Comment organiser un tournoi sur plage ?

Comment organiser un tournoi sur plage ?

Organiser un tournoi sur la plage demande une prépa­ration diffé­rente d’un tournoi dans une enceinte sportive. La plage est un lieu public, qui attire de nombreuses personnes, et qui est soumis à des règles bien précises. Aussi cet environ­nement vous donne la liberté néces­saire pour organiser un événement qui sort du lot. Voici quelques conseils et idées pour réussir l’organisation de votre tournoi sur la plage.

Être créatif

Votre tournoi doit se démarquer des autres événe­ments de la région. Voici comment faire la diffé­rence et que vos parti­ci­pants repartent en se disant “on reviendra l’année prochaine” :

  • Animer avec des activités fun — châteaux gonflables, DJs, etc.
  • Attirer des person­na­lités locales et influentes — sportifs, artistes, youtubers.
  • Impliquer des parte­naires pour financer des activités ou des lots à faire gagner.
  • Encou­rager les dégui­se­ments des parti­ci­pants et décorer la plage avec un thème.

Préparer votre tournoi

Établir et communiquer le règlement

Que serait une compé­tition sportive sans règles ? Etablir un règlement peut sembler fasti­dieux mais il existe des moyens simples pour éviter de le rédiger soi-même :

  • Le télécharger direc­tement sur le site de la fédération concernée si c’est une compé­tition officielle
  • S’inspirer du règlement officiel en apportant quelques variantes s’il s’agit d’un tournoi “original”
    • Par exemple : obligation se de déguiser

Rendez votre règlement visible et acces­sible facilement pour être sûr que vos parti­ci­pants l’aient bien lu, compris, et assimilé. Pour cela, intégrez-le à votre :

  • Site internet, sur une page dédiée
  • Événement Facebook — avec un joli visuel
  • Page Facebook
  • Description sur votre plate­forme d’ins­crip­tions en ligne
  • E‑mail d’information aux parti­ci­pants quelques jours avant le tournoi

Le jour J, déployez-le sur des grandes affiches au format A0 ou sur des bâches en PVC.

Demander des autorisations

Pour obtenir le droit d’occuper un espace public, faites une demande à la mairie de la commune concernée. Lorsque celui-ci doit se dérouler sur le terri­toire de communes où la police nationale est compé­tente, adressez-vous à la préfecture du dépar­tement ou à la préfecture de police en fonction du lieu occupé. Retrouvez tous les détails sur le site du Service Public.

Pour les manifes­ta­tions sportives, le délai pour déposer cette demande est plus important que pour les autres types d’événements : elle doit être faite 1 à 3 mois avant l’événement. Si votre manifes­tation sportive donne lieu à un classement, vous devez demander une autori­sation à la fédération sportive concernée. Si elle n’implique ni compé­tition, ni classement, c’est auprès du préfet de dépar­tement que vous devez adresser vos démarches.

Dans le cas où vous souhai­teriez mettre en place une buvette, deux cas se présentent à vous :

  • Vous êtes une association et vous ne vendrez pas d’alcool. Aucune autori­sation n’est néces­saire.
  • Vous vendrez de l’alcool. Reportez vous aux condi­tions sur le site du Service Public.

Astuce : Pensez à souscrire à une assurance et évitez tout désagrément si un parti­cipant ou un bénévole se blesse !

Louer ou acheter des équipements

Les sports et les activités physiques néces­sitent généra­lement de l’équipement pour :

  • Jouer/Pratiquer : ballons, filets, sifflets, plots…
  • Récom­penser les gagnants : trophées, coupes et médailles ; lots et cadeaux de parte­naires — matériel de sport, chèques cadeau…
  • Diverses raisons : musique, goodies, décoration, parasols et tonnelles…
  • Préparer/Ranger/Nettoyer : sacs poubelle pour les déchets, marqueurs, scotch, ficelle…

Pensez à établir un budget pour éviter les mauvaises surprises !

Vous n’êtes pas obligé d’acheter tous ces équipe­ments. Vous pouvez les louer ou les emprunter à des clubs sportifs par exemple. Il peut être intéressant de les acheter uniquement si vous allez vous en servir réguliè­rement. Pour les récom­penses, demandez une aide finan­cière de la part de vos sponsors et parte­naires. Vous réduirez ainsi vos coûts et augmen­terez la qualité des lots !

Gérer les inscriptions des joueurs

Créez votre événement sur une plate­forme d’inscription comme Weezevent et facilitez votre gestion des parti­ci­pants. Person­na­lisez les champs d’inscription pour obtenir les noms des parti­ci­pants et de leurs équipes, leurs pièces d’identité et certi­ficats médicaux. Tout ceci se configure en un clin d’oeil et vous permet également de recueillir des infor­ma­tions précieuses comme les adresses e‑mails de tous les parti­ci­pants. Vous pourrez ainsi leur rappeler des infor­ma­tions impor­tantes quelques jours avant le tournoi : l’accès au lieu, le règlement, les horaires. Après l’événement, vous garderez contact avec eux et les inviterez à votre prochain tournoi !

Être prêt pour le jour J

Le tournoi approche, vous avez tout préparé, et vous avez hâte de profiter de votre événement. Soyez tout de même prêt et vigilant aux moindres détails. N’hésitez pas à envoyer un e‑mail à vos parti­ci­pants le matin de l’événement pour leur rappeler certaines infor­ma­tions — point météo, équipement à ne pas oublier, etc.

Venez en avance sur les lieux de votre événement — la veille ou tôt le matin — pour tout installer et faire des tests. Vous serez au calme et plus efficace si vous n’êtes pas dérangé par les parti­ci­pants les plus ponctuels.

À vous de jouer ! Organisez un tournoi réussi et découvrez tous les avantages de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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