Les règles de base pour établir le budget de votre événement

Les règles de base pour établir le budget de votre événement

Sommaire

  1. Lister les dépenses à venir
  2. Évaluer les coûts
  3. Ne pas confondre budget et tréso­rerie

Nous en parlons réguliè­rement sur ce blog, il était temps de consacrer un article à cet élément essentiel de l’organi­sation de votre événement : le budget. Ce dernier peut repré­senter un frein, voire une crainte pour les nouveaux organi­sa­teurs d’événements, mais quelques règles de base permet­tront de vous lancer en toute sérénité. En lisant atten­ti­vement cet article, vous serez aptes à préparer votre budget, et votre événement en lui-même. Ensuite, l’expérience fera de vous un gestion­naire de plus en plus avisé. Rentrons direc­tement dans le vif du sujet !

Lister les dépenses à venir

Lorsque l’on établit un budget, il est préfé­rable de commencer par lister toutes les dépenses éventuelles qui nous passent par la tête — même celles dont on n’est pas certain. L’objectif est de rédiger une liste exhaustive, quitte à enlever des dépenses après-coup pour ajuster le budget. Il s’agit alors d’un budget prévi­sionnel, dont le but est de préparer, d’anticiper, et non de prédire au centime près ce qui va réellement être dépensé.

Les catégories de dépenses varient en fonction des types des événe­ments organisés, mais certaines sont des passages obligés et vous devez y porter une attention parti­cu­lière. Nous en avons recensé cinq.

Le lieu

Au moment de faire un devis pour la location d’un lieu, il faut être vigilant quant aux horaires et à la durée de location. Parfois, les tarifs sont affichés à l’heure, et des frais supplé­men­taires sont facturés si votre événement continue pendant la nuit — ou si vous êtes encore sur le lieu de l’événement le lendemain pour nettoyer ou ranger.

La musique

Rares sont les événe­ments qui se passent d’un DJ ou d’un groupe de musique. Au-delà des frais de cachets facturés par ces presta­taires, comptez bien les frais de la SACEM — Société des Auteurs, Compo­si­teurs et Éditeurs de Musique. Il ne faut surtout pas les oublier car vous risquez une amende en cas de contrôle des organismes compé­tents !

Le staff

Si vous faites appel à un staff profes­sionnel, il faut évidemment prendre en compte les salaires, et ne pas oublier les primes auxquelles il a droit en cas de travail la nuit ou d’heures supplé­men­taires. S’il s’agit de bénévoles, les repas et l’hébergement seront généra­lement à votre charge.

Astuce : la rédaction de contrats est néces­saire lorsque l’on fait appel à des bénévoles.

La restauration

Les boissons et la nourriture sont trop impor­tantes pour être oubliées ! Soyez cependant prudent sur la date de livraison et les quantités prévues car il s’agit de denrées péris­sables. Ne les faites pas livrer trop tôt, ni en trop grande quantité.

Les imprévus

Vous pouvez prévoir une catégorie “Imprévus” ou “Divers” pour des dépenses que vous auriez oublié ou qui seraient impré­vi­sibles. Mot d’ordre pour cette catégorie : n’hésitez pas à prévoir un montant surévalué afin d’éviter les mauvaises surprises après l’événement.

Évaluer les coûts

Créer un document de suivi

Le moyen le plus simple pour établir et suivre l’évolution d’un budget est de réaliser un tableau. En ce qui concerne l’outil adéquat, vous avez le choix entre  :

  • Les logiciels de bureau­tique (Google Sheets, Excel, Numbers…)
  • Un cahier ou une feuille de papier vierge
  • Un tableau pré-imprimé à remplir à la main

Place à l’action ! Commencez par créer deux grandes catégories “Dépenses” et “Recettes”. À l’intérieur de celles-ci, ajoutez les colonnes :

  • Intitulé
  • Quantité
  • Prix unitaire (HT et TTC)
  • Total (HT et TTC)

Afin de faciliter la lisibilité et le suivi de votre budget, il est recom­mandé de créer des catégories de dépenses et de recettes avec des sous-totaux (cf. capture d’écran ci-dessous). Selon vos objectifs, visez des bénéfices (dépenses < recettes) ou un budget à l’équilibre (dépenses = recettes).

tableau-budget-evenement

Exemple de budget prévi­sionnel réalisé sur un tableur Excel.
 

Conservez bien ce tableau en cas de besoin avant, pendant, et après l’événement. Il vous sera aussi très utile pour constituer le budget de vos prochains événe­ments.

Demander des devis et faire des estimations

Pour connaître le montant des dépenses et estimer les recettes possibles, deux cas de figure se présentent à vous :

  • Demander des devis auprès de presta­taires locaux ou en ligne vous permettra de connaître préci­sément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs presta­taires afin d’étudier leurs prix et leurs services offerts. Vous aurez ainsi un pouvoir de négociation plus élevé et pourrez faire de bonnes affaires. Attention à ne pas confondre les prix HT et les prix TTC mentionnés sur les devis !
  • Faire des estima­tions dans les cas où vous ne pouvez pas demander de devis. Pensez à sures­timer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. À contrario, sous-estimez légèrement les recettes. Il est même possible d’envisager plusieurs scénarios finan­ciers : recettes inférieures, égales, ou supérieures aux prévi­sions.

Enfin, si vous avez déjà organisé des événe­ments similaires, n’hésitez pas à vous replonger dans vos précé­dents devis et factures !

Ne pas confondre budget et trésorerie

Pour finir, il faut toujours garder en tête que les recettes arrivent souvent en décalage avec les dépenses. S’il est parfois possible de s’arranger avec un presta­taire pour le payer à la fin de votre événement, il faut bien souvent prévoir de lui verser des arrhes avant l’événement. Il est donc impératif de connaître sur le bout des doigts le montant dispo­nible sur votre compte en banque au moment où les factures vont arriver.

Avant l’événement, vous aurez généra­lement besoin d’un certain montant pour régler une part des dépenses, qui devra être inférieure aux recettes prévues à la fin de l’événement. Avec Weezevent, vous pouvez par exemple lancer votre billet­terie plusieurs mois/semaines avant votre événement, et ainsi recevoir tous les 15 jours le montant des billets vendus. Vous gagnerez ainsi en sérénité et réglerez si besoin une partie de vos dépenses.

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