Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Une fois votre évé­ne­ment pas­sé il est très impor­tant de faire un bilan. Il est sou­vent dif­fi­cile de savoir quoi regar­der dans toutes les infor­ma­tions que l’on peut récol­ter. A la fin de votre évé­ne­ment, tout natu­rel­le­ment vous allez cher­cher le retour sur inves­tis­se­ment de toute cette orga­ni­sa­tion et les retom­bées béné­fiques de vos choix et déci­sions. Quelles sont les don­nées et indi­ca­teurs à suivre pour savoir tirer un bilan clair et lisible de son évé­ne­ment ?

Selon l’événement orga­ni­sé vos objec­tifs ne sont pas les mêmes et ain­si le choix des élé­ments à ana­ly­ser et inter­pré­ter est spé­ci­fique à chaque type d’événement.

1/ Vos ventes & recettes

Sim­ple­ment et évi­dem­ment, si votre évé­ne­ment est payant, lors d’un bilan la pre­mière ques­tion est : êtes-vous ren­tré dans votre bud­get ? Avez-vous réa­li­sé les ventes atten­dues ? Est-ce que vos recettes ont cou­vert vos dépenses ? Avez-vous fait un béné­fice ?

Le nombre de billets vendus/jour, le dérou­le­ment de vos ventes et savoir si l’objectif d’inscrits ou de places ven­dues a été atteint. Est-ce que l’événement était sold-out avant ou au contraire est-ce que tout a été ven­du en der­nière minute ou sur place ? Voyez-vous des périodes de ventes signi­fi­ca­tive sur l’année (fêtes, sai­son esti­vale ou au contraire pen­dant l’hiver, …) ?

La pério­di­ci­té de vos ventes est impor­tante afin d’en res­sor­tir et dres­ser le com­por­te­ment d’achat de vos par­ti­ci­pants mais aus­si les actions – ou manque d’action, qui ont pu péna­li­ser les ventes. Autant d’interprétations per­met­tant de pré­voir et anti­ci­per l’année sui­vante.

Il éga­le­ment inté­res­sant de regar­der le panier moyen d’achat de vos par­ti­ci­pants, en lien avec le nombre de billets ven­dus, le panier moyen est un indi­ca­teur du com­por­te­ment d’achat : achètent-ils en groupe ? seuls ? fré­quem­ment si vos évé­ne­ments sont récur­rents ou sur toute la période de l’événement (plu­sieurs ses­sions, jours, édi­tions) ? Dans ce sens, les billets ven­dus en pre­mier ou le plus rapi­de­ment sont aus­si un indi­ca­teur est-ce les pass, les offres pro­mo ou bien les billets 1 jour ?

Ce sont des infor­ma­tions à mettre en paral­lèle avec votre pro­gram­ma­tion par exemple, ou la météo à pu jouer sur les déci­sions des par­ti­ci­pants, les moyen de loge­ment aux alen­tours trop rare pour per­mettre aux per­sonnes de res­ter plus long­temps qu’une jour­née, etc.

Par exemple, si le com­por­te­ment d’achat de vos par­ti­ci­pants est plu­tôt sur de l’achat grou­pé mais que les ventes ont été tar­dives, pour­quoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’année, pro­po­sez des ani­ma­tions ou encore des moyens trans­ports pour faci­li­ter leur venue et/ou leur expé­rience.

Et sur place, qu’elles ont-été les recettes ? Si vous avez un moyen de paie­ment déma­té­ria­li­sé sur place, vous pou­vez suivre en direct les ventes cash­less et ain­si avoir un aper­çu des recettes en temps réel pou­vant don­ner la pos­si­bi­li­té de réagir et/ou reca­drer, modu­ler cer­tains aspects de l’événement.

2/ Les données liées au tracking de votre site internet

Ces indi­ca­teurs là sont essen­tiels pour mieux connaître votre ache­teur et par­ti­ci­pant : don­nées socio-démo­gra­phique, sources (d’où viennent-ils) : est-ce via les réseaux sociaux ou plu­tôt vos bud­gets publi­ci­taires et par­te­na­riats média ? des articles blogs et le réfé­ren­ce­ment ?

Le tra­cking des visites sur votre site web vous donne de bons moyens de connaître le com­por­te­ment de vos ache­teurs mais aus­si de ceux qui n’ont pas ache­té : où se sont-ils arrê­tés et pour quelles rai­sons ? La navi­ga­tion a pu leur sem­bler dif­fi­cile ou les infor­ma­tions qu’ils cher­chaient man­quantes. Ce sont des indi­ca­teurs à suivre dès le début, avant votre évé­ne­ment cela peut être amé­lio­ré par le biais de petits chan­ge­ments sur le site ou via une com­mu­ni­ca­tion accès sur ces points d’alerte ! Et si cela a été fait, vous voyez l’évolution éga­le­ment à la fin.

3/ Les indicateurs de vos actions de communications

Lié au tra­cking de votre site web, il est per­ti­nent de suivre les retom­bées de vos actions de com­mu­ni­ca­tion web et print. Il est plus simple sur le web, vous pou­vez suivre les sta­tis­tiques de vos pages, post, articles, publi­ci­tés (ads) et ain­si voir les moments où votre audience est pré­sente et la plus à l’écoute de vos mes­sages (via l’engagement – clics, com­men­taires, par­tages).

Lors de vos temps de com­mu­ni­ca­tions vous pour­rez voir l’impact que cela a sur les visites sur votre site par exemple, ou les ventes. Les réper­cus­sions d’une visi­bi­li­té print ou d’affichages se ver­ront via les indi­ca­teurs cités ci-des­sus.

Côté presse, la réa­li­sa­tion d’une revue de presse vous per­met­tra d’avoir une vue à la fin de l’événement des retom­bées médias. Les articles où vous êtes cités, les inter­views don­nées, les prises de contacts après envoi de com­mu­ni­qués ou de temps de com­mu­ni­ca­tion.

4/ Un retour d’expérience

Tout d’abord, faire la com­pa­rai­son entre la pre­mière étape, le sui­vi de vos recettes et ventes et le nombre de per­sonnes actuel­le­ment pré­sentes à votre évé­ne­ment. Le contrôle des accès sur place vous per­met un sui­vi en temps réel du rem­plis­sage de votre évé­ne­ment, les heures de pointes, le nombre de par­ti­ci­pants et quels par­ti­ci­pants (selon leur billets). Une infor­ma­tion essen­tielle pour mesu­rer la réus­site de l’événement et l’affluence sur place.

A la fin de l’événement, n’hésitez pas à deman­der à vos par­ti­ci­pants, vos équipes, un retour d’expérience. Via mai­ling, vous pou­vez envoyer un for­mu­laire afin de recueillir leurs impres­sions. Pen­sez bien à le faire dès la fin de l’événement, à chaud les par­ti­ci­pants pour­ront répondre et se don­ner la peine de rem­plir le for­mu­laire. Il est impor­tant de bien réflé­chir aux ques­tions, ne deman­der que des ques­tions / avis où vous avez un vrai besoin d’information et de retours. Sur toutes les par­ties de l’événement : accueil, res­tau­ra­tion, solu­tion, par­cours et expé­rience par­ti­ci­pant et ne pas oublier les com­men­taires libres, lais­sez la parole. Le for­mu­laire doit res­ter court et simple (menu dérou­lant, choix mul­tiple, gra­da­tion ou nota­tion) afin d’inciter les par­ti­ci­pants à répondre et de ne pas créer un obs­tacle qui les fera aban­don­ner en cours de rem­plis­sage.

Toutes ces infor­ma­tions vous per­met­tront d’en tirer des conclu­sions pour votre pro­chain évé­ne­ment et la stra­té­gie de vente et de com­mu­ni­ca­tion liée. Les moments pro­pices pour com­mu­ni­quer, les mes­sages à faire pas­ser et les pro­mo­tions pos­sibles.

Pre­nez le temps d’analyser, de com­pa­rer aux années pré­cé­dentes, à d’autres évé­ne­ments. Le retour de vos équipes et pres­ta­taires est tout aus­si impor­tant, y a-t-il eu des impré­vus qui ont pu se réper­cu­ter sur des retours par­ti­ci­pants, sur l’expérience ?

Et pre­nez le néga­tif comme le posi­tif, c’est très impor­tant !

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