Vous envisagez d’organiser un événement sportif mais ne savez pas par où commencer ? Un événement sportif demande beaucoup d’anticipation. Depuis le concept initial de l’événement, en passant par la planification, la commercialisation, et enfin, son exécution, il y a de nombreux processus différents à suivre.
Qu’il s’agisse d’un tournoi de tennis ou d’un championnat de football, ces 7 conseils vous aideront à organiser un événement sportif réussi et bien organisé.
Sommaire
1. Définissez les objectifs de l’événement et de son organisation
Que vous soyez une association, un club ou autre, organiser un événement sportif demande d’avoir de la rigueur ainsi qu’un but clair. Comme tout projet, il est indispensable de réaliser un plan en avance et de définir clairement quelles sont les raisons et objectifs de son organisation. Voici une liste non exhaustive de questions pouvant vous aider.
Définissez sa typologie
Commencez à développer l’identité de votre événement en décidant de son nom, du logo utilisé, de la mascotte, du thème etc.
Quel est son format ?
S’agit-il d’une compétition, de tournois, d’une rencontre sociale ou d’une opportunité marketing et de rencontres professionnelles ? De même, s’agit-il d’une course à pied, d’un tournoi de football, d’une compétition d’e-sport…?
Quel est sa durée ?
Est-ce un événement sportif organisé de manière annuelle pour rassembler vos employés ? Est-ce un long tournoi, ou une occasion spéciale pour un jour précis (anniversaire d’entreprise, séminaire…) ?
Quelle activité choisir ?
Bien évidemment, il est essentiel de choisir le type de sport pour votre événement (football, tennis, beach-volley, padel…). Il vous faut aussi déterminer le nombre de partie, d’équipe, le programme et tout détails nécessaires.
2. Sélectionnez la date idéale ainsi que le lieu
Lors de la préparation d’un événement sportif (tournois, compétitions, …), le choix de la date idéale est crucial à son succès. Vous pouvez augmenter la participation et vous assurer que votre événement aura un impact en veillant à ce qu’il ne coïncide pas avec d’autres événements sportifs ou rassemblements communautaires. Pensez à choisir une date qui vous laissera suffisamment de temps pour organiser et faire connaître l’événement.
Naturellement, le type d’événement sportif que vous comptez organiser déterminera le lieu que vous choisirez, qui peut être un stade, une salle, un complexe sportif, un parc, une plage ou tout simplement une ville. Votre espace événementiel doit être assez grand pour répondre à vos besoins, suffisamment sécurisé mais aussi fonctionnel pour accueillir tous vos participants, qu’ils soient athlètes ou membres du grand public (parking, transports en commun, visibilité, etc.) et doit contenir tous les éléments essentiels (vestiaires, zone d’entraînement, cantine, etc.).
Prenez le temps de sélectionner le lieu qui répond le mieux à votre activité, à votre budget et à l’accessibilité des transports publics.
3. Planifiez le financement et le budget de votre événement sportif
Pour l’organisation d’un événement sportif, les questions inhérentes aux ressources et aux coûts sont essentielles même s’il s’agit d’un événement caritatif.
La mairie du lieu choisi peut vous prêter du matériel, faciliter vos besoins et apporter un financement, mais c’est généralement insuffisant. Vous pouvez naturellement trouver des sponsors pour vous soutenir et ainsi le rendre viable financièrement. Si elles anticipent un bénéfice en termes de réputation et de publicité, certaines entreprises voisines pourraient être prêtes à apporter un financement. N’hésitez pas à entrer en contact avec elles et à leur offrir de la publicité en retour.
Il est également possible de contacter des fournisseurs d’équipements sportifs ou des entreprises agroalimentaires spécifiques qui proposent des produits pour les athlètes. Certains fabricants d’équipements sportifs peuvent offrir des produits gratuits qui seront remis comme prix aux meilleurs athlètes. Enfin, la vente de billets peut contribuer à financer partiellement votre événement. Dans certaines circonstances, un prêt peut être nécessaire et remboursé avec les recettes de l’événement.
4. Vérifiez les régulations locales et les normes de sécurité
Pour organiser un événement sportif, diverses autorisations et mesures sont à prendre en compte, le respect de nombreuses réglementations sont nécessaires. L’une de vos premières tâches consistera à vous renseigner auprès des organismes gouvernementaux, tels que la mairie ou la préfecture de la ville où se déroule votre événement.
Selon la loi sur le sport du 16 juillet 1984 codifiée, les organisateurs de manifestations sont tenus de souscrire une assurance responsabilité civile afin de se prémunir contre les risques.
Bien sûr, les manifestations sportives doivent être annoncées en amont. Mais pour assurer le bon déroulement de votre projet, vous devez également être conscient de tous les accords et permis dont vous aurez besoin. Sachez que l’obtention de certaines autorisations peut parfois prendre un certain temps ; ainsi, obtenez-les à l’avance afin de vous assurer que vous serez en conformité le jour de l’événement.
5. Gestion des ventes et des inscriptions
L’un des éléments clés de l’organisation d’un événement sportif est la gestion de l’inscription des participants et de leurs équipes, ainsi que la vente de billets aux spectateurs.
Votre tâche sera considérablement simplifiée par un système de billetterie et d’inscription en ligne. Il vous permettra de recueillir des informations et de gérer les paiements en ligne d’une manière qui soit à la fois pratique pour l’organisation et pour les participants.
Les participants qui veulent assister à votre événement doivent-ils vous fournir un certificat médical d’aptitude physique ? Avez-vous besoin de leur carte de la Fédération ? Grâce à un formulaire d’inscription inclus dans votre plateforme de billetterie et d’inscription, vous pouvez demander ces documents et poser des questions utiles.
D’autre part, vous recueillerez également leurs adresses e-mail, ce qui vous permettra de leur envoyer rapidement des notifications importantes concernant l’événement lui-même (horaires, règles, classements, etc.), ainsi que d’autres événements que vous organisez. Votre travail sera grandement facilité si vous utilisez une plateforme CRM et e-mailing liée à la vente de billets.
Enfin, pour une meilleure expérience utilisateur, vous pouvez gratuitement intégrer votre billetterie sur un site spécialement conçu pour votre événement.
6. Contrôlez les paiements sur place
La gestion des paiements pour la nourriture, les boissons et les marchandises pendant l’événement sportif peut être un défi pour les grands événements. Les sites sportifs peuvent choisir d’utiliser un système de paiement sans espèces (cashless) qui permet aux clients d’acheter des boissons à l’intérieur du stade à l’aide d’une carte préchargée, évitant ainsi les files d’attente, en particulier à la mi-temps.
Les systèmes de paiement cashless sont également une bonne idée pour les sites temporaires car ils facilitent la vie des organisateurs et font le bonheur des participants en réduisant les files d’attente.
7. Planifiez votre communication avant, pendant et après votre événement sportif
Sans spectateurs ou athlètes, un événement sportif n’a pas de sens. La communication de l’événement est donc cruciale. Vous pouvez le faire à la fois auprès de la presse générale et spécialisée. Les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter) peuvent également être utilisés pour diffuser l’information avant son déroulement et pendant (étapes, suivi, gagnants…).
Après votre événement sportif, n’ayez pas peur de solliciter des retours et des commentaires. Si vous souhaitez organiser à nouveau un événement similaire, il vous sera utile de savoir ce que vous pouvez améliorer à l’avenir. N’ayez jamais peur de remercier les membres de votre équipe et entreprises participantes. Vous pourrez ainsi rester en contact pour d’autres événements.
Weezevent offre des options rapides et faciles pour gérer votre événement sportif, notamment la vente de billets, l’inscription en ligne, le contrôle d’accès, les paiements cashless, et l’engagement du public à l’aide d’un outil CRM.
