WeezTicket vous offre la fonctionnalité la plus simple et efficace possible
Vous savez déjà qu’il est essentiel de proposer une billetterie en ligne pour votre événement. Mais comment gérer l’envoi d’invitations gratuites pour vos partenaires, collaborateurs ou proches ?
Cela peut être un véritable casse-tête, ou un jeu d’enfant en utilisant l’outil adéquat.
Sommaire
- Les invitations à un événement payant
- Une fonctionnalité facile à utiliser, rapide et intuitive
- Comment rédiger des messages personnalisés ?
- Le Jour-J, ayez l’esprit tranquille
1. Les invitations à un événement payant
Si votre événement est gratuit, votre e-mailing d’invitation sert plutôt à inciter les participants à s’inscrire et à essayer de limiter le taux de no-show.
Cependant, les invitations à un événement payant fonctionnent différemment : elles sont exclusives et envoyées à une liste de participants soigneusement sélectionnés.
Chaque événement a sa liste d’invités, qu’il s’agisse de bénévoles, de sponsors, de collaborateurs, ou simplement des personnes que l’organisation souhaite inviter pour diverses raisons. Il s’agit d’un groupe exclusif de personnes à qui vous voulez offrir la possibilité de participer gratuitement à votre événement, en leur facilitant la tâche et sans vous prendre trop de temps.
2. Une fonctionnalité facile à utiliser, rapide et intuitive
Il existe de nombreuses façons d’aborder l’envoi d’invitations, mais vous avez déjà suffisamment de choses à organiser pour devoir recourir à une méthode compliquée et énergivore.
Avec WeezTicket, vous pouvez envoyer gratuitement et en quelques clics jusqu’à 500 invitations par événement (1 000 par compte Weezevent).
Si vous avez besoin d’envoyer davantage d’invitations, n’hésitez pas à contacter notre équipe.
Comment est-ce que cela fonctionne ?
Préparer la liste des invités :
Si vous souhaitez envoyer de nombreuses invitations en une seule fois, nous vous recommandons de préparer votre liste d’invités dans un tableur au préalable (par exemple Excel) avec : Nom, Prénom, Nombre d’invitations, Adresse e-mail. Si vous comptez envoyer vos invitations à un petit groupe de personnes, ou au fur et à mesure, vous pouvez les saisir manuellement.
Déterminer le tarif des invitations :
Lors de la vente de vos billets, vous aurez créé différents types de billets (général, VIP, etc.) avec des tarifs spécifiques. Vous pouvez envoyer gratuitement des billets d’un de ces types, mais nous vous recommandons plutôt de créer un type de billet spécifique pour les invitations, gratuit et non visible sur Internet. Si vous envoyez des invitations de différentes catégories, avec différents droits d’accès, vous pouvez également prévoir plusieurs catégories d’invitations (médias, influenceurs, friends&family etc.).
Indiquer le nombre de destinataires :
À combien de personnes souhaitez-vous envoyer des invitations ? Sélectionnez le nombre d’adresses e-mail différentes à qui vous allez envoyer une ou plusieurs invitations.
Message et envoi :
Indiquez si vous souhaitez envoyer les invitations directement par e-mail, ou si vous préférez les télécharger pour les imprimer ou les envoyer par d’autres moyens. Si vous prévoyez de les envoyer par e-mail, vous pouvez indiquer l’objet de l’e-mail et le message qui accompagnera les billets.
Dans cet article d’aide en ligne, nous vous expliquons pas à pas l’utilisation de cette fonctionnalité.
3. Comment rédiger des messages personnalisés ?
Lorsque vous générez et envoyez vos invitations par e-mail, comme nous l’avons vu à la dernière étape, vous pouvez personnaliser l’objet et le message qui apparaîtra dans le corps de l’e-mail d’invitation. Vous pouvez également modifier cet objet et ce message pour chaque envoi d’invitations – individuel ou groupé.
Vous souhaitez personnaliser davantage l’e-mail que vos invités reçoivent, à l’image de votre événement ? Ce service Premium est également disponible, n’hésitez pas à demander conseil à notre équipe.
4. Le Jour-J, ayez l’esprit tranquille
La génération et l’envoi d’invitations par e-mail est le moyen le plus rapide et le plus simple de gérer l’accès de vos invités à votre événement. Chaque invité aura son propre billet, avec son code QR, qui lui permettra d’accéder à l’événement sans difficulté et sans attente. Vous pouvez configurer le contrôle d’accès afin que vos invités accèdent par la même porte que le reste des participants ou bien créer une file d’attente rapide réservée pour les invités.
Oubliez les listes imprimées interminables, la recherche de noms à la main, et la collecte des invitations en personne avant l’événement en optant pour un système beaucoup plus pratique, pour vous comme pour vos invités.
La vente de billets en ligne, la gestion des invitations et le contrôle d’accès à votre événement sont les piliers fondamentaux de sa réussite. Contactez notre équipe pour voir quelle est la meilleure configuration pour votre événement.
