Comment organiser un tournoi sportif ?

Comment organiser un tournoi sportif ?

Orga­ni­ser une com­pé­ti­tion spor­tive, c’est par­ta­ger sa vision du sport avec des pas­sion­nés, se chal­len­ger.
Un moment qui se veut convi­vial à condi­tion que son orga­ni­sa­tion soit par­fai­te­ment hui­lée.
Avant de se lan­cer la tête la pre­mière dans une telle entre­prise, il est indis­pen­sable de pas­ser par 4 points essen­tiels de l’organisation d’événements.

DES OBJECTIFS PRÉCIS

Fixez bien les objec­tifs de votre tour­noi. Ceux-ci ser­vi­ront à bien défi­nir son l’identité

  • Objec­tif de fré­quen­ta­tion : com­bien de par­ti­ci­pants ? Com­bien de sup­por­ters atten­dus ?
  • Objec­tif de noto­rié­té : vou­lez-vous atti­rer un public local ou bien inter­na­tio­nal ? Atten­dez-vous des par­ti­ci­pants ama­teurs ou bien des pro­fes­sion­nels ?
  • Objec­tif d’image : quelles valeurs vou­lez-vous véhi­cu­ler ? L’objectif est-il pure­ment spor­tif ou bien sou­te­nez-vous une cause par­ti­cu­lière ? Sou­hai­tez-vous atti­rer de nou­veaux clients pour votre entre­prise ?
  • Objec­tif finan­cier : Vous n’organiserez pas de la même manière votre évé­ne­ment selon que vous le faites béné­vo­le­ment ou dans un but lucra­tif. Ce der­nier point est indis­pen­sable à l’élaboration de votre bud­get à laquelle nous revien­drons plus tard.

 

BIEN CIBLER SES PARTICIPANTS

Défi­nis­sez ensuite la cible de votre tour­noi.

  • Type de par­ti­ci­pants : visez-vous des étu­diants, des comi­tés d’entreprise, des enfants ou bien des ani­maux ?
    Tout est pos­sible, à condi­tion de pen­ser aux acti­vi­tés d’accompagnement qui iront avec. Par exemple, les étu­diants appré­cie­ront une soi­rée après le tour­noi. Pour les enfants pré­fé­rez une aire de jeu ou un goû­ter…
  • Défi­nis­sez les équipes : toute com­pé­ti­tion spor­tive demande de s’assurer de cer­tains élé­ments comme la san­té phy­sique pour la pra­tique spor­tive en ques­tion, n’oubliez pas de deman­der ces infor­ma­tions à vos par­ti­ci­pants lors de leur ins­crip­tion avec jus­ti­fi­ca­tif à l’appui (vous pou­vez pour cela éta­blir un for­mu­laire d’inscription per­son­na­li­sé ), afin de créer des équipes et d’organiser les pas­sages lors du tour­noi il en est de même pour les infor­ma­tions concer­nant les niveaux, le pal­ma­rès…
  • Contac­tez les bons médias : faites aus­si la recherche des médias qui pour­raient être inté­res­sés et écrire sur vous. Contac­tez-les en amont pour don­ner de la visi­bi­li­té à votre tour­noi et atti­rer plus de par­ti­ci­pants. Ne voyez pas trop grand, adap­tez votre recherche de média en fonc­tion de vos objec­tifs de noto­rié­té et d’image déci­dés plus haut (médias locaux, ciblés pour atti­rer du monde à l’événement ou à l’inverse natio­naux pour une plus grande noto­rié­té). Plus votre cou­ver­ture média­tique sera impor­tante, plus vous pour­rez atti­rer de spon­sors et de par­te­naires pour le pro­chain évé­ne­ment

 

CHOISIR UN LIEU ADAPTÉ

  • Acces­si­bi­li­té : le lieu dis­pose-t-il d’un par­king ? Est-il bien des­ser­vi par les réseaux de trans­port ? Est-il acces­sible aux PMR (per­sonnes à mobi­li­té réduite) ?
  • Capa­ci­té : cela paraît évident mais y a-t-il assez de place pour accueillir votre objec­tif de fré­quen­ta­tion ? Pen­sez à vos équipes, aux par­ti­ci­pants mais aus­si aux sup­por­ters. Si vous ne pri­va­ti­sez pas le lieu dans sa tota­li­té, pen­sez à la fré­quen­ta­tion moyenne dans le lieu, à com­ment s’intègrera votre tour­noi dans l’espace.
  • Équi­pe­ments dis­po­nibles : com­bien de point d’eau ? Com­bien de toi­lettes (Pour un tour­noi majo­ri­tai­re­ment fémi­nin, pen­sez à plus de toi­lettes fer­mées) ? Com­bien de ter­rains ? Le club four­nit-il les maillots ? Com­ment sont les ves­tiaires ? Quelle place pour le public ? Pen­sez au confort de vos par­ti­ci­pants et sup­por­ters.
  • Assurances/licences : voyez avec le gérant s’ils dis­posent des licences pour vendre de la nour­ri­ture, de l’alcool et pour accueillir le type de mani­fes­ta­tion que vous orga­ni­sez. Pen­sez aux assu­rances que vous aurez besoin de contrac­ter en com­plé­ment de celles de la salle.

Ne fon­cez pas tête bais­sée sur le pre­mier lieu qui vous plai­ra, visi­tez-en plu­sieurs, choi­sis­sez en deux et gar­dez-en un en tête comme plan B.

ETABLIR UN BUDGET PRÉVISIONNEL

Votre bud­get pour­ra évo­luer tout au long de votre orga­ni­sa­tion. Vous béné­fi­cie­rez peut-être de sub­ven­tions, de sou­tien finan­cier par les spon­sors ou encore des reve­nus liés à la vente de billets et autres pro­duits annexes.
Selon les objec­tifs fixés au préa­lable (acti­va­tion de marque, image, récolte de fond…) vous ne défi­ni­rez évi­dem­ment pas votre bud­get de la même manière. Si vous orga­ni­sez votre pre­mier tour­noi spor­tif, vous pro­cé­de­rez d’abord par tâton­ne­ment, en pre­nant chaque élé­ment de votre plan­ning d’organisation et en fai­sant plu­sieurs demandes de devis pour vous fami­lia­ri­ser avec les coûts de ce type de mani­fes­ta­tion. Ce n’est qu’avec l’expérience que vous juge­rez des retom­bées de cer­taines dépenses, impor­tantes pour la satis­fac­tion du public (véri­table res­source).

  • Vos res­sources : en plus de votre enve­loppe ini­tiale, incluez les par­te­na­riats et échanges de pres­ta­tions déjà en place et pen­sez à les ajou­ter au fur et à mesure.
  • Vos besoins : incluez toutes les dépenses, frais fixes comme variables : réser­va­tion du lieu, sécu­ri­té, assu­rances, frais admi­nis­tra­tifs, per­son­nel (charges sociales), maté­riel, trans­port, res­tau­ra­tion, héber­ge­ment, net­toyage, com­mu­ni­ca­tion et pro­mo­tion ain­si que toutes les taxes (TVA, SACEM…). Anti­ci­per des poten­tiels risques (néces­si­té de struc­ture contre la pluie, de stocks sup­plé­men­taires…) en y incluant une enve­loppe d’environ 15% de votre bud­get total.
  • Dans une autre colonne ren­trez les recettes esti­mées : sub­ven­tions publiques (après esti­ma­tion du bud­get néces­saire, faites une demande aux col­lec­ti­vi­tés locales), vente de bois­son et res­tau­ra­tion, billet­te­rie, droits de retrans­mis­sion, aide des par­te­naires, etc.

Ce bud­get doit res­ter à dis­po­si­tion à toutes les étapes de l’organisation. Ren­trez-y toutes les dépenses même minimes et toutes les recettes (la solu­tion de billet­te­rie de Wee­zevent offre par exemple de ver­ser les recettes de la vente de billets tous les 15 jours).

Vos coûts réels seront peut-être dif­fé­rents de ceux que vous aviez pré­vus. Afin de vous aider pour les pro­chaines édi­tions, ajou­tez une colonne des coûts effec­tifs de l’organisation. Vous aurez de cette manière une meilleure exper­tise de l’organisation de ce type d’événement.
Ces quatre points de réflexions posés, vous pou­vez pas­ser aux étapes sui­vantes (tout en gar­dant cette par­tie en tête). Bien­tôt nous vous expli­que­rons com­ment bien com­mu­ni­quer sur votre tour­noi spor­tif.

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