6 puntos fundamentales en la organización de tu evento

6 puntos fundamentales en la organización de tu evento

Cada evento es diferente pero estos 6 puntos siempre estarán en la columna vertebral de la organi­zación, sea cual sea el tipo de evento.

1. Las cosas claras y negro sobre blanco

Lo primero que hay que hacer es definir y dejar por escrito los aspectos básicos de tu evento: el alcance, los objetivos, el ADN, a quién va dirigido y su razón de ser.

La oferta de eventos depor­tivos, cultu­rales, festivos, etc. es inmensa y es impor­tante definirse clara­mente para afinar el tiro y desmar­carse de los demás. Escri­birlo en papel te ayudará a deter­minar cuáles son tus ventajas compe­ti­tivas, el argumento diferen­ciador de tu oferta (USP: Unique Selling Propo­sition en inglés).

Con estos elementos claros, podrás mantener una dirección durante todo el proceso de organi­zación, a no desviarte por el camino. Los objetivos y ejes estra­té­gicos también serán impor­tantes a la hora de presentar tu proyecto a posibles colabo­ra­dores, patro­ci­na­dores, la prensa, provee­dores…

Sin olvidar que podrás dar una identidad clara a tu evento, lo que supone una comuni­cación igual­mente clara y directa, tanto en lo gráfico como en el tono y el contenido de tus mensajes e incluso el propio programa del evento.

2. Un presupuesto detallado y un planning completo

Ten siempre a mano el planning completo con todas las tareas que tendrás que ir reali­zando y actua­lízalo siempre que sea necesario.

Divide cada área de acción en tareas más pequeñas. Las áreas comprenden (entre otras):

  • La creación de los equipos (contra­tación, organi­zación de equipos, formación…)
  • La búsqueda de provee­dores
  • La búsqueda de colabo­ra­dores y patro­ci­na­dores
  • La creación de la imagen y material publi­ci­tario y de comuni­cación
  • La creación de una taquilla virtual para la venta de entradas online
  • La prepa­ración del control de acceso
  • La concreción del programa (búsqueda de ponencias, artistas, animación, etc.)
  • La seguridad y los trámites adminis­tra­tivos y legales

Es bien sabido que el mundo de los eventos es un sector en el que los impre­vistos están a la orden del día; por eso, no olvides prever los posibles problemas y tener pensados planes B, C,D…

El presu­puesto va muy de la mano con este planning ya que condi­cionará muchos de los pasos: fondos dispo­nibles, ingresos previstos, necesi­dades econó­micas, etc. Con las tareas y las cuentas de gastos claras, será más fácil crear este documento, también muy útil a la hora de buscar colabo­ra­dores, patro­ci­na­dores, etc.

3. La venta de entradas: sold out!

La venta de entradas o las inscrip­ciones te sirven también para tomar el pulso de tu evento. Consigue llenar tu evento al asegu­rarte de abrir las ventas online con suficiente antelación y de que la comuni­cación tenga el ritmo adecuado para incitar a la compra.  

Algunas ideas para impulsar tu venta de entradas online:

  • Crea códigos promo­cio­nales que inciten a los compra­dores a compartir o a comunicar su interés en tu evento para dar un empujón a tus ventas.
  • Configura las ventas escalo­na­da­mente: muchos eventos utilizan la técnica consis­tente en ir aumen­tando gradual­mente el precio según se acerca la fecha del evento.
  • Según el tipo de evento, no descartes la venta en taquilla física.
  • Integra tu taquilla virtual en Facebook y vende direc­ta­mente desde donde está la conver­sación. Ten en cuenta que Facebook sólo permite esta opción si tienes al menos 2.000 segui­dores; si no, puedes incluir un botón con enlace a tu taquilla virtual en tu web o microsite.
  • Si recurres a la ayuda de distri­bui­dores para impulsar la comer­cia­li­zación de tus entradas, ¡puedes importar esas entradas a tu área privada Weezevent sin problema! Desde ahí, podrás gestionar todos los asistentes y también estarán guardados los códigos de barras para el control de acceso.

4. Cuida la comunicación

La comuni­cación va de la mano con el punto anterior. Para conseguir un sold out en tus entradas, es necesario que tu comuni­cación esté estra­té­gi­ca­mente definida, tenga un ritmo adecuado y sea impac­tante y coherente con tu evento.

Dirígete a cada grupo de asistentes poten­ciales a través de los canales adecuados a cada nicho: redes sociales, prensa, etc. Llega también a acuerdos de inter­cambio de publi­cidad o productos con colabo­ra­dores y medios de comuni­cación.

Crea y comunica ventajas extra para quienes se inscriban pronto, concursos o códigos promo­cio­nales como decíamos anterior­mente.

Prepara un dossier de prensa atractivo para aparecer en los medios de comuni­cación tradi­cio­nales. Sé original y presén­tales una historia que pueda resul­tarles atractiva, y no infor­mación de tu evento como podría aparecer en un simple anuncio (ya que para esto tienen los espacios publi­ci­tarios que puedes comprar).

5. Mima a los asistentes

Invitados, VIPs, asistentes en general… el público de tu evento es lo primero. Todo tiene que estar pensado por y para darles la experiencia prometida (o mejor). Asegúrate de que saben dónde encontrar toda la infor­mación general y práctica sobre tu evento, incluso recuér­dasela si es necesario; crea un ambiente agradable y acogedor en el evento creando espacios especí­ficos para comer, relajarse…

Cuida todos los detalles; los aparen­te­mente más banales pueden inclinar comple­ta­mente la balanza de la satis­facción de los asistentes: baños suficientes, limpios y bien ubicados, fuentes, puntos de infor­mación, acceso para personas con movilidad reducida… Configura tu evento de forma que las colas de espera se reduzcan al mínimo y optimiza la comuni­cación para que nadie se vuelva loco buscando y la experiencia de los asistentes será mucho mejor.

6. El día D y después del evento

Además de mantener bien infor­mados a los asistentes antes y durante el evento, también es impres­cin­dible hacer lo mismo con el equipo que trabajará sobre el terreno: organiza bien la infor­mación y forma adecua­da­mente al equipo con antelación y asegúrate de que el día del evento todos sepan correc­ta­mente cómo desem­peñar su trabajo y cómo resolver las dudas que les puedan surgir. Además, no olvides ponerles al día de los cambios que se hayan podido implantar y de que conozcan a la perfección los proto­colos de comuni­cación.

Insis­timos en la comuni­cación puesto que será básica para el correcto desarrollo del evento. Es impres­cin­dible (sobre todo si el espacio es grande, como ocurre en los festi­vales) que dispongas de teléfonos móviles (para llamadas o incluso Whatsapp) o walkie-talkies para que los diferentes equipos estén al corriente de todo en todo momento, especial­mente para aumentar la reacti­vidad en caso de necesitar cambiar algún proceso por circuns­tancias del momento. Lo ideal, para que la infor­mación fluya con mayor rapidez y eficacia, es designar a una persona encargada de las comuni­ca­ciones en cada equipo.

Después del evento, el trabajo no ha finalizado. Llega el momento de hacer balance y analizar qué ha salido bien, qué no ha salido tan bien y por qué. A partir de ahí, se podrá elaborar un informe que sirva de referencia a la hora de organizar la siguiente edición del evento, sabiendo qué prácticas mantener y a cuáles hay que buscar una alter­nativa que las mejore.

¡Nos vemos por weezevent.com!

Comparte este artículo en

Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

A la hora de organizar un concierto, es imprescindible hacerse ciertas preguntas como: ¿Cuál es el perfil de las personas que escuchan a los artistas que actuarán en mi concierto? ¿Dónde hacer el concierto? ¿Cómo vender las entradas y a qué precio? ¿Cuándo poner las entradas a la venta? ¿Cómo gestionar toda la logística del concierto? ¿Qué hay que prever a nivel técnico? ¿Cómo promocionar el concierto?... ¡Te ayudamos a ordenar tus preguntas!

Leer el artículo

Cómo organizar un taller DIY

¿Se te da bien la costura o la restauración de muebles? ¿Sabes hacer velas o cosmética casera? ¡Artistas, profesionales y amateurs, ¿por qué no organizar un taller DIY para compartir vuestras habilidades y promocionar vuestros productos? ¡Os ayudamos!

Leer el artículo