Elaborar un plan estratégico para la organización de tu evento deportivo

Lle­ga el buen tiem­po, el cuer­po se acti­va y es un buen momen­to para orga­ni­zar even­tos deportivos.

Para orga­ni­zar un even­to deporti­vo, es impor­tante ten­er un plan claro y detal­la­do que sir­va como hoja de ruta. En este artícu­lo, te guiamos en la elab­o­ración del plan estratégi­co para tu even­to deporti­vo.

1. Por qué organizas un evento deportivo

Lo primero que tienes que ten­er claro a la hora de orga­ni­zar tu even­to deporti­vo es por qué y para qué lo haces. ¿Cuáles son tus obje­tivos?

Según el even­to, estos obje­tivos pueden ser de muy diver­sa índole, como por ejem­p­lo:

• Para even­tos de com­peti­ción pro­fe­sion­ales, los obje­tivos pueden ser por un lado rel­a­tivos a los pro­pios deportis­tas y lo que puedan alcan­zar en tu even­to y por otro rel­a­tivos al públi­co, que pue­da dis­fru­tar de un espec­tácu­lo deporti­vo mem­o­rable.
• Para even­tos de prác­ti­ca deporti­va o de difusión de esta, te intere­sará la reper­cusión que tu even­to ten­ga en la sociedad, espe­cial­mente el impacto que ten­ga en que la población adquiera hábitos salud­ables de prác­ti­ca deporti­va.
• Puedes ten­er otros obje­tivos, ajenos al deporte en sí, como obje­tivos turís­ti­cos para la ciu­dad en la que se desar­rol­la el even­to.

2. Qué evento deportivo organizas

Sin perder de vista el pun­to ante­ri­or, lle­ga el momen­to de conc­re­tar qué es lo que vas a orga­ni­zar, qué even­to deporti­vo será el que organ­ices para cumplir los obje­tivos que te has mar­ca­do.

1. Definición de tu evento

Empieza a dar for­ma a tu even­to, defíne­lo. ¿Cómo se va a lla­mar? ¿Qué ima­gen de mar­ca va a ten­er? ¿Cómo será el logotipo? ¿Habrá una mas­co­ta del even­to? Puede que aún haya cam­bios, a medi­da que respon­das a los sigu­ientes pun­tos de tu plan estratégi­co, pero plantear estos temas des­de el prin­ci­pio hará tu even­to más tan­gi­ble.

2. Naturaleza de tu evento

¿Tu even­to deporti­vo es una com­peti­ción? ¿Se tra­ta de un even­to recre­ati­vo o de pro­mo­ción? ¿Cómo de impor­tante es el com­po­nente de espec­tácu­lo? Las deci­siones que tomes más ade­lante tienen que estar alin­eadas a la per­fec­ción con la nat­u­raleza de tu even­to. No es lo mis­mo orga­ni­zar un retiro de yoga que una maratón o un tor­neo de esports.

3. Tipo de evento

Bajan­do a lo más con­cre­to, establece el tipo de even­to que vas a orga­ni­zar de acuer­do a difer­entes cri­te­rios:

• Recur­ren­cia y duración: ¿Es un even­to pun­tu­al, cícli­co, sostenido en el tiem­po? ¿Dura un úni­co día, un solo par­tido o mas­ter­class o bien es un tor­neo que se cel­e­bra a lo largo de 6 meses?
• Deportes y dis­ci­plinas: ¿Se tra­ta de un even­to polide­porti­vo o de un úni­co tipo de deporte? ¿Qué deporte o deportes se prac­ti­carán en tu even­to? Si exis­ten difer­entes dis­ci­plinas den­tro del deporte escogi­do, ¿estarán todas inclu­idas en tu even­to?

3. Dónde tendrá lugar tu evento deportivo

El lugar de cel­e­bración de tu even­to deporti­vo deberá ser acorde al even­to definido en los pun­tos ante­ri­ores, por lo que estos te servirán de ori­entación a la hora de deter­mi­nar las car­ac­terís­ti­cas que ha de ten­er el espa­cio elegi­do.

Las insta­la­ciones tienen que poder acoger con como­di­dad a todos los asis­tentes, par­tic­i­pantes y públi­co. Si tu even­to es un tor­neo en la playa, no hay muchas dudas del tipo de espa­cio que nece­si­tas, pero aun así, deberás escoger la playa ade­cua­da en cuan­to a espa­cio, aflu­en­cia, facil­i­dades orga­ni­za­ti­vas con el Ayun­tamien­to cor­re­spon­di­ente, acce­si­bil­i­dad en trans­porte públi­co o en coche, infraestruc­turas disponibles en los alrede­dores (hotel­eras, cul­tur­ales, etc.).

Si tu even­to tiene lugar en ruta, como puede ser en el caso del ciclis­mo, ten­drás que ver­i­ficar cuál es la mejor ruta, esco­gien­do las local­i­dades y tenien­do en cuen­ta que ten­drás que insta­lar ele­men­tos móviles.

¿Estás pen­san­do en orga­ni­zar un even­to o clases de deporte online? No por ello la búsque­da del espa­cio ide­al deja de ser impor­tante. Bus­ca un espa­cio agrad­able, sin rui­dos y con bue­na ilu­mi­nación.

4. Cuándo se celebrará tu evento deportivo

Escoger la mejor fecha para tu even­to deporti­vo no siem­pre es tarea fácil.

De nue­vo, para hac­er­lo, ten­drás que ten­er en cuen­ta todo lo que ya hemos definido. Hay deportes que nece­si­tan unas deter­mi­nadas condi­ciones atmos­féri­c­as para poder cel­e­brarse y sus even­tos se con­cen­tran en una época del año deter­mi­na­da. Inclu­so si es el caso, tra­ta de evi­tar que tu even­to coin­ci­da con otro muy sim­i­lar o dirigi­do al mis­mo públi­co.

5. Para quién organizas tu evento deportivo

Con­sid­era en este pun­to a todas las per­sonas intere­sadas en el even­to des­de difer­entes pun­tos de vista. Es impor­tante que ten­gas claros todos estos tipos de cliente para no dejar de lado a ninguno durante la orga­ni­zación de tu even­to deporti­vo.

1. Clientes internos

Con clientes inter­nos nos refe­r­i­mos, en primer lugar, a tu propia orga­ni­zación y, en su caso, si orga­ni­zas el even­to deporti­vo para el Ayun­tamien­to, para una Fed­eración o Liga pro­fe­sion­al…

2. Clientes externos: los participantes

Los primeros clientes exter­nos son los pro­pios deportis­tas. No impor­ta si tu even­to está dirigi­do a pro­fe­sion­ales o afi­ciona­dos, ni si es una com­peti­ción o un even­to recre­ati­vo. Los par­tic­i­pantes son el núcleo de tu even­to. Sin ellos, no hay even­to.

3. Clientes externos: los espectadores

Como clientes exter­nos, tam­bién has de ten­er en cuen­ta a los espec­ta­dores, si es que los hay. Si orga­ni­zas un even­to deporti­vo a puer­ta cer­ra­da o sin vocación de ser vis­to, no ten­drás este tipo de cliente.

4. Otros clientes

Si tu even­to tiene cier­ta enver­gadu­ra, es muy posi­ble que ten­gas otros tipos de clientes, per­sonas o enti­dades con poder de nego­ciación y fuertes intere­ses en tu even­to, como com­pradores de los dere­chos de retrans­misión e infor­ma­ción, de los dere­chos de ima­gen, provee­dores y patroci­nadores.

6. Quién organiza el evento deportivo

Nos preparamos aho­ra para empezar a dar pasos con­cre­tos pero, ¿quién se va a encar­gar de qué? Nece­si­tarás un equipo bien definido, orga­ni­za­do y engrasa­do, tan­to durante la orga­ni­zación como el día D. Plan­i­fi­ca los recur­sos humanos que nece­si­tarás para orga­ni­zar tu even­to deporti­vo.

1. Equipo de organización

Crea un organ­i­gra­ma y asigna las tar­eas, del­e­gan­do mien­tras mantienes el con­trol glob­al de la orga­ni­zación. Un dia­gra­ma de Gantt y pro­gra­mas de gestión de proyec­tos pueden serte de gran ayu­da.

Algu­nas de las prin­ci­pales áreas que ten­drá que cubrir tu equipo de orga­ni­zación son las sigu­ientes:

• Comité ejec­u­ti­vo
• Equipo téc­ni­co
• Inscrip­ciones de los deportis­tas y ven­ta de entradas
• Opera­ciones
• Aten­ción al cliente
• Mar­ket­ing, comu­ni­cación y patrocin­ios
• Legal y con­tabil­i­dad
• Recur­sos humanos

2. Recursos humanos de refuerzo y sus roles

El día o los días de cel­e­bración del even­to, según su mag­ni­tud, es muy prob­a­ble que tu equipo de orga­ni­zación no sea sufi­ciente para cubrir todas las tar­eas y los temas que ten­drás que aten­der. Para este momen­to pun­tu­al, ten­drás que recur­rir a per­son­al exter­no y vol­un­tar­ios. Algunos de los prin­ci­pales pun­tos que ten­drás que cubrir son:

• Mon­ta­je
• Con­trol de acce­so
• Pun­to de infor­ma­ción
• Seguri­dad
• Comi­da y bebi­da (esto tam­bién lo puedes exter­nalizar)
• Árbi­tros y per­son­al para reg­is­trar las pun­tua­ciones, etc.
• Run­ners: per­son­al de apoyo donde se nece­site en un momen­to dado
• Park­ing
• Desmon­ta­je y limpieza

7. Cómo vas a organizar tu evento deportivo

Aho­ra sí, con el even­to bien definido y el equipo lis­to para pasar a la acción, entramos de lleno en el «cómo» orga­ni­zar tu even­to deporti­vo.

1. Normativa, permisos y seguridad

Antes de avan­zar en la orga­ni­zación de tu even­to, hay ele­men­tos que tienes que cono­cer y respetar. De lo con­trario, exis­ten ries­gos de que ten­gas que retro­ced­er en lo ya avan­za­do, per­di­en­do tiem­po y dinero.

¿Qué per­misos nece­si­tas para orga­ni­zar tu even­to? No será lo mis­mo para un pequeño even­to en un recin­to cer­ra­do que si orga­ni­zas un gran even­to en el que sea nece­sario cor­tar calles. Estos per­misos están muy lig­a­dos a la seguri­dad de tu even­to; las autori­dades com­pe­tentes tam­bién te exi­girán que cumplas con cier­tos req­ui­si­tos de seguri­dad. Inde­pen­di­en­te­mente de estas medi­das, tam­bién habrás de con­tratar seguros que te pro­te­jan como orga­ni­zador.

Ten en cuen­ta que los per­misos nece­sar­ios tam­bién pueden incluir los per­misos nece­sar­ios para vender alco­hol, si es el caso.

En lo que respec­ta a la nor­ma­ti­va y según la enver­gadu­ra y tipo de even­to que organ­ices, deberás ten­er en cuen­ta tex­tos legales especí­fi­cos a la reg­u­lación deporti­va como la Ley 10/1990, de 15 de octubre, del deporte, la Nor­ma­ti­va para la orga­ni­zación de un even­to deporti­vo: Ley 19/2007, de 11 de julio, con­tra la vio­len­cia, el racis­mo, la xeno­fo­bia y la intol­er­an­cia en el deporte, la Orden de 22 de diciem­bre de 1998, por la que se reg­u­lan las Unidades de Con­trol Orga­ni­za­ti­vo para la pre­ven­ción de la vio­len­cia en los espec­tácu­los deportivos, etc.

2. Estructura del evento y características técnicas

¿Qué estruc­tura y pro­gra­ma ten­drá tu even­to deporti­vo? Deter­mi­na la orga­ni­zación inter­na del even­to, con días, horar­ios, for­ma­to… Es impor­tante tam­bién que establez­cas, si es una com­peti­ción, cómo se crearán los gru­pos, las vueltas y elim­i­na­ciones, la for­ma de con­tabi­lizar la pun­tuación, etc., así como el pro­pio reglamen­to inter­no de la com­peti­ción. Puedes inspi­rarte para ello de la estruc­tura de otros even­tos deportivos a los que tu públi­co ya estará acos­tum­bra­do.

Ten espe­cial­mente en cuen­ta a la hora de estable­cer esta estruc­tura los momen­tos clave como la inau­gu­ración, la clausura y la entre­ga de pre­mios. Estos ele­men­tos son pequeños even­tos en sí mis­mos, por lo que ten­drás que plan­i­fi­car­los al detalle.

3. Gestión de las inscripciones y las entradas

La gestión de las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes y sus equipos, así como la ven­ta de entradas para los espec­ta­dores, son uno de los grandes temas que ten­drás que ges­tionar a la hora de orga­ni­zar un even­to deporti­vo.

Un sis­tema de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online te facil­i­tará muchísi­mo la tarea. No solo te per­mi­tirá ges­tionar los pagos online de for­ma cómo­da para orga­ni­zación y asis­tentes, sino que tam­bién te será muy útil a la hora de recoger infor­ma­ción. ¿Nece­si­tas que los par­tic­i­pantes te envíen un cer­ti­fi­ca­do médi­co de apti­tud para par­tic­i­par en tu even­to? ¿Tal vez nece­sites su car­net de fed­er­a­do? Puedes pedir estos doc­u­men­tos, además de realizar pre­gun­tas útiles a través de un for­mu­la­rio de inscrip­ción inte­gra­do en tu platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones.

Por otra parte, estarás reco­gien­do tam­bién sus corre­os elec­tróni­cos, de for­ma que podrás enviar­les con facil­i­dad comu­ni­ca­ciones impor­tantes sobre el pro­pio even­to (horar­ios, reglamen­to, clasi­fi­ca­ciones, etc.) como sobre próx­i­mos even­tos que organ­ices. Con una her­ramien­ta de email­ing y CRM conec­ta­da a la ven­ta de entradas, esto será coser y can­tar.

4. Gestión de grandes movimientos de personas y control de acceso

Si esperas en tu even­to un gran número de asis­tentes, sean espec­ta­dores o par­tic­i­pantes, has de prepararte bien para ges­tionar los grandes movimien­tos de per­sonas. Este es uno de los prin­ci­pales pun­tos que ten­drás que ges­tionar en mate­ria de seguri­dad.

Empieza por un análi­sis exhaus­ti­vo del recin­to en el que ten­drá lugar tu even­to deporti­vo y crea un plan de acce­so. Si es posi­ble, divide el recin­to en sec­tores con pun­tos de acce­so y sal­i­da difer­en­ci­a­dos, para que la cir­cu­lación se real­ice de for­ma más flu­i­da. Pre­vé tam­bién cómo ges­tionar el acce­so de per­sonas con movil­i­dad reduci­da.

Sep­a­ra tam­bién los espa­cios ded­i­ca­dos a los seguidores de cada uno de los equipos, espe­cial­mente si la relación entre ambos es poten­cial­mente con­flic­ti­va.

For­ma cor­rec­ta­mente a tu equipo de con­trol de acce­so y seguri­dad. Un sis­tema de con­trol de acce­so con dis­pos­i­tivos de lec­tura de códi­gos de bar­ras o QR ase­gu­rarán que el flu­jo de acce­so sea ágil. Que todo el mun­do ten­ga claras sus tar­eas. Elab­o­rad jun­tos un plan de evac­uación y, si es nece­sario, solici­ta el apoyo de las fuerzas poli­ciales.

La ilu­mi­nación es otro de los pun­tos clave, antes, durante y después del even­to. En el inte­ri­or del recin­to y en sus inmedia­ciones. Asegúrate de que las zonas de park­ing estén bien ilu­mi­nadas, así como el inte­ri­or del recin­to para ver sin difi­cul­tad todo lo que está ocur­rien­do.

Después del even­to, no bajes la guardia. Infor­ma a los asis­tentes de las sal­i­das y si es nece­sario, apóy­ate en la policía para ayu­dar a dis­per­sar a los asis­tentes una vez fuera del recin­to.

5. Gestión de los pagos in situ

Para even­tos de cier­ta enver­gadu­ra, la gestión de los pagos de comi­da, bebi­da y mer­chan­dis­ing del even­to deporti­vo pueden ser un que­bradero de cabeza. Los esta­dios deportivos pueden optar por un sis­tema de pago cash­less de for­ma que los afi­ciona­dos paguen sus con­sum­i­ciones en el esta­dio con esta tar­je­ta pre­car­ga­da, evi­tan­do así colas, espe­cial­mente en los momen­tos de des­can­so.

Para estruc­turas no per­ma­nentes, el cash­less tam­bién es una solu­ción efi­ciente, que con­tentará a los asis­tentes, reducien­do colas y a los orga­ni­zadores, sim­pli­ficán­doles la vida e inclu­so hacien­do que aumenten sus ingre­sos.

8. Con qué vas a organizar tu evento deportivo

Para orga­ni­zar el even­to que ya tienes definido, nece­si­tarás recur­sos. ¿Con qué recur­sos vas a orga­ni­zar tu even­to deporti­vo?

1. Presupuesto

De la mano de tu plan estratégi­co, tienes que elab­o­rar un pre­supuesto para tu even­to. Estos dos doc­u­men­tos, jun­tos, serán tu guía en toda la orga­ni­zación, por lo que has de elab­o­rar­los a con­cien­cia. A la hora de elab­o­rar el pre­supuesto, incluye los costes aprox­i­ma­dos de todas las par­tidas de tu even­to y tam­bién el dinero del que dispones y dónde vas a con­seguir el que sea nece­sario. La ven­ta de entradas e inscrip­ciones es una de las prin­ci­pales fuentes de ingre­sos en un even­to deporti­vo, por eso su gestión cor­rec­ta es tan impor­tante. A con­tin­uación ver­e­mos otra de las fun­da­men­tales.

2. Los patrocinadores

Los patroci­nadores son una pieza clave de tu even­to deporti­vo ya que te ayu­darán a finan­cia­r­lo, ya sea medi­ante aporta­ciones económi­cas o en especie.

Para un even­to deporti­vo no es difí­cil con­seguir patroci­nadores, más aún si tu even­to lle­ga a muchas per­sonas, pero son even­tos con los que enca­ja la ima­gen de mul­ti­tud de mar­cas, locales, nacionales o inter­na­cionales según el alcance de tu even­to deporti­vo.

Weezevent te ofrece solu­ciones sen­cil­las y efi­cientes para la ven­ta de entradas e inscrip­ciones online, el con­trol de acce­so, la gestión de pagos in situ medi­ante el sis­tema de pago cash­less y la comu­ni­cación con tu públi­co medi­ante una her­ramien­ta de e‑mailing y CRM.

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