Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

A la hora de orga­ni­zar un even­to, hay muchas tar­eas para las que es nece­sario recur­rir a pro­fe­sion­ales exter­nos. Segu­ra­mente ten­gas que bus­car el provee­dor idó­neo para la regiduría de tu even­to, los audio­vi­suales, la restau­ración, la ani­mación o tam­bién para la impre­sión de doc­u­mentación, la dec­o­ración o la ven­ta de entradas.

Cuan­do uno está orga­ni­zan­do su primer even­to, puede sen­tirse un poco solo en la búsque­da de provee­dores. Por eso, te con­ta­mos cuál es el pro­ce­so apropi­a­do para ele­gir a tus provee­dores.

Redactar un buen documento base (o brief)

El primer paso en la búsque­da de un provee­dor es redac­tar un doc­u­men­to base (tam­bién lla­ma­do brief o pliego de condi­ciones) com­ple­to, que incluya toda la infor­ma­ción nece­saria sobre el proyec­to y tus necesi­dades. De esta for­ma, recibirás prop­ues­tas lo más especí­fi­cas y adap­tadas posi­ble.

Deja claro el for­ma­to que quieres que ten­ga tu even­to. Especi­fi­ca la fecha, el públi­co obje­ti­vo (edad, sexo, pro­fe­sión, intere­ses…), tu obje­ti­vo en número de asis­tentes y el lugar.

Nar­ra la his­to­ria de tu proyecto/empresa. ¿Cómo nació el proyec­to? ¿Qué val­ores encar­na? ¿Cuál es la mis­ión de tu empresa/asociación? Describe los even­tos que tú o tu empre­sa habéis orga­ni­za­do… Cuan­to mejor te describas, mejor sabrán los «can­didatos» adap­tar su ofer­ta a tus necesi­dades.

Indi­ca de for­ma muy clara cuáles son los obje­tivos del even­to que quieres orga­ni­zar: acti­vación de mar­ca, tra­ba­jo artís­ti­co, obje­tivos aso­ci­a­dos a la ima­gen (val­ores, expe­ri­en­cia, conocimien­tos, espe­cial­ización…) o a darse a cono­cer (a niv­el local, region­al, nacional, inter­na­cional…).

En el últi­mo aparta­do del doc­u­men­to base, indi­ca el pre­supuesto del que dispones. Sé coher­ente con el resto del doc­u­men­to y no dudes en estable­cer una horquil­la para dar cier­to mar­gen de man­io­bra.

Primera selección: a quién envío el documento base

En inter­net, hay muchas platafor­mas que ponen en con­tac­to a orga­ni­zadores de even­tos y provee­dores. Lo difí­cil es saber cuál de ellos es el mejor para tu even­to.

Entra en estas platafor­mas y pro­cede a hac­er una primera selec­ción. Para hac­er­lo, fíjate en su expe­ri­en­cia y sus ref­er­en­cias para hac­erte una idea de su pro­fe­sion­al­i­dad. De entre los que te parez­can más apropi­a­dos, selec­ciona los que ten­gan unas tar­i­fas que entren en tu pre­supuesto y envíales tu doc­u­men­to base y com­para las ofer­tas, con espe­cial aten­ción a los pun­tos fun­da­men­tales y más críti­cos de la orga­ni­zación de tu even­to.

Las cualidades imprescindibles en un proveedor

Deberías recibir unas cuan­tas ofer­tas. La rapi­dez de la respues­ta puede ayu­darte con la selec­ción. Un provee­dor que tar­da mucho en con­tes­tar a una solic­i­tud de pre­supuesto puede que no te dé mucha con­fi­an­za en los momen­tos de prisas inevita­bles en la orga­ni­zación de even­tos.

Hay 3 cual­i­dades impre­scindibles en cualquier provee­dor: capaci­dad de reac­ción, disponi­bil­i­dad y adapt­abil­i­dad.

Para que todo vaya bien en tu even­to, ten­drás que crear una autén­ti­ca relación de con­fi­an­za y ayu­da mutua con tus provee­dores. Val­o­ra el detalle de los provee­dores que trat­en de pon­erse en con­tac­to con­ti­go por telé­fono, ¿por qué no reunirte con ellos en per­sona? Así podrás ver más clara­mente qué sen­sación te trans­miten. Es impor­tante estar a gus­to y poder pre­gun­tar todo lo que nece­sites. Espe­cial­mente para algunos temas téc­ni­cos, es tan impor­tante con­tar con acom­pañamien­to como con la prestación en sí.

Com­para los difer­entes pre­supuestos y com­prue­ba que respon­den com­ple­ta­mente a los expuesto en tu doc­u­men­to base. Tras una últi­ma búsque­da de opin­iones en Google, escoge dos opciones de provee­dor. De esta for­ma, ten­drás a quién con­tac­tar en caso de emer­gen­cia o cualquier prob­le­ma y estarás prepara­do para cualquier impre­vis­to.

Después del even­to, es nece­sario que hagáis un informe sobre vues­tras respec­ti­vas visiones del proyec­to. Enu­mer­ad los pun­tos que hay que mejo­rar y los que hay que man­ten­er igual. Esto te ayu­dará a saber a quién lla­mar para tu próx­i­mo even­to.
Deja la puer­ta abier­ta a otras ofer­tas. Man­ten­er una ampli­tud de miras te ayu­dará a empren­der con serenidad la fase de búsque­da de provee­dores con serenidad cada año.

¡Nos vemos por weezevent.com!


Tam­bién te puede intere­sar:
¿Cómo con­si­go un patroci­nador para mi even­to?
Taller, gala, feria, bono rega­lo, dona­ti­vo… ¡La taquil­la vir­tu­al para todos!

Comparte este artículo en