho lo más difícil. Una vez captada su atención, y tomada la decisión de asistir a tu evento, será más sencillo hacer que aumente el importe de su carrito ofreciéndole servicios adicionales.

Con un software de venta de entradas adecuado, puedes completar la experiencia de tu público.

Se te abren infinitas posibilidades, entre otras:

  • La venta de una parcela de camping para un evento de varios días.
  • La preventa de bebidas con descuento.
  • La preventa de platos exclusivos y en cantidades limitadas.
  • La inclusión de opciones premium.
  • La compra de accesos VIP.

La recogida de datos

Es importante que tengas acceso a los datos recogidos durante la venta de entradas (nombre y apellidos de los asistentes, dirección de correo electrónico, etc.).
Te recomendamos que te asegures de ser el único propietario de estos datos. De esta forma, te aseguras de que la plataforma no los utilice para atraer a tus competidores directos. Por ejemplo: tu base de datos de asistentes a tus fiestas de música electrónica sirve como base para promocionar una fiesta de la competencia directa.

En un mundo digitalizado, es fundamental mostrar interés por los datos. Estos te permiten, entre otras cosas, implementar campañas de comunicación especiales, dirigidas a segmentos concretos de tu audiencia. Gracias a la segmentación, puedes enviar un mensaje diferente a un asistente que acude todos los años a tu evento desde hace 5 años y a otro para el que esta será la segunda edición. Para obtener los datos de tu evento, analizarlos y explotarlos, puedes utilizar una herramienta completa, como un CRM. Esta estrategia te permite, de nuevo, fidelizar a los asistentes, ya que es más sencillo hacer que vuelvan que atraer a nuevos asistentes.

Una vez recogidos los datos, es necesario analizarlos y explotarlos. Esto te permitirá:
Conocer a tu público
Comunicar el mensaje adecuado
Automatizar campañas
Probar, innovar
Medir tu actividad

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