Comment déterminer le prix des billets pour son événement ?

Comment déterminer le prix des billets pour son événement ?

Un organ­isa­teur d’événement doit maîtris­er une mul­ti­tude de détails et pren­dre de nom­breuses déci­sions impor­tantes. Par­mi ces dernières, le choix du prix des bil­lets est cru­cial. Si le prix des bil­lets est trop élevé, les par­tic­i­pants n’accepteront pas de débours­er la somme demandée et ne se ren­dront donc pas à votre événe­ment. Au con­traire, des bil­lets ven­dus à un prix trop faible ne vous per­me­t­tront pas d’engranger des recettes suff­isantes pour cou­vrir toutes vos dépens­es. Pire, un prix bas peut don­ner l’impression que votre événe­ment n’est pas assez intéres­sant pour vos poten­tiels par­tic­i­pants.

Afin d’éviter toutes ces embûch­es lors du choix du prix de votre événe­ment, nous avons sélec­tion­né les meilleures astuces observées chez nos organ­isa­teurs.

Som­maire

  1. Anticiper les coûts et les dépens­es
  2. Cal­culer le prix des bil­lets
  3. Mul­ti­pli­er les options de prix
  4. Choisir sa bil­let­terie en ligne

1. Anticiper les coûts et les dépenses

Lister les dépenses réalisées et à venir

Vous le savez mieux que per­son­ne, les événe­ments vous oblig­ent à réalis­er de nom­breuses check­lists. La déci­sion du prix n’y échappe pas ! Com­mencez par créer des caté­gories liées à vos dépens­es et listez‑y un max­i­mum d’éléments : restau­ra­tion, bois­sons, déco­ra­tion, ani­ma­tion, matériel, etc. Ce n’est pas le moment de choisir ce que vous allez finale­ment dépenser ou non, mais bien de recenser tout ce dont vous allez prob­a­ble­ment avoir besoin.

Affiner les coûts et votre budget

C’est le moment de faire des choix par­mi votre liste exhaus­tive. Retrou­vez les dépens­es effec­tuées à l’occasion d’événements que vous avez organ­isés par le passé. Vous gag­nerez un temps pré­cieux, mais soyez tout de même vig­i­lants aux change­ments qui peu­vent avoir lieu selon les four­nisseurs. Deman­dez-leur des devis si vous pensez que leurs prix ont changé ou si c’est la pre­mière fois que vous faites appel à leurs ser­vices. Si vous n’avez aucune pos­si­bil­ité d’accéder aux prix de vente, faites-en une esti­ma­tion haute afin d’éviter les mau­vais­es sur­pris­es. Enfin, faites le tri et sélec­tion­nez seule­ment les dépens­es néces­saires.

Atten­tion à bien pren­dre en compte la TVA lorsque vous deman­dez des devis. Si vous êtes une asso­ci­a­tion, vous n’êtes pas soumise à la TVA.

En com­mençant par lis­ter un max­i­mum de dépens­es, puis en affi­nant les coûts, vous aurez un aperçu assez pré­cis des recettes que vous devrez effectuer pour cou­vrir vos dépens­es. Plus vous avancerez dans l’organisation de votre événe­ment, plus vous saurez com­ment équili­br­er la bal­ance dépenses/recettes et faire des choix stratégiques quant au prix de vente de vos bil­lets. Selon les typolo­gies d’événements, la date d’annonce du prix varie. Les événe­ments de taille impor­tante ou pro­fes­sion­nels com­mu­niquent leurs prix de vente plusieurs mois à l’avance. Les soirées et événe­ments de taille plus restreinte se con­tentent de quelques semaines. À vous de jouer !

2. Calculer le prix des billets

Comparer les prix des événements locaux

Sur Face­book (sec­tion Événe­ments ou appli­ca­tion Local), dans les mag­a­zines locaux ou sur Inter­net, com­parez les prix des événe­ments sim­i­laires se déroulant dans votre ville. Ne vous focalisez pas seule­ment sur le prix de vente final, mais aus­si sur la clien­tèle ciblée, la local­i­sa­tion pré­cise de l’événement, sa durée, les trans­ports, les ani­ma­tions et inter­venants présents. Cela vous per­met d’ajuster la jauge en fonc­tion de là où vous vous situez par rap­port à ces événe­ments proches de vous.

Prévoir un budget dépenses/recettes équilibré

Plan­i­fi­er un bud­get équili­bré est le min­i­mum req­uis lorsque l’on organ­ise un événe­ment — sauf dans cer­tains cas plutôt rares. Ensuite, selon les sit­u­a­tions et les oppor­tu­nités qui se présen­tent à vous, il est pos­si­ble d’obtenir des béné­fices. Seules les asso­ci­a­tions ont un intérêt moin­dre à réalis­er des béné­fices, car elles doivent présen­ter un bud­get prévi­sion­nel à l’équilibre par­fait pour obtenir des sub­ven­tions. Si vous souhaitez organ­is­er des événe­ments avec une fréquence régulière, visez d’abord l’équilibre, puis ten­tez d’augmenter les béné­fices à chaque édi­tion, sans toute­fois avoir les yeux plus gros que le ven­tre. C’est en procé­dant palier par palier que vous allez péren­nis­er vos événe­ments.

Décider avec l’ensemble des informations

Dépens­es réal­isées, coût prévi­sion­nels, prix des événe­ments locaux, et équili­bre du bud­get sont les élé­ments clés qui vont vous aider à déter­min­er le prix de vente de vos bil­lets. Selon les infor­ma­tions rassem­blées et vos objec­tifs, toute votre stratégie devra se baser sur un équili­bre entre tous les élé­ments cités précédem­ment.

3. Multiplier les options de prix

Mettre en place plusieurs prix

De plus en plus d’événements réalisent des opéra­tions de préventes effi­caces grâce au tarif “early bird”. Le mes­sage à com­mu­ni­quer est clair et limpi­de : “réservez votre bil­let dès main­tenant et économisez x% du prix du bil­let”. Cer­tains événe­ments ont recours à un tarif ear­ly bird, puis à un tarif reg­u­lar. D’autres poussent la démarche plus loin avec 3 ou 4 tar­ifs dif­férents, mis en vente à 3 ou 4 péri­odes dif­férentes.

Voici un exem­ple par­lant, pour un événe­ment qui aurait lieu en juil­let de l’an­née N :

  • Juil­let – Décem­bre, année N‑1 : mise en vente du tarif very ear­ly bird à ‑50%
  • Jan­vi­er – Mai, année N : mise en vente du tarif ear­ly bird à ‑30%
  • Juin – Juil­let, année N : mise en vente du tarif last pro­mo­tion à ‑15%
  • Juil­let 2020, année N : mise en vente du tarif reg­u­lar au prix nor­mal

Ceci n’est qu’un exem­ple. Le nom­bre de tar­ifs et la durée des cam­pagnes de pro­mo­tion peut vari­er. Il est égale­ment pos­si­ble de recourir à un tarif réduit en ligne et à un tarif nor­mal sur place. Vous pou­vez ain­si réalis­er plus de préventes et être plus déten­du avant l’événement.

Enfin, pro­posez des tar­ifs réduits pour les étu­di­ants, les per­son­nes à mobil­ité réduite, les seniors, les per­son­nes en recherche d’emploi, ou toute autre caté­gorie que vous jugeriez per­ti­nente.

Proposer un prix libre

Pourquoi seriez-vous les seuls décideurs de vos prix de vente ? Les pre­miers con­cernés, vos par­tic­i­pants, ont aus­si leur mot à dire. Pro­posez un tarif libre et lais­sez vos par­tic­i­pants choisir le prix qui leur sem­ble le plus juste. Générale­ment, c’est une pra­tique qu’ils accueil­lent favor­able­ment et qui ren­force leur con­fi­ance envers les organ­isa­teurs d’événements.

Offrir des codes promo

Faites plaisir à vos amis, col­lègues, four­nisseurs, prestataires, ou clients fidèles en leur envoy­ant des codes de pro­mo­tion. Ils sont très faciles à paramétr­er et vous per­me­t­tent de gag­n­er en vis­i­bil­ité tout en offrant des priv­ilèges aux per­son­nes fidèles à vos événe­ments.

4. Choisir sa billetterie en ligne

Avec une bil­let­terie en ligne, prof­itez de mul­ti­ples options et de tous les out­ils néces­saires au choix des prix de vos bil­lets. Une solu­tion de bil­let­terie en ligne vous offre égale­ment des canaux de vente — mini-site, inté­gra­tion en 2 clics sur votre site — et de com­mu­ni­ca­tion qui sont tout aus­si impor­tants que le prix de vos bil­lets.

Pour organ­is­er des événe­ments réus­sis, décou­vrez tous les avan­tages de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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