Cómo conseguir patrocinadores para tu evento

¿Tienes grandes expec­ta­ti­vas para el futuro de tu even­to? ¿Quieres atraer más asis­tentes todavía? ¡El patrocinio puede ser la clave!

1. Cómo elegir el mejor patrocinador para tu evento

Antes de con­tac­tar con poten­ciales patroci­nadores, tienes que saber cómo con­vencer­los para que se involu­cren en tu proyec­to: ¡es impre­scindible apelar a su mar­ca!

Empieza por hac­er una lista de lo que vues­tras mar­cas tienen en común: una pasión, un com­pro­miso… Esto es lo primero que lla­ma la aten­ción de una empre­sa a la hora de intere­sarse por tu proyec­to.

Tam­bién tienes que ten­er claras cuáles son tus necesi­dades, y por tan­to qué les vas a pedir: finan­ciación, vis­i­bil­i­dad, equipamien­to… y, por supuesto, ¡lo que les vas a ofre­cer en con­tra­parti­da!

Tipos de patrocinio

En fun­ción de tus necesi­dades, hay dis­tin­tas for­mas posi­bles de patrocinio:

• Patrocinio financiero: La empre­sa patroci­nado­ra colab­o­ra en la finan­ciación de tu even­to a cam­bio de vis­i­bil­i­dad, en difer­entes espa­cios y soportes, apare­cien­do en un tamaño pro­por­cional a su impli­cación económi­ca.
• Patrocinio mate­r­i­al: En la orga­ni­zación de un even­to se nece­si­ta muchísi­mo mate­r­i­al: esce­nar­ios, carpas, vasos, mobil­iario para bar­ras y zonas “chill out”, dec­o­ración… Con este tipo de patrocinio, las mar­cas pro­por­cio­nan parte de este mate­r­i­al, aligeran­do así la fac­tura del orga­ni­zador. En este tipo de acuer­do, la vis­i­bil­i­dad del patroci­nador está implíci­ta: puede colo­car su logotipo direc­ta­mente en el mate­r­i­al pro­por­ciona­do, lo que le otor­ga el con­trol sobre su propia vis­i­bil­i­dad durante el even­to.
• Patrocinio en for­ma de ser­vi­cio: Igual que ocurre con el mate­r­i­al, un even­to con­ll­e­va tam­bién muchos gas­tos en ser­vi­cios: rela­ciona­dos con la pub­li­ci­dad (espa­cios pub­lic­i­tar­ios en medios de comu­ni­cación, creación de una pági­na web…), con la seguri­dad, el alquil­er de un espa­cio… De nue­vo, una bue­na for­ma de reducir estos gas­tos es lle­gar a acuer­dos con empre­sas locales. Los even­tos son una exce­lente platafor­ma de comu­ni­cación para estas empre­sas o, en el caso de los medios de comu­ni­cación (colab­o­radores fre­cuentes en este tipo de patrocinio), una estu­pen­da fuente de con­tenido exclu­si­vo. Así, puedes ofre­cer vis­i­bil­i­dad a los medios y pedirles en con­tra­parti­da espa­cios pub­lic­i­tar­ios que per­mi­tan que tu even­to llegue a muchos más asis­tentes poten­ciales. Ten siem­pre cuida­do de escoger bien a qué medios diri­girte en fun­ción de tu públi­co obje­ti­vo, y de no colab­o­rar con medios que sean com­pe­ten­cia entre sí.

Posibles objetivos de tus patrocinadores, en los que poner el foco

La decisión de una empre­sa de involu­crarse como patroci­nado­ra puede estar moti­va­da por obje­tivos muy diver­sos: fidelizar clientes, crear o mejo­rar su ima­gen de mar­ca, con­seguir nuevos clientes…

Estos posi­bles obje­tivos están engloba­dos prin­ci­pal­mente en tres tipos:

• Noto­riedad: La empre­sa quiere lle­gar al máx­i­mo de per­sonas; quiere que la vean y que se que­den con su mar­ca.
• Ima­gen: La empre­sa quiere tra­ba­jar su iden­ti­dad de mar­ca; quiere que sus clientes actuales y poten­ciales la aso­cien con una idea o una causa en con­cre­to.
• Captación: La empre­sa quiere con­seguir nuevos clientes y aprovecha el even­to para pre­sen­tar sus ser­vi­cios o intro­ducirse en un nue­vo nicho de mer­ca­do.

Inves­ti­ga bien la empre­sa que quieres que te patrocine. Empieza por su pági­na web, y asegúrate de enten­der bien su proyec­to, su iden­ti­dad… El obje­ti­vo es encon­trar todos los pun­tos que pue­da ten­er en común con tu even­to. ¿Qué te puede apor­tar esa mar­ca, y qué le puedes ofre­cer en con­tra­parti­da? Haz lo mis­mo con todos los poten­ciales patroci­nadores que hayas selec­ciona­do.

Si es la primera edición de tu evento

Si estás bus­can­do un patroci­nador para la primera edi­ción de tu even­to, no tiene sen­ti­do que mires demasi­a­do alto. Lo impor­tante no es el tamaño del patroci­nador sino su impli­cación en el proyec­to. Muchas veces, una empre­sa pequeña se com­pro­m­ete más, y por tan­to se impli­ca más que una grande.

2. ¿Cuál es tu atractivo? ¿Qué puedes ofrecer a la marca?

Haz una esti­mación de la audi­en­cia de tu even­to y de su cober­tu­ra mediáti­ca. Estos datos, bien cuan­tifi­ca­dos, son un gran atrac­ti­vo para los patroci­nadores poten­ciales; puedes des­per­tar su interés por la vis­i­bil­i­dad que les ofre­ces.

¿Cuál es la his­to­ria de tu even­to que quieres con­tar? ¿Qué val­ores quieres trans­mi­tir con tu even­to? Si con­sigues encon­trar coin­ci­den­cias entre tus val­ores y los de la mar­ca, tienes un argu­men­to muy potente: ¡ayu­darás a la empre­sa a con­sol­i­dar o reforzar su ima­gen de mar­ca! 

La empre­sa patroci­nado­ra podría inclu­so hac­er algu­na acción de acti­vación de mar­ca durante el even­to como repar­tir good­ies, tomar la pal­abra en algún momen­to… ¡todo lo que se te ocur­ra!

Haz una esti­mación de cuán­tos espa­cios le ofre­cerás y, si puedes, esti­ma tam­bién cuán­tas per­sonas estarán expues­tas al logotipo o al eslo­gan de la mar­ca. Esto te per­mite destacar y dar más val­or a estos espa­cios (ten en cuen­ta tan­to los espa­cios físi­cos como los vir­tuales: des­de un car­tel en el lugar del even­to has­ta un ban­ner en tu pági­na web).

3. ¿Cómo crear un dossier de patrocinio?

Cuan­do ya has iden­ti­fi­ca­do la o las mar­cas que enca­jan con tu proyec­to, toca pasar a la sigu­iente fase: elab­o­rar tu prop­ues­ta de patrocinio.

¿Qué formato utilizar para el dossier de patrocinio?

Tienes que con­ce­bir­la como si se tratase de una prop­ues­ta com­er­cial: hazla visual­mente atrac­ti­va y fácil de leer, incluye info­grafías e imá­genes, asegúrate de que ten­ga una iden­ti­dad grá­fi­ca clara, cuida­da y bien iden­ti­fi­ca­ble. El con­tenido tiene que ser exhaus­ti­vo pero con­ciso.

No infraval­ores la maque­tación de tu dossier de patrocinio. Este tiene que ser claro, atrac­ti­vo y com­ple­to. Puedes con­tratar a un pro­fe­sion­al de la maque­tación y el dis­eño grá­fi­co o la direc­ción de arte para ayu­darte con esta tarea.

Si dom­i­nas las her­ramien­tas de dis­eño grá­fi­co, puedes inspi­rarte y adap­tar plan­til­las de dossiers de patrocinio disponibles en inter­net.

¿Qué ha de contener el dossier de patrocinio?

• Pre­sentación de la orga­ni­zación y del equipo: ¿Quiénes somos? ¿Qué hace­mos? ¿Des­de cuán­do? ¿Cuáles son nue­stros obje­tivos?
• Pre­sentación detal­la­da del proyec­to: ¿En qué con­siste? ¿Cuáles son sus obje­tivos? ¿Cuál es su iden­ti­dad? ¿Cuál es el públi­co obje­ti­vo? ¿Qué acuer­dos de patrocinio están ya cer­ra­dos? ¿Cuál es el plan de comu­ni­cación? ¿Con qué medios vamos a tra­ba­jar? ¿Cuál es el tamaño del even­to y de las insta­la­ciones donde ten­drá lugar? ¿Es un even­to pun­tu­al o recur­rente? Si no es la primera edi­ción, es bue­na idea incluir los datos de la reper­cusión mediáti­ca de la últi­ma edi­ción. Es impor­tante pro­por­cionar toda la infor­ma­ción que incluirías en un dossier de pren­sa (his­to­ria, proyec­ción de futuro, pro­gra­ma, colab­o­radores, infor­ma­ción prác­ti­ca…), pero tenien­do en cuen­ta que está dirigi­da a una mar­ca.
• Tus necesi­dades: ¿Por qué y para qué nece­si­ta­mos patroci­nadores? Finan­ciación, vis­i­bil­i­dad, mate­r­i­al… Pon aten­ción en jus­ti­ficar y des­glosar al máx­i­mo cada necesi­dad, con cifras detal­ladas y aso­ci­adas a obje­tivos con­cre­tos y fácil­mente com­pren­si­bles. Así, cada patroci­nador sabrá en qué está con­tribuyen­do exac­ta­mente. No olvides dejar bien claro lo que estás dis­puesto a ofre­cer en con­tra­parti­da.
• Tu ofer­ta: ¿Qué ben­efi­cios obten­drá la mar­ca si te patroci­na? ¿Qué obje­tivos con­cre­tos cubrirás? ¿Cómo se va a mate­ri­alizar todo esto en tu even­to? ¿En qué espa­cios con­cre­tos se dará vis­i­bil­i­dad a la mar­ca (incluye, si puedes, una esti­mación de las per­sonas que estarán expues­tas a la mar­ca en fun­ción del soporte o la ubi­cación)? ¿Tu prop­ues­ta se basa en sim­ples carte­les con el logotipo o incluye activi­dades que puede orga­ni­zar la mar­ca para ten­er un impacto más focal­iza­do? Las posi­bil­i­dades son ilim­i­tadas; inten­ta con­quis­tar a las empre­sas dán­doles bue­nas razones para colab­o­rar con tu proyec­to. Propón difer­entes opciones de colab­o­ración pre­sen­tadas en packs, de for­ma que tu ofer­ta sea más clara y fácil de leer.

¿Qué ofrecer a los potenciales patrocinadores?

Aquí tienes algunos ejem­p­los de con­tra­partidas que puedes ofre­cer a los patroci­nadores poten­ciales:

• Soportes pub­lic­i­tar­ios: Todos tus soportes pub­lic­i­tar­ios son sus­cep­ti­bles de ser­lo tam­bién para tus patroci­nadores: fly­ers, carte­les, vídeos, tu pági­na web, el pro­gra­ma de tu even­to (podrías inclu­so ofre­cer­les una pági­na entera en el pro­gra­ma de mano para explicar lo que hacen, dán­doles una vis­i­bil­i­dad aún may­or), etc.
• Per­son­al­ización com­ple­ta de algún espa­cio: Muchas mar­cas, espe­cial­mente las de comi­da o bebi­da, están acos­tum­bradas a per­son­alizar com­ple­ta­mente un pun­to de ven­ta con sus col­ores cor­po­ra­tivos y a su ima­gen. Con este sis­tema, te estarían pro­por­cio­nan­do mate­r­i­al, y son ellos quienes deci­den la for­ma conc­re­ta de pre­sen­tar su logo en tu even­to.
• Dis­tribu­ción de good­ies: Una fór­mu­la sat­is­fac­to­ria para todos puede ser que las mar­cas dis­tribuyan pequeños rega­los o mues­tras en tu even­to. A la mar­ca le intere­sa este tipo de acción, porque le per­mite entrar en con­tac­to con clientes poten­ciales al tiem­po que tam­bién te ben­e­fi­cia a ti y a los asis­tentes de tu even­to.
• Jue­gos y con­cur­sos: Puedes pro­pon­er a los medios de comu­ni­cación o a otros colab­o­radores que hagan con­cur­sos en las redes sociales, ofre­cien­do la posi­bil­i­dad de ganar, por ejem­p­lo, good­ies o entradas. Los con­cur­sos de tipo “dale a ‘me gus­ta’, com­parte y comen­ta el post para con­seguir un rega­lo” son una for­ma estu­pen­da de aumen­tar tu vis­i­bil­i­dad de for­ma con­sid­er­able, y de lle­gar a un públi­co al que no hubieras tenido acce­so por tus pro­pios medios, y lo mis­mo les ocurre a tus colab­o­radores.

4. ¿Cómo contactar con patrocinadores potenciales?

Ya lo ten­emos todo lis­to para pasar a la fase más com­pli­ca­da: la toma de con­tac­to.

Puedes inten­tar entrar en con­tac­to por telé­fono o en ferias pro­fe­sion­ales, pero cuen­ta con que te encon­trarás con cier­tas difi­cul­tades. Es impre­scindible e inevitable pasar por enviar e‑mails, y retomar el con­tac­to por vía tele­fóni­ca tras el envío.

¿Has con­segui­do una reunión? Puede lle­var su tiem­po con­seguir­la, pero ¡no te desanimes! El día de la pre­sentación, sé orig­i­nal. Apor­ta novedades que no estu­vier­an en el doc­u­men­to envi­a­do: ¿Cómo ha avan­za­do el proyec­to des­de entonces? ¿Qué nuevas colab­o­ra­ciones has acor­da­do? ¿Tienes algu­na nue­va idea que añadir a tu ofer­ta? Uti­liza mate­r­i­al de apoyo para tu pre­sentación, inclu­so vídeos si los tienes. ¡Demues­tra que cono­ces la empre­sa a la que te diriges y asegúrate de mostrar cómo tu proyec­to enca­ja per­fec­ta­mente con ella!

A las mar­cas les gus­ta ten­er exclu­sivi­dad en un even­to, pero está en tu mano escoger uno o var­ios patroci­nadores. Por ejem­p­lo, podrías bus­car un patroci­nador difer­ente para cada una de tus necesi­dades, y ofre­cer­les con­tra­partidas per­son­al­izadas en fun­ción del tipo de ser­vi­cio que pro­por­ciona cada uno.

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5 estrate­gias de redes sociales para pro­mover tu even­to
Cómo mejo­rar tu estrate­gia para llenar tus even­tos: Las her­ramien­tas de comu­ni­cación
La pági­na web per­fec­ta para tu even­to: guía com­ple­ta

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