Comment créer le formulaire d’inscription en ligne idéal

Comment créer le formulaire d’inscription en ligne idéal

La création d’un formu­laire d’inscription fait partie des premières étapes du processus d’organisation d’un évènement. C’est ce formu­laire qui vous permet d’enregistrer les parti­ci­pants à l’événement et de recueillir des infor­ma­tions qui vous permet­tront de peaufiner votre organi­sation.

Son impor­tance est donc primor­diale dans le processus d’organisation de votre événement et nécessite ainsi une attention parti­cu­lière de votre part sur sa création. De la qualité de votre formu­laire d’inscription en ligne dépendra certai­nement celle de votre événement. Nous avons compilé ici quelques conseils précieux, afin de vous aider à créer le formu­laire d’inscription en ligne parfait. 

Opter pour une solution d’inscription en ligne

Un outil de création de formu­laire en ligne est le premier élément à avoir près de soi dans ces circons­tances. Il a l’avantage de vous aider non seulement à créer et gérer les champs et infor­ma­tions de vos formu­laires en ligne, mais également de vous aider à vendre des billets et inscription pour votre événement. Le logiciel choisi doit vous permettre de créer vos formu­laires sur la base de vos besoins et des parti­cu­la­rités de votre événement. Toutes les infor­ma­tions que vous aurez recueillies dans ce cadre ne devront être utilisées que par vous-même. La sécurité doit donc être au rendez-vous !

Par ailleurs, assurez-vous que le processus de création soit facile et rapide, et ne nécessite pas un talent d’expert en infor­ma­tique pour le maîtriser. Aussi, cette solution d’inscription en ligne doit impéra­ti­vement posséder toutes les fonction­na­lités vous permettant de créer votre formu­laire d’inscription en ligne idéal (eu égard aux parti­cu­la­rités de votre événement), et de gérer le nombre d’adhérents à votre évènement.

Insérer des informations pertinentes

Le formu­laire d’inscription a pour principale fonction de permettre aux parti­ci­pants de s’inscrire à votre événement. Il doit de ce fait fournir à ces derniers certaines infor­ma­tions qui leur seront utiles et leur donneront plus de détails sur l’organisation. Le nom de l’évènement est la première chose qui doit apparaître sur votre formu­laire. La date de l’événement et son lieu sont également des infor­ma­tions essen­tielles qui doivent être dispo­nibles à partir du formu­laire. N’hésitez pas à insérer un lien GoogleMap pour mieux situer votre événement. Aussi, ajoutez une présen­tation concise de l’événement contenant quelques infor­ma­tions utiles pour vos parti­ci­pants. L’importance de ces petites infor­ma­tions est réelle, et vous permet de convaincre des futurs parti­ci­pants de s’inscrire à votre événement.

Personnaliser son formulaire

Un formu­laire d’inscription réussi est un formu­laire person­nalisé. La person­na­li­sation du formu­laire commence sur un plan graphique. L’événement organisé doit trans­pa­raître au travers de l’aspect visuel du formu­laire. Il ne faut évidemment pas non plus tomber dans le trop farfelu au risque de manquer de profes­sion­na­lisme et d’entacher l’aspect visuel. L’option la plus simple et la plus sûre est de jouer sur les couleurs. Il peut s’agir de la couleur en arrière-plan, des boutons, ou des textes.

Enfin, prenez toujours en compte la typologie de parti­cipant que vous adressez afin de mieux person­na­liser votre formu­laire : les journa­listes n’auront certai­nement pas les mêmes privi­lèges que les VIP par exemple.

Rendre l’inscription plus simple

La simplicité de l’inscription dépend princi­pa­lement de la solution d’inscription en ligne pour laquelle vous avez opté. Cette dernière doit, pour simplifier ce processus d’inscription, vous permettre de partager facilement des liens d’inscriptions aux invités. Si le canal de partage choisi est l’envoi d’emails, les parti­ci­pants sélec­tionnés pourront plus facilement avoir accès au formu­laire d’inscription à l’événement.

Pour leur permettre de profiter encore plus facilement de vos services, vous pourrez pré-compléter quelques cases du formu­laire d’inscription à leur place, grâce aux infor­ma­tions dont vous disposez déjà sur eux. Ces infor­ma­tions peuvent être relatives à leur identité, à leur lieu de service, etc. Cette procédure améliorera grandement la simplicité d’inscription, ce qui poussera encore plus de parti­ci­pants à sauter le pas !

Prendre en compte la rapidité d’inscription

Que ce soit votre premier évènement ou un parmi de nombreux prédé­ces­seurs, un accent parti­culier doit toujours être mis sur la rapidité d’inscription des parti­ci­pants. Plusieurs actions peuvent pousser les individus à s’inscrire plus rapidement. La première action à mettre en place est de toujours préciser le nombre total de places dispo­nibles qu’il reste à vendre. Cette technique permet de prouver aux invités que l’événement est sollicité et attendu par beaucoup de personnes. Moins il y a de places dispo­nibles et plus vite les parti­ci­pants s’enregistreront.

La volonté sera d’autant plus forte et l’action de s’inscrire suivra sans attendre. La rapidité d’inscription englobe également le temps qu’une personne prendra pour finaliser son inscription. Préciser au fur et à mesure que les étapes se succèdent le nombre de rubriques ou de pages à remplir permet de donner à la personne qui remplit le formu­laire une indication sur le temps qu’il lui reste à passer en remplissant. Vous pouvez également donner une précision claire sur le temps que le remplissage du formu­laire peut prendre. 

Penser à une automatisation du formulaire

Le remplissage d’un formu­laire d’inscription peut être lourd pour l’utilisateur ; n’hésitez donc pas à inclure quelques automa­tismes pour faciliter ce processus de remplissage d’informations. Si votre formu­laire nécessite le remplissage d’un très grand nombre d’informations, vous pouvez proposer direc­tement des réponses à certaines questions, de sorte que le parti­cipant n’ait pas besoin de saisir manuel­lement toutes ses réponses.

Aussi, votre solution de formu­laire d’inscription en ligne doit vous permettre d’envoyer automa­ti­quement des emails pour confirmer au parti­cipant que l’inscription a bien été enregistrée.

Renseignez-vous sur ce qui est important pour vos participants

Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un événement, et que de plus en plus d’invités finalisent leurs inscrip­tions, collecter le maximum d’informations sur les parti­ci­pants est primordial pour votre organi­sation. Cette idée est encore plus attrayante dans le cas où vous ne comptez pas vous arrêter à cet événement précis. Néanmoins, ne cédez pas à cette tentation ! Les infor­ma­tions que vous devez recueillir doivent être adéquates et appro­priées. Prenez en compte ce que vous devez vraiment savoir pour mener à bien la rencontre. 

Les questions posées doivent quant à elles être concises et précises. Précisez le caractère obliga­toire de certaines questions si vous en ressentez le besoin. Catégo­riser les questions en fonction de leur rapport avec le parti­cipant est aussi une astuce à mettre en pratique.

En somme, plusieurs petites astuces peuvent vous permettre de créer et de partager le formu­laire d’inscription idéal pour les évène­ments que vous organisez. Il est important pour cette étape de votre événement de prendre en compte non seulement vos besoins personnels, mais aussi et surtout les besoins et les envies de vos futurs parti­ci­pants !

 

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