Les règles de base pour établir le budget de votre événement

Les règles de base pour établir le budget de votre événement

Som­maire

  1. Lis­ter les dépens­es à venir
  2. Éval­uer les coûts
  3. Ne pas con­fon­dre bud­get et tré­sorerie

Nous en par­lons régulière­ment sur ce blog, il était temps de con­sacr­er un arti­cle à cet élé­ment essen­tiel de l’organ­i­sa­tion de votre événe­ment : le bud­get. Ce dernier peut représen­ter un frein, voire une crainte pour les nou­veaux organ­isa­teurs d’événements, mais quelques règles de base per­me­t­tront de vous lancer en toute sérénité. En lisant atten­tive­ment cet arti­cle, vous serez aptes à pré­par­er votre bud­get, et votre événe­ment en lui-même. Ensuite, l’expérience fera de vous un ges­tion­naire de plus en plus avisé. Ren­trons directe­ment dans le vif du sujet !

Lister les dépenses à venir

Lorsque l’on établit un bud­get, il est préférable de com­mencer par lis­ter toutes les dépens­es éventuelles qui nous passent par la tête — même celles dont on n’est pas cer­tain. L’objectif est de rédi­ger une liste exhaus­tive, quitte à enlever des dépens­es après-coup pour ajuster le bud­get. Il s’agit alors d’un bud­get prévi­sion­nel, dont le but est de pré­par­er, d’anticiper, et non de prédire au cen­time près ce qui va réelle­ment être dépen­sé.

Les caté­gories de dépens­es vari­ent en fonc­tion des types des événe­ments organ­isés, mais cer­taines sont des pas­sages oblig­és et vous devez y porter une atten­tion par­ti­c­ulière. Nous en avons recen­sé cinq.

Le lieu

Au moment de faire un devis pour la loca­tion d’un lieu, il faut être vig­i­lant quant aux horaires et à la durée de loca­tion. Par­fois, les tar­ifs sont affichés à l’heure, et des frais sup­plé­men­taires sont fac­turés si votre événe­ment con­tin­ue pen­dant la nuit — ou si vous êtes encore sur le lieu de l’événement le lende­main pour net­toy­er ou ranger.

La musique

Rares sont les événe­ments qui se passent d’un DJ ou d’un groupe de musique. Au-delà des frais de cachets fac­turés par ces prestataires, comptez bien les frais de la SACEM — Société des Auteurs, Com­pos­i­teurs et Édi­teurs de Musique. Il ne faut surtout pas les oubli­er car vous risquez une amende en cas de con­trôle des organ­ismes com­pé­tents !

Le staff

Si vous faites appel à un staff pro­fes­sion­nel, il faut évidem­ment pren­dre en compte les salaires, et ne pas oubli­er les primes aux­quelles il a droit en cas de tra­vail la nuit ou d’heures sup­plé­men­taires. S’il s’agit de bénév­oles, les repas et l’hébergement seront générale­ment à votre charge.

Astuce : la rédac­tion de con­trats est néces­saire lorsque l’on fait appel à des bénév­oles.

La restauration

Les bois­sons et la nour­ri­t­ure sont trop impor­tantes pour être oubliées ! Soyez cepen­dant pru­dent sur la date de livrai­son et les quan­tités prévues car il s’agit de den­rées périss­ables. Ne les faites pas livr­er trop tôt, ni en trop grande quan­tité.

Les imprévus

Vous pou­vez prévoir une caté­gorie “Imprévus” ou “Divers” pour des dépens­es que vous auriez oublié ou qui seraient imprévis­i­bles. Mot d’ordre pour cette caté­gorie : n’hésitez pas à prévoir un mon­tant suré­val­ué afin d’éviter les mau­vais­es sur­pris­es après l’événement.

Évaluer les coûts

Créer un document de suivi

Le moyen le plus sim­ple pour établir et suiv­re l’évolution d’un bud­get est de réalis­er un tableau. En ce qui con­cerne l’outil adéquat, vous avez le choix entre  :

  • Les logi­ciels de bureau­tique (Google Sheets, Excel, Num­bers…)
  • Un cahi­er ou une feuille de papi­er vierge
  • Un tableau pré-imprimé à rem­plir à la main

Place à l’action ! Com­mencez par créer deux grandes caté­gories “Dépens­es” et “Recettes”. À l’intérieur de celles-ci, ajoutez les colonnes :

  • Inti­t­ulé
  • Quan­tité
  • Prix uni­taire (HT et TTC)
  • Total (HT et TTC)

Afin de faciliter la lis­i­bil­ité et le suivi de votre bud­get, il est recom­mandé de créer des caté­gories de dépens­es et de recettes avec des sous-totaux (cf. cap­ture d’écran ci-dessous). Selon vos objec­tifs, visez des béné­fices (dépens­es < recettes) ou un bud­get à l’équilibre (dépens­es = recettes).

tableau-budget-evenement

Exem­ple de bud­get prévi­sion­nel réal­isé sur un tableur Excel.
 

Con­servez bien ce tableau en cas de besoin avant, pen­dant, et après l’événement. Il vous sera aus­si très utile pour con­stituer le bud­get de vos prochains événe­ments.

Demander des devis et faire des estimations

Pour con­naître le mon­tant des dépens­es et estimer les recettes pos­si­bles, deux cas de fig­ure se présen­tent à vous :

  • Deman­der des devis auprès de prestataires locaux ou en ligne vous per­me­t­tra de con­naître pré­cisé­ment vos futures dépens­es. N’hésitez pas à com­par­er plusieurs prestataires afin d’étudier leurs prix et leurs ser­vices offerts. Vous aurez ain­si un pou­voir de négo­ci­a­tion plus élevé et pour­rez faire de bonnes affaires. Atten­tion à ne pas con­fon­dre les prix HT et les prix TTC men­tion­nés sur les devis !
  • Faire des esti­ma­tions dans les cas où vous ne pou­vez pas deman­der de devis. Pensez à sures­timer les coûts afin d’éviter les mau­vais­es sur­pris­es au moment des dépens­es. À con­trario, sous-estimez légère­ment les recettes. Il est même pos­si­ble d’envisager plusieurs scé­nar­ios financiers : recettes inférieures, égales, ou supérieures aux prévi­sions.

Enfin, si vous avez déjà organ­isé des événe­ments sim­i­laires, n’hésitez pas à vous rep­longer dans vos précé­dents devis et fac­tures !

Ne pas confondre budget et trésorerie

Pour finir, il faut tou­jours garder en tête que les recettes arrivent sou­vent en décalage avec les dépens­es. S’il est par­fois pos­si­ble de s’arranger avec un prestataire pour le pay­er à la fin de votre événe­ment, il faut bien sou­vent prévoir de lui vers­er des arrhes avant l’événement. Il est donc impératif de con­naître sur le bout des doigts le mon­tant disponible sur votre compte en banque au moment où les fac­tures vont arriv­er.

Avant l’événement, vous aurez générale­ment besoin d’un cer­tain mon­tant pour régler une part des dépens­es, qui devra être inférieure aux recettes prévues à la fin de l’événement. Avec Weezevent, vous pou­vez par exem­ple lancer votre bil­let­terie plusieurs mois/semaines avant votre événe­ment, et ain­si recevoir tous les 15 jours le mon­tant des bil­lets ven­dus. Vous gag­nerez ain­si en sérénité et réglerez si besoin une par­tie de vos dépens­es.

Pour organ­is­er des événe­ments avec une compt­abil­ité sim­pli­fiée, décou­vrez tous les avan­tages de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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