Comment choisir la date de son événement ?

Comment choisir la date de son événement ?

Som­maire

  1. L’importance de la date par­faite
  2. Com­ment s’y pren­dre
  3. Des out­ils pour vous aider
  4. Les spé­ci­ficités des événe­ments en extérieur

Choisir une date représente un vraie casse-tête pour les organ­isa­teurs d’événement, peu importe la taille et le secteur d’activité con­cernés. De nom­breux paramètres entrent en jeu — aus­si bien internes qu’externes à votre organ­i­sa­tion. Depuis plus de 10 ans, nous suiv­ons des mil­liers d’événements et vous pro­posons donc quelques astuces pour bien choisir la date de votre événe­ment.

1. L’importance de la date parfaite

Cela sem­ble logique mais faire une erreur en choi­sis­sant une “mau­vaise date” peut avoir des réper­cus­sions désas­treuses sur votre événe­ment. Par exem­ple, un événe­ment ayant lieu en même temps que d’autres événe­ments du même type, dans la même ville, avec le même pub­lic, pour­rait attir­er un nom­bre insuff­isant de par­tic­i­pants et ain­si avoir des con­séquences néga­tives sur sa tré­sorerie — même si le bud­get était par­faite­ment établi.

2. Comment s’y prendre

Étudiez d’abord votre cible et ses habi­tudes. Un événe­ment qui veut attir­er des étu­di­ants doit s’adapter à leur rythme de vie et avoir plutôt lieu en fin de semaine, à par­tir du jeu­di soir. Pour les familles, il est forte­ment con­seil­lé d’organiser des événe­ments en week-end unique­ment.

Ensuite, n’hésitez pas à tester des dates  — sans pren­dre de risques financiers — si vous organ­isez des événe­ments régulière­ment et à plusieurs créneaux horaires dif­férents. Par exem­ple, pour des ate­liers ou cours du soir, vous pou­vez pro­pos­er deux jours dif­férents afin d’attirer un pub­lic dif­férent et surtout pour tester l’attractivité de la date. Ne prenez pas de risques inutiles si vous pensez qu’une date ne con­vient pas, surtout si c’est pour un événe­ment unique.

N’oubliez pas votre bon sens. Ce sera tou­jours votre meilleur allié. Par exem­ple, on n’organise pas un événe­ment en extérieur en novem­bre — en France en tout cas. Mal­heureuse­ment, il peut par­fois y avoir de mau­vais­es sur­pris­es — comme de la pluie en juil­let, c’est pour cela qu’il faut égale­ment anticiper les imprévus (cf. dernière par­tie de l’article).

3. Des outils pour vous aider

Observez les événe­ments qui vont avoir lieu autour du vôtre — sur Face­book par exem­ple. N’hésitez pas à égale­ment vous abon­ner aux pages Face­book qui relaient l’actualité des événe­ments sim­i­laires au vôtre. Vous pou­vez aus­si pren­dre con­tact avec ces organ­isa­teurs par le biais des réseaux soci­aux afin d’être infor­mé des dates de leurs prochains événe­ments.

Si vous organ­isez fréquem­ment des événe­ments dans une même ville, vous pou­vez faire la démarche de créer un groupe Face­book avec ces organ­isa­teurs afin de cen­tralis­er toutes les infor­ma­tions. L’objectif est que tous les organ­isa­teurs d’événements de cette ville soient au courant des événe­ments à venir. Tout le monde y est gag­nant et cela évite que des événe­ments sim­i­laires soient organ­isés aux mêmes moments.

Les spécificités des événements en extérieur

De plus en plus d’événements sont organ­isés en extérieur, et c’est bien plus qu’une mode : open air, con­certs, fes­ti­vals, ciné­ma en plein air… Tous les types d’événements se décli­nent en plein air, pour que cha­cun retrou­ve un lien avec la nature !

Cepen­dant, si ce for­mat d’événement plaît autant, il n’est pas sans risque pour ses organ­isa­teurs. Pensez donc tou­jours à une solu­tion de repli :

  • Décaler la date — au préal­able, prévenez les invités, met­tez-vous d’accord avec tous les prestataires, et prévoyez les con­di­tions de ce change­ment de date.
  • Pré­par­er un plan B — un autre lieu, en intérieur. Atten­tion cepen­dant à ne pas vers­er d’arrhes, il ne faut pas que la solu­tion de repli vous coûte trop cher !

Astuce : con­sul­tez très régulière­ment Météo France car les prévi­sions peu­vent chang­er à tout moment. Si vous désirez annuler ou reporter votre événe­ment, soyez cer­tains que cette ini­tia­tive n’aura pas de con­séquences néga­tives sur votre tré­sorerie. N’annulez pas au dernier moment au risque d’avoir des prob­lèmes avec vos prestataires qui auront engagé des frais — trans­port, matières pre­mières, etc.

Pour organ­is­er un événe­ment réus­si, décou­vrez tous les avan­tages de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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