6 puntos fundamentales en la organización de tu evento

6 puntos fundamentales en la organización de tu evento

Cada even­to es difer­ente pero estos 6 pun­tos siem­pre estarán en la colum­na ver­te­bral de la orga­ni­zación, sea cual sea el tipo de even­to.

1. Las cosas claras y negro sobre blanco

Lo primero que hay que hac­er es definir y dejar por escrito los aspec­tos bási­cos de tu even­to: el alcance, los obje­tivos, el ADN, a quién va dirigi­do y su razón de ser.

La ofer­ta de even­tos deportivos, cul­tur­ales, fes­tivos, etc. es inmen­sa y es impor­tante definirse clara­mente para afi­nar el tiro y des­mar­carse de los demás. Escribir­lo en papel te ayu­dará a deter­mi­nar cuáles son tus ven­ta­jas com­pet­i­ti­vas, el argu­men­to difer­en­ci­ador de tu ofer­ta (USP: Unique Sell­ing Propo­si­tion en inglés).

Con estos ele­men­tos claros, podrás man­ten­er una direc­ción durante todo el pro­ce­so de orga­ni­zación, a no desviarte por el camino. Los obje­tivos y ejes estratégi­cos tam­bién serán impor­tantes a la hora de pre­sen­tar tu proyec­to a posi­bles colab­o­radores, patroci­nadores, la pren­sa, provee­dores…

Sin olvi­dar que podrás dar una iden­ti­dad clara a tu even­to, lo que supone una comu­ni­cación igual­mente clara y direc­ta, tan­to en lo grá­fi­co como en el tono y el con­tenido de tus men­sajes e inclu­so el pro­pio pro­gra­ma del even­to.

2. Un presupuesto detallado y un planning completo

Ten siem­pre a mano el plan­ning com­ple­to con todas las tar­eas que ten­drás que ir real­izan­do y actu­alíza­lo siem­pre que sea nece­sario.

Divide cada área de acción en tar­eas más pequeñas. Las áreas com­pren­den (entre otras):

  • La creación de los equipos (con­trat­ación, orga­ni­zación de equipos, for­ma­ción…)
  • La búsque­da de provee­dores
  • La búsque­da de colab­o­radores y patroci­nadores
  • La creación de la ima­gen y mate­r­i­al pub­lic­i­tario y de comu­ni­cación
  • La creación de una taquil­la vir­tu­al para la ven­ta de entradas online
  • La preparación del con­trol de acce­so
  • La con­cre­ción del pro­gra­ma (búsque­da de ponen­cias, artis­tas, ani­mación, etc.)
  • La seguri­dad y los trámites admin­is­tra­tivos y legales

Es bien sabido que el mun­do de los even­tos es un sec­tor en el que los impre­vis­tos están a la orden del día; por eso, no olvides pre­v­er los posi­bles prob­le­mas y ten­er pen­sa­dos planes B, C,D…

El pre­supuesto va muy de la mano con este plan­ning ya que condi­cionará muchos de los pasos: fon­dos disponibles, ingre­sos pre­vis­tos, necesi­dades económi­cas, etc. Con las tar­eas y las cuen­tas de gas­tos claras, será más fácil crear este doc­u­men­to, tam­bién muy útil a la hora de bus­car colab­o­radores, patroci­nadores, etc.

3. La venta de entradas: sold out!

La ven­ta de entradas o las inscrip­ciones te sir­ven tam­bién para tomar el pul­so de tu even­to. Con­sigue llenar tu even­to al ase­gu­rarte de abrir las ven­tas online con sufi­ciente antelación y de que la comu­ni­cación ten­ga el rit­mo ade­cua­do para inci­tar a la com­pra.  

Algu­nas ideas para impul­sar tu ven­ta de entradas online:

  • Crea códi­gos pro­mo­cionales que inciten a los com­pradores a com­par­tir o a comu­nicar su interés en tu even­to para dar un empu­jón a tus ven­tas.
  • Con­figu­ra las ven­tas escalon­ada­mente: muchos even­tos uti­lizan la téc­ni­ca con­sis­tente en ir aumen­tan­do grad­ual­mente el pre­cio según se acer­ca la fecha del even­to.
  • Según el tipo de even­to, no descartes la ven­ta en taquil­la físi­ca.
  • Inte­gra tu taquil­la vir­tu­al en Face­book y vende direc­ta­mente des­de donde está la con­ver­sación. Ten en cuen­ta que Face­book sólo per­mite esta opción si tienes al menos 2.000 seguidores; si no, puedes incluir un botón con enlace a tu taquil­la vir­tu­al en tu web o microsite.
  • Si recur­res a la ayu­da de dis­tribuidores para impul­sar la com­er­cial­ización de tus entradas, ¡puedes impor­tar esas entradas a tu área pri­va­da Weezevent sin prob­le­ma! Des­de ahí, podrás ges­tionar todos los asis­tentes y tam­bién estarán guarda­dos los códi­gos de bar­ras para el con­trol de acce­so.

4. Cuida la comunicación

La comu­ni­cación va de la mano con el pun­to ante­ri­or. Para con­seguir un sold out en tus entradas, es nece­sario que tu comu­ni­cación esté estratégi­ca­mente defini­da, ten­ga un rit­mo ade­cua­do y sea impac­tante y coher­ente con tu even­to.

Dirígete a cada grupo de asis­tentes poten­ciales a través de los canales ade­cua­dos a cada nicho: redes sociales, pren­sa, etc. Lle­ga tam­bién a acuer­dos de inter­cam­bio de pub­li­ci­dad o pro­duc­tos con colab­o­radores y medios de comu­ni­cación.

Crea y comu­ni­ca ven­ta­jas extra para quienes se inscrib­an pron­to, con­cur­sos o códi­gos pro­mo­cionales como decíamos ante­ri­or­mente.

Prepara un dossier de pren­sa atrac­ti­vo para apare­cer en los medios de comu­ni­cación tradi­cionales. Sé orig­i­nal y presén­tales una his­to­ria que pue­da resul­tar­les atrac­ti­va, y no infor­ma­ción de tu even­to como podría apare­cer en un sim­ple anun­cio (ya que para esto tienen los espa­cios pub­lic­i­tar­ios que puedes com­prar).

5. Mima a los asistentes

Invi­ta­dos, VIPs, asis­tentes en gen­er­al… el públi­co de tu even­to es lo primero. Todo tiene que estar pen­sa­do por y para dar­les la expe­ri­en­cia prometi­da (o mejor). Asegúrate de que saben dónde encon­trar toda la infor­ma­ción gen­er­al y prác­ti­ca sobre tu even­to, inclu­so recuér­dasela si es nece­sario; crea un ambi­ente agrad­able y acoge­dor en el even­to cre­an­do espa­cios especí­fi­cos para com­er, rela­jarse…

Cui­da todos los detalles; los aparente­mente más banales pueden incli­nar com­ple­ta­mente la bal­an­za de la sat­is­fac­ción de los asis­tentes: baños sufi­cientes, limpios y bien ubi­ca­dos, fuentes, pun­tos de infor­ma­ción, acce­so para per­sonas con movil­i­dad reduci­da… Con­figu­ra tu even­to de for­ma que las colas de espera se reduz­can al mín­i­mo y opti­miza la comu­ni­cación para que nadie se vuel­va loco bus­can­do y la expe­ri­en­cia de los asis­tentes será mucho mejor.

6. El día D y después del evento

Además de man­ten­er bien infor­ma­dos a los asis­tentes antes y durante el even­to, tam­bién es impre­scindible hac­er lo mis­mo con el equipo que tra­ba­jará sobre el ter­reno: orga­ni­za bien la infor­ma­ción y for­ma ade­cuada­mente al equipo con antelación y asegúrate de que el día del even­to todos sep­an cor­rec­ta­mente cómo desem­peñar su tra­ba­jo y cómo resolver las dudas que les puedan sur­gir. Además, no olvides pon­er­les al día de los cam­bios que se hayan podi­do implan­tar y de que conoz­can a la per­fec­ción los pro­to­co­los de comu­ni­cación.

Insis­ti­mos en la comu­ni­cación puesto que será bási­ca para el cor­rec­to desar­rol­lo del even­to. Es impre­scindible (sobre todo si el espa­cio es grande, como ocurre en los fes­ti­vales) que dispon­gas de telé­fonos móviles (para lla­madas o inclu­so What­sapp) o walkie-talkies para que los difer­entes equipos estén al cor­ri­ente de todo en todo momen­to, espe­cial­mente para aumen­tar la reac­tivi­dad en caso de nece­si­tar cam­biar algún pro­ce­so por cir­cun­stan­cias del momen­to. Lo ide­al, para que la infor­ma­ción fluya con may­or rapi­dez y efi­ca­cia, es des­ig­nar a una per­sona encar­ga­da de las comu­ni­ca­ciones en cada equipo.

Después del even­to, el tra­ba­jo no ha final­iza­do. Lle­ga el momen­to de hac­er bal­ance y analizar qué ha sali­do bien, qué no ha sali­do tan bien y por qué. A par­tir de ahí, se podrá elab­o­rar un informe que sir­va de ref­er­en­cia a la hora de orga­ni­zar la sigu­iente edi­ción del even­to, sabi­en­do qué prác­ti­cas man­ten­er y a cuáles hay que bus­car una alter­na­ti­va que las mejore.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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