Les 8 outils nécessaires à tout organisateur d’événements sportifs

Organ­is­er un événe­ment sportif n’est pas de tout repos, et ses organ­isa­teurs finis­sent par­fois plus fatigués que les sportifs eux-mêmes. Tech­nolo­gie et sport faisant bon ménage, que diriez-vous d’u­tilis­er de nou­veaux out­ils pour vous faciliter la vie ? Nous en avons sélec­tion­né 8, testés et approu­vés par nos mil­liers d’organisateurs d’événements sportifs.

Som­maire

• Google Dri­ve
• WeezTick­et
• Insta­gram
• Local (par Face­book)
• Météo
• Google Maps
• WeezA­c­cess
• Deez­er

Google Drive

L’ensemble des appli­ca­tions disponibles sur Google Dri­ve vous per­met de partager des fichiers avec tous vos col­lègues, asso­ciés, bénév­oles, etc. :

• Google Docs créé des doc­u­ments stan­dards comme des comptes-ren­dus de réu­nions ou des fich­es de con­signes aux bénév­oles.
• Google Sheets gère les feuilles de cal­cul aus­si bien qu’Excel, pour gér­er vos stocks ou votre compt­abil­ité à plusieurs, sans risque de vous per­dre dans le suivi.
• Google Slides est un out­il de présen­ta­tion intu­itif, avec lequel vous allez créer des sup­ports utiles pour for­mer des bénév­oles ou dif­fuser des scores sur un écran, etc.

Acces­si­bles sur ordi­na­teur et sur mobile, ces appli­ca­tions sont mis­es à jour en temps réel pour toutes les per­son­nes y ayant accès. Fini les pris­es de têtes avec les ver­sions, les clefs USB, les e‑mails.

WeezTicket

Vous organ­isez une course à pied ? Une ran­don­née, un tournoi de bas­ket, ou un open de ten­nis ? Peu importe le sport ou le for­mat de votre événe­ment, vous allez for­cé­ment recueil­lir les inscrip­tions des par­tic­i­pants et ven­dre ou dis­tribuer des bil­lets aux spec­ta­teurs. Avec un out­il aus­si com­plet que Weezevent, créez un mini-site pour que les par­tic­i­pants puis­sent en savoir plus sur votre événe­ment et s’y inscrire en quelques clics. Soumet­tez-leur, au moment de la val­i­da­tion, un for­mu­laire d’inscription per­son­nal­isé, en leur deman­dant par exem­ple un cer­ti­fi­cat d’aptitude au sport, une pho­to­copie de leur carte d’identité, etc. Le paiement des par­tic­i­pants et spec­ta­teurs se fait égale­ment via Weezevent, ce qui sim­pli­fie dras­tique­ment votre compt­abil­ité.

Instagram

Quelques semaines avant votre événe­ment, com­mencez à créer de l’intérêt autour de votre événe­ment en pub­liant des pho­tos sur Insta­gram. Afin d’élargir le cer­cle des curieux, utilisez les hash­tags de votre ville ou de votre région, de votre sport, voire même des clubs et des per­son­nes qui y seront présentes.

Pen­dant votre événe­ment, pub­liez des pho­tos et des vidéos. L’objectif y est dou­ble : sus­citer l’envie de ceux qui n’y sont pas — par­tic­i­pants ou spec­ta­teurs — de s’y ren­dre et don­ner des sou­venirs à ceux qui sont déjà. Vous pou­vez même faire de la pro­mo­tion très ciblée, qui ne vous coûtera pas néces­saire­ment beau­coup mais qui peut vous rap­porter si votre mes­sage attire des par­tic­i­pants.

Local (par Facebook)

Local est l’ap­pli­ca­tion mobile de Face­book téléchargée par des mil­lions de per­son­nes sur mobile, qui recense tous les événe­ments disponibles sur la plate­forme. Il est donc impératif de créer un événe­ment Face­book relié à votre page Facebook/Instagram, votre site web ou votre mini-site Weezevent. Vous pour­rez ain­si élargir votre pub­lic et inviter des amis à votre événe­ment — qui en fer­ont de même si vous les y encour­agez. C’est de cette manière que vous allez créer un cer­cle vertueux et un engoue­ment pour votre événe­ment.

Météo

Il est inutile de rap­pel­er pourquoi la météo est un élé­ment à sur­veiller lorsque l’on organ­ise des événe­ments sportifs en extérieur. Cepen­dant, une appli­ca­tion mobile de météo peut se révéler essen­tielle si elle vous envoie des alertes en cas de change­ment brusques : avers­es, orages, etc. Dans ces moments-là, sans ces alertes, vous pou­vez vous retrou­ver à dire “j’ai regardé la météo ce matin ce n’était pas prévu”. Avec une alerte, vous anticipez de pré­cieuses min­utes qui pour­ront être déter­mi­nantes, et qui pour­ront sauver votre événe­ment.

Google Maps

L’application est con­nue de tous pour sa fonc­tion­nal­ité qui vous guide d’un point A à un point B. Cepen­dant, vous pou­vez créez et partagez des cartes per­son­nal­isées avec des points d’intérêts spé­ci­fiques — se ren­dre dans Menu > Vos adress­es > Cartes. Si votre événe­ment sportif a lieu sur une vaste zone, il paraît oppor­tun de créer une carte en ligne et d’y plac­er les points suiv­ants :

• Course : départ/arrivée, entrées/sorties du site, retrait des dos­sards, stands, rav­i­taille­ments, park­ings…
• Tournoi/compétition : ter­rains, salles d’échauffement/d’entraînement, points de restauration/boisson, ves­ti­aires, ani­ma­tions, entrées, park­ings…

Voici un exem­ple avec la Mon­ster Start­up Golf Cup de Nantes :

WeezAccess

Vous vendez ou dis­tribuez des bil­lets d’accès aux spec­ta­teurs en plus des inscrip­tions des par­tic­i­pants ? Ajoutez tout sim­ple­ment un ou plusieurs tarif(s) Spec­ta­teurs à votre événe­ment. Grâce à cela, vous pour­rez con­trôler les entrées de votre événe­ment et aug­menter ain­si votre niveau de sécu­rité. Avec l’application gra­tu­ite WeezA­c­cess, ou avec nos ter­minaux de con­trôle pro­fes­sion­nels, vous scan­nez les bil­lets et savez en un clin d’œil si le bil­let est val­able ou non. Plus besoin de listes papi­er de plusieurs pages, qui laisse de la place à la fraude et entraî­nent de la perte de temps.

Deezer

La musique par­ticipe à l’ambiance générale d’un événe­ment sportif et à l’appréciation glob­ale du pub­lic. Grâce à ses playlists infinies, l’application de stream­ing Deez­er vous offre la pos­si­bil­ité de dif­fuser de la musique toute la journée, en n’ayant qu’à appuy­er sur un bou­ton. Facile non ?

Par­mi ces 8 out­ils, lesquels allez-vous choisir pour organ­is­er votre événe­ment sportif ? Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Organ­is­er un événe­ment sportif