Cómo fijar el precio de las entradas de tu evento

Cómo fijar el precio de las entradas de tu evento

Los organi­za­dores de eventos tienen que controlar una multitud de detalles y tomar muchas decisiones. Entre ellas, la elección del precio de las entradas es crucial.  Si fijas un precio de entradas demasiado alto, puede que los asistentes decidan no comprar y por lo tanto perderás ingresos. Si por lo contrario, vendes entradas a un precio demasiado bajo, puede que no generes ingresos suficientes para cubrir tus gastos. Incluso podría dar la sensación a tu público potencial de que tu evento no es suficien­te­mente intere­sante.

Para evitar eso y ayudarte a elegir el precio más adecuado para las entradas de tu evento, hemos selec­cionado los mejores prácticas de de los organi­za­dores que usan Weezevent.

Índice

1. Realiza una previsión de costes

2. Fija el precio de las entradas

3. Establece varias opciones de precio

4. Elige la plata­forma de venta de entradas online adecuada

1. Realiza una previsión de costes

Haz una lista de gastos realizados y pendientes

Lo sabes mejor que nadie: organizar un evento te obliga a hacer muchas checklists entre cuyos puntos se encuentra la decisión respecto al precio de las entradas. Empieza por crear categorías de gastos y detalla las partidas al máximo: comida, bebida, decoración, anima­ciones, material etc. No es el momento de decidir lo que vas a gastar o no, sino de hacer una lista de todo lo que vas a necesitar para organizar tu evento. 

Detalla tu presupuesto

Es el momento de tomar decisiones respecto a los costes. Puedes usar como base los presu­puestos de eventos que hayas organizado anterior­mente, teniendo en cuenta los cambios que podría haber en función de los provee­dores. Pide un nuevo presu­puesto si crees que sus precios pueden haber variado y también si hay partidas nuevas de costes. Por último, selec­ciona las partidas de costes estric­ta­mente necesarias. 

¡Ojo! Ten en cuenta el IVA que se aplica a tu evento a la hora de hacer tu presu­puesto.

Hacer una lista de los costes poten­ciales de tu evento entrando en detalles te dará una imagen bastante exacta de los ingresos que necesi­tarás para cubrir tus gastos. Cuanto más avances en la organi­zación de tu evento, mejor sabrás cómo equilibrar la balanza gastos/ingresos y qué decisiones estra­té­gicas tomar respecto al precio de tus entradas. 

Además, según el tipo de evento, varía la fecha de anuncio del precio. Los eventos de gran tamaño comunican sus precios con varios meses de antelación. Los eventos más pequeños lo suelen hacer sólo unas semanas antes del evento. 

2. Fija el precio de las entradas

Compara los precios de eventos de la zona

Compara los precios de eventos similares que se celebren en la misma ciudad o zona: en Facebook (sección Eventos o en la app Local), en las revistas locales, en internet, etc. No te centres sólo en el precio de venta final, sino también en el público objetivo, la locali­zación exacta del evento, su duración, los trans­portes, las activi­dades o los ponentes. Eso te permitirá ajustar el aforo teniendo en cuenta otros eventos similares al tuyo. 

Crea un presupuesto equilibrado en gastos/ingresos

Plani­ficar un presu­puesto equili­brado es el requisito mínimo a la hora de organizar un evento para generar ingresos (o al menos de cubrir los gastos). 

Las asocia­ciones tienen menos interés en generar beneficios ya que deben presentar un presu­puesto previ­sional perfec­ta­mente equili­brado para conseguir subven­ciones. Si vas a organizar eventos con regula­ridad, aspira primero a llegar a un equilibrio y luego intenta aumentar los beneficios en cada edición. No corras, la mejor forma de conso­lidar tus eventos es ir poco a poco. 

Toma la decisión basándote en toda la información 

Gastos realizados, costes previstos, precio de los eventos similares y equilibrio del presupuesto son las claves que te ayudarán a determinar el precio de venta de tus entradas. La fijación de tu estrategia de precios deberá basarse en todos estos elementos. 

3. Establece varias opciones de precio

Ofrece varios tipos de tickets o un escalonado de precios

Cada vez más eventos realizan acciones de pre-venta efectivas gracias a una tarifa “early bird”. La comuni­cación tiene que ser clara: «Compra tu entrada ahora y ahórrate un x % del precio de la entrada». Algunos eventos utilizan una tarifa early bird y luego una tarifa general. Otros van más allá y habilitan 3 o 4 tarifas diferentes, que salen a la venta en 3 o 4 periodos diferentes. 

Aquí tienes un ejemplo para un evento que se celebraría en julio del año N: 

  • Julio – diciembre, año N‑1: salida a la venta de la tarifa very early bird con un descuento del 50%
  • Enero-mayo, año N: salida a la venta de la tarifa early bird con un descuento del 30%
  • Junio-julio, año N: salida a la venta de la tarifa last promotion con un descuento del 15%
  • Julio, año N: salida de la tarifa regular con el precio normal

Sólo es un ejemplo: el número de tarifas y la duración de las campañas de promoción pueden variar. También existe la posibi­lidad de poner un precio reducido para la venta online y un precio normal para la venta en taquilla. Así se fomenta la venta anticipada, y por lo tanto los ingresos antes del evento, lo que te da más tranqui­lidad como organi­zador. 

Igual­mente, puedes ofrecer tarifas reducidas para los estudiantes, las personas con movilidad reducida, los seniors, los desem­pleados o cualquier otra categoría que te parezca relevante. 

Ofrece una tarifa libre

¿Por qué deberías ser el único en decidir el precio de tus entradas? Los primeros intere­sados, tus asistentes, también tienen algo que decir. Ofrece una tarifa libre y deja que tu público elija el precio que le parece justo. Es una iniciativa que suele tener buena acogida y que incre­menta la confianza del público en tu organi­zación.

Ofrece códigos promocionales

Haz felices a tus amigos, compa­ñeros, provee­dores o clientes más fieles envián­doles códigos promo­cio­nales. Son muy fáciles de confi­gurar y te permi­tirán ganar visibi­lidad y fidelizar a tu público. 

4. Elige la plataforma de venta de entradas online adecuada

Elige una plata­forma de venta de entradas online que te permita confi­gurar diferentes tarifas y te ofrezca las herra­mientas necesarias y un aseso­ra­miento profe­sional para establecer una estra­tegia de precios efectiva. También debes valorar que la plata­forma te ofrezca la posibi­lidad de vender y comunicar en distintos canales —microsite, widget integrado en tu web—, que son tan impor­tantes como el precio de tus entradas. 

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