Comment gérer l’envoi des invitations à votre événement ?

Comment gérer l’envoi des invitations à votre événement ?

WeezTicket vous offre la fonctionnalité la plus simple et efficace possible

Vous savez déjà qu’il est essen­tiel de pro­pos­er une bil­let­terie en ligne pour votre événe­ment. Mais com­ment gér­er l’envoi d’invitations gra­tu­ites pour vos parte­naires, col­lab­o­ra­teurs ou proches ?

Cela peut être un véri­ta­ble casse-tête, ou un jeu d’enfant en util­isant l’outil adéquat.

Sommaire

  1. Les invi­ta­tions à un événe­ment payant
  2. Une fonc­tion­nal­ité facile à utilis­er, rapi­de et intuitive
  3. Com­ment rédi­ger des mes­sages personnalisés ?
  4. Le Jour‑J, ayez l’esprit tranquille

1. Les invitations à un événement payant

Si votre événe­ment est gra­tu­it, votre e‑mailing d’invitation sert plutôt à inciter les par­tic­i­pants à s’inscrire et à essay­er de lim­iter le taux de no-show.
Cepen­dant, les invi­ta­tions à un événe­ment payant fonc­tion­nent dif­férem­ment : elles sont exclu­sives et envoyées à une liste de par­tic­i­pants soigneuse­ment sélectionnés.

Chaque événe­ment a sa liste d’invités, qu’il s’agisse de bénév­oles, de spon­sors, de col­lab­o­ra­teurs, ou sim­ple­ment des per­son­nes que l’organisation souhaite inviter pour divers­es raisons. Il s’ag­it d’un groupe exclusif de per­son­nes à qui vous voulez offrir la pos­si­bil­ité de par­ticiper gra­tu­ite­ment à votre événe­ment, en leur facil­i­tant la tâche et sans vous pren­dre trop de temps.

2. Une fonctionnalité facile à utiliser, rapide et intuitive

Il existe de nom­breuses façons d’aborder l’envoi d’invitations, mais vous avez déjà suff­isam­ment de choses à organ­is­er pour devoir recourir à une méth­ode com­pliquée et énergivore.

Avec WeezTick­et, vous pou­vez envoy­er gra­tu­ite­ment et en quelques clics jusqu’à 500 invi­ta­tions par événe­ment (1 000 par compte Weezevent).
Si vous avez besoin d’envoyer davan­tage d’invitations, n’hésitez pas à con­tac­ter notre équipe.

Comment est-ce que cela fonctionne ?

Pré­par­er la liste des invités :
Si vous souhaitez envoy­er de nom­breuses invi­ta­tions en une seule fois, nous vous recom­man­dons de pré­par­er votre liste d’invités dans un tableur au préal­able (par exem­ple Excel) avec : Nom, Prénom, Nom­bre d’invitations, Adresse e‑mail. Si vous comptez envoy­er vos invi­ta­tions à un petit groupe de per­son­nes, ou au fur et à mesure, vous pou­vez les saisir manuellement.

Déter­min­er le tarif des invitations :
Lors de la vente de vos bil­lets, vous aurez créé dif­férents types de bil­lets (général, VIP, etc.) avec des tar­ifs spé­ci­fiques. Vous pou­vez envoy­er gra­tu­ite­ment des bil­lets d’un de ces types, mais nous vous recom­man­dons plutôt de créer un type de bil­let spé­ci­fique pour les invi­ta­tions, gra­tu­it et non vis­i­ble sur Inter­net. Si vous envoyez des invi­ta­tions de dif­férentes caté­gories, avec dif­férents droits d’accès, vous pou­vez égale­ment prévoir plusieurs caté­gories d’invitations (médias, influ­enceurs, friends&family etc.).

Indi­quer le nom­bre de destinataires :
À com­bi­en de per­son­nes souhaitez-vous envoy­er des invi­ta­tions ? Sélec­tion­nez le nom­bre d’adress­es e‑mail dif­férentes à qui vous allez envoy­er une ou plusieurs invitations.

Mes­sage et envoi :
Indiquez si vous souhaitez envoy­er les invi­ta­tions directe­ment par e‑mail, ou si vous préférez les télécharg­er pour les imprimer ou les envoy­er par d’autres moyens. Si vous prévoyez de les envoy­er par e‑mail, vous pou­vez indi­quer l’ob­jet de l’e-mail et le mes­sage qui accom­pa­g­n­era les billets.

Dans cet arti­cle d’aide en ligne, nous vous expliquons pas à pas l’utilisation de cette fonctionnalité.

3. Comment rédiger des messages personnalisés ?

Lorsque vous générez et envoyez vos invi­ta­tions par e‑mail, comme nous l’avons vu à la dernière étape, vous pou­vez per­son­nalis­er l’ob­jet et le mes­sage qui appa­raî­tra dans le corps de l’e-mail d’in­vi­ta­tion. Vous pou­vez égale­ment mod­i­fi­er cet objet et ce mes­sage pour chaque envoi d’invitations — indi­vidu­el ou groupé.

Vous souhaitez per­son­nalis­er davan­tage l’e-mail que vos invités reçoivent, à l’im­age de votre événe­ment ? Ce ser­vice Pre­mi­um est égale­ment disponible, n’hésitez pas à deman­der con­seil à notre équipe.

4. Le Jour‑J, ayez l’esprit tranquille

La généra­tion et l’en­voi d’in­vi­ta­tions par e‑mail est le moyen le plus rapi­de et le plus sim­ple de gér­er l’ac­cès de vos invités à votre événe­ment. Chaque invité aura son pro­pre bil­let, avec son code QR, qui lui per­me­t­tra d’ac­céder à l’événe­ment sans dif­fi­culté et sans attente. Vous pou­vez con­fig­ur­er le con­trôle d’ac­cès afin que vos invités accè­dent par la même porte que le reste des par­tic­i­pants ou bien créer une file d’at­tente rapi­de réservée pour les invités.

Oubliez les listes imprimées inter­minables, la recherche de noms à la main, et la col­lecte des invi­ta­tions en per­son­ne avant l’événement en optant pour un sys­tème beau­coup plus pra­tique, pour vous comme pour vos invités.


La vente de bil­lets en ligne, la ges­tion des invi­ta­tions et le con­trôle d’ac­cès à votre événe­ment sont les piliers fon­da­men­taux de sa réus­site. Con­tactez notre équipe pour voir quelle est la meilleure con­fig­u­ra­tion pour votre événement.

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