Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

Cómo elegir adecuadamente los proveedores para tu evento

A la hora de orga­ni­zar un even­to, hay muchas tareas para las que es nece­sa­rio recu­rrir a pro­fe­sio­na­les exter­nos. Segu­ra­men­te ten­gas que bus­car el pro­vee­dor idó­neo para la regi­du­ría de tu even­to, los audio­vi­sua­les, la res­tau­ra­ción, la ani­ma­ción o tam­bién para la impre­sión de docu­men­ta­ción, la deco­ra­ción o la ven­ta de entra­das.

Cuan­do uno está orga­ni­zan­do su pri­mer even­to, pue­de sen­tir­se un poco solo en la bús­que­da de pro­vee­do­res. Por eso, te con­ta­mos cuál es el pro­ce­so apro­pia­do para ele­gir a tus pro­vee­do­res.

Redactar un buen documento base (o brief)

El pri­mer paso en la bús­que­da de un pro­vee­dor es redac­tar un docu­men­to base (tam­bién lla­ma­do brief o plie­go de con­di­cio­nes) com­ple­to, que inclu­ya toda la infor­ma­ción nece­sa­ria sobre el pro­yec­to y tus nece­si­da­des. De esta for­ma, reci­bi­rás pro­pues­tas lo más espe­cí­fi­cas y adap­ta­das posi­ble.

Deja cla­ro el for­ma­to que quie­res que ten­ga tu even­to. Espe­ci­fi­ca la fecha, el públi­co obje­ti­vo (edad, sexo, pro­fe­sión, intere­ses…), tu obje­ti­vo en núme­ro de asis­ten­tes y el lugar.

Narra la his­to­ria de tu proyecto/empresa. ¿Cómo nació el pro­yec­to? ¿Qué valo­res encar­na? ¿Cuál es la misión de tu empresa/asociación? Des­cri­be los even­tos que tú o tu empre­sa habéis orga­ni­za­do… Cuan­to mejor te des­cri­bas, mejor sabrán los «can­di­da­tos» adap­tar su ofer­ta a tus nece­si­da­des.

Indi­ca de for­ma muy cla­ra cuá­les son los obje­ti­vos del even­to que quie­res orga­ni­zar: acti­va­ción de mar­ca, tra­ba­jo artís­ti­co, obje­ti­vos aso­cia­dos a la ima­gen (valo­res, expe­rien­cia, cono­ci­mien­tos, espe­cia­li­za­ción…) o a dar­se a cono­cer (a nivel local, regio­nal, nacio­nal, inter­na­cio­nal…).

En el últi­mo apar­ta­do del docu­men­to base, indi­ca el pre­su­pues­to del que dis­po­nes. Sé cohe­ren­te con el res­to del docu­men­to y no dudes en esta­ble­cer una hor­qui­lla para dar cier­to mar­gen de manio­bra.

Primera selección: a quién envío el documento base

En inter­net, hay muchas pla­ta­for­mas que ponen en con­tac­to a orga­ni­za­do­res de even­tos y pro­vee­do­res. Lo difí­cil es saber cuál de ellos es el mejor para tu even­to.

Entra en estas pla­ta­for­mas y pro­ce­de a hacer una pri­me­ra selec­ción. Para hacer­lo, fíja­te en su expe­rien­cia y sus refe­ren­cias para hacer­te una idea de su pro­fe­sio­na­li­dad. De entre los que te parez­can más apro­pia­dos, selec­cio­na los que ten­gan unas tari­fas que entren en tu pre­su­pues­to y envía­les tu docu­men­to base y com­pa­ra las ofer­tas, con espe­cial aten­ción a los pun­tos fun­da­men­ta­les y más crí­ti­cos de la orga­ni­za­ción de tu even­to.

Las cualidades imprescindibles en un proveedor

Debe­rías reci­bir unas cuan­tas ofer­tas. La rapi­dez de la res­pues­ta pue­de ayu­dar­te con la selec­ción. Un pro­vee­dor que tar­da mucho en con­tes­tar a una soli­ci­tud de pre­su­pues­to pue­de que no te dé mucha con­fian­za en los momen­tos de pri­sas inevi­ta­bles en la orga­ni­za­ción de even­tos.

Hay 3 cua­li­da­des impres­cin­di­bles en cual­quier pro­vee­dor: capa­ci­dad de reac­ción, dis­po­ni­bi­li­dad y adap­ta­bi­li­dad.

Para que todo vaya bien en tu even­to, ten­drás que crear una autén­ti­ca rela­ción de con­fian­za y ayu­da mutua con tus pro­vee­do­res. Valo­ra el deta­lle de los pro­vee­do­res que tra­ten de poner­se en con­tac­to con­ti­go por telé­fono, ¿por qué no reunir­te con ellos en per­so­na? Así podrás ver más cla­ra­men­te qué sen­sa­ción te trans­mi­ten. Es impor­tan­te estar a gus­to y poder pre­gun­tar todo lo que nece­si­tes. Espe­cial­men­te para algu­nos temas téc­ni­cos, es tan impor­tan­te con­tar con acom­pa­ña­mien­to como con la pres­ta­ción en sí.

Com­pa­ra los dife­ren­tes pre­su­pues­tos y com­prue­ba que res­pon­den com­ple­ta­men­te a los expues­to en tu docu­men­to base. Tras una últi­ma bús­que­da de opi­nio­nes en Goo­gle, esco­ge dos opcio­nes de pro­vee­dor. De esta for­ma, ten­drás a quién con­tac­tar en caso de emer­gen­cia o cual­quier pro­ble­ma y esta­rás pre­pa­ra­do para cual­quier impre­vis­to.

Des­pués del even­to, es nece­sa­rio que hagáis un infor­me sobre vues­tras res­pec­ti­vas visio­nes del pro­yec­to. Enu­me­rad los pun­tos que hay que mejo­rar y los que hay que man­te­ner igual. Esto te ayu­da­rá a saber a quién lla­mar para tu pró­xi­mo even­to.
Deja la puer­ta abier­ta a otras ofer­tas. Man­te­ner una ampli­tud de miras te ayu­da­rá a empren­der con sere­ni­dad la fase de bús­que­da de pro­vee­do­res con sere­ni­dad cada año.

¡Nos vemos por weezevent.com!


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