Cómo y por qué optar por la autodistribución para la venta de entradas de tu evento

Cómo y por qué optar por la autodistribución para la venta de entradas de tu evento

La ven­ta de entradas es una impor­tante fuente de ingre­sos para muchos even­tos. Un pun­to estratégi­co para el que los orga­ni­zadores pueden apo­yarse o no en redes de dis­tribu­ción, para pro­mover su even­to entre una audi­en­cia más amplia, atraer nue­vo públi­co y con­seguir vender más entradas.
Pese a las varia­ciones exis­tentes entre difer­entes sec­tores, se puede afir­mar que la ven­ta de entradas suele rep­re­sen­tar aprox­i­mada­mente el 30% de los ingre­sos de un even­to, lo que sitúa esta activi­dad en el corazón de su estrategia.

Defen­sores de la autodis­tribu­ción des­de hace más de 12 años, des­de Weezevent, com­par­ti­mos en este artícu­lo las her­ramien­tas y bue­nas prác­ti­cas para el éxi­to de tu ven­ta de entradas.

Índice:

  1. La autodis­tribu­ción
  2. Cono­cer a tu público
  3. Com­pren­der las cur­vas de venta
  4. Lo que apor­ta un soft­ware de ven­ta de entradas self-service

1. La autodistribución

La autodis­tribu­ción, apli­ca­da a un even­to, con­siste en vender las entradas sin inter­me­di­ar­ios. Esto impli­ca dejar de lado, total­mente o en parte, las redes de dis­tribu­ción clásicas.

Exis­ten sec­tores en los que la autodis­tribu­ción es com­pli­ca­da, inclu­so imposi­ble, pero este no es el caso del sec­tor de los even­tos: tu iden­ti­dad de mar­ca y tus even­tos están intrínse­ca­mente rela­ciona­dos. Al inscribirse o com­prar una entra­da para tu even­to, tu públi­co va bus­can­do una deter­mi­na­da estéti­ca, una prome­sa, un val­or, que son pro­pios de tu even­to y que ya te has encar­ga­do de desarrollar.

Esto es así por ejem­p­lo para las salas de concier­tos y su pro­gra­mación: prom­e­ten a su públi­co una expe­ri­en­cia y una pro­gra­mación de artis­tas cuida­dosa­mente selec­ciona­dos. Lo mis­mo ocurre con los fes­ti­vales de cualquier tipo, que cuen­tan con un por­centa­je par­tic­u­lar­mente alto de asis­tentes fieles, que repiten año tras año.

Optar por la autodistribución

Escoger la autodis­tribu­ción para una ven­ta de entradas exi­tosa es posi­ble gra­cias a dos factores:
1. La posi­bil­i­dad téc­ni­ca de lle­var­la a cabo medi­ante solu­ciones de ven­ta de entradas self-service.
2. Solu­ciones de comu­ni­cación efi­cientes y fáciles de uti­lizar como Google o las redes sociales, que te per­miten anun­ciar y pro­mover tu even­to por ti mismo.

Los orga­ni­zadores que tra­ba­jan con Weezevent, de medio, venden un 84% de sus entradas medi­ante la autodis­tribu­ción y se apoy­an en redes de dis­tribu­ción para la ven­ta del 16% restante.

Los retos de la distribución

Los dis­tribuidores cen­tral­izan el mer­ca­do y en muchas oca­siones se con­vierten en pun­tos de ven­ta ine­ludi­bles para la ven­ta de entradas. Pero este sis­tema, en algunos casos, puede debil­i­tar al orga­ni­zador del even­to más que reforzarlo.

A menudo, se tra­ta de dis­tribuidores espe­cial­iza­dos o ultra­e­spe­cial­iza­dos que dom­i­nan y casi monop­o­lizan su mer­ca­do especí­fi­co. Es ten­ta­dor quer­er que tus entradas se dis­tribuyan en un mar­ket­place lo más cen­tra­do posi­ble en tu sec­tor. Pero ten en cuen­ta que esto tam­bién impli­ca que tu audi­en­cia puede encon­trar en esa mis­ma platafor­ma even­tos con pro­gra­mación, estéti­ca y fechas sim­i­lares, ofre­ci­dos estos jus­to al lado del tuyo. En oca­siones inclu­so la base de datos de asis­tentes puede ser com­par­ti­da y puede darse que los asis­tentes a tu even­to acaben reci­bi­en­do tam­bién corre­os elec­tróni­cos y comu­ni­ca­ciones sobre estos even­tos de tu competencia.

Tam­bién es impre­scindible saber explotar los canales de dis­tribu­ción con buen juicio y en el momen­to opor­tuno. En los sigu­ientes pun­tos te guiare­mos en la com­pren­sión de tus difer­entes públi­cos y los difer­entes momen­tos de ven­ta aso­ci­a­dos a ellos.

2. Conocer a tu público

Para poder vender las entradas de tu even­to de for­ma direc­ta y librarte de los dis­tribuidores, es nece­sario que conoz­cas a tu público.

Podemos seg­men­tar el públi­co en 2 tipologías:

  • El públi­co cau­ti­vo: es el públi­co que te conoce, a tu orga­ni­zación y tu even­to. Ya ha asis­ti­do a tu even­to y volverá. Tu obje­ti­vo no es con­vencer­le sino con­seguir que siga satisfecho.
  • El públi­co no cau­ti­vo: es el públi­co que está más allá de tu alcance. No conoce tu even­to, o solo de oídas. Tu obje­ti­vo es con­vencer­le para que se interese por tu even­to, cosa que es más difí­cil y para la que puede ser nece­sario el apoyo de una red de dis­tribu­ción para lle­gar a él.

Puede ser espe­cial­mente intere­sante iden­ti­ficar clara­mente tu públi­co para vender de for­ma direc­ta a tu públi­co cau­ti­vo y recur­rir a una red de dis­tribu­ción para vender entradas a tu públi­co no cautivo.

3. Comprender las curvas de venta

Tu rit­mo de ven­ta tiene un impacto sobre cómo y cuán­do recur­rir a una red de dis­tribu­ción. Ten­er una idea de tu rit­mo de ven­ta te per­mite no gener­ar com­pe­ten­cia a tu pro­pio even­to medi­ante las redes de dis­tribu­ción sino obten­er de estas un apoyo en los momen­tos más bajos de la com­er­cial­ización de tu evento.

De esta man­era, podrás dosi­ficar los momen­tos en los que abres la ven­ta de entradas a tus distribuidores.
Aquí tienes una ima­gen rep­re­sen­ta­ti­va de los 3 prin­ci­pales rit­mos de ven­ta que se sue­len observar:

Explo­si­va: La fre­cuen­cia de com­pra en el momen­to del lan­za­mien­to es ele­va­da. El resto de la ven­ta se desar­rol­la de for­ma más tranquila.

En for­ma de U: Se pueden iden­ti­ficar dos picos de com­pra. Uno en el momen­to del lan­za­mien­to, cuan­do se anun­cia el car­tel o el pro­gra­ma y otro cuan­do se acer­ca el evento.

Expo­nen­cial: Se cor­re­sponde sobre todo a even­tos sin escasez de entradas, con com­pras ear­ly bird mar­ginales y la may­oría de las ven­tas con­cen­tradas en los días o inclu­so min­u­tos pre­vios al evento.

Impor­tante: Bus­ca que tu dis­tribuidor ven­da entradas para tu even­to en momen­tos en los que no con­sigues vender por ti mis­mo. Evi­ta que sea tu com­pe­ten­cia en momen­tos en los que vendes entradas con facilidad.

4. Lo que aporta un software de venta de entradas self-service

Uti­lizar un soft­ware de ven­ta de entra­das self-ser­vice te per­mite vender entradas por ti mis­mo sin necesi­dad de conocimien­tos téc­ni­cos. Esta solu­ción te apor­ta mul­ti­tud de ven­ta­jas. Te pre­sen­ta­mos las principales:

Una identidad de marca coherente

Poder inte­grar un wid­get de ven­ta de entradas direc­ta­mente en tu pági­na web o crear un microsite en 5 min­u­tos te per­mite garan­ti­zar que se respe­ta tu iden­ti­dad visu­al en todo el pro­ce­so de com­pra. Cuan­do vendes en la pági­na de un dis­tribuidor, tu iden­ti­dad desa­parece en favor de la del comercializador.

Costes reducidos

Uti­lizar un soft­ware de ven­ta de entradas self-ser­vice te per­mite ahor­rar y dedicar tu pre­supuesto a otras par­tidas de gastos.

En gen­er­al, se da una pér­di­da de mar­gen para pagar los ser­vi­cios del dis­tribuidor. Si una ven­ta direc­ta puede acabar costan­do aprox­i­mada­mente un 5% del pre­cio de la entra­da, una ven­ta a través de un inter­me­di­ario ron­da el 10–15% del pre­cio de la entrada.
Recur­rir a un dis­tribuidor puede no reper­cu­tir direc­ta­mente en tu mar­gen, pero en ese caso el coste reper­cu­tirá sobre el pre­cio final de la entra­da, pudi­en­do ser frus­trante para tu públi­co cau­ti­vo y un fac­tor que haga que tu públi­co no cau­ti­vo acabe no comprando.

Un proceso de compra móvil friendly & ágil

De media, el 80% de las com­pras de entradas se real­izan a través del móvil. La expe­ri­en­cia de com­pra ha de ser flu­i­da y respon­sive, evi­tan­do asimis­mo los fac­tores que puedan irri­tar ya que esto favore­cería el aban­dono de la compra.
El futuro asis­tente quiere com­prar su entra­da lo más rápi­do posi­ble y la necesi­dad de crear una cuen­ta o el olvi­do de una con­traseña pueden ser frenos impor­tantes para la compra.
A la hora de escoger una solu­ción para la ven­ta de entradas es impor­tante com­pro­bar la acce­si­bil­i­dad de la mis­ma des­de móviles.

Ventas privadas

Para atraer y fidelizar a los asis­tentes, tiene sen­ti­do ofre­cer ven­ta­jas y gener­ar momen­tos de may­ores ventas.
Entre las opciones que tienes a tu alcance, te recomen­damos, por ejem­p­lo, el uso de códi­gos pro­mo­cionales exclu­sivos. Estos pueden servir, según eli­jas, para per­mi­tir com­prar una entra­da con antelación, com­prar una entra­da más bara­ta u otor­gar acce­sos y/o ven­ta­jas exclu­si­vas. Fáciles de con­fig­u­rar, las ven­tas pri­vadas per­miten desar­rol­lar una comu­nidad fuerte alrede­dor de tu even­to, garan­ti­zan­do la fidelización y el boca a boca para las sigu­ientes ediciones.

Crear tus propios canales de venta

La autodis­tribu­ción te per­mite vender entradas a tu públi­co de for­ma direc­ta. Esta lib­er­tad te ofrece la posi­bil­i­dad de crear tus pro­pios canales de ven­ta. Puedes apo­yarte en mul­ti­tud de colab­o­radores para atraer a tu públi­co obje­ti­vo y, más allá, tam­bién a tu públi­co no cau­ti­vo. Aquí tienes algunos ejem­p­los de colab­o­radores en los que se han apoy­a­do orga­ni­zadores que tra­ba­jan con nues­tra solu­ción de autodistribución:

Uni­ver­si­dades & Escuelas
Ofic­i­nas de turismo
Comités de empresa
Espa­cios cul­tur­ales & salas
Tien­das de dis­cos & clubs
Colab­o­radores locales…

Gra­cias a estos actores, puedes crear tu propia red de ven­ta man­te­nien­do al mis­mo tiem­po tu independencia.

El cross-selling y el upselling para maximizar los ingresos

Si has con­ven­ci­do a un futuro asis­tente de que com­pre una entra­da para tu even­to, ya has hecho lo más difí­cil. Una vez cap­ta­da su aten­ción, y toma­da la decisión de asi­s­tir a tu even­to, será más sen­cil­lo hac­er que aumente el importe de su car­ri­to ofre­cién­dole ser­vi­cios adicionales.

Con un soft­ware de ven­ta de entradas ade­cua­do, puedes com­ple­tar la expe­ri­en­cia de tu público.

Se te abren infini­tas posi­bil­i­dades, entre otras:

  • La ven­ta de una parcela de camp­ing para un even­to de var­ios días.
  • La pre­ven­ta de bebidas con descuento.
  • La pre­ven­ta de platos exclu­sivos y en can­ti­dades limitadas.
  • La inclusión de opciones premium.
  • La com­pra de acce­sos VIP.

La recogida de datos

Es impor­tante que ten­gas acce­so a los datos recogi­dos durante la ven­ta de entradas (nom­bre y apel­li­dos de los asis­tentes, direc­ción de correo elec­tróni­co, etc.).
Te recomen­damos que te ase­gures de ser el úni­co propi­etario de estos datos. De esta for­ma, te ase­guras de que la platafor­ma no los util­ice para atraer a tus com­peti­dores direc­tos. Por ejem­p­lo: tu base de datos de asis­tentes a tus fies­tas de músi­ca elec­tróni­ca sirve como base para pro­mo­cionar una fies­ta de la com­pe­ten­cia directa.

En un mun­do dig­i­tal­iza­do, es fun­da­men­tal mostrar interés por los datos. Estos te per­miten, entre otras cosas, imple­men­tar cam­pañas de comu­ni­cación espe­ciales, dirigi­das a seg­men­tos con­cre­tos de tu audi­en­cia. Gra­cias a la seg­mentación, puedes enviar un men­saje difer­ente a un asis­tente que acude todos los años a tu even­to des­de hace 5 años y a otro para el que esta será la segun­da edi­ción. Para obten­er los datos de tu even­to, analizar­los y explotar­los, puedes uti­lizar una her­ramien­ta com­ple­ta, como un CRM. Esta estrate­gia te per­mite, de nue­vo, fidelizar a los asis­tentes, ya que es más sen­cil­lo hac­er que vuel­van que atraer a nuevos asistentes.

Una vez recogi­dos los datos, es nece­sario analizar­los y explotar­los. Esto te permitirá:
Cono­cer a tu público
Comu­nicar el men­saje adecuado
Autom­a­ti­zar campañas
Pro­bar, innovar
Medir tu actividad

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