Les 8 outils nécessaires à tout organisateur d’événements sportifs

Les 8 outils nécessaires à tout organisateur d’événements sportifs

Organiser un événement sportif n’est pas de tout repos, et ses organisateurs finissent parfois plus fatigués que les sportifs eux-mêmes. Technologie et sport faisant bon ménage, que diriez-vous d’utiliser de nouveaux outils pour vous faciliter la vie ? Nous en avons sélectionné 8, testés et approuvés par nos milliers d’organisateurs d’événements sportifs.

Sommaire


Google Drive

L’ensemble des applications disponibles sur Google Drive vous permet de partager des fichiers avec tous vos collègues, associés, bénévoles, etc. :

  • Google Docs créé des documents standards comme des comptes-rendus de réunions ou des fiches de consignes aux bénévoles.
  • Google Sheets gère les feuilles de calcul aussi bien qu’Excel, pour gérer vos stocks ou votre comptabilité à plusieurs, sans risque de vous perdre dans le suivi.
  • Google Slides est un outil de présentation intuitif, avec lequel vous allez créer des supports utiles pour former des bénévoles ou diffuser des scores sur un écran, etc.

Accessibles sur ordinateur et sur mobile, ces applications sont mises à jour en temps réel pour toutes les personnes y ayant accès. Fini les prises de têtes avec les versions, les clefs USB, les e‑mails.

WeezTicket

Vous organisez une course à pied ? Une randonnée, un tournoi de basket, ou un open de tennis ? Peu importe le sport ou le format de votre événement, vous allez forcément recueillir les inscriptions des participants et vendre ou distribuer des billets aux spectateurs. Avec un outil aussi complet que Weezevent, créez un mini-site pour que les participants puissent en savoir plus sur votre événement et s’y inscrire en quelques clics. Soumettez-leur, au moment de la validation, un formulaire d’inscription personnalisé, en leur demandant par exemple un certificat d’aptitude au sport, une photocopie de leur carte d’identité, etc. Le paiement des participants et spectateurs se fait également via Weezevent, ce qui simplifie drastiquement votre comptabilité.

Instagram

Quelques semaines avant votre événement, commencez à créer de l’intérêt autour de votre événement en publiant des photos sur Instagram. Afin d’élargir le cercle des curieux, utilisez les hashtags de votre ville ou de votre région, de votre sport, voire même des clubs et des personnes qui y seront présentes.

Pendant votre événement, publiez des photos et des vidéos. L’objectif y est double : susciter l’envie de ceux qui n’y sont pas — participants ou spectateurs — de s’y rendre et donner des souvenirs à ceux qui sont déjà. Vous pouvez même faire de la promotion très ciblée, qui ne vous coûtera pas nécessairement beaucoup mais qui peut vous rapporter si votre message attire des participants.

Local (par Facebook)

Local est l’application mobile de Facebook téléchargée par des millions de personnes sur mobile, qui recense tous les événements disponibles sur la plateforme. Il est donc impératif de créer un événement Facebook relié à votre page Facebook/Instagram, votre site web ou votre mini-site Weezevent. Vous pourrez ainsi élargir votre public et inviter des amis à votre événement — qui en feront de même si vous les y encouragez. C’est de cette manière que vous allez créer un cercle vertueux et un engouement pour votre événement.

Météo

Il est inutile de rappeler pourquoi la météo est un élément à surveiller lorsque l’on organise des événements sportifs en extérieur. Cependant, une application mobile de météo peut se révéler essentielle si elle vous envoie des alertes en cas de changement brusques : averses, orages, etc. Dans ces moments-là, sans ces alertes, vous pouvez vous retrouver à dire “j’ai regardé la météo ce matin ce n’était pas prévu”. Avec une alerte, vous anticipez de précieuses minutes qui pourront être déterminantes, et qui pourront sauver votre événement.

Google Maps

L’application est connue de tous pour sa fonctionnalité qui vous guide d’un point A à un point B. Cependant, vous pouvez créez et partagez des cartes personnalisées avec des points d’intérêts spécifiques — se rendre dans Menu > Vos adresses > Cartes. Si votre événement sportif a lieu sur une vaste zone, il paraît opportun de créer une carte en ligne et d’y placer les points suivants :

  • Course : départ/arrivée, entrées/sorties du site, retrait des dossards, stands, ravitaillements, parkings…
  • Tournoi/compétition : terrains, salles d’échauffement/d’entraînement, points de restauration/boisson, vestiaires, animations, entrées, parkings…

Voici un exemple avec la Monster Startup Golf Cup de Nantes :

maps-startup-cup

WeezAccess

Vous vendez ou distribuez des billets d’accès aux spectateurs en plus des inscriptions des participants ? Ajoutez tout simplement un ou plusieurs tarif(s) Spectateurs à votre événement. Grâce à cela, vous pourrez contrôler les entrées de votre événement et augmenter ainsi votre niveau de sécurité. Avec l’application gratuite WeezAccess, ou avec nos terminaux de contrôle professionnels, vous scannez les billets et savez en un clin d’œil si le billet est valable ou non. Plus besoin de listes papier de plusieurs pages, qui laisse de la place à la fraude et entraînent de la perte de temps.

Deezer

La musique participe à l’ambiance générale d’un événement sportif et à l’appréciation globale du public. Grâce à ses playlists infinies, l’application de streaming Deezer vous offre la possibilité de diffuser de la musique toute la journée, en n’ayant qu’à appuyer sur un bouton. Facile non ?

Parmi ces 8 outils, lesquels allez-vous choisir pour organiser votre événement sportif ? Découvrez toutes les fonctionnalités de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser un événement sportif

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