Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

A la hora de organizar un evento, hay muchas tareas para las que es necesario recurrir a profe­sio­nales externos. Segura­mente tengas que buscar el proveedor idóneo para la regiduría de tu evento, los audio­vi­suales, la restau­ración, la animación o también para la impresión de documen­tación, la decoración o la venta de entradas.

Cuando uno está organi­zando su primer evento, puede sentirse un poco solo en la búsqueda de provee­dores. Por eso, te contamos cuál es el proceso apropiado para elegir a tus provee­dores.

Redactar un buen documento base (o brief)

El primer paso en la búsqueda de un proveedor es redactar un documento base (también llamado brief o pliego de condi­ciones) completo, que incluya toda la infor­mación necesaria sobre el proyecto y tus necesi­dades. De esta forma, recibirás propuestas lo más especí­ficas y adaptadas posible.

Deja claro el formato que quieres que tenga tu evento. Especifica la fecha, el público objetivo (edad, sexo, profesión, intereses…), tu objetivo en número de asistentes y el lugar.

Narra la historia de tu proyecto/empresa. ¿Cómo nació el proyecto? ¿Qué valores encarna? ¿Cuál es la misión de tu empresa/asociación? Describe los eventos que tú o tu empresa habéis organizado… Cuanto mejor te describas, mejor sabrán los «candi­datos» adaptar su oferta a tus necesi­dades.

Indica de forma muy clara cuáles son los objetivos del evento que quieres organizar: activación de marca, trabajo artístico, objetivos asociados a la imagen (valores, experiencia, conoci­mientos, especia­li­zación…) o a darse a conocer (a nivel local, regional, nacional, inter­na­cional…).

En el último apartado del documento base, indica el presu­puesto del que dispones. Sé coherente con el resto del documento y no dudes en establecer una horquilla para dar cierto margen de maniobra.

Primera selección: a quién envío el documento base

En internet, hay muchas plata­formas que ponen en contacto a organi­za­dores de eventos y provee­dores. Lo difícil es saber cuál de ellos es el mejor para tu evento.

Entra en estas plata­formas y procede a hacer una primera selección. Para hacerlo, fíjate en su experiencia y sus referencias para hacerte una idea de su profe­sio­na­lidad. De entre los que te parezcan más apropiados, selec­ciona los que tengan unas tarifas que entren en tu presu­puesto y envíales tu documento base y compara las ofertas, con especial atención a los puntos funda­men­tales y más críticos de la organi­zación de tu evento.

Las cualidades imprescindibles en un proveedor

Deberías recibir unas cuantas ofertas. La rapidez de la respuesta puede ayudarte con la selección. Un proveedor que tarda mucho en contestar a una solicitud de presu­puesto puede que no te dé mucha confianza en los momentos de prisas inevi­tables en la organi­zación de eventos.

Hay 3 cuali­dades impres­cin­dibles en cualquier proveedor: capacidad de reacción, dispo­ni­bi­lidad y adapta­bi­lidad.

Para que todo vaya bien en tu evento, tendrás que crear una auténtica relación de confianza y ayuda mutua con tus provee­dores. Valora el detalle de los provee­dores que traten de ponerse en contacto contigo por teléfono, ¿por qué no reunirte con ellos en persona? Así podrás ver más clara­mente qué sensación te trans­miten. Es impor­tante estar a gusto y poder preguntar todo lo que necesites. Especial­mente para algunos temas técnicos, es tan impor­tante contar con acompa­ña­miento como con la prestación en sí.

Compara los diferentes presu­puestos y comprueba que responden comple­ta­mente a los expuesto en tu documento base. Tras una última búsqueda de opiniones en Google, escoge dos opciones de proveedor. De esta forma, tendrás a quién contactar en caso de emergencia o cualquier problema y estarás preparado para cualquier impre­visto.

Después del evento, es necesario que hagáis un informe sobre vuestras respec­tivas visiones del proyecto. Enumerad los puntos que hay que mejorar y los que hay que mantener igual. Esto te ayudará a saber a quién llamar para tu próximo evento.
Deja la puerta abierta a otras ofertas. Mantener una amplitud de miras te ayudará a emprender con serenidad la fase de búsqueda de provee­dores con serenidad cada año.

¡Nos vemos por weezevent.com!


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