Organiser un événement sportif : les différentes étapes d’une planification stratégique

Pour organ­is­er un événe­ment sportif, il est impor­tant de dis­pos­er d’un plan stratégique clair et détail­lé qui sert de feuille de route. Nous vous guidons pas à pas dans sa créa­tion com­plète pour men­er à bien un événe­ment sportif réus­si.

1. Pourquoi organisez-vous un événement sportif ?

La pre­mière chose que vous devez savoir lorsque vous organ­isez votre événe­ment sportif, c’est pourquoi et dans quel but vous le faites. Quels sont vos objec­tifs ?

Selon l’événe­ment, ces objec­tifs peu­vent être très dif­férents, par exem­ple :

• Pour les événe­ments de com­péti­tion pro­fes­sion­nelle, les objec­tifs peu­vent être d’une part liés aux ath­lètes eux-mêmes et à ce qu’ils peu­vent réalis­er lors de votre événe­ment, et d’autre part liés au pub­lic, qui peut prof­iter d’un spec­ta­cle sportif mémorable.
• Pour cer­tains événe­ments sportifs, vous vous intéresserez à la réper­cus­sion que votre événe­ment aura sur la société, notam­ment l’im­pact qu’il aura sur l’ac­qui­si­tion d’habitudes sportives saines par la pop­u­la­tion.
• Vous pou­vez avoir d’autres objec­tifs, sans rap­port avec le sport lui-même, comme des objec­tifs touris­tiques pour la ville dans laque­lle se déroule l’événe­ment.

2. Quelle typologie d’événement sportif organiser ?

Sans per­dre de vue le point précé­dent, définis­sez quel type d’événement sportif vous allez organ­is­er pour attein­dre les objec­tifs fixés.

a) Identité de votre événement

Com­mencez à façon­ner l’identité de votre événe­ment : com­ment s’ap­pellera-t-il, quelle image de mar­que aura-t-il, à quoi ressem­blera le logo, y aura-t-il une mas­cotte pour l’événe­ment ? Il se peut que des change­ments inter­vi­en­nent au fur et à mesure de la con­struc­tion de votre plan stratégique, mais le fait de soulever ces ques­tions dès le départ ren­dra votre événe­ment plus tan­gi­ble.

b) Nature de votre événement

Votre événe­ment sportif est-il une com­péti­tion, un événe­ment récréatif ou pro­mo­tion­nel, et quelle est l’im­por­tance de l’aspect diver­tis­sant ? Les déci­sions que vous pren­drez par la suite doivent être en par­faite adéqua­tion avec la nature de votre événe­ment. Organ­is­er une retraite de yoga n’est pas la même chose qu’organ­is­er un marathon ou un tournoi de e‑sport.

c) Type d’événement

Plus con­crète­ment, étab­lis­sez le type d’événe­ment que vous allez organ­is­er en fonc­tion de dif­férents critères :

• Récur­rence et durée : S’ag­it-il d’un événe­ment ponctuel, ou cyclique, d’une seule journée, d’un seul match ou d’une seule mas­ter­class, ou d’un tournoi organ­isé sur 6 mois ?
• Sports et dis­ci­plines : S’ag­it-il d’une man­i­fes­ta­tion mul­ti­sports ou d’un seul type de sport ? Quel(s) sport(s) seront pra­tiqués lors de votre man­i­fes­ta­tion ? S’il existe dif­férentes dis­ci­plines dans le sport que vous avez choisi, seront-elles toutes inclus­es dans votre man­i­fes­ta­tion ?

3. Où se déroulera votre événement sportif ?

Le lieu de votre événe­ment sportif doit être en accord avec l’événe­ment défi­ni dans les points précé­dents, ceux-ci servi­ront donc de ligne direc­trice pour déter­min­er les car­ac­téris­tiques que l’e­space choisi doit com­porter.

Les instal­la­tions doivent pou­voir accueil­lir con­fort­able­ment toutes les per­son­nes présentes, les par­tic­i­pants et le pub­lic. Si votre événe­ment est un tournoi sur la plage, il n’y a pas beau­coup de doute sur le type d’e­space dont vous avez besoin, mais même ain­si, vous devrez choisir la bonne plage en ter­mes d’e­space, de nom­bre de par­tic­i­pants, de facil­ités d’or­gan­i­sa­tion avec la mairie cor­re­spon­dante, d’ac­ces­si­bil­ité en trans­ports en com­mun ou en voiture, d’in­fra­struc­tures disponibles dans les envi­rons etc.

Si votre événe­ment se déroule sur un par­cours, comme dans le cas du cyclisme, vous devrez véri­fi­er quel est le meilleur itinéraire, choisir les points de départ et d’arrivée et tenir compte du fait que vous devrez installer des élé­ments mobiles.

Vous envis­agez d’or­gan­is­er un événe­ment ou un cours de sport en ligne ? La recherche de l’e­space idéal est tout de même impor­tante. Recherchez un espace agréable, sans bruit et avec un bon éclairage.

4. À quelle date votre événement sportif aura-t-il lieu ?

Choisir la meilleure date pour votre événe­ment sportif n’est pas tou­jours facile.

Encore une fois, pour ce faire, vous devrez pren­dre en compte tous les points précédem­ment men­tion­nés. Il existe des sports qui ont besoin de cer­taines con­di­tions météorologiques pour avoir lieu et dont les événe­ments sont con­cen­trés à une cer­taine péri­ode de l’an­née. Essayez d’éviter que votre événe­ment coïn­cide avec un autre événe­ment très sim­i­laire ou à des­ti­na­tion du même pub­lic.

5. Pour qui organisez-vous votre événement sportif ?

À ce stade, faites le point sur toutes les per­son­nes sus­cep­ti­bles d’être intéressées par votre événe­ment.
Il est impor­tant de pren­dre le temps de lis­ter tous les pro­fils des par­tic­i­pants poten­tiels pour créer un événe­ment sportif adap­té à tous.

a) Clients internes

Par clients internes, nous enten­dons les par­tic­i­pants de votre pro­pre organ­i­sa­tion.
Il se peut que vous organ­isiez un événe­ment sportif pour une autre entité, comme une mairie, une asso­ci­a­tion ou un club sportif.

b) Clientes externes : les participants

Les pre­miers clients externes sont les ath­lètes eux-mêmes. Peu importe que votre événe­ment s’adresse à des pro­fes­sion­nels ou à des ama­teurs, ou qu’il s’agisse d’une com­péti­tion ou d’un événe­ment récréatif. Les sportifs sont le cœur de votre événe­ment, et sans eux, l’événement n’existerait pas.

c) Clients externes : les spectateurs

Comme clients externes, vous devez égale­ment pren­dre en compte les spec­ta­teurs et la meilleure manière de les accueil­lir. Si vous organ­isez un événe­ment sportif à huis clos ou sans voca­tion à être vu, vous pou­vez ignor­er ce sujet.

d) Autres clients

Si votre événe­ment a une cer­taine ampleur, il est très prob­a­ble que vous accueil­liez d’autres types de clients, des per­son­nes ou des entités ayant un pou­voir de négo­ci­a­tion et de forts intérêts dans votre événe­ment. Par exem­ple, des acheteurs de droits de dif­fu­sion et d’in­for­ma­tion, de droits à l’im­age, des four­nisseurs et des spon­sors.

6. Qui organise l’événement sportif ?

Plan­i­fiez métic­uleuse­ment les ressources humaines dont vous aurez besoin pour organ­is­er votre événe­ment sportif. Con­stituez une équipe bien définie et organ­isée, aus­si bien pen­dant l’or­gan­i­sa­tion en amont que pour le jour J.

a) Équipe organisatrice

Créez un organ­i­gramme et répar­tis­sez les tâch­es, en déléguant tout en gar­dant le con­trôle glob­al de l’or­gan­i­sa­tion. Un dia­gramme de Gantt et un logi­ciel de ges­tion de pro­jet peu­vent vous aider.

Voici quelques-uns des prin­ci­paux domaines que votre équipe d’or­gan­i­sa­tion devra cou­vrir :

• Comité exé­cu­tif
• Équipe tech­nique
• Inscrip­tion des ath­lètes et vente de bil­lets
• Opéra­tions
• Ser­vice client
• Mar­ket­ing, com­mu­ni­ca­tion et parte­nar­i­ats
• Juridique et compt­able
• Ressources Humaines

b) Autres ressources humaines

Le jour de l’événement, en fonc­tion de son ampleur, il est prob­a­ble que votre équipe organ­isatrice ne soit pas suff­isante pour men­er à bien toutes les tâch­es à traîter. Nous vous recom­man­dons de faire appel à des prestataires et des bénév­oles. Voici quelques exem­ples des prin­ci­pales mis­sions à cou­vrir :

• Instal­la­tion et Mon­tage
• Con­trôle d’ac­cès
• Point d’in­for­ma­tion
• Sécu­rité
• Nour­ri­t­ure et bois­sons
• Arbi­tres et per­son­nel (pour enreg­istr­er les scores, etc.)
• Encadrement (par exem­ples, sur les points de rav­i­taille­ment dans le cadre de cours­es)
• Park­ing
• Démon­tage et net­toy­age

7. Comment organiser votre événement sportif ?

Main­tenant que l’événe­ment est bien défi­ni et que l’équipe est prête, il vous faut pass­er à l’action pour organ­is­er votre événe­ment sportif.

a) Réglementation, permis et sécurité

Avant d’aller de l’a­vant avec l’or­gan­i­sa­tion de votre événe­ment, il y a des élé­ments que vous devez con­naître et respecter. Sinon, vous risquez de devoir revenir en arrière, ce qui vous fera per­dre du temps et de l’ar­gent.

De quelles autori­sa­tions avez-vous besoin pour organ­is­er votre événe­ment ? La sit­u­a­tion ne sera pas la même pour un petit événe­ment dans un espace fer­mé que pour un grand événe­ment où les rues doivent être bar­rées. Ces autori­sa­tions sont étroite­ment liées à la sécu­rité de votre événe­ment ; les autorités com­pé­tentes vous deman­deront égale­ment de vous con­former à cer­taines exi­gences en matière de sécu­rité. En plus de ces mesures, vous devrez égale­ment souscrire une assur­ance pour vous pro­téger en tant qu’or­gan­isa­teur.

Veuillez not­er que les per­mis néces­saires peu­vent égale­ment inclure des per­mis de vente d’al­cool, le cas échéant.

En ce qui con­cerne la régle­men­ta­tion, et en fonc­tion de la taille et du type d’événe­ment que vous organ­isez, vous devrez tenir compte des textes juridiques spé­ci­fiques à la régle­men­ta­tion sportive.

b) Structure de l’événement et caractéristiques

Quelle sera la struc­ture et le pro­gramme de votre événe­ment sportif ? Déter­minez l’or­gan­i­sa­tion interne de l’événe­ment, avec les jours, les horaires, le for­mat… Il est égale­ment impor­tant que vous étab­lissiez, s’il s’ag­it d’une com­péti­tion, com­ment les groupes seront créés, les tours et les élim­i­na­tions, la manière de compter les scores, etc. Pour cela, vous pou­vez vous inspir­er de la struc­ture d’autres événe­ments sportifs aux­quels votre pub­lic est habitué.

Lorsque vous étab­lis­sez cette struc­ture, accordez une atten­tion par­ti­c­ulière aux moments clés tels que l’ou­ver­ture, la clô­ture et la remise des prix. Ces élé­ments sont de petits événe­ments en soi, vous devrez donc les plan­i­fi­er en détail.

c) Inscription et gestion des ventes

La ges­tion des inscrip­tions des par­tic­i­pants et de leurs équipes, ain­si que la vente de bil­lets pour les spec­ta­teurs, est l’un des prin­ci­paux aspects que vous devrez gér­er lors de l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment sportif.

Un sys­tème de bil­let­terie et d’in­scrip­tion en ligne vous facilit­era grande­ment la tâche. Non seule­ment il vous per­me­t­tra de gér­er les paiements en ligne de manière pra­tique pour l’or­gan­i­sa­tion et les par­tic­i­pants, mais il vous sera égale­ment très utile pour col­lecter des infor­ma­tions.

Vous avez besoin que les par­tic­i­pants vous envoient un cer­ti­fi­cat médi­cal d’ap­ti­tude à par­ticiper à votre événe­ment ? Vous avez peut-être besoin de leur carte de fédéra­tion ? Vous pou­vez deman­der ces doc­u­ments, ain­si que pos­er des ques­tions utiles via un for­mu­laire d’in­scrip­tion inté­gré à votre plate­forme de bil­let­terie et d’in­scrip­tion.

D’autre part, vous recueillerez égale­ment leurs e‑mails, ce qui vous per­me­t­tra de leur envoy­er facile­ment des com­mu­ni­ca­tions impor­tantes sur l’événe­ment lui-même (horaires, règles, classe­ments, etc.) ain­si que sur les prochains événe­ments que vous organ­isez. Utilis­er un out­il d’emailing et de CRM con­nec­té à la vente de bil­lets vous facilit­era grande­ment la tâche.

d) Gestion des foules et contrôle d’accès

Si vous atten­dez un grand nom­bre de par­tic­i­pants à votre événe­ment, qu’il s’agisse de spec­ta­teurs ou de par­tic­i­pants, vous devez être bien pré­paré à gér­er de grands mou­ve­ments de foules. C’est l’un des prin­ci­paux points d’attention à pren­dre en compte en ter­mes de sécu­rité.

Com­mencez par une analyse appro­fondie du lieu où se déroulera votre événe­ment sportif et créez un plan d’ac­cès. Si pos­si­ble, divisez le site en secteurs avec des points d’ac­cès et de sor­tie dis­tincts pour assur­er une cir­cu­la­tion plus flu­ide. Pensez égale­ment à la manière de gér­er l’ac­cès pour les per­son­nes à mobil­ité réduite.

Séparez les zones dédiées aux sup­port­ers de chaque équipe, surtout si la rela­tion entre les deux est poten­tielle­ment con­flictuelle.

Formez cor­recte­ment votre équipe de con­trôle d’ac­cès et de sécu­rité. Un sys­tème de con­trôle d’ac­cès avec des dis­posi­tifs de lec­ture de codes à bar­res ou de codes QR garan­ti­ra un flux d’ac­cès flu­ide. Veillez à ce que cha­cun ait une vision claire de ses tâch­es. Éla­borez ensem­ble un plan d’é­vac­u­a­tion et, si néces­saire, deman­dez l’aide des forces de police.

L’é­clairage est une autre ques­tion clé, avant, pen­dant et après l’événe­ment, dans et autour du site. Assurez-vous que les aires de sta­tion­nement soient bien éclairées, ain­si que l’in­térieur de la salle, afin que vous puissiez voir tout ce qui s’y passe sans dif­fi­culté.

Après l’événe­ment, ne bais­sez pas la garde. Informez les par­tic­i­pants des sor­ties et, si néces­saire, faites appel à la police pour vous aider à dis­pers­er les par­tic­i­pants une fois à l’ex­térieur de la salle.

e) Gestion des paiements sur place

Pour les grands événe­ments, la ges­tion des paiements pour la nour­ri­t­ure, les bois­sons et le mer­chan­dis­ing lors de l’événe­ment sportif peut être un casse-tête. Les stades de sport peu­vent opter pour un sys­tème de paiement cash­less afin que les sup­port­ers paient leurs bois­sons dans le stade avec une carte préchargée, évi­tant ain­si les files d’at­tente, notam­ment à la mi-temps.

Pour les struc­tures non per­ma­nentes, le cash­less est égale­ment une solu­tion effi­cace, qui plaira aux vis­i­teurs, en réduisant les files d’at­tente, et aux organ­isa­teurs, en leur sim­pli­fi­ant la vie et en aug­men­tant même leurs revenus.

8. Quelles ressources pour organiser votre événement sportif ?

Pour organ­is­er l’événe­ment que vous avez déjà défi­ni, vous aurez besoin de ressources. Avec quelles ressources allez-vous organ­is­er votre événe­ment sportif ?

a) Le budget

Par­al­lèle­ment à votre plan stratégique, vous devez établir un bud­get pour votre événe­ment. Ces deux doc­u­ments, ensem­ble, seront votre guide tout au long de l’or­gan­i­sa­tion, vous devez donc les pré­par­er minu­tieuse­ment. Lorsque vous étab­lis­sez le bud­get, incluez les coûts approx­i­mat­ifs de tous les élé­ments de votre événe­ment, ain­si que la somme dont vous dis­posez et les sources d’ar­gent dont vous aurez besoin. Les ventes de bil­lets et d’in­scrip­tions sont l’une des prin­ci­pales sources de revenus d’un événe­ment sportif, c’est pourquoi il est si impor­tant de les gér­er cor­recte­ment.

b) Les sponsors

Les spon­sors sont un élé­ment clé de votre événe­ment sportif car ils vous aideront à le financer, que ce soit par des con­tri­bu­tions finan­cières ou en nature.

Il n’est pas dif­fi­cile d’obtenir des spon­sors pour un événe­ment sportif, encore plus si votre événe­ment touche un grand nom­bre de per­son­nes.

Pour organ­is­er votre événe­ment sportif, Weezevent vous pro­pose des solu­tions sim­ples et effi­caces pour la vente des bil­lets et l’in­scrip­tion en ligne, le con­trôle d’ac­cès, la ges­tion des paiements sur place grâce à des sys­tèmes de paiement cash­less et la com­mu­ni­ca­tion avec votre pub­lic grâce à un out­il d’e-mail­ing et de CRM.

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