Faire le bilan d’un événement : Les indicateurs à suivre

Faire le bilan d’un événement : Les indicateurs à suivre

Une fois votre événement passé il est très important de faire un bilan. Il est souvent difficile de savoir quoi regarder dans toutes les informations que l’on peut récolter. A la fin de votre événement, tout naturellement vous allez chercher le retour sur investissement de toute cette organisation et les retombées bénéfiques de vos choix et décisions. Quelles sont les données et indicateurs à suivre pour savoir tirer un bilan clair et lisible de son événement ?

Selon l’événement organisé vos objectifs ne sont pas les mêmes et ainsi le choix des éléments à analyser et interpréter est spécifique à chaque type d’événement.

1/ Vos ventes & recettes

Simplement et évidemment, si votre événement est payant, lors d’un bilan la première question est : êtes-vous rentré dans votre budget ? Avez-vous réalisé les ventes attendues ? Est-ce que vos recettes ont couvert vos dépenses ? Avez-vous fait un bénéfice ?

Le nombre de billets vendus/jour, le déroulement de vos ventes et savoir si l’objectif d’inscrits ou de places vendues a été atteint. Est-ce que l’événement était sold-out avant ou au contraire est-ce que tout a été vendu en dernière minute ou sur place ? Voyez-vous des périodes de ventes significative sur l’année (fêtes, saison estivale ou au contraire pendant l’hiver, …) ?

La périodicité de vos ventes est importante afin d’en ressortir et dresser le comportement d’achat de vos participants mais aussi les actions — ou manque d’action, qui ont pu pénaliser les ventes. Autant d’interprétations permettant de prévoir et anticiper l’année suivante.

Il également intéressant de regarder le panier moyen d’achat de vos participants, en lien avec le nombre de billets vendus, le panier moyen est un indicateur du comportement d’achat : achètent-ils en groupe ? seuls ? fréquemment si vos événements sont récurrents ou sur toute la période de l’événement (plusieurs sessions, jours, éditions) ? Dans ce sens, les billets vendus en premier ou le plus rapidement sont aussi un indicateur est-ce les pass, les offres promo ou bien les billets 1 jour ?

Ce sont des informations à mettre en parallèle avec votre programmation par exemple, ou la météo à pu jouer sur les décisions des participants, les moyen de logement aux alentours trop rare pour permettre aux personnes de rester plus longtemps qu’une journée, etc.

Par exemple, si le comportement d’achat de vos participants est plutôt sur de l’achat groupé mais que les ventes ont été tardives, pourquoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’année, proposez des animations ou encore des moyens transports pour faciliter leur venue et/ou leur expérience.

Et sur place, qu’elles ont-été les recettes ? Si vous avez un moyen de paiement dématérialisé sur place, vous pouvez suivre en direct les ventes cashless et ainsi avoir un aperçu des recettes en temps réel pouvant donner la possibilité de réagir et/ou recadrer, moduler certains aspects de l’événement.

2/ Les données liées au tracking de votre site internet

Ces indicateurs là sont essentiels pour mieux connaître votre acheteur et participant : données socio-démographique, sources (d’où viennent-ils) : est-ce via les réseaux sociaux ou plutôt vos budgets publicitaires et partenariats média ? des articles blogs et le référencement ?

Le tracking des visites sur votre site web vous donne de bons moyens de connaître le comportement de vos acheteurs mais aussi de ceux qui n’ont pas acheté : où se sont-ils arrêtés et pour quelles raisons ? La navigation a pu leur sembler difficile ou les informations qu’ils cherchaient manquantes. Ce sont des indicateurs à suivre dès le début, avant votre événement cela peut être amélioré par le biais de petits changements sur le site ou via une communication accès sur ces points d’alerte ! Et si cela a été fait, vous voyez l’évolution également à la fin.

3/ Les indicateurs de vos actions de communications

Lié au tracking de votre site web, il est pertinent de suivre les retombées de vos actions de communication web et print. Il est plus simple sur le web, vous pouvez suivre les statistiques de vos pages, post, articles, publicités (ads) et ainsi voir les moments où votre audience est présente et la plus à l’écoute de vos messages (via l’engagement — clics, commentaires, partages).

Lors de vos temps de communications vous pourrez voir l’impact que cela a sur les visites sur votre site par exemple, ou les ventes. Les répercussions d’une visibilité print ou d’affichages se verront via les indicateurs cités ci-dessus.

Côté presse, la réalisation d’une revue de presse vous permettra d’avoir une vue à la fin de l’événement des retombées médias. Les articles où vous êtes cités, les interviews données, les prises de contacts après envoi de communiqués ou de temps de communication.

4/ Un retour d’expérience

Tout d’abord, faire la comparaison entre la première étape, le suivi de vos recettes et ventes et le nombre de personnes actuellement présentes à votre événement. Le contrôle des accès sur place vous permet un suivi en temps réel du remplissage de votre événement, les heures de pointes, le nombre de participants et quels participants (selon leur billets). Une information essentielle pour mesurer la réussite de l’événement et l’affluence sur place.

A la fin de l’événement, n’hésitez pas à demander à vos participants, vos équipes, un retour d’expérience. Via mailing, vous pouvez envoyer un formulaire afin de recueillir leurs impressions. Pensez bien à le faire dès la fin de l’événement, à chaud les participants pourront répondre et se donner la peine de remplir le formulaire. Il est important de bien réfléchir aux questions, ne demander que des questions / avis où vous avez un vrai besoin d’information et de retours. Sur toutes les parties de l’événement : accueil, restauration, solution, parcours et expérience participant et ne pas oublier les commentaires libres, laissez la parole. Le formulaire doit rester court et simple (menu déroulant, choix multiple, gradation ou notation) afin d’inciter les participants à répondre et de ne pas créer un obstacle qui les fera abandonner en cours de remplissage.

Toutes ces informations vous permettront d’en tirer des conclusions pour votre prochain événement et la stratégie de vente et de communication liée. Les moments propices pour communiquer, les messages à faire passer et les promotions possibles.

Prenez le temps d’analyser, de comparer aux années précédentes, à d’autres événements. Le retour de vos équipes et prestataires est tout aussi important, y a‑t-il eu des imprévus qui ont pu se répercuter sur des retours participants, sur l’expérience ?

Et prenez le négatif comme le positif, c’est très important !

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