Les événements de marathon se multiplient, portés par l’augmentation constante du nombre d’amateurs de course à pied et de challenge. L’organisation de ce type d’événement, compte tenu de son format intense et particulièrement long, requiert un savoir-faire particulier. Dans cet article, nous vous délivrons toutes nos astuces pour réussir à organiser votre premier marathon !
Sommaire
1. Date de l’événement
Pour déterminer la date du marathon, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs.
Dans un premier temps, bien sûr, les prévisions météorologiques à cette période. La longue distance à parcourir pendant un marathon rend d’autant plus importantes les conditions climatiques. Il peut être tout aussi difficile de courir sous une averse constante que sous un soleil de plomb. Privilégiez la mi-saison, au printemps ou à l’automne, pour profiter d’un temps plus clément.
Ensuite, faîtes le point sur les différents événements à la date envisagée. Les événements sportifs majeurs, comme les compétitions nationales ou internationales, peuvent remettre en question l’intérêt de vos participants pour votre événement. Pour attirer autant de passionnés que possible, essayez de prévoir leurs disponibilités et fixez une date en accordance.
2. Lieu du marathon
Pour pouvoir organiser un marathon réussi, le lieu de sa tenue ne doit pas être négligé. Vous pouvez tout à fait décider de le prévoir en milieu rural ou urbain, mais il sera toujours organisé sur une route.
Pour acter la tenue de votre marathon dans la ville souhaitée, il vous faut obtenir les autorisations nécessaires. Rapprochez-vous de la préfecture ou de la mairie pour formuler votre demande et obtenir de précieux renseignements sur les possibilités s’offrant à vous. Il vous faut faire partie d’une association rattachée à la FFA (Fédération Française d’Athlétisme), à qui vous devez déclarer votre événement.
Avant de confirmer définitivement le lieu, essayez d’imaginer votre parcours pour que la course soit aussi agréable que possible, et en évitant les obstacles importants. Des montées et descentes légères sont acceptables, mais des obstacles à escalader ou sauter ne doivent pas faire partie du programme. La sécurité des coureurs doit être votre priorité, et la route empruntée doit être bien entretenue.
Un fois le parcours délimité, déterminez comment aménager les points de départ et d’arrivées ainsi que le balisage tout le long du parcours. Prévoyez également plusieurs points de ravitaillements pour les coureurs.
3. Gestion du budget
Plus la distance parcourue est importante, plus votre événement de course à pied nécessitera un budget important. Le marathon étant l’une des courses les plus longues, prévoyez un budget en conséquence.
Construisez un budget prévisionnel en prenant en compte l’ensemble des dépenses que votre événement engendrera (communication, boisson, encas, récompenses, signalétique, balisage, sonorisation…).
a) Sponsors
La quasi-totalité des marathons sont financés par des sponsors. Il s’agit d’entreprises ou d’organismes s’engageant à vous faire des dons en argent, en service ou en nature, pour prendre en charge les besoins liés à votre événement.
Des sponsors seront plus susceptibles d’accepter de s’engager à vos côtés si vous leur proposez un échange de visibilité. Banderoles, drapeaux, goodies, dossards etc., les logos de vos sponsors peuvent apparaître à une multitude d’endroits sur votre événement. N’oubliez pas de les mentionner et de les remercier lors de vos différentes communications (site internet, réseaux sociaux, newsletter, flyers, affiches, discours…).
Nous vous recommandons de proposer différents niveaux de sponsoring possibles, avec un échange de visibilité plus ou moins important selon l’investissement.
Pour en savoir plus sur le sponsoring, découvrez notre article complet qui vous aidera dans cette démarche.
b) Bénévoles
Pour assurer l’encadrement de votre marathon sans solliciter les services d’une entreprise privée, faîtes appel à des bénévoles.
Ils vous seront d’une grande aide pour distribuer les dossards, préparer le parcours, le sécuriser pendant la course, distribuer les ravitaillement, et vous aider dans toutes les diverses tâches à accomplir le jour du marathon.
Pour correctement engager des bénévoles pour votre marathon, nous vous conseillons la lecture de notre article « 10 étapes à suivre pour engager et piloter une équipe de bénévoles ».
c) Billetterie
En plus de l’aide reçue par vos sponsors, il est commun de solliciter une participation financière à l’inscription. La mise en place d’une billetterie en ligne avant l’événement est largement plébiscitée par les organisateurs de marathons. Cette solution comporte plusieurs avantages :
- récolte des frais d’inscription avant l’événement pour financer les dépenses associées
- récolte des informations de contacts des participants pour pouvoir leur envoyer des e-mailings avant et après l’événement
- prévision du nombre de participants pour adapter les achats de consommables et récompenses en fonction
- possibilité de proposer l’inscription parmi plusieurs départs grâce au mode séance
- proposer des distances plus courtes, pour les jeunes ou ceux ne souhaitant pas s’engager sur une distance de 42,195 kilomètres.
- récolte des certificats de non contre-indication à la pratique de la course à pied.
4) Sécurité
Courir un marathon est un exercice très intense et difficile pour le corps. Aussi, une blessure étant vite arrivée pendant ce type d’événement, vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour l’éviter.
a) Balisage :
Tous les points clés de votre parcours devront être facilement identifiables. Utilisez de la signalétique très visibles pour baliser l’ensemble de votre parcours.
Mettez à disposition de tous les participants une carte faisant mention de ces points clés. Imprimez-la en grand format, et placez-la au départ de votre course. Il peut être pertinent de la mettre en ligne sur votre site internet et/ou réseaux sociaux. Pensez également à l’envoyer par e-mail à tous les inscrits à l’aide d’un outil d’e-mailing.
b) Points de ravitaillement
Du fait de la distance à parcourir, de nombreux points de ravitaillement doivent être prévus sur le parcours pour éviter la déshydratation et le manque d’énergie, pouvant entraîner des blessures.
Prévoyez :
- un point de ravitaillement en eau et sucre tous les 2,5 km
- un point de ravitaillement complet tous les 10 km, avec de l’eau mais également des fruits (frais et secs), de la pâte d’amande, des gels et boissons énergétiques
- une trousse de premiers soins sur l’ensemble des points de ravitaillement
Nous vous recommandons d’avoir une présence médicale prête à intervenir pendant toute la durée de votre marathon.
Pour préserver l’environnement, pensez à mettre à disposition de nombreuses poubelles sur le parcours. Sensibilisez les bénévoles au ramassage des déchets pendant l’événement pour éviter une accumulation importante de déchets au sol, qui pourrait entraîner une chute.
c) Assurance
En tant qu’organisateur, pour vous protéger vous et vos participants, souscrivez à une assurance spécifique pour l’événement, même si votre association est déjà assurée. L’assurance “responsabilité civile organisateur (RCO)” couvre les dommages occasionnés aux lieux, biens et personnes présentes.
5. Organisation du Jour-J
C’est le grand jour ! Voici quelques points de vigilance pour que tout se déroule de la meilleure façon possible :
a) L’équipe organisatrice
Vous-même et votre équipe devez être les premiers sur place, plusieurs heures avant l’arrivée des participants. Ce temps vous permettra de procéder à toutes les installations nécessaires (points ravitaillements, balisage du parcours, affichages, lignes de départs et d’arrivées…).
Prévoyez de recevoir vos bénévoles peu de temps après votre arrivée, Vous pourrez ainsi les briefer, et leur assigner des missions spécifiques avant le début de la course.
b) Accueil des athlètes
Lorsque vos participants arrivent, tout doit être prêt. Accordez leur un accueil digne de l’exploit physique qu’ils s’apprêtent à relever.
Pour une meilleure organisation de leur arrivée et de leur remise de dossards, faites appel à un outil de contrôle d’accès. Ce système, en plus de vous faire gagner du temps, vous permet d’avoir accès au numéro de dossard associé au coureur, et de le leur remettre rapidement.
Utilisez des appareils de scan, ou une application mobile de contrôle d’accès, pour suivre en temps réel le nombre de participants sur place et, par exemple, accompagner des groupes de 25 personnes à une séance d’échauffement avant leur départ.
Informez vos participants sur le parcours, les gestes de sécurité à adopter, et encouragez-les à faire bon usage de l’ensemble des points de ravitaillement pour éviter la déshydratation.
c) Départs
Si vous le souhaitez, organisez plusieurs départs en fonction de l’âge des coureurs, mais également de la distance qu’ils souhaitent parcourir. Il est possible que tous ne courent pas le marathons au complet, et offrir la possibilité de s’inscrire pour une distance moins importante attirera plus de monde.
Si vous autorisez les inscriptions à un public de moins de 20 ans, vous êtes dans l’obligation de respecter le règlement de la FFA concernant les distances maximales parcourues en fonction de l’âge du coureur.
En faisant partir les coureurs du marathon en premiers, suivis par les coureurs de distances de plus en plus courtes, vous pourrez remettre les récompenses à chacun d’entre eux sur le même créneau horaire.
Pour prévoir ces différents départs, proposez différents créneaux horaires lors de l’inscription des participants. Vous pourrez valider définitivement les inscriptions dont le critère d’âge est respecté, grâce à la mise en place d’un formulaire rendant la déclaration de date de naissance obligatoire.
d) Remise des récompenses
Les coureurs commencent à franchir la ligne d’arrivée… C’est une belle victoire pour eux ! Félicitez-les comme il se doit et annoncez leur temps au chronomètre.
Ensuite, procédez à la remise des médailles. Vous pouvez individualiser cette étape au fur et à mesure des arrivées, ou décider d’en faire une cérémonie de remise commune.
Quel que soit votre choix, clôturez l’événement par un discours de félicitations aux coureurs, et de remerciements à tous les bénévoles et sponsors de l’événement.
L’organisation d’un marathon n’est pas une mince affaire, et vous incombe d’importantes responsabilités tant l’épreuve est physiquement challengeante. Assurez-vous une réussite en suivant nos conseils !
Pour suivre le nombre de participants et récolter leurs frais d’inscriptions, mettez en place une billetterie en ligne. Couplée à un service de contrôle d’accès, vous avez toutes les informations nécessaires pour remettre rapidement les dossards de chaque coureur à leur arrivée sur le lieu du marathon.
Vous avez besoin d’aide dans l’organisation de votre prochain marathon ? Nos conseillers sont disponibles pour répondre à toutes vos questions.
