Comment créer le formulaire d’inscription en ligne idéal

Comment créer le formulaire d’inscription en ligne idéal

La création d’un formu­laire d’inscription fait partie des premières étapes du processus d’organisation d’un évènement. C’est ce formu­laire qui vous permet d’enregistrer les parti­ci­pants à l’événement et de recueillir des infor­ma­tions qui vous permet­tront de peaufiner votre organi­sation.

Il est donc primordial dans le processus d’organisation de votre événement et nécessite ainsi une attention parti­cu­lière de votre part. Le bon dérou­lement de votre événement découle en partie de la qualité de votre formu­laire d’inscription en ligne. Nous avons compilé ici quelques précieux conseils, afin de vous aider à créer le formu­laire d’inscription en ligne parfait, et donc de réussir l’organisation de votre événement.

Sommaire

  1. Choisir une solution d’inscription en ligne.
  2. Person­na­liser votre formu­laire.
  3. Collecter l’essentiel sur vos parti­ci­pants.
  4. Faciliter l’accès au formu­laire d’inscription.
  5. Rendre l’inscription plus rapide.
  6. Inclure des propo­si­tions de réponses.
  7. Insérer des infor­ma­tions perti­nentes.

1. Opter pour une solution d’inscription en ligne.

Un outil de création de formu­laire en ligne est le premier élément à avoir près de soi lors de la prépa­ration d’un événement. Il a l’avantage de vous aider non seulement à créer et gérer les champs et infor­ma­tions de vos formu­laires en ligne, mais également de vous aider à vendre des billets et inscription pour votre événement. Le logiciel choisi doit vous permettre de créer vos formu­laires d’inscription sur la base de vos besoins et des parti­cu­la­rités de votre événement. Toutes les infor­ma­tions que vous aurez recueillies dans ce cadre ne devront être utilisées que par vous-même. La sécurité de la plate­forme choisie doit donc être au rendez-vous !

Par ailleurs, assurez-vous que le processus de création soit facile et rapide, et ne nécessite pas un talent d’expert en infor­ma­tique. Aussi, cette solution d’inscription en ligne doit impéra­ti­vement posséder toutes les fonction­na­lités vous permettant de créer votre formu­laire d’inscription en ligne idéal — selon les parti­cu­la­rités de votre événement ; et de gérer l’ensemble des parti­ci­pants à votre évènement.

2. Personnaliser votre formulaire.

Un formu­laire d’inscription réussi est un formu­laire person­nalisé. Prenez toujours en compte la typologie de parti­cipant qui s’intéresse à votre événement afin de person­na­liser au mieux votre formu­laire. Vous ne demandez pas les mêmes infor­ma­tions si vous organisez un festival que si vous préparez un atelier ou une confé­rence. Placez-vous du point de vue des parti­ci­pants et imaginez quelles infor­ma­tions ils seraient prêt à commu­niquer à une organi­sation à laquelle ils font plus ou moins confiance.

Les types de réponses attendues peuvent être diffé­rentes. Choisissez une solution qui les propose toutes : champ texte, zone de texte, menu déroulant, envoi de fichier, date, case à cocher, pays. Optez également pour une solution qui vous permet de créer des champs person­na­lisés.

« On voulait aussi savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des formu­laires simples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essentiel. »

La person­na­li­sation du formu­laire passe aussi par son aspect graphique. L’événement organisé doit être visible au travers du formu­laire. Il ne faut évidemment pas accumuler les couleurs et les images, au risque de paraître peu profes­sionnel et de gâcher l’aspect visuel.  L’option la plus simple et la plus sûre est de jouer sur les couleurs — en arrière-plan, sur les boutons ou les textes.

3. Collecter l’essentiel et viser juste.

Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un événement, collecter un maximum d’informations sur vos parti­ci­pants est primordial pour votre prépa­ration. L’idée d’en demander une multitude dans votre formu­laire d’inscription est encore plus attrayante dans le cas où vous ne comptez pas vous arrêter à cet événement précis. Néanmoins, ne cédez pas à cette tentation ! Les infor­ma­tions recueillies doivent être perti­nentes et appro­priées. Prenez en compte ce que vous devez vraiment savoir pour mener à bien l’événement.

Les questions posées doivent être concises et précises. Mentionnez le caractère obliga­toire de certaines infor­ma­tions si vous en ressentez le besoin. Ajoutez un commen­taire sous le champ en question si néces­saire. Catégo­riser les champs en fonction de leur rapport avec le parti­cipant est aussi une astuce à mettre en pratique.

En somme, plusieurs petites astuces peuvent vous permettre de créer et de partager le formu­laire d’inscription idéal pour les évène­ments que vous organisez. Il est important pour cette étape primor­diale de votre événement de prendre en compte non seulement vos besoins, mais aussi et surtout ceux de vos futurs parti­ci­pants !

Le festival Climax a choisi un formu­laire concis, avec les infor­ma­tions essen­tielles, sans oublier des détails impor­tants comme l’indication sur l’utilisation du n° de téléphone et l’option de réception d’une facture.

4. Faciliter l’accès au formulaire d’inscription.

La simplicité du processus d’inscription dépend princi­pa­lement des fonction­na­lités de la solution d’inscription en ligne choisie. Cette dernière doit vous permettre de partager facilement des liens d’inscriptions aux invités. Partagez-les par e‑mail, dans une newsletter, sur votre site web et sur les réseaux sociaux… peu importe le canal choisi, les parti­ci­pants doivent pouvoir accéder au formu­laire d’inscription à l’événement facilement.

Pour leur permettre de profiter encore plus facilement de vos services, vous pourrez pré-compléter quelques cases du formu­laire d’inscription à leur place, grâce aux infor­ma­tions dont vous disposez déjà sur eux. Ces infor­ma­tions peuvent être relatives à leur identité, à leur lieu de service, etc. Cette procédure simpli­fiera grandement l’inscription et poussera plus de parti­ci­pants à franchir le pas !

5. Rendre l’inscription plus rapide.

Que ce soit votre premier évènement ou l’énième d’une longue liste, un accent parti­culier doit toujours être mis sur la rapidité d’inscription pour les parti­ci­pants. Plusieurs actions peuvent pousser les individus à s’inscrire plus rapidement à votre événement ou à votre club. La première action à mettre en place est de préciser en temps réel le nombre total de places dispo­nibles à la vente. Cette technique permet de prouver aux invités que l’événement est sollicité et attendu par beaucoup de personnes. Moins il y a de places dispo­nibles, plus les parti­ci­pants s’inscriront rapidement.

La volonté d’inscription sera d’autant plus forte et l’action de s’inscrire suivra sans attendre. La rapidité d’inscription englobe également le temps qu’une personne prendra pour finaliser son inscription. Préciser au fur et à mesure des étapes le nombre de rubriques ou de pages à remplir permet de donner à la personne qui remplit le formu­laire une indication sur le temps qu’il lui reste à passer pour finaliser son inscription. Vous pouvez également donner une précision claire sur le temps que le remplissage du formu­laire peut prendre.

6. Inclure des propositions de réponses.

Le remplissage d’un formu­laire d’inscription peut être fasti­dieux pour l’utilisateur. N’hésitez donc pas à inclure quelques menus dérou­lants avec des propo­si­tions de réponses pour faciliter ce processus de remplissage d’informations. Si votre formu­laire nécessite de répondre à un très grand nombre de questions, le parti­cipant n’aura ainsi pas besoin de saisir manuel­lement toutes ses réponses.

Aussi, votre solution de formu­laire d’inscription en ligne doit vous permettre d’envoyer automa­ti­quement des emails pour confirmer au parti­cipant que l’inscription a bien été enregistrée.

7. Insérer des informations pertinentes.

Le formu­laire d’inscription a pour principale fonction de permettre aux parti­ci­pants de s’inscrire à votre événement. Il doit de ce fait fournir à ces derniers certaines infor­ma­tions qui leur seront utiles et leur donneront plus de détails sur l’organisation. Le nom de l’évènement est la première chose qui doit apparaître sur votre formu­laire.

La date de l’événement et son lieu sont également des infor­ma­tions essen­tielles qui doivent être dispo­nibles à partir du formu­laire. N’hésitez pas à insérer un lien Google Maps pour montrer le lieu de votre événement. Aussi, ajoutez une présen­tation concise de l’événement contenant quelques infor­ma­tions utiles pour vos parti­ci­pants. L’importance de ces petites infor­ma­tions est réelle, et vous permet de convaincre des futurs parti­ci­pants de s’inscrire à votre événement.

Vous aussi, créez un formu­laire d’ins­cription en ligne avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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