Trouver le lieu idéal pour son événement

Trouver le lieu idéal pour son événement

Vous organ­isez un événe­ment ? L’une des pre­mières étapes que vous avez en tête dans toute votre liste de choses à faire est bien de trou­ver un lieu ! Elé­ment cen­tral de votre événe­ment, le choix du lieu doit se réfléchir en fonc­tion de vos objec­tifs, de votre vision, du nom­bre de per­son­nes atten­dues, de la typolo­gie de votre man­i­fes­ta­tion, … Voici les élé­ments de réflex­ion pour bien choisir votre lieu d’événement.

Vous attendez peu de monde.

Votre événe­ment est dédié à un petit pub­lic, il est donc plus facile pour vous de chercher un lieu per­me­t­tant une ambiance chaleureuse, décalée ou orig­i­nale.

Le type et l’horaire de votre événe­ment sont les pre­miers élé­ments per­ti­nents pour définir votre lieu : en soirée ou mat­inée l’espace ne sera pas le même c’est cer­tain. Plutôt un café, un loft, une salle de réu­nion, un espace cul­turel ou un bar, un club, une salle de con­cert… A vous de faire le choix selon vos critères d’ambiance, l’univers que vous souhaitez trans­pos­er et le type d’événement que vous organ­isez (con­cert, événe­ment pro­fes­sion­nel, entre amis, ate­liers, etc.).

L’accès à l’espace et l’agencement même du lieu ont toute leur impor­tance égale­ment. Avoir plusieurs espaces si besoin ou qui cor­re­spon­dent au plan­ning de votre événe­ment : pour une présen­ta­tion il est bien d’avoir de quoi installer le monde assis ou pou­voir se déplac­er facile­ment et rester debout sans se marcher dessus dans le cas d’un cock­tail. Le mobili­er sur place égale­ment peut être un fac­teur de choix, il est plus sim­ple d’utiliser ce qui est déjà sur place. Selon la péri­ode choisie, vous souhaiterez sûre­ment un espace extérieur, pour prof­iter du beau temps, créer un espace fumeurs, …

Ensuite la ques­tion est : est-ce une pri­vati­sa­tion com­plète ou seule­ment d’un espace ? Pensez à bien définir la plage horaire de votre événe­ment, instal­la­tion et démon­tage com­pris.
D’autres ques­tions à vous pos­er : Com­bi­en serez-vous ? Souhaitez-vous inté­gr­er des ani­ma­tions ? Quel matériel sera néces­saire ? Faut-il prévoir un trai­teur et/ou des bois­sons ?  Autant d’éléments à lis­ter pour établir un devis auprès du loueur ou respon­s­able de la salle.

Tenez-vous au courant des ten­dances aus­si, si vous cherchez un lieu orig­i­nal ou inat­ten­du. On voit de plus en plus de lieux éphémères par exem­ple, des espaces se créent comme les espaces de co-meet­ing ou encore des lofts et apparte­ments peu­vent se louer pour une occa­sion.

Vous attendez beaucoup de monde.

Que ce soit pour une con­férence, un gros événe­ment étu­di­ant, un con­cert… la recherche de salle est tout aus­si pri­mor­diale et peut être plus com­pliquée lorsque vous atten­dez du monde. Il va vous fal­loir trou­ver une salle assez grande pour accueil­lir vos par­tic­i­pants en grand nom­bre. La pos­si­bil­ité d’un espace extérieur selon la météo peut être une bonne option, sinon recherchez auprès des espaces publics de la ville auprès des mairies, pour des lieux cul­turels, salles de con­férences, salles d’expo … Atten­tion à ne pas voir trop grand pour ne pas créer un sen­ti­ment de vide bien que votre jauge soit presque pleine.

L’accès à votre lieu est impor­tant, sélec­tion­nez votre salle selon des critères défi­nis en amont : accès park­ing, accès PSH et PMR, plusieurs entrées, sor­ties de sec­ours. Vous atten­dez du monde venant de loin ? N’oubliez pas les alen­tours, il est intéres­sant d’avoir un lieu proche de gares, aéro­ports, trans­ports en com­mun pour faciliter la venue de vos par­tic­i­pants. Pour une grosse soirée comme événe­ment pro­fes­sion­nel, pensez égale­ment au retour qu’il soit le plus sim­ple et agréable pour vos invités.

Ce sont des ser­vices que vous pou­vez inclure dans votre bil­let­terie en ligne ou plate­forme d’inscription, le par­tic­i­pant peut pren­dre son bil­let puis ensuite ajouter une offre de trans­port par exem­ple ou choisir un tarif spé­ci­fique inclu­ant entrée et trans­port.

Dans tous les cas petits comme grands événe­ments, il est essen­tiel d’anticiper, lis­tez vos besoins bien en amont, prenez le temps de vis­iter les lieux, de com­par­er, de définir le nom­bre de per­son­nes atten­dues, l’objectif de votre événe­ment et ce que vous souhaitez laiss­er comme sou­venir. Prévoyez bien votre bud­get et un plan B ! Per­son­ne n’est à l’abri d’un inci­dent, d’une annu­la­tion, d’un change­ment de date, ou d’une météo défa­vor­able.

Une fois votre lieu d’événement trou­vé, invitez, vendez vos bil­lets, gérez vos inscrip­tions, com­mu­niquez et accueillez vos par­tic­i­pants !

 

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