Cómo fijar el precio de las entradas de tu evento

Los orga­ni­zadores de even­tos tienen que con­tro­lar una mul­ti­tud de detalles y tomar muchas deci­siones. Entre ellas, la elec­ción del pre­cio de las entradas es cru­cial.  Si fijas un pre­cio de entradas demasi­a­do alto, puede que los asis­tentes deci­dan no com­prar y por lo tan­to perderás ingre­sos. Si por lo con­trario, vendes entradas a un pre­cio demasi­a­do bajo, puede que no generes ingre­sos sufi­cientes para cubrir tus gas­tos. Inclu­so podría dar la sen­sación a tu públi­co poten­cial de que tu even­to no es sufi­cien­te­mente intere­sante.

Para evi­tar eso y ayu­darte a ele­gir el pre­cio más ade­cua­do para las entradas de tu even­to, hemos selec­ciona­do los mejores prác­ti­cas de de los orga­ni­zadores que usan Weezevent.

Índice

1. Real­iza una pre­visión de costes

2. Fija el pre­cio de las entradas

3. Establece varias opciones de pre­cio

4. Elige la platafor­ma de ven­ta de entradas online ade­cua­da

1. Realiza una previsión de costes

Haz una lista de gastos realizados y pendientes

Lo sabes mejor que nadie: orga­ni­zar un even­to te obliga a hac­er muchas check­lists entre cuyos pun­tos se encuen­tra la decisión respec­to al pre­cio de las entradas. Empieza por crear cat­e­gorías de gas­tos y detal­la las par­tidas al máx­i­mo: comi­da, bebi­da, dec­o­ración, ani­ma­ciones, mate­r­i­al etc. No es el momen­to de decidir lo que vas a gas­tar o no, sino de hac­er una lista de todo lo que vas a nece­si­tar para orga­ni­zar tu even­to. 

Detalla tu presupuesto

Es el momen­to de tomar deci­siones respec­to a los costes. Puedes usar como base los pre­supuestos de even­tos que hayas orga­ni­za­do ante­ri­or­mente, tenien­do en cuen­ta los cam­bios que podría haber en fun­ción de los provee­dores. Pide un nue­vo pre­supuesto si crees que sus pre­cios pueden haber vari­a­do y tam­bién si hay par­tidas nuevas de costes. Por últi­mo, selec­ciona las par­tidas de costes estric­ta­mente nece­sarias. 

¡Ojo! Ten en cuen­ta el IVA que se apli­ca a tu even­to a la hora de hac­er tu pre­supuesto.

Hac­er una lista de los costes poten­ciales de tu even­to entran­do en detalles te dará una ima­gen bas­tante exac­ta de los ingre­sos que nece­si­tarás para cubrir tus gas­tos. Cuan­to más avances en la orga­ni­zación de tu even­to, mejor sabrás cómo equi­li­brar la bal­an­za gastos/ingresos y qué deci­siones estratég­i­cas tomar respec­to al pre­cio de tus entradas. 

Además, según el tipo de even­to, varía la fecha de anun­cio del pre­cio. Los even­tos de gran tamaño comu­ni­can sus pre­cios con var­ios meses de antelación. Los even­tos más pequeños lo sue­len hac­er sólo unas sem­anas antes del even­to. 

2. Fija el precio de las entradas

Compara los precios de eventos de la zona

Com­para los pre­cios de even­tos sim­i­lares que se cele­bren en la mis­ma ciu­dad o zona: en Face­book (sec­ción Even­tos o en la app Local), en las revis­tas locales, en inter­net, etc. No te cen­tres sólo en el pre­cio de ven­ta final, sino tam­bién en el públi­co obje­ti­vo, la local­ización exac­ta del even­to, su duración, los trans­portes, las activi­dades o los ponentes. Eso te per­mi­tirá ajus­tar el aforo tenien­do en cuen­ta otros even­tos sim­i­lares al tuyo. 

Crea un presupuesto equilibrado en gastos/ingresos

Plan­i­ficar un pre­supuesto equi­li­bra­do es el req­ui­si­to mín­i­mo a la hora de orga­ni­zar un even­to para gener­ar ingre­sos (o al menos de cubrir los gas­tos). 

Las aso­cia­ciones tienen menos interés en gener­ar ben­efi­cios ya que deben pre­sen­tar un pre­supuesto pre­vi­sion­al per­fec­ta­mente equi­li­bra­do para con­seguir sub­ven­ciones. Si vas a orga­ni­zar even­tos con reg­u­lar­i­dad, aspi­ra primero a lle­gar a un equi­lib­rio y luego inten­ta aumen­tar los ben­efi­cios en cada edi­ción. No cor­ras, la mejor for­ma de con­sol­i­dar tus even­tos es ir poco a poco. 

Toma la decisión basándote en toda la información 

Gastos realizados, costes previstos, precio de los eventos similares y equilibrio del presupuesto son las claves que te ayudarán a determinar el precio de venta de tus entradas. La fijación de tu estrategia de precios deberá basarse en todos estos elementos. 

3. Establece varias opciones de precio

Ofrece varios tipos de tickets o un escalonado de precios

Cada vez más even­tos real­izan acciones de pre-ven­ta efec­ti­vas gra­cias a una tar­i­fa “ear­ly bird”. La comu­ni­cación tiene que ser clara: «Com­pra tu entra­da aho­ra y ahór­rate un x % del pre­cio de la entra­da». Algunos even­tos uti­lizan una tar­i­fa ear­ly bird y luego una tar­i­fa gen­er­al. Otros van más allá y habil­i­tan 3 o 4 tar­i­fas difer­entes, que salen a la ven­ta en 3 o 4 peri­o­dos difer­entes. 

Aquí tienes un ejem­p­lo para un even­to que se cel­e­braría en julio del año N: 

• Julio – diciem­bre, año N‑1: sal­i­da a la ven­ta de la tar­i­fa very ear­ly bird con un des­cuen­to del 50%
• Enero-mayo, año N: sal­i­da a la ven­ta de la tar­i­fa ear­ly bird con un des­cuen­to del 30%
• Junio-julio, año N: sal­i­da a la ven­ta de la tar­i­fa last pro­mo­tion con un des­cuen­to del 15%
• Julio, año N: sal­i­da de la tar­i­fa reg­u­lar con el pre­cio nor­mal

Sólo es un ejem­p­lo: el número de tar­i­fas y la duración de las cam­pañas de pro­mo­ción pueden vari­ar. Tam­bién existe la posi­bil­i­dad de pon­er un pre­cio reduci­do para la ven­ta online y un pre­cio nor­mal para la ven­ta en taquil­la. Así se fomen­ta la ven­ta antic­i­pa­da, y por lo tan­to los ingre­sos antes del even­to, lo que te da más tran­quil­i­dad como orga­ni­zador. 

Igual­mente, puedes ofre­cer tar­i­fas reduci­das para los estu­di­antes, las per­sonas con movil­i­dad reduci­da, los seniors, los desem­plea­d­os o cualquier otra cat­e­goría que te parez­ca rel­e­vante. 

Ofrece una tarifa libre

¿Por qué deberías ser el úni­co en decidir el pre­cio de tus entradas? Los primeros intere­sa­dos, tus asis­tentes, tam­bién tienen algo que decir. Ofrece una tar­i­fa libre y deja que tu públi­co eli­ja el pre­cio que le parece jus­to. Es una ini­cia­ti­va que suele ten­er bue­na acogi­da y que incre­men­ta la con­fi­an­za del públi­co en tu orga­ni­zación.

Ofrece códigos promocionales

Haz felices a tus ami­gos, com­pañeros, provee­dores o clientes más fieles envián­doles códi­gos pro­mo­cionales. Son muy fáciles de con­fig­u­rar y te per­mi­tirán ganar vis­i­bil­i­dad y fidelizar a tu públi­co. 

4. Elige la plataforma de venta de entradas online adecuada

Elige una platafor­ma de ven­ta de entradas online que te per­mi­ta con­fig­u­rar difer­entes tar­i­fas y te ofrez­ca las her­ramien­tas nece­sarias y un aseso­ramien­to pro­fe­sion­al para estable­cer una estrate­gia de pre­cios efec­ti­va. Tam­bién debes val­o­rar que la platafor­ma te ofrez­ca la posi­bil­i­dad de vender y comu­nicar en dis­tin­tos canales —microsite, wid­get inte­gra­do en tu web—, que son tan impor­tantes como el pre­cio de tus entradas. 

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¡Nos vemos por weezevent.com!