Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

Les bonnes pratiques pour l’organisation d’une course à pied.

La saison est lancée depuis le début du mois d’octobre !

Les courses à pied se multi­plient en France, les parti­ci­pants sont nombreux qu’ils soient passionnés, compé­ti­teurs ou amateurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de courses possibles : 5km, 20km, en nature ou dans la ville, pour soutenir une cause ou se dépasser. Après avoir parcouru plusieurs kilomètres en tant que parti­cipant et passionné, vous souhaitez organiser votre propre course à pied pour 2019 ?

Comme tout événement, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un travail d’équipe. Voici quelques indica­tions pour vous accom­pagner : 

Le type de course

Quel type de course souhaitez-vous organiser ? De nombreux exemples existent, un marathon ne s’adresse pas au même public qu’une course en forêt ou une course d’obstacles par exemple. Le sport est le même, l’ambiance, les parti­ci­pants, le lieux, … seront eux bien diffé­rents. Une fois votre idée en tête vous saurez comment vous adresser aux futurs parti­ci­pants, mettre en avant la parti­cu­larité de votre course et appré­hender les besoins pour la bonne organi­sation, que ce soit en ressources humaines, autori­sa­tions, plan du circuit de course.

Les étapes incontournables

L’idée de votre course peut venir d’un lieu ou non, à vous ensuite de valider les étapes pour organiser une manifes­tation sportive dans les règles, en lien avec le lieu choisi et plusieurs autres condi­tions.
L’important est que votre course à pied soit conforme. Toutes manifes­ta­tions de course doit être informée auprès de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme) afin de respecter le règlement. C’est cet organisme qui détermine les distances par catégories d’âge par exemple, d’autres règles techniques de la disci­pline sont à prévoir. Vous allez également avoir besoin d’autorisations et possi­blement de subven­tions, ce sont des tâches à préparer bien en amont de votre événement. Votre course à pied sera sur la voie publique ? Faites une décla­ration aux autorités adminis­tra­tives concernées.

N’oubliez pas non plus les assurances, vérifiez que vous avez bien une assurance respon­sa­bilité civile en tant qu’organisateur d’événement afin de couvrir de possibles dégâts occasionnés sur les lieux, les biens confiés ou encore les dommages aux personnes.
La sécurité est un point essentiel. En fonction du nombre de coureurs c’est à vous d’assurer la couverture médicale. Faites appel à des associa­tions de secou­ristes par exemple, ils sauront vous accom­pagner. Pour une course de plus de 500 parti­ci­pants, vous devez avoir la présence d’un médecin en plus de l’équipe de secou­ristes. Ensuite, il est très important de bien prévoir des équipes bénévoles et signa­leurs sur le circuit de la course afin d’indiquer le chemin au coureurs lors de carre­fours, d’endroits dangereux, toute étape où le coureur aura besoin d’être guidé et informé.

Ces éléments de sécurité, d’assurance sont primor­diaux pour avoir vos autori­sa­tions, ce sont des éléments à connaître assez tôt et à présenter lors de votre demande.

Les inscriptions pour vos participants

Une fois vos autori­sa­tions en poche, il ne manque plus que vos coureurs ! Confi­gurez votre plate­forme d’inscription pour vos ventes de dossards. Listons les éléments clés d’une plate­forme d’inscriptions en ligne :

Le formulaire

Il est important d’avoir un formu­laire complet afin de récolter toutes les infor­ma­tions néces­saires pour le dossard de votre parti­cipant et pour enrichir votre connais­sance client : d’où viennent-ils, à quelles autres courses ont-ils participé, comment ont-ils entendu parler de votre course, … Si votre manifes­tation demande des attes­ta­tions c’est l’étape parfaite pour demander à votre parti­cipant de donner une pièce justi­fi­cative : certi­ficat médical, une licence.

Tout savoir sur la création d’un formu­laire d’inscription.

La gestion des tarifs

Profitez d’une fonction­nalité permettant de proposer plusieurs tarifs, pour organiser vos vagues de départs, assurez le flux de coureurs le Jour-J en proposant dès l’inscription de choisir son départ (ou d’indiquer son temps pour être rattaché à un horaire de départ). Cela vous permettra aussi de proposer des offres, de diffé­rencier les tranches d’âges, ou encore de mettre en place une logique de progres­sivité dans vos tarifs en fonction de la plage tempo­relles ou de la quantité (un tarif ne sera dispo­nible qu’à partir du moment où un autre sera complet). Vous gérez ainsi vos plages de départs et voyez en direct la demande et typologie des parti­ci­pants pour mieux adapter votre organi­sation également.
En classant vos tarifs, en créant des catégories votre module d’inscription sera claire et compré­hen­sible pour vos parti­ci­pants.

Toutes les expli­ca­tions pour confi­gurer vos tarifs sur notre aide en ligne.

Si vous avez des goodies, t-shirt à offrir ou à vendre, proposez-les dès l’étape d’inscription. Avec une offre en cross-selling, vos coureurs peuvent pré-commander leur t-shirt, souscrire à une offre annulation ou à des divers services le jour de la course, les possi­bi­lités sont multiples. Des petits plus qui favorisent l’expérience parti­cipant.

Les listes d’inscrits

L’avantage d’une plate­forme d’inscription en ligne est bien d’avoir un accès à votre liste d’inscrits en un clic, elle doit pouvoir être expor­table et acces­sible en 1 coup d’oeil pour lancer votre course et préparer les chrono ! Il est courant également de la partager aux parti­ci­pants une fois inscrits.

Communiquer sur l’événement

Une fois votre plate­forme d’inscription prête, il faut pouvoir attirer du monde. Pour faire connaître votre course pensez à être présent sur les réseaux sociaux, auprès de groupe de coureurs et de la ville, région où vous organisez votre événement. Faites appel à tous les calen­driers gratuits d’événements sportifs afin d’être référencé. Si vous connaissez déjà une base de coureurs, clubs de sports, associa­tions une campagne de mailing peut être une bonne façon d’annoncer votre événement, de tenir au courant de la date de l’ouverture des inscrip­tions, des dossards restants.

La mise en place de parte­na­riats peut également vous aider. Cela peut être avec un média pour couvrir l’événement, une entre­prise locale, les mairies et associa­tions sportives, tous ceux qui pourront partager l’information là où se trouvent les coureurs.

Bien accueillir ses coureurs le Jour-J

On l’évoquait précé­demment, sur place il est important d’assurer une sécurité avec la présence d’aide médicale, des points d’eaux, de la signa­lé­tique, d’informer sur le circuit, rappeler aux coureurs les bons gestes avant, pendant et après la course.

L’accueil des coureurs est toute une organi­sation : il faut récupérer son dossard, avoir de quoi pouvoir s’échauffer, s’hydrater, se nourrir, être dans le bon départ, …
Facilitez le contrôle des entrées avec votre plate­forme d’inscription, vous avez accès à toutes les infor­ma­tions, et le billet envoyé au parti­cipant devient un retrait de dossard. Si vous utilisez des appareils de scan ou via appli­cation mobile, vous pourrez scanner les billets et ainsi avoir accès à toutes les infor­ma­tions néces­saires pour retrouver en quelques secondes le dossard associé, mais aussi suivre en temps réel le flux de personne et ainsi pouvant jauger le besoin en bénévoles sur place, par exemple.

Pour une belle expérience pour les coureurs, n’hésitez pas à proposer de quoi se préparer à la course avec des boissons, nourri­tures, espace de détente, … Sur le circuit ou au départ, de la musique permet de motiver les troupes, c’est à vous de donner les meilleures condi­tions de courses à votre parti­cipant et à ses supporters ! Par exemple, de quoi poser ses affaires et les retrouver en bout de course, les médailles à la fin pour féliciter tout le monde.

Dès la fin de la course, pensez bien à informer tous les coureurs des chronos, faire un rapide bilan de l’événement avec les chiffres clés et à les remercier pour leur venue, leurs efforts !

Faire le bilan

Votre course s’est bien déroulée ? C’est l’heure du bilan, afin de préparer la prochaine édition. C’est essentiel de prendre le temps de faire le point sur l’événement, quel a été le retour des parti­ci­pants, des parte­naires, de vos équipes, quelles sont les retombées, … Via votre plate­forme d’inscription en ligne, vous accédez au nombre de parti­ci­pants, de présents sur site, les profils et la renta­bilité donc de votre événement.

Avec toutes les infor­ma­tions parti­ci­pants récupérées, recon­tactez-les par la suite pour informer de la prochaine course, partagez les photos de l’édition passée et les moments marquant. Ensuite vous avez plusieurs autres occasions : l’annonce de la date, du lieu puis pour l’ouverture des inscrip­tions, les possibles tarifs offerts, les nouveautés de l’édition, …

Pour organiser votre course à pied, il est donc important de bien lister les diffé­rentes tâches, celle à gérer les plus en amont telles que les demandes d’autorisations, de subven­tions et les dernières pour parfaire l’expérience parti­cipant. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de ceux qui l’ont déjà fait, à voir comment s’organise les événe­ments sportifs autour de vous, ce que vous en garder en tant que parti­cipant, tant les bonnes idées à prendre que les défauts à éviter !

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