Organizar un evento sin gastar mucho dinero no es tarea fácil pero tampoco es imposible. Ni siquiera es necesario que optes por un evento low cost, de bajo valor añadido, si sabes organizarte y sacar partido a los recursos que tienes a tu alcance. ¿Cómo? Te desvelamos todos los trucos en este artículo.
Índice
1. Planificar
A la hora de enfrentarte a la organización de cualquier evento, con o sin dinero a tu disposición, es imprescindible planificar correctamente. De este paso clave dependerá en gran medida cuánto vas a gastar. Los pasos que te permitirán organizar tu evento sin poner dinero de tu bolsillo no son posibles si no tienes claro: el objetivo de tu evento y el presupuesto necesario para llevarlo a cabo.
a) El objetivo
Un evento sin objetivos claros es como un barco a la deriva. ¿Para qué organizas este evento? No es lo mismo organizar un evento para dar a conocer una marca que un evento cultural. Definir objetivos te marcará el camino y te ayudará a discernir entre lo necesario y lo superfluo.
b) La planificación financiera: el presupuesto
No tener dinero para gastar en el evento no quiere decir que no tengas que elaborar un presupuesto. Es más, cuanto más limitado sea el presupuesto a tu disposición, más importante será dedicar tiempo y energía a este paso crucial. ¿No sabes por dónde empezar? En este otro artículo te explicamos las reglas básicas para elaborar un presupuesto para tu evento.
Para tenerlo todo bajo control, no olvides contar siempre con un plan B y no ajustar demasiado el presupuesto sino dejar cierto margen para posibles variaciones de costes e imprevistos. ¡La prudencia es clave para organizar un evento sin gastar de más!
A la hora de estimar los costes, escoge bien a tus proveedores. Solicita al menos tres presupuestos antes de decidirte por uno y tómate el tiempo de analizar bien los servicios que te ofrecen. Alíate con proveedores en los que puedas confiar y no olvides que a veces lo barato sale caro.
2. Crear alianzas
Aunque tu organización no tenga presupuesto que dedicar al evento que quieres organizar, otras empresas pueden estar interesadas en invertir dinero en tu evento o en hacer un trueque si les ofreces a cambio algo interesante para ellas. Lo más importante para encontrar este tipo de alianzas es ser coherente, buscando intereses comunes —si tu evento se dirige a un público joven, no llames a la puerta de una empresa que vende productos contra la caída del cabello, por ejemplo—, ser generoso y buscar una relación win-win.
a) Buscar patrocinadores y colaboradores
Si has elaborado el presupuesto correctamente, ya tienes claras tus necesidades. Parte de ahí para buscar empresas que ofrezcan los servicios que necesitas y al mismo tiempo tengan intereses en tu evento. Para encontrar este tipo de colaboraciones, tienes que tener muy claro quién es tu público y cuáles son los valores de tu evento. Estos serán tu brújula a la hora de encontrar colaboradores y patrocinadores con intereses similares.
Piensa detenidamente qué les puedes ofrecer a cambio. Recordemos que en estos casos estamos buscando relaciones win-win y no ayuda desinteresada (también habrá espacio para ello, pero será mucho más complicado si no eres una asociación sin ánimo de lucro). Puedes ofrecer activaciones de marca de todo tipo, visibilidad en diferentes soportes: web, cartelería, ticketing, newsletters…
Crea un dossier de patrocinio con packs de acciones de marketing en tu evento a diferentes precios para presentar una oferta clara a tus posibles patrocinadores y adáptalo si detectas oportunidades concretas con un potencial patrocinador en particular, especialmente si puede ofrecerte algún servicio que necesites.
b) Sumar voluntarios y becarios a tu equipo
En un evento siempre hay miles de tareas que realizar, asuntos que supervisar… ¡Nunca sobra personal! Durante el periodo de planificación y organización, el equipo necesario es más reducido, pero sobre el terreno todas las manos son bienvenidas. Para que vayas desahogado durante el evento sin incurrir en grandes gastos, puedes buscar voluntarios o incluso estudiantes de organización de eventos que quieran realizar unas prácticas. También es buena idea contar con estos últimos durante el periodo de planificación y organización.
En ambos casos, tienes que tener en cuenta que están ahí para echar una mano (los segundos, además, para aprender, por lo que tendrás que acompañarlos en su aprendizaje) y que no deben asumir puestos de responsabilidad. No olvides ofrecerles algo valioso para ellos a cambio de su ayuda; normalmente algo relacionado con la experiencia que pueden vivir en tu evento.
c) Conseguir ponentes o actuaciones de forma gratuita
El caché de los artistas o de los ponentes es una de las partidas que, según tu evento, puede suponer un coste importante.
Para reducir o eliminar esta partida, puedes buscar personas en tu zona a las que les pueda interesar actuar en tu evento para promocionarse, para probar un nuevo show o bien, si organizas un congreso, que tengan interés especial en comunicar su mensaje a tu público.
3. Conseguir ingresos
Que no cuentes con dinero para dedicar a tu evento no quiere decir que no puedas conseguir financiación (¡y beneficios!). Existen diferentes formas de conseguir ingresos. Según el tipo de evento que organices se adaptarán mejor a tu situación unas u otras. Ya hemos mencionado cómo conseguir financiación a través de patrocinadores y a continuación abordamos otras dos vías que no puedes dejar de considerar:
a) Las donaciones
Si eres una asociación sin ánimo de lucro u organizas un evento solidario, no te será difícil lanzar una campaña de donaciones para conseguir fondos para tu evento. Esta ayuda es muy valiosa sobre todo en términos de tesorería ya que podrás contar con ella para los pagos iniciales que tendrás que afrontar durante la organización de tu evento.
También puedes solicitar donaciones a través de tu evento para una causa ajena a este. En este caso, tu evento actuaría como altavoz para la causa y como forma de canalizar las donaciones. Este tipo de acciones pueden ayudarte de forma indirecta a conseguir financiación para tu evento si tus posibles patrocinadores o colaboradores son sensibles a la causa que apoyas y quieren ligar su imagen de marca a ella.
b) La venta de entradas
Si tu evento es de pago, vender entradas o inscripciones será una de tus principales fuentes de ingresos. Para sacarle el mayor partido y crear tu taquilla virtual sin gastar dinero, ten en cuenta estas claves:
- fija un precio adecuado para tus entradas y trabaja el escalado de precios en función de criterios como la antelación de la compra o los servicios incluidos;
- repercute la comisión de tu plataforma de venta de entradas a los compradores;
- opta por la autodistribución y recurre a distribuidores solo para llegar al público al que no tienes acceso por tu cuenta;
- comunica adecuadamente sobre tu evento para alcanzar el sold out.
Independientemente de si tu evento es gratuito o de pago, el ticketing te será muy útil y te ayudará a ahorrar de forma indirecta al proporcionarte valiosos datos sobre los asistentes, una orientación clara sobre el número de asistentes que acudirán, una vía de comunicación directa con ellos, te facilitará el control de acceso y de aforo y obtendrás una base de datos muy completa de valor incalculable para tus futuros eventos.
¿Quieres profundizar más sobre las mejores formas de conseguir ingresos para tu evento? No te pierdas este artículo con 12 ideas para optimizar y perpetuar los ingresos de tu evento.
4. Reducir costes
Aunque puedas conseguir financiación, tendrás que complementar tu estrategia con una reducción de costes. Lo primero que tendrás que hacer para reducir los gastos en tu evento, de forma general, será empezar a organizarlo con gran antelación. Esto te dará una flexibilidad que puede suponer descuentos, capacidad de negociación y, en general, te será más fácil obtener presupuestos a la baja.
Presta especial atención a los siguientes temas que serán clave en tu ahorro de costes:
- Fecha y lugar del evento: si eres flexible en este punto, conseguirás un mejor precio. También ahorrarás si tu evento tiene lugar entre semana.
- Horario: piensa en el horario de forma estratégica. ¿Quieres ahorrarte la partida de la comida o por el contrario quieres que sea una fuente de ingresos ya que los asistentes la pagarán y podrás llegar a acuerdos con foodtrucks o con el restaurante del lugar de celebración del evento? Juega con el horario para evitar o fomentar estas necesidades.
- Comida: además de las estrategias que acabamos de mencionar, de ahorrártela y ofrecer solamente algo de picoteo o aprovecharla para generar ingresos o colaboraciones, en algunos tipos de eventos también tendrás la posibilidad de pedir a los asistentes que traigan algo de comer para compartir entre todos. El formulario de inscripción a través de tu plataforma de venta de entradas o inscripciones puede resultar muy útil para que cada asistente indique lo que va a llevar.
- Decoración: opta por una decoración sencilla. Si te gustan las manualidades, tal vez incluso puedas crear algo tú mismo.
- Página web: hoy en día es imprescindible contar con una web en exclusiva para el evento. En lugar de gastar un dineral en un diseñador o dedicar horas y horas a tratar de hacerlo tú mismo con soluciones como WordPress, apuesta por una plataforma de venta de entradas e inscripciones que te ofrezca un microsite exclusivo para tu evento, personalizable de forma gratuita y muy sencilla. ¡Podrás integrar la información que necesites y vender entradas sin romperte la cabeza!
5. Agradecer
En cualquier evento es importante que mantengas una buena relación con tu público (sin ellos, no hay evento), colaboradores, patrocinadores y staff (¡más aún si cuentas con voluntarios!) después del evento y les agradezcas su apoyo para que haya sido posible celebrarlo. En un evento que has conseguido llevar a cabo cuando no tenías presupuesto inicialmente, este paso es de vital importancia.
Envía un e-mail de agradecimiento a todos los presentes y estarás sentando las bases para que la próxima edición de tu evento sea tanto o más exitosa.
Ya sabes que organizar un evento sin presupuesto es posible y las claves para conseguirlo. Las soluciones que ofrece Weezevent para la gestión de tu evento te ayudarán a alcanzar tus objetivos sin esfuerzo: venta de entradas online, control de acceso, e-mailing y CRM y sistema de pago cashless serán tus aliados para un evento sin igual.
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