Organiser un événement réussi nécessite un effort considérable de planification, de coordination et d’exécution le moment venu. Malgré tout, l’évaluation des résultats à l’issue de votre événement est tout aussi importante, surtout si ce dernier est organisé chaque année. En effet, l’évaluation joue un rôle essentiel pour mesurer le succès de votre événement, identifier les aspects à améliorer et tirer des enseignements pour les sessions futures.
Nous vous présentons un guide complet pour évaluer efficacement un événement et optimiser l’organisation des prochaines éditions.
Sommaire
1. Pourquoi évaluer votre événement ?
Réaliser l’évaluation d’un événement à l’issue de la fin de ce dernier est une étape essentielle pour tout organisateur. Voici les principales raisons et avantages :
- Mesurer les résultats finaux, et donc le succès de l’événement : L’évaluation permet de déterminer dans quelle mesure les objectifs fixés en amont pour l’événement ont été atteints. Que ce soit pour accroître la notoriété de la marque, augmenter les ventes, renforcer les liens avec les clients, ou atteindre tout autre résultat spécifique, l’évaluation fournit une mesure concrète du succès de l’événement.
- Identifier les points manquants et axes d’amélioration : L’évaluation permet de découvrir les points faibles de l’événement et les axes d’amélioration à prioriser pour les prochaines éditions. Cela peut concerner la partie logistique, la partie restauration de l’événement, la gestion de la billetterie et des inscriptions, le suivi de la communication avec les participants etc.
- Améliorer l’expérience des participants : L’évaluation post-événement permet de recueillir les commentaires et avis des participants sur leur expérience lors de ce dernier. Ces retours d’information sont précieux pour comprendre ce qui a été apprécié par les participants et ce qui pourrait être amélioré pour offrir une expérience encore meilleure à l’avenir.
- Justifier l’investissement : Organiser un événement implique souvent des coûts financiers, en temps et en ressources humaines ainsi que l’élaboration d’une relation de confiance avec vos partenaires et sponsors. L’évaluation fournit des données tangibles pour justifier ces investissements et démontrer le retour sur investissement (ROI) de l’événement, les KPI etc.
- Faire évoluer la stratégie : L’évaluation permet aux organisateurs de mettre en lumière les aspects inattendus ou les tendances émergentes qui pourraient influencer leur stratégie à l’avenir. Cela favorise l’adaptation aux besoins changeants du public et du marché.
- La communication : Enfin, cela peut vous permettre de communiquer sur la réussite de votre événement le cas échéant, sur le nombre de participants, le nombre de ventes réalisées pour la sortie d’un nouveau produit ou service etc. Le tout accompagné de photos et vidéos.
2. Les étapes préparatoires à l’évaluation de votre événement
Avant même que votre événement ne commence, il est essentiel de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Comme déjà mentionné, ces objectifs serviront de base à votre évaluation ultérieure. Voulez-vous accroître la notoriété de votre marque, renforcer les liens avec vos clients ou collecter des fonds pour une cause particulière ? Identifiez les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir. Ensuite, déterminez les indicateurs clés de performance (KPI) qui correspondent à vos objectifs.
Si vous visez à accroître la notoriété, par exemple, vous pourriez surveiller le nombre de mentions sur les réseaux sociaux, les visites sur votre site web pendant l’événement ou encore la couverture médiatique obtenue.
Une fois vos objectifs et KPI définis, élaborez un plan d’évaluation avant l’événement. Assurez-vous de disposer des ressources nécessaires pour collecter les données pertinentes et prévoyez des moments spécifiques pour recueillir des retours d’informations de la part des participants (interviews pendant l’événement, questionnaires et sondages en ligne…).
3. Méthodes d’évaluation pendant l’événement
En parlant de moments pour recueillir des données clés sur votre événement, voici quelques méthodes d’évaluation fréquentes à utiliser.
Les sondages et questionnaires en temps réel sont un excellent moyen de recueillir les impressions des participants et prospects à chaud. Posez des questions simples et rapides à répondre, de préférence par le biais d’une application mobile ou d’un lien internet. Cela vous permettra d’obtenir des retours immédiats et d’ajuster votre événement en conséquence.
En parallèle, suivez de près les interactions sur les réseaux sociaux et l’engagement en ligne liés à votre événement. Surveillez les mentions de votre hashtag, les partages de publications et les commentaires des participants. Cela vous donnera une idée de l’impact de votre événement voire d’interagir directement avec les participants.
De plus, assurez-vous de collecter des données sur la fréquentation en temps réel. Disposez de mécanismes d’enregistrement à l’entrée pour suivre le nombre de participants présents et comparez-le aux prévisions initiales comme le nombre de billets vendus ou le nombre de personnes inscrites.
4. Évaluation Post-Événement
Une fois l’événement terminé, il est temps de passer à l’évaluation post-événement. Analysez toutes les données recueillies pendant l’événement et comparez-les avec les objectifs que vous aviez définis au préalable.
Si votre événement visait à accroître la notoriété de votre marque, mesurez l’augmentation du nombre de mentions sur les réseaux sociaux et la couverture médiatique obtenue (publications dans des journaux locaux…). Si vous cherchiez à renforcer les liens avec vos clients, évaluez la satisfaction des participants à travers les sondages et questionnaires envoyés par mails notamment de manière personnalisée.
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