¿Estás pensando en organizar un evento deportivo pero no sabes por dónde empezar? La organización de un evento deportivo requiere mucha anticipación. Desde el concepto inicial del evento, hasta la planificación, el marketing y finalmente la ejecución, hay multitud de procesos que definir y seguir.
Tanto si se trata de un torneo de tenis como de un campeonato de fútbol, estos 7 consejos te ayudarán a organizar un evento deportivo con éxito y bien organizado.
Índice
1. Definir los objetivos del evento
Un evento deportivo no se organiza a última hora ni sin un objetivo. Como en cualquier proyecto, es esencial planificar con antelación y definir claramente las razones y los objetivos por los que lo organizas. Aquí tienes una lista no exhaustiva de preguntas que pueden ayudarte:
- El tipo de evento: Desarrolla la identidad de tu evento decidiendo el nombre, el logotipo, la mascota, tema, etc.
- El formato: ¿Es una competición, un encuentro social o una oportunidad de marketing y networking? ¿Es una carrera, un torneo de fútbol,unacompetición de e-sports…?
- La duración: ¿Es un evento deportivo anual para reunir a tus empleados? ¿Es un torneo largo, o una ocasión especial para un día concreto (aniversario de la empresa, convención…)?
- La actividad: Por supuesto, es imprescindible elegir el tipo de deporte que se practicará en tu evento (fútbol, tenis, vóley playa, pádel…).
2. Selecciona la fecha y el lugar perfectos
La elección de la fecha ideal es crucial. Puedes aumentar la participación y asegurarte de que tu evento tenga repercusión procurando que no coincida con otros eventos deportivos o de otro tipo, especialmente en tu zona. Recuerda elegir una fecha lo suficientemente alejada como para organizar y publicitar el evento.
El tipo de evento deportivo que organices condicionará el lugar de celebración, que puede ser un estadio, un pabellón, un complejo deportivo, un parque, una playa o simplemente una ciudad. El espacio para tu evento tiene que ser lo suficientemente grande para tus necesidades. Tiene que ser seguro pero también lo suficientemente funcional como para acoger a todos los asistentes, ya sean deportistas o público en general (aparcamiento, gradas, etc.) y tiene que contar con todos los elementos básicos (vestuarios, zona de entrenamiento, bar, etc.).
Tómate tu tiempo para seleccionar el lugar que mejor se adapte a tus necesidades, tu presupuesto y la accesibilidad en transporte público y en coche.
3. Planifica la financiación y el presupuesto de tu evento deportivo
Los recursos necesarios y costes son un punto fundamental que estudiar a la hora de organizar un evento deportivo (en el caso de un evento benéfico, lo serán también, pero de otra manera). El ayuntamiento puede prestarte material, ofrecerte facilidades y proporcionarte financiación, pero esto no suele ser suficiente. Por supuesto, puedes buscar patrocinadores para apoyarte y hacer tu evento viable económicamente. Si les ofreces algo atractivo, que les dé visibilidad ante su público y potencie su imagen de marca, habrá empresas de la zona dispuestas a ofrecerte financiación a cambio. No dudes en ponerte en contacto con estas empresas y presentarles un dossier de patrocinio interesante.
También puedes ponerte en contacto con proveedores de material deportivo o con empresas de alimentación centradas en productos para deportistas. Algunos fabricantes de equipamiento deportivo pueden ofrecer de forma gratuita sus productos, como premio a los mejores atletas. Por último, la venta de entradas puede financiar parcialmente tu evento. En algunos casos, podrías necesitar un préstamo, para realizar pagos anticipados, que se devolvería con los ingresos del evento.
4. Comprueba la normativa local y las normas de seguridad
Para un evento deportivo, se requieren autorizaciones y el cumplimiento de la normativa. Una de tus primeras tareas será informarte en los organismos oficiales, como el ayuntamiento o la comunidad autónoma en la que se celebre tu evento.
Por supuesto, tendrás que comunicar la celebración de tu evento deportivo con antelación. Pero para que tu proyecto vaya adelante sin trabas, también tienes que conocer todas las autorizaciones y permisos que vas a necesitar. Ten en cuenta que algunos permisos pueden tardar algún tiempo en obtenerse, así que solicítalos con antelación para asegurarte de que cumples las normas el día del evento.
5. Gestión de ventas e inscripciones
Uno de los elementos clave de la organización de un evento deportivo es la gestión de las inscripciones de los participantes y sus equipos, además de la venta de entradas a los espectadores.
Todo será mucho más fácil con un sistema de venta de entradas e inscripciones online. Con este tipo de plataforma, podrás recoger datos y gestionar los pagos online de forma cómoda tanto para la organización como para los participantes y espectadores.
¿Los participantes tienen que presentarte un certificado médico de aptitud física? ¿Necesitas su carnet de la Federación? Mediante un formulario de inscripción integrado en tu plataforma de venta de entradas e inscripción, puedes solicitar estos documentos y hacer preguntas útiles.
Por otro lado, también recogerás sus direcciones de correo electrónico, lo que te permitirá enviarles rápidamente notificaciones importantes sobre el evento (horarios, reglamentación, clasificaciones, etc.), así como sobre otros eventos que estés organizando. Tu trabajo será mucho más fácil si utilizas una plataforma de CRM y e-mailing vinculada a tu plataforma de venta de entradas.
6. Gestionar los pagos in situ
Gestionar los pagos de comida, bebida y merchandising durante el evento deportivo puede ser un reto, sobre todo para los eventos de cierta magnitud. Los recintos deportivos pueden utilizar un sistema de pago cashless que permita a los clientes comprar bebidas dentro del estadio utilizando una tarjeta precargada, evitando así las colas, sobre todo en el descanso.
El sistema de pago cashless también es una buena idea para los recintos temporales, ya que facilita la vida a los organizadores y los clientes están más contentos al reducirse drásticamente las colas.
7. Planifica la comunicación antes, durante y después de tu evento
Sin espectadores ni deportistas, un evento deportivo no tiene sentido. Por lo tanto, la comunicación del evento es crucial. Puedes comunicar tanto en prensa generalista como especializada. Las redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn y Twitter) también pueden utilizarse para informar antes y durante el evento (etapas, seguimiento, ganadores…).
Después de tu evento deportivo, no dudes en pedir opiniones y comentarios. Si quieres volver a organizar un evento similar, te será útil saber qué puedes mejorar. Asegúrate de dar las gracias a los miembros de tu equipo y a las empresas colaboradoras.
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