Organiser un événement réussi en 15 étapes

L’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment demande une pré­pa­ra­tion minu­tieuse, plan­i­fiée et bien struc­turée. Entre la réal­i­sa­tion d’un bud­get prévi­sion­nel, la logis­tique, la ges­tion du pro­jet, des per­son­nes et du per­son­nel, de nom­breux élé­ments et étapes sont à con­sid­ér­er. Pour vous aider au mieux à organ­is­er votre événe­ment et dans votre ges­tion de pro­jet, voici tous nos con­seils et astuces, étape par étape pour faire de ce moment un véri­ta­ble suc­cès.

Pour quelles raisons organiser un événement ?

Organ­is­er un événe­ment pro­fes­sion­nel demeure aujour­d’hui l’une des meilleures straté­gies de com­mu­ni­ca­tion et com­mer­ciale. Si la plu­part des événe­ments sont organ­isés dans des buts bien pré­cis, ils offrent générale­ment de nom­breux avan­tages :

• Présen­ter son offre com­mer­ciale, ses ser­vices et pro­duits
• Ren­forcer l’e­sprit de l’équipe
• Démarcher de nou­veaux clients et ren­forcer les rela­tions exis­tantes
• Affich­er votre présence et ren­forcer la notoriété de l’en­tre­prise
• Intro­duire un nou­veau pro­duit ou ser­vice de manière plus spec­tac­u­laire
• Faire con­naître votre entre­prise davan­tage
• Apporter des oppor­tu­nités com­mer­ciales
• Remerci­er et célébr­er un événe­ment en par­ti­c­uli­er (anniver­saire d’en­tre­prise, lev­ée de fonds, départ d’un cadre…)
• Etc.

Mal­gré tout, la créa­tion et l’or­gan­i­sa­tion d’événe­ments ne s’im­pro­visent pas. Pour prof­iter des avan­tages clés d’un événe­ment pro­fes­sion­nel, il est essen­tiel d’avoir une organ­i­sa­tion des plus pré­cis­es. Voici les étapes prin­ci­pales à garder en tête.

1. Définir les objectifs de l’événement

La toute pre­mière chose demeure bien évidem­ment de définir les objec­tifs inhérents à votre événe­ment. Clar­i­fiez l’ampleur de votre événe­ment, l’objectif et les résul­tats souhaités, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pourquoi l’or­gan­is­er ?

Il existe de nom­breux événe­ments, qu’ils soient com­mer­ci­aux, fes­tifs, cul­turels, sportifs ou une sim­ple soirée d’en­tre­prise. Il est donc impor­tant de se démar­quer des événe­ments con­cur­rents et d’apporter une vraie valeur ajoutée unique ! Établir vos objec­tifs vous per­me­t­tra de définir claire­ment vos forces, faib­less­es et votre USP : Unique Sell­ing Propo­si­tion — soit propo­si­tion de valeur en français.

Ces élé­ments vous seront plus qu’indispensables afin de garder une ligne direc­trice, de ne pas vous éparpiller pen­dant votre organ­i­sa­tion, et surtout de con­serv­er un vrai axe directeur avant, pen­dant et après votre événe­ment. Définir claire­ment vos objec­tifs ain­si que les axes stratégiques sont égale­ment néces­saires pour présen­ter votre pro­jet à des poten­tiels parte­naires, spon­sors, à la presse, à vos prestataires et vos équipes !

Ce tra­vail de fond vous per­met égale­ment de réfléchir à l’ADN de l’événement en ques­tion, l’i­den­tité que vous souhaitez lui don­ner, graphique­ment, dans le dis­cours de vos mes­sages et dans le pro­gramme de l’événement par exem­ple.

Pour mieux définir claire­ment vos objec­tifs, cela pour tous vos événe­ments quels qu’ils soient, il est impor­tant de raison­ner avec une approche SMART. En effet, ces derniers doivent être :

• Spé­ci­fiques : Vos objec­tifs doivent être sim­ples, com­préhen­si­bles et aus­si pré­cis que pos­si­ble.
• Mesurables : Ils doivent égale­ment être mesurables et vous per­me­t­tre de suiv­re votre évo­lu­tion et d’é­val­uer les résul­tats fin­aux une fois l’événe­ment passé.
• Atteignables : L’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment doit bien évidem­ment être réal­is­able et les objec­tifs atteignables. Ils doivent être suff­isam­ment ambitieux pour être dif­fi­ciles et pour sus­citer l’en­t­hou­si­asme et la pleine mobil­i­sa­tion de votre équipe.
• Réal­istes : Les objec­tifs de votre événe­ment doivent s’in­scrire dans un plan d’en­tre­prise plus large. Deman­dez-vous si votre événe­ment vous per­me­t­tra de sur­mon­ter les dif­fi­cultés aux­quelles votre entre­prise est con­fron­tée. Pensez égale­ment aux ressources dont vous dis­posez (per­son­nes, argent, matériel et temps) ; votre objec­tif doit être adap­té à votre sit­u­a­tion per­son­nelle.
• Tem­porels : Pour attein­dre vos objec­tifs, vous devez vous fix­er une date lim­ite et encore une fois réal­iste. N’hésitez pas à divis­er un objec­tif prin­ci­pal en plusieurs seg­ments, qui peu­vent cor­re­spon­dre à des mois ou semaines par exem­ple.

2. Trouver la bonne date

Il est bien évidem­ment regret­table d’in­ve­stir du temps et des efforts dans l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment pro­fes­sion­nel pour appren­dre, le jour J, que le nom­bre de per­son­nes et par­tic­i­pants est insuff­isant, faute d’une date appro­priée.

Il con­vient donc d’être par­ti­c­ulière­ment atten­tif sur le choix de la date. Voici quelques con­seils:

• Évitez les péri­odes réputées chargées pour un secteur don­né, telles que les vacances sco­laires, les jours fériés fédéraux, les lundis, etc.
• Pour éviter le besoin d’or­gan­is­er votre événe­ment en même temps que celui d’un de vos con­cur­rents, sur­veillez le cal­en­dri­er offi­ciel des événe­ments publics et privés.
• Veillez à ce qu’il soit con­vivial si vous organ­isez un événe­ment en dehors des heures de bureau, le soir par exem­ple. Après une longue journée de tra­vail, qui a envie de se con­cen­tr­er sur un événe­ment et se pren­dre la tête ? Bien évidem­ment, s’il s’ag­it d’or­gan­is­er un événe­ment pro­fes­sion­nel comme une foire ou un salon, priv­ilégiez les journées pour se faire.
• Gérez les dif­férentes restric­tions imposées aux acteurs clés de réus­site de votre événe­ment, y com­pris vos four­nisseurs et le per­son­nel que vous prévoyez de mobilis­er.
• Choi­sis­sez une date ni trop proche ni trop éloignée pour que les inter­venants et les vis­i­teurs aient le temps de se pré­par­er (afin d’éviter les oub­lis et donc les absences).

3. Choisir le lieu adéquat pour votre événement

Une fois la date définie et fixée dans votre cal­en­dri­er, il con­vient bien enten­du de choisir le lieu adéquat pour organ­is­er l’événe­ment. Plusieurs critères ici aus­si sont à pren­dre en compte.

Le type de lieu

Il peut s’a­gir d’une salle munic­i­pale, d’une salle d’ex­po­si­tion, etc. Choi­sis­sez un lieu qui puisse accueil­lir la foule prévue, notam­ment en ter­mes de taille.
En fonc­tion du type d’événe­ment que vous organ­isez, les nom­breux équipements et ser­vices offerts dans les salles sont à con­sid­ér­er : avez-vous besoin d’un podi­um pour organ­is­er des con­férences ? D’une cui­sine où vous pour­rez offrir de la nour­ri­t­ure aux vis­i­teurs ? ? D’un emplace­ment pour un stand de vente ? D’une aire de sta­tion­nement ? La salle est-elle cli­ma­tisée si l’événe­ment est en plein été ? Etc.

La localisation

Le lieu choisi doit tou­jours être facile d’ac­cès. Rien ne peut irrit­er ou décourager les per­son­nes d’aller à un événe­ment loin de toute infra­struc­ture de trans­port. Prévoyez ain­si un lieu qui est facile­ment acces­si­ble (bus, métro, tram…) ou qui dis­pose d’un park­ing suff­isam­ment grand pour accueil­lir du pub­lic.
Si votre événe­ment se déroule sur plusieurs jours, véri­fiez égale­ment qu’il y a des hôtels à prox­im­ité du lieu pour les invités et entre­pris­es. En tant qu’or­gan­isa­teur, c’est à vous bien enten­du de véri­fi­er tout cela en amont.

L’originalité du lieu

Rien de tel pour mar­quer les esprits qu’un lieu inso­lite et dans un cadre unique. Vos vis­i­teurs en garderont une impres­sion toute par­ti­c­ulière et un sou­venir ines­timable ! Pensez par exem­ple à une anci­enne usine réaf­fec­tée, une anci­enne ferme, un musée etc. N’hésitez pas à les con­tac­ter et à pos­er des ques­tions :

• Quel est le coût de la loca­tion, en ten­ant compte des jours/heures de montage/démontage ?
• Quel est le nom­bre max­i­mum de vis­i­teurs autorisé ?
• La loca­tion du lieu est-elle adap­tée au cadre de votre événe­ment ?
• Quelles sont les con­di­tions applic­a­bles en cas d’an­nu­la­tion ?
• Un trai­teur est-il men­tion­né ou exigé, ou devez-vous en prévoir un ?
• Quelles sont les pos­si­bil­ités en matière de médias audio­vi­suels ? Qu’en est-il de la source d’én­ergie ? Est-il pos­si­ble de dif­fuser de la musique ?
• Le sta­tion­nement est-il payant ou non ? Existe-t-il des ser­vices de taxi et de navette ?

4. Comment préparer au mieux le lieu de l’événement ?

Les élé­ments visuels ont un impact sig­ni­fi­catif sur l’im­pres­sion durable que votre effet événe­men­tiel aura sur vos vis­i­teurs et parte­naires. C’est le pre­mier élé­ment qui présente l’im­age et les valeurs de votre entre­prise. Faites preuve d’imag­i­na­tion lorsque vous plan­i­fiez des présen­ta­tions pour des con­férences, des salons pro­fes­sion­nels, des réu­nions internes ou des lance­ments de pro­duits.

L’u­nivers que vous con­cevez doit refléter le mes­sage que vous souhaitez faire pass­er. Vous pou­vez égale­ment faire appel à des déco­ra­teurs et des scéno­graphes qui seront à votre dis­po­si­tion pour recréer l’am­biance que vous souhaitez tout en l’adap­tant aux con­traintes du lieu. Ils vous seront d’une aide pré­cieuse pour met­tre en valeur votre entre­prise et votre image de mar­que.

5. Un rétro planning complet pour une bonne organisation

Pour plan­i­fi­er au mieux et tem­po­ralis­er chaque moment de votre événe­ment, il est essen­tiel de faire un rétro­plan­ning ! Prenez tout d’abord le temps de plan­i­fi­er toutes les tâch­es que vous allez devoir gér­er tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à revenir dessus au fil des mois et des défis et imprévus ren­con­trés.

Cela peut par exem­ple com­pren­dre (de façon non exhaus­tive) :

• la con­sti­tu­tion de vos équipes
• la recherche de parte­naires, de prestataires
• la créa­tion de vos out­ils de com­mu­ni­ca­tion
• la créa­tion de votre bil­let­terie en ligne
• la pro­duc­tion des élé­ments sur votre événe­ment et les out­ils néces­saires
• la recherche d’intervenants, de groupes musi­caux
• la sécu­rité et toutes les étapes admin­is­tra­tives et légales…

Les étapes sont nom­breuses et var­iées selon l’im­por­tance de votre événe­ment. Une fois celles-ci toutes listées et plan­i­fiées, vous pour­rez entamer l’organisation de votre événe­ment plus sere­ine­ment. Atten­tion, l’événementiel est bien con­nu pour être un secteur rem­pli de rebondisse­ment, n’hésitez pas à anticiper les obsta­cles, plan­i­fi­er des plans B, C et D.

6. Réaliser un budget prévisionnel

En par­al­lèle, c’est égale­ment le moment de prévoir le bud­get prévi­sion­nel de votre événe­ment, les fonds disponibles, les recettes prévi­sion­nelles, les besoins financiers, etc. Il est plus sim­ple une fois l’ensemble des tâch­es et postes de dépens­es en tête de s’attaquer à cette par­tie. Ce bud­get prévi­sion­nel sera le doc­u­ment néces­saire pour vos prospec­tions de mécènes, parte­naires, spon­sors.

Si chaque pro­jet fait face à des coûts spé­ci­fiques, voici quelques dépens­es générales et com­munes :

• la loca­tion du lieu
• le per­son­nel (hôtes et hôt­esses…)
• le trai­teur, si vous prévoyez de la restau­ra­tion
• le matériel de sonori­sa­tion, de visu­al­i­sa­tion
• la loca­tion du mobili­er (table, chaise, écran, enceinte.…)
• les assur­ances
• la plan­i­fi­ca­tion des solu­tions B ou C en cas d’im­prévus
• la sécu­rité
• etc.

7. Faites équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes

L’une des étapes essen­tielles de votre rétro plan­ning sera égale­ment la recherche et val­i­da­tion de parte­naires et spon­sors ou encore mécènes, sou­tiens sans faille et pou­vant être d’une grande aide tant sur un aspect financier, matériel qu’humain. Cela vous aidera égale­ment à accroître la vis­i­bil­ité et la notoriété de votre événe­ment.

Cela vous deman­dera du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de définir quelle organ­i­sa­tion, asso­ci­a­tion ou entre­prise serait intéressée, à laque­lle vous pour­rez apporter des béné­fices et à l’inverse selon ce qu’elle pour­rait vous apporter.

Cela peut être sur des élé­ments comme l’ancrage ter­ri­to­r­i­al, l’image et la notoriété que vous pour­rez lui apporter et vice-ver­sa, l’engagement porté par l’événement, la thé­ma­tique et les sujets intro­duits (inter­ven­tion, tables ron­des, débats) et les pos­si­bil­ités d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, dis­tri­b­u­tion d’échantillon, …). Un parte­nar­i­at est avant tout une sit­u­a­tion gag­nant-gag­nant pour les deux par­ties.

8. Des prestataires événementiels de choix

Une fois les parte­naires et spon­sors trou­vés, vous allez égale­ment devoir vous pencher sur les prestataires. Selon l’ampleur, la thé­ma­tique et la con­fig­u­ra­tion de votre événe­ment, vos besoins sont bien enten­du dif­férents. De façon générale, il est com­mun d’avoir à con­tracter avec :

• un prestataire pour assur­er la sécu­rité du site et les accès
• un trai­teur, four­nisseur ou une entre­prise assur­ant la restau­ra­tion pour vos équipes et vos invités tout au long du pro­jet en amont de l’événement la bil­let­terie ou plate­forme d’inscription, la ges­tion des invi­ta­tions et accrédi­ta­tions
• un prestataire tech­nique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau inter­net
• etc.

Beau­coup de postes d’organisations peu­vent faire appel à des prestataires. Pour bien les choisir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahi­er des charges reprenant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.

9. Une billetterie adaptée à vos événements

Pour attir­er le plus de per­son­nes pos­si­ble, il vous fau­dra des out­ils adap­tés comme une bil­let­terie et un sys­tème d’in­scrip­tion des plus qual­i­tat­ifs. Assurez l’affluence de votre événe­ment avec une bil­let­terie en ligne bien mise en place en amont et une com­mu­ni­ca­tion ryth­mée pour garan­tir vos inscrip­tions ou ventes. Les options sont mul­ti­ples pour faire vivre votre bil­let­terie, par exem­ple :

• Créez des codes pro­mo­tion­nels pour inciter vos par­tic­i­pants à partager ou com­mu­ni­quer sur votre événe­ment, ou sur des temps forts (fêtes, sol­des, …) pour boost­er vos ventes.
• Con­fig­urez des temps de ventes, de nom­breux événe­ments adoptent cette tech­nique de palier de prix par tem­po­ral­ité, les pre­miers à s’inscrire auront des tar­ifs préféren­tiels, les sec­onds à un prix un peu plus élevé et ain­si de suite. Une bonne façon de mod­uler vos tar­ifs et d’assurer une vis­i­bil­ité sur l’affluence de votre événe­ment.
• La vente sur place peut être aus­si une bonne solu­tion selon le pro­jet.
• Pour plus d’in­for­ma­tions sur l’im­plé­men­ta­tion d’un sys­tème d’in­scrip­tion et de bil­let­terie facile à utilis­er et en quelques clics seule­ment, c’est par ici !

10. L’organisation des animations

Pour ren­dre votre événe­ment attrayant et distrayant, pensez à prévoir des activ­ités et ani­ma­tions. Voici quelques con­seils clés et idées :

• Utilisez des con­cours (tels que des quiz, des tombo­las, etc.) pour attribuer des prix à vos vis­i­teurs. Par exem­ple, pourquoi ne pas offrir les con­seils d’un des pro­fes­sion­nels présents lors d’un salon sur la créa­tion d’en­tre­prise ?
• Les sondages d’opin­ion per­me­t­tent de recueil­lir des com­men­taires sur votre événe­ment tout en don­nant la parole au pub­lic. Quel est l’ate­lier que vous avez préféré ?
• Des cab­ines pho­to ou vidéo pour une dif­fu­sion en direct ou une post­pro­duc­tion sur vos dif­férents sup­ports.
• Offrez des ani­ma­tions ludiques à base de tech­nolo­gie : casque VR, un tableau dig­i­tal et inter­ac­t­if…

11. Une communication forte

Prochaine étape, ciblez vos poten­tiels par­tic­i­pants, parte­naires et prospects poten­tiels en util­isant tous les types de sup­ports et out­ils de mar­ket­ing et com­mu­ni­ca­tion les plus appro­priés tels qu’un site web, les réseaux soci­aux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de vis­i­bil­ité ou de marchan­dis­es avec des parte­naires et médias :

Proposez un site web dédié

C’est là que les par­tic­i­pants retrou­veront toutes les infor­ma­tions sur votre événe­ment, la bil­let­terie pour l’in­scrip­tion, etc. Il peut s’a­gir d’une page de votre site web, d’une ban­nière en haut de votre site ou d’un site dédié avec un nom de domaine par­ti­c­uli­er, en fonc­tion de vos ressources tem­porelles et finan­cières.

Ren­dez votre site attrayant et veillez à ce que le lieu, l’heure et le sujet soient évi­dents, tout comme un guide sur les infor­ma­tions prin­ci­pales. N’ou­bliez pas d’in­clure un call to action (pas­sage à l’ac­tion) pour l’in­scrip­tion pour vos par­tic­i­pants. Don­nez à vos ora­teurs une place de choix avec une pho­to, une biogra­phie et un texte si vous avez des ora­teurs à votre événe­ment.

La page d’accueil

Après avoir cliqué sur un lien externe (depuis un réseau social par exem­ple) ou un bou­ton d’ap­pel à l’ac­tion sur votre site web ou sur les médias soci­aux, un vis­i­teur arrivera sur la page prin­ci­pale de votre événe­ment. Elle vous per­met d’in­former rapi­de­ment les per­son­nes des dif­férentes activ­ités et actu­al­ités récentes liées à l’événe­ment.

Réalisez une newsletter

En dif­fu­sant rapi­de­ment et gra­tu­ite­ment des nou­velles au tra­vers d’une newslet­ter et en faisant con­naître de nou­veaux pro­duits ou ser­vices à vos clients, celles-ci vous per­me­t­tent de garder le con­tact facile­ment avec vos inter­locu­teurs. Qual­i­fiez cor­recte­ment votre base de don­nées en util­isant par exem­ple un logi­ciel ou out­il en ligne CRM.

Les invitations

Vous êtes libre de choisir le for­mat papi­er ou élec­tron­ique. Envoy­er un “save the date” afin que toutes les per­son­nes con­cernées puis­sent réserv­er la date et faire des pro­jets à l’a­vance. Juste avant la fin de la péri­ode d’in­scrip­tion offi­cielle, envoyez un cour­ri­er élec­tron­ique. Envoyez un deux­ième rap­pel avec tous les détails per­ti­nents juste avant l’événe­ment.

Les réseaux sociaux

Le pub­lic cible et le type d’événe­ment organ­isé déter­mi­nent le(s) réseau(x) social(aux) à utilis­er. Tenez compte des car­ac­téris­tiques pro­pres à chaque réseau. Créez un hash­tag bref, sim­ple et diver­tis­sant pour votre événe­ment et com­mencez à l’u­tilis­er immé­di­ate­ment. En effet, n’hésitez pas à créer des hash­tags dédiés sur cha­cun de vos posts comme le nom de l’événe­ment, ou des hash­tags très recher­chés tels que “#organ­is­er événe­ment”. Tweet­ez autant que pos­si­ble.

N’ou­bliez pas d’in­clure un logo ou une image et l’URL de la page de votre événe­ment lorsque vous pub­liez des infor­ma­tions sur votre événe­ment sur Face­book et LinkedIn. Les réseaux soci­aux sont aujour­d’hui les canaux les plus effi­caces et offrent des par­cours clients avan­tageux.

Influenceurs et partenariats

Cer­taines entre­pris­es ou per­son­nal­ités seraient sans doute ravies de vous aider et d’as­soci­er leur nom à votre événe­ment. Essayez de con­clure des accords avec des influ­enceurs et parte­naires qui peu­vent beau­coup vous apporter d’un point de vue mar­ket­ing et com­mu­ni­ca­tion, soit en util­isant leurs plate­formes pour annon­cer votre événe­ment, soit en offrant des biens ou des ser­vices le jour même de l’événe­ment.

12. Créer un contenu adapté à votre entreprise

Pour créer un événe­ment mémorable, il faut un con­tenu unique, per­son­nal­isé et engageant. L’ob­jec­tif stratégique de votre événe­ment, ain­si que les exi­gences et les intérêts du pub­lic, doivent se refléter dans le con­tenu que vous four­nissez à vos par­tic­i­pants.

Pour que les par­tic­i­pants aient l’im­pres­sion de faire par­tie inté­grante de l’ex­péri­ence, partagez les moments forts, les remar­ques des ora­teurs et les images des couliss­es. Véri­fiez la per­ti­nence des inter­venants et de leurs présen­ta­tions.

Les pub­li­ca­tions en direct sur les médias soci­aux sont une méth­ode effi­cace pour main­tenir l’in­térêt des par­tic­i­pants pen­dant chaque étape de la ges­tion du pro­jet et de l’événe­ment. Don­nez-leur accès au pro­gramme, aux biogra­phies des inter­venants, aux con­di­tions d’ac­cès et à des infor­ma­tions utiles pour qu’ils puis­sent se pré­par­er à l’événe­ment.

13. Utiliser la gamification

Ren­dez votre événe­ment diver­tis­sant et amu­sant. Pour ani­mer la célébra­tion, incluez des jeux et des diver­tisse­ments, tels que des musi­ciens pro­fes­sion­nels, des acro­bates et des magi­ciens (surtout pour la par­tie soirée de votre événe­ment) qui se pro­duiront à des moments prédéter­minés. Vous pou­vez égale­ment inclure la réal­ité virtuelle ou aug­men­tée pour apporter une note d’o­rig­i­nal­ité et d’in­no­va­tion.

14. Pensez à l’expérience des invités le jour J

Pensez à vos invités, les VIP et vos par­tic­i­pants en général avant tout. N’hésitez pas à rap­pel­er les infor­ma­tions essen­tielles et pra­tiques en amont, à créer une ambiance con­viviale et chaleureuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se restau­r­er, échang­er, prof­iter de l’événement.

N’oubliez pas non plus toutes les infra­struc­tures telles que les toi­lettes, les points d’eau, l’accès aux per­son­nes à mobil­ité réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre événe­ment… Ne pas avoir à chercher partout et ne pas créer de file d’attente trop longue opti­misent l’ex­péri­ence des par­tic­i­pants de manière générale.

15. Formez et mobilisez vos équipes

Tant pen­dant l’événe­ment que pen­dant la pré­pa­ra­tion de celui-ci, il est essen­tiel de répar­tir les tâch­es entre les mem­bres de l’équipe. Séparez les respon­s­abil­ités par fonc­tion.

Par exem­ple, quelqu’un sera chargé de la zone d’in­scrip­tion, une autre per­son­ne de l’ac­cueil des per­son­nes, de l’équipement, de la nour­ri­t­ure, des rela­tions avec la presse, etc. Chaque per­son­ne doit avoir son pro­pre espace et rôle dont elle sera respon­s­able. Pour vous aider au mieux, voici quelques recom­man­da­tions :

• Four­nissez une liste claire des respon­s­abil­ités de chaque mem­bre de l’équipe afin que cha­cun sache à qui s’adress­er en cas de ques­tions spé­ci­fiques.
• Vous devez égale­ment avoir un chef de pro­jet dédié à l’or­gan­i­sa­tion de l’événe­ment, respon­s­able de véri­fi­er le bon déroule­ment de celui-ci, étape par étape, du con­trôle du pro­jet de manière minu­tieuse, des imprévus, de la bonne com­mu­ni­ca­tion en interne, de sorte à ne rien oubli­er.
• Veillez à pré­par­er un mécan­isme per­me­t­tant une com­mu­ni­ca­tion aisée pen­dant l’événe­ment pour que tout le monde puisse com­mu­ni­quer cor­recte­ment. Par exem­ple : des talkies-walkies, un sys­tème de mes­sagerie col­lab­o­ra­tive acces­si­ble via une appli­ca­tion mobile, comme Slack, sont très utiles en cas d’im­prévu.
• Organ­isez un sondage et une séance de ques­tions-répons­es en direct.
• Enfin, pensez à mobilis­er des volon­taires via des asso­ci­a­tions pour avoir plus de per­son­nes disponibles et faciliter la ges­tion de pro­jet pour chaque étape. Pensez égale­ment aux écoles et uni­ver­sités où de nom­breux volon­taires seraient intéressés pour par­ticiper et vous aider.

Pour organ­is­er vos événe­ments, Weezevent vous pro­pose des solu­tions de bil­let­terie en ligne, de con­trôle d’accès, de paiement cash­less et des out­ils mar­ket­ing et CRM !

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