10 pasos para conseguir y gestionar un equipo de voluntarios

10 pasos para conseguir y gestionar un equipo de voluntarios

¿Se acer­ca la fecha de tu even­to? Inde­pen­di­en­te­mente del for­ma­to, es posi­ble que nece­sites más ayu­da de la que puedes pagar. ¡Aquí entran en juego los vol­un­tar­ios! Con una plan­i­fi­cación efi­caz, bue­nas rela­ciones y una comu­ni­cación exce­lente, podrás crear un equipo de vol­un­tar­ios que te ayu­den para que tu even­to sea un éxito.

Como orga­ni­zador de even­tos, es tu tarea reclu­tar, for­mar y ges­tionar un equipo de los vol­un­tar­ios que nece­si­tas. Aquí encon­trarás 10 pasos clave para crear y ges­tionar un equipo de vol­un­tar­ios efi­caz para tu evento.

Índice

  1. Definir tus necesi­dades con precisión
  2. Asig­nar roles y responsabilidades
  3. Dar razones para hac­er voluntariado
  4. Bus­car vol­un­tar­ios potenciales
  5. Entre­vis­tar a los can­didatos seleccionados
  6. Comu­nicar de for­ma clara y regular
  7. For­mar cor­rec­ta­mente a los voluntarios
  8. Infor­marse sobre la legislación
  9. Estar aten­to el día D
  10. Agrade­cer como es debido

1. Definir tus necesidades con precisión

¿Por qué nece­si­tas vol­un­tar­ios —antes, durante y después de tu even­to—? El primer paso para crear un equipo de vol­un­tar­ios con­siste en deter­mi­nar de qué nece­si­tas que se encar­guen. Crea una lista con las tar­eas que habrá que realizar durante tu even­to y las com­pe­ten­cias nece­sarias para lle­var­las a cabo.

Ten en cuen­ta qué tipos de per­son­al­i­dades nece­si­tas reclu­tar. Si tienes que vender pro­duc­tos, ten­drás que encon­trar per­sonas extro­ver­tidas. Es prob­a­ble que tam­bién nece­sites vol­un­tar­ios con cier­tas capaci­dades físi­cas especí­fi­cas. Por ejem­p­lo, es habit­u­al ten­er que lev­an­tar obje­tos pesa­dos o quedarse de pie durante lar­gos peri­o­dos de tiempo.

2. Asignar roles y responsabilidades

Una vez definidas tus necesi­dades, es hora de con­ver­tir­las en roles y respon­s­abil­i­dades. Exam­i­na tu lista de necesi­dades y bus­ca ele­men­tos que se puedan agru­par. Crea cat­e­gorías con sub-equipos en fun­ción de las tar­eas del puesto: taquil­la, gestión de entradas, logís­ti­ca, comu­ni­cación, ves­tu­ario, etc.

A con­tin­uación, puedes retomar esta infor­ma­ción y redac­tar descrip­ciones del puesto para cada rol. Asegúrate de incluir las respon­s­abil­i­dades, com­pe­ten­cias o conocimien­tos nece­sar­ios para realizar las tar­eas y los pla­zos para ello.

El obje­ti­vo es definir las expec­ta­ti­vas de for­ma clara para que los vol­un­tar­ios puedan optar por los puestos que mejor les enca­jan. Cuan­to más detal­ladas sean las descrip­ciones, mejor. Es preferi­ble que un poten­cial vol­un­tario con una moti­vación baja hacia su puesto se vaya que con­tar con una per­sona que podría hac­er más mal que bien a tu evento.

3. Dar razones para hacer voluntariado

Pocas per­sonas se ofre­cen como vol­un­tar­ios para even­tos sin esper­ar nada a cam­bio. Tienes que dar­les una bue­na razón para hac­er vol­un­tari­a­do, ofre­cién­doles a cam­bio algo irre­sistible. En el caso de un fes­ti­val, puede tratarse de entradas gra­tu­itas. En un even­to pro­fe­sion­al puede ser escribir­les una car­ta de recomen­dación tras el evento.

No te con­tentes con ofre­cer lo que a ti te viene bien. Tienes que iden­ti­ficar lo que ani­maría a poten­ciales vol­un­tar­ios a unirse a tu aven­tu­ra. ¿Qué ven­ta­jas o expe­ri­en­cias que apre­cia­rían y con un val­or igual o supe­ri­or al tiem­po pasa­do tra­ba­jan­do en tu even­to les puedes ofrecer?

4. Buscar voluntarios potenciales

Real­iza un anun­cio en difer­entes soportes como tu pági­na web o en redes sociales solic­i­tan­do can­di­dat­uras. Crea un for­mu­la­rio solic­i­tan­do los datos prin­ci­pales y deja claro des­de el prin­ci­pio que se tra­ta de vol­un­tari­a­do, es decir, que no hay remu­neración económi­ca, para evi­tar cualquier malentendido.

La comu­nidad local tam­bién es un sitio en el que bus­car vol­un­tar­ios. Pide con­se­jos al recin­to en el que se cel­e­brará tu even­to. Puedes pon­erte en con­tac­to con el ayun­tamien­to o con pren­sa y radio locales para pedir que se hagan eco.

5. Entrevistar a los candidatos seleccionados

Cuan­do empiezas a recibir can­di­dat­uras de vol­un­tar­ios, es impor­tante ase­gu­rarse de que optan al rol que mejor les enca­ja en fun­ción de sus capaci­dades e intere­ses. Puedes preparar un cues­tionario pre­vio que incluir en tu web para diri­gir a cada per­fil al rol más adecuado.

Tras haber selec­ciona­do los per­files más intere­santes, plantea un encuen­tro en el que explicar el fun­cionamien­to y otros pun­tos impor­tantes sobre tu even­to y la labor de los vol­un­tar­ios: hora, lugar, mate­r­i­al, for­ma de vestir, etc., además de explicar las tar­eas que ten­drán que realizar.

Si no tienes tiem­po para entre­vis­tar en per­sona a cada vol­un­tario (lo que suele ocur­rir en grandes even­tos), como mín­i­mo, uti­liza el cues­tionario pre­vio y entre­vista a los can­didatos por telé­fono o video­con­fer­en­cia. No olvides pre­gun­tar­les el rol que les gus­taría ocu­par. No porque una per­sona sea exper­ta en mar­ket­ing va a quer­er realizar esa fun­ción en tu even­to. ¡Podría quer­er hac­er algo com­ple­ta­mente difer­ente! Si puedes, dale la opción de realizar la tarea que pre­fiera y estará mucho más sat­is­fecha de su expe­ri­en­cia de vol­un­tari­a­do. Esto es impor­tante para fidelizar a per­sonas para tu equipo.

6. Comunicar de forma clara y regular

Una bue­na comu­ni­cación es fun­da­men­tal para crear un equipo de vol­un­tar­ios efi­caz. Tienes que comu­nicar con fre­cuen­cia con todos los vol­un­tar­ios para que estén al cor­ri­ente de todo lo que podría afec­tar­les durante el even­to. Una comu­ni­cación fre­cuente les impli­ca y per­mite estable­cer una relación que reducirá los contratiempos.

Orga­ni­za reuniones de equipo por vide­ol­la­ma­da con reg­u­lar­i­dad. Para equipos grandes, puedes uti­lizar una her­ramien­ta como Slack para man­ten­er a todo el mun­do al cor­ri­ente de todos los avances y Trel­lo o Asana para ges­tionar tar­eas y proyectos.

7. Formar correctamente a los voluntarios

La for­ma­ción de cada vol­un­tario es fun­da­men­tal. Tienen que cono­cer las tar­eas que tienen asig­nadas, los pla­zos, a quién diri­girse para obten­er ayu­da, su plan para el día del even­to y los planes de urgen­cia. Tienes que ase­gu­rarte de que dispon­gan de todas las her­ramien­tas nece­sarias para hac­er su tra­ba­jo y que sep­an cómo utilizarlas.

Además, los vol­un­tar­ios tienen que ten­er claro lo que se espera de ellos en cuan­to a con­duc­ta, ves­tu­ario, etc. Fór­males en cómo avis­ar de prob­le­mas y tratar­los en fun­ción de los inter­locu­tores: com­pradores de entradas, vende­dores, invi­ta­dos VIP, artis­tas, etc.

Si no se pre­sen­tan, lle­gan tarde o no real­izan bien sus tar­eas, tienen que saber que eso tiene con­se­cuen­cias. No olvides tam­poco infor­mar­les de los datos prác­ti­cos como dónde aparcar el día del even­to, la comi­da que tienen a su dis­posi­ción, las pausas, etc.

8. Informarse sobre la legislación

Aunque los vol­un­tar­ios no sean tus emplea­d­os, existe un mar­co legal que hay que respetar. Sé rig­uroso e infór­mate y respe­ta la leg­is­lación sobre el vol­un­tari­a­do estatal y de tu comu­nidad autóno­ma, antes de empezar a redac­tar las descrip­ciones de los puestos y reclu­tar personas.

Segu­ra­mente tam­bién ten­drás que con­tar con un seguro para los vol­un­tar­ios, con­ced­er­les pausas tras cier­to número de horas de ser­vi­cio y ten en cuen­ta tam­bién que un vol­un­tario no puede reem­plazar a un tra­ba­jador contratado.

9. Estar atento el día D

Lle­ga el gran día. Asegúrate de que cada uno de tus vol­un­tar­ios está en su puesto. Si hay can­didatos que desisten a últi­ma hora, pien­sa en reclu­tar más vol­un­tar­ios la próx­i­ma vez para evi­tar sor­pre­sas desagradables.

Man­tente a la escucha de tus vol­un­tar­ios. Ofréce­les rec­om­pen­sas como la posi­bil­i­dad de dis­fru­tar del even­to al finalizar su turno o acce­so a comi­da y bebida.

Estos ele­men­tos darán ganas a los vol­un­tar­ios de volver a vivir la expe­ri­en­cia en tu próx­i­mo evento.

10. Agradecer como es debido

Tus vol­un­tar­ios esper­an agradec­imien­tos autén­ti­cos, en per­sona, por e‑mail o por telé­fono. Diles cuán­to te han ayu­da­do y que el even­to ha podi­do ser un éxi­to gra­cias a ellos. Per­son­al­iza los agradec­imien­tos ya que tus vol­un­tar­ios son úni­cos y quieren sen­tir que su tiem­po ha sido útil.

Ya sabes cómo con­seguir y ges­tionar un equipo de vol­un­tar­ios. Para todo lo demás, hazte la vida más fácil con una platafor­ma de ven­ta de entradas todo en uno y dis­fru­ta de un con­trol de acce­so flu­i­do e inclu­so de un sis­tema de pago cash­less. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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