¿Cómo consigo un patrocinador para mi evento?

¿Cómo consigo un patrocinador para mi evento?

¿Tienes grandes expec­ta­tivas para el futuro de tu evento? ¿Quieres atraer más asistentes todavía? ¡El patro­cinio puede ser lo que estás buscando!

¿CÓMO ELEGIR EL MEJOR PATROCINADOR PARA TU EVENTO?

Antes de contactar con poten­ciales patro­ci­na­dores, tienes que saber cómo conven­cerles para que se involucren en tu proyecto: ¡es impres­cin­dible apelar a su marca!

Empieza por hacer una lista de lo que vuestras marcas tienen en común: una pasión, un compromiso… Esto es lo primero que llama la atención de una empresa a la hora de intere­sarse por tu proyecto.

También tienes que tener claras cuáles son tus necesi­dades, y por tanto qué les vas a pedir: finan­ciación, visibi­lidad, equipa­miento… y, por supuesto, ¡lo que les vas a ofrecer en contra­partida!

En función de tus necesi­dades, hay distintas formas posibles de patro­cinio:

  • Patro­cinio finan­ciero: La empresa patro­ci­nadora colabora en la finan­ciación de tu evento a cambio de visibi­lidad, en diferentes espacios y soportes, apare­ciendo en un tamaño propor­cional a su impli­cación económica.
  • Patro­cinio material: En la organi­zación de un evento se necesita muchísimo material: escenarios, carpas, vasos, mobiliario para barras y zonas «chill out», decoración… Con este tipo de patro­cinio, las marcas propor­cionan parte de este material, alige­rando así la factura del organi­zador. En este tipo de acuerdo, la visibi­lidad del patro­ci­nador está implícita: puede colocar su logotipo direc­ta­mente en el material propor­cionado, lo que le otorga el control sobre su propia visibi­lidad durante el evento.
  • Patro­cinio en forma de servicio: Igual que ocurre con el material, un evento conlleva también muchos gastos en servicios: relacio­nados con la publi­cidad (espacios publi­ci­tarios en medios de comuni­cación, creación de una página web…), con la seguridad, el alquiler de un espacio… De nuevo, una buena forma de reducir estos gastos es llegar a acuerdos con empresas locales. Los eventos son una excelente plata­forma de comuni­cación para estas empresas o, en el caso de los medios de comuni­cación (colabo­ra­dores frecuentes en este tipo de patro­cinio), una estupenda fuente de contenido exclusivo. Así, puedes ofrecer visibi­lidad a los medios y pedirles en contra­partida espacios publi­ci­tarios que permitan que tu evento llegue a muchos más asistentes poten­ciales. Ten siempre cuidado de escoger bien a qué medios dirigirte en función de tu público objetivo, y de no colaborar con medios que sean compe­tencia entre sí.

Si estás buscando un patro­ci­nador para la primera edición de tu evento, no tiene sentido que mires demasiado alto. Lo impor­tante no es el tamaño del patro­ci­nador sino su impli­cación en el proyecto. Muchas veces, una empresa pequeña se compromete más, y por tanto se implica más que una grande.

La decisión de una empresa de involu­crarse como patro­ci­nadora puede estar motivada por objetivos muy diversos: fidelizar clientes, crear o mejorar su imagen de marca, conseguir nuevos clientes…

Estos posibles objetivos están englo­bados princi­pal­mente en tres tipos:

  • Notoriedad: La empresa quiere llegar al máximo de personas; quiere que la vean y que se queden con su marca.
  • Imagen: La empresa quiere trabajar su identidad de marca; quiere que sus clientes actuales y poten­ciales la asocien con una idea o una causa en concreto.
  • Captación: La empresa quiere conseguir nuevos clientes y aprovecha el evento para presentar sus servicios o intro­du­cirse en un nuevo nicho de mercado.

Investiga bien la empresa que quieres que te patrocine. Empieza por su página web, y asegúrate de entender bien su proyecto, su identidad… El objetivo es encontrar todos los puntos que pueda tener en común con tu evento. ¿Qué te puede aportar esa marca, y qué le puedes ofrecer en contra­partida? Haz lo mismo con todos los poten­ciales patro­ci­na­dores que hayas selec­cionado.

¿CUÁL ES TU ATRACTIVO? ¿QUÉ PUEDES PROPONER A LA MARCA?

Haz una estimación de la audiencia de tu evento y de su cobertura mediática. Estos datos, bien cuanti­fi­cados, son un gran atractivo para los patro­ci­na­dores poten­ciales; puedes despertar su interés por la visibi­lidad que les ofreces.

¿Cuál es la historia de tu evento que quieres contar? ¿Qué valores quieres trans­mitir con tu evento? Si consigues encontrar coinci­dencias entre tus valores y los de la marca, tienes un argumento muy potente: ¡ayudarás a la empresa a conso­lidar o reforzar su imagen de marca! La empresa patro­ci­nadora podría incluso hacer alguna acción de activación de marca durante el evento como repartir goodies, tomar la palabra en algún momento… ¡todo lo que se te ocurra!

Haz una estimación de cuántos espacios le ofrecerás y, si puedes, estima también cuántas personas estarán expuestas al logotipo o al eslogan de la marca. Esto te permite destacar y dar más valor a estos espacios (ten en cuenta tanto los espacios físicos como los virtuales: desde un cartel en el lugar del evento hasta un banner en tu página web).

TU ARMA: LA PROPUESTA DE PATROCINIO. ¿CÓMO ELABORARLA?

Cuando ya has identi­ficado la o las marcas que encajan con tu proyecto, toca pasar a la siguiente fase: elaborar tu propuesta de patro­cinio. Tienes que conce­birla como si se tratase de una propuesta comercial: hazla visual­mente atractiva y fácil de leer, incluye infografías e imágenes, asegúrate de que tenga una identidad gráfica clara, cuidada y bien identi­fi­cable. El contenido tiene que ser exhaustivo pero conciso, y tiene que incluir los siguientes elementos:

  • Presen­tación de la organi­zación y del equipo: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Desde cuándo? ¿Cuáles son nuestros objetivos?
  • Presen­tación detallada del proyecto: ¿En qué consiste? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuál es su identidad? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Qué acuerdos de patro­cinio están ya cerrados? ¿Cuál es el plan de comuni­cación? ¿Con qué medios vamos a trabajar? ¿Cuál es el tamaño del evento y de las insta­la­ciones donde tendrá lugar? ¿Es un evento puntual o recurrente? Si no es la primera edición, es buena idea incluir los datos de la reper­cusión mediática de la última edición. Es impor­tante propor­cionar toda la infor­mación que incluirías en un dossier de prensa (historia, proyección de futuro, programa, colabo­ra­dores, infor­mación práctica…), pero teniendo en cuenta que está dirigida a una marca.
  • Tus necesi­dades: ¿Por qué y para qué necesi­tamos patro­ci­na­dores? Finan­ciación, visibi­lidad, material… Pon atención en justi­ficar y desglosar al máximo cada necesidad, con cifras detalladas y asociadas a objetivos concretos y fácil­mente compren­sibles. Así, cada patro­ci­nador sabrá en qué está contri­bu­yendo exacta­mente. No olvides dejar bien claro lo que estás dispuesto a ofrecer en contra­partida.
  • Tu oferta: ¿Qué beneficios obtendrá la marca si te patrocina? ¿Qué objetivos concretos cubrirás? ¿Cómo se va a materia­lizar todo esto en tu evento? ¿En qué espacios concretos se dará visibi­lidad a la marca (incluye, si puedes, una estimación de las personas que estarán expuestas a la marca en función del soporte o la ubicación)? ¿Tu propuesta se basa en simples carteles con el logotipo o incluye activi­dades que puede organizar la marca para tener un impacto más focalizado? Las posibi­li­dades son ilimi­tadas; intenta conquistar a las empresas dándoles buenas razones para colaborar con tu proyecto. Propón diferentes opciones de colabo­ración presen­tadas en packs, de forma que tu oferta sea más clara y fácil de leer.

Aquí tienes algunos ejemplos de contra­par­tidas que puedes ofrecer a los patro­ci­na­dores poten­ciales:

  • Soportes publi­ci­tarios: Todos tus soportes publi­ci­tarios son suscep­tibles de serlo también para tus patro­ci­na­dores: flyers, carteles, vídeos, tu página web, el programa de tu evento (podrías incluso ofrecerles una página entera en el programa de mano para explicar lo que hacen, dándoles una visibi­lidad aún mayor), etc.
  • Perso­na­li­zación completa de algún espacio: Muchas marcas, especial­mente las de comida o bebida, están acostum­bradas a perso­na­lizar comple­ta­mente un punto de venta con sus colores corpo­ra­tivos y a su imagen. Con este sistema, te estarían propor­cio­nando material, y son ellos quienes deciden la forma concreta de presentar su logo en tu evento.
  • Distri­bución de goodies: Una fórmula satis­fac­toria para todos puede ser que las marcas distri­buyan pequeños regalos o muestras en tu evento. A la marca le interesa este tipo de acción, porque le permite entrar en contacto con clientes poten­ciales al tiempo que también te beneficia a ti y a los asistentes de tu evento.
  • Juegos y concursos: Puedes proponer a los medios de comuni­cación o a otros colabo­ra­dores que hagan concursos en las redes sociales, ofreciendo la posibi­lidad de ganar, por ejemplo, goodies o entradas. Los concursos de tipo “dale a ‘me gusta’, comparte y comenta el post para conseguir un regalo” son una forma estupenda de aumentar tu visibi­lidad de forma consi­de­rable, y de llegar a un público al que no hubieras tenido acceso por tus propios medios, y lo mismo les ocurre a tus colabo­ra­dores.

Ya lo tenemos todo listo para pasar a la fase más complicada: la toma de contacto. Puedes intentar entrar en contacto por teléfono o en ferias profe­sio­nales, pero cuenta con que te encon­trarás con ciertas dificul­tades. Es impres­cin­dible e inevi­table pasar por enviar e-mails, y retomar el contacto por vía telefónica tras el envío.

¿Has conse­guido una reunión? Puede llevar su tiempo conse­guirla, pero ¡no te desanimes! El día de la presen­tación, sé original. Aporta novedades que no estuvieran en el documento enviado: ¿Cómo ha avanzado el proyecto desde entonces? ¿Qué nuevas colabo­ra­ciones has acordado? ¿Tienes alguna nueva idea que añadir a tu oferta? Utiliza material de apoyo para tu presen­tación, incluso vídeos si los tienes. ¡Demuestra que conoces la empresa a la que te diriges y asegúrate de mostrar cómo tu proyecto encaja perfec­ta­mente con ella!

A las marcas les gusta tener exclu­si­vidad en un evento, pero está en tu mano escoger uno o varios patro­ci­na­dores. Por ejemplo, podrías buscar un patro­ci­nador diferente para cada una de tus necesi­dades, y ofrecerles contra­par­tidas perso­na­li­zadas en función del tipo de servicio que propor­ciona cada uno.

¡Ahora sólo nos queda animarte, y desearte mucha suerte con tu búsqueda de patro­cinio!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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