Organiser son séminaire en 8 étapes !

Le sémi­naire est un événe­ment pro­fes­sion­nel par­ti­c­uli­er qui a des principes d’organisation bien à lui. Il a pour but de for­mer et d’informer les par­tic­i­pants sur un domaine ou un sujet pré­cis. Mal­gré les par­tic­u­lar­ités qu’un tel événe­ment peut avoir, son organ­i­sa­tion n’est pas si dif­fi­cile à réalis­er si on pos­sède les bons out­ils !

Tout est une ques­tion de plan­i­fi­ca­tion et de prévi­sion. Si vous ne savez pas par quoi com­mencer pour faire de votre sémi­naire un moment par­fait pour tout le monde, ces quelques étapes vous mon­treront la voie à suiv­re.

1 — Connaître les objectifs à atteindre

Définir les objec­tifs du sémi­naire est la pre­mière étape et l’une des plus impor­tantes. Vous devez pou­voir répon­dre de façon claire à la ques­tion : pourquoi est-ce que nous organ­isons ce sémi­naire ?

Après avoir répon­du à cette ques­tion, vous devez savoir ce que vous atten­dez pré­cisé­ment au terme de l’événe­ment. C’est en fonc­tion de ces élé­ments que vous éla­bor­erez un plan d’action con­cret. Définir préal­able­ment les objec­tifs de l’événement vous per­me­t­tra donc de savoir exacte­ment quel type de sémi­naire organ­is­er, et donc de réus­sir l’organisation de celui-ci. Cer­tains sémi­naires auront par exem­ple pour objec­tif prin­ci­pal de ressoud­er les liens du per­son­nel, d’autres de for­mer les nou­veaux venus, ou encore de com­mu­ni­quer sur l’aug­men­ta­tion des béné­fices de l’or­gan­i­sa­tion, etc. D’un objec­tif prin­ci­pal découlent plusieurs objec­tifs sec­ondaires qu’il ne vous reste plus qu’à clas­si­fi­er afin de mieux les gér­er les uns après les autres.

2 — Définir les participants

Plusieurs acteurs dif­férents sont à pren­dre en compte lorsque vous organ­isez ce type d’événe­ment. En pre­mier lieu vous devrez déter­min­er la cible que vous visez. Cette étape sera un point essen­tiel dans la plan­i­fi­ca­tion de l’événement. La cible prin­ci­pale est l’ensemble des per­son­nes directe­ment con­cernées et affec­tées par le thème prin­ci­pal du sémi­naire. Néan­moins, lorsqu’on par­le de par­tic­i­pants dans ce cas pré­cis, ils ne se lim­i­tent pas unique­ment à ceux qui assis­teront au sémi­naire, mais s’étendent jusqu’aux inter­venants.

Après avoir déter­miné pré­cisé­ment l’information à véhiculer, il est temps de trou­ver les per­son­nes qui partageront ces infor­ma­tions. Il est sou­vent con­seil­lé de ne choisir qu’un seul inter­venant pour s’assurer d’une flu­id­ité et d’une suite logique dans la façon de présen­ter les idées. Mais si c’est impos­si­ble, n’hésitez pas à faire inter­venir plus de per­son­nes.

3 — Faire des prévisions budgétaires

Le fond du plan d’organisation a été défi­ni, il est main­tenant temps de con­naître de quelle façon seront employées les ressources disponibles. C’est là qu’interviennent les prévi­sions budgé­taires. Le bud­get est établi sur la base des deux pre­miers points et de divers­es con­traintes finan­cières. Après avoir caté­gorisé les objec­tifs, il fau­dra déter­min­er l’ensemble des moyens néces­saires pour attein­dre ces objec­tifs. Chaque moyen néces­sit­era l’emploi de ressources finan­cières. Il fau­dra donc s’assurer que l’ensemble des dépens­es prévues ne soit pas supérieur aux revenus qui y ont été alloués. Le dernier con­seil con­cer­nant le bud­get est de tou­jours prévoir une marge d’erreur en cas d’imprévus.

4 — Choisir la bonne date

Le moment est venu de fix­er la date par­faite pour organ­is­er votre sémi­naire. Les dif­férentes options de date doivent être minu­tieuse­ment étudiées, pour éviter que les invités soient indisponibles. Il fau­dra donc choisir une date à laque­lle la majorité des par­tic­i­pants sera libre. Évitez les péri­odes pen­dant lesquelles il y a de grandes chances que votre cible soit en vacances, les péri­odes de ponts et les jours de célébra­tion nationale. Avant de fix­er une date défini­tive, il est donc impor­tant de s’assurer auprès des par­tic­i­pants de leur disponi­bil­ité.

5 — Trouver le lieu adéquat

Le lieu d’organisation d’un événe­ment est choisi sur la base de plusieurs critères. Le pre­mier est la capac­ité. La capac­ité ici désigne le nom­bre de per­son­nes que peut con­tenir la pièce, en lais­sant celle-ci aérée et peu encom­brée. Ensuite, le deux­ième critère à étudi­er est la local­i­sa­tion. Si vous organ­isez un sémi­naire pour les mem­bres de votre entre­prise, il n’est pas néces­saire de choisir la salle la plus reculée de la ville, même si vous cherchez à être orig­i­nal, surtout lorsque ce sont les invités qui paient leurs pro­pres frais de trans­port. Il doit égale­ment être facile d’accéder au lieu du sémi­naire sans avoir à le chercher pen­dant des heures. Lorsqu’un lieu vous sem­ble adéquat, une vis­ite s’impose. Ce ne sont pas quelques pho­tos ou quelques brochures qui vous mon­treront l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prévoy­ant.

6 — Utiliser une solution d’inscription en ligne

Utilis­er une solu­tion d’inscription en ligne vous per­me­t­tra d’alléger votre charge de tra­vail. Elle vous per­me­t­tra d’enregistrer plus facile­ment les inscrip­tions au sémi­naire, et même de ven­dre vos bil­lets en ligne. L’importance d’une telle solu­tion est pri­mor­diale dans la réus­site de l’organisation de votre sémi­naire. C’est pourquoi vous devez vous assur­er que la solu­tion d’inscription en ligne pour laque­lle vous optez est facile d’usage, rapi­de à met­tre en place, et assor­tie de nom­breuses fonc­tion­nal­ités vous per­me­t­tant de mieux gér­er vos inscrip­tions.

7 — Organiser les activités

Lorsque vous organ­isez un sémi­naire, pensez tou­jours à organ­is­er chronologique­ment les activ­ités qui s’y dérouleront. Une plan­i­fi­ca­tion pré­cise doit être élaborée des jours ou des semaines à l’avance.

Pour vous assur­er de la bonne exé­cu­tion du plan prévu, vous devrez effectuer quelques répéti­tions et toutes les véri­fi­ca­tions néces­saires avant de vous lancer directe­ment dans l’événement même. Vous devrez aus­si prévoir les heures de pause et de restau­ra­tion, en inclu­ant pour l’ensemble des activ­ités une marge d’erreur pour éviter d’être pris au dépourvu.

8 — Se fixer pour la communication pour maître-mot

La com­mu­ni­ca­tion déter­min­era l’image et la portée de votre évène­ment. Plus l’évènement est grand, plus la com­mu­ni­ca­tion doit être accrue. Vous devez relancer les par­tic­i­pants (votre solu­tion d’inscription en ligne peut vous per­me­t­tre de le faire automa­tique­ment) au moins une fois avant que le sémi­naire ait lieu. Une relance doit absol­u­ment être faite avant la dernière semaine précé­dant la tenue du sémi­naire ; c’est cette relance qui vous per­me­t­tra d’avoir une meilleure esti­ma­tion du nom­bre de par­tic­i­pants (à tra­vers les répons­es recueil­lies), en plus de rap­pel­er aux par­tic­i­pants la tenue prochaine de l’événement.

Vous pou­vez com­mu­ni­quer via votre mini-site ou votre site Web, mais aus­si via les réseaux soci­aux (Facebook,Instagram, Twit­ter, Snapchat, etc.). Néan­moins, votre tra­vail de com­mu­ni­ca­tion ne s’arrête pas là. En effet, après le sémi­naire, il sera pri­mor­dial d’envoyer un compte-ren­du du sémi­naire (le cas échéant) ain­si que des emails de remer­ciements aux par­tic­i­pants, et même d’en prof­iter pour recueil­lir les avis et les impres­sions de ceux-ci.

Vous avez main­tenant les con­seils phares pour organ­is­er un sémi­naire réus­si. Plan­i­fiez, prévoyez, et ayez tou­jours à vos côtés une bonne solu­tion de ges­tion d’événement, afin de faciliter davan­tage vos tâch­es, mais aus­si celle des par­tic­i­pants.

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