Organizar un evento deportivo en 7 pasos

Organizar un evento deportivo en 7 pasos

¿Estás pen­san­do en orga­ni­zar un even­to deporti­vo pero no sabes por dónde empezar? La orga­ni­zación de un even­to deporti­vo requiere mucha antic­i­pación. Des­de el con­cep­to ini­cial del even­to, has­ta la plan­i­fi­cación, el mar­ket­ing y final­mente la eje­cu­ción, hay mul­ti­tud de pro­ce­sos que definir y seguir.

Tan­to si se tra­ta de un tor­neo de tenis como de un campe­ona­to de fút­bol, estos 7 con­se­jos te ayu­darán a orga­ni­zar un even­to deporti­vo con éxi­to y bien organizado.

Índice


    1. Definir los objetivos del evento

    Un even­to deporti­vo no se orga­ni­za a últi­ma hora ni sin un obje­ti­vo. Como en cualquier proyec­to, es esen­cial plan­i­ficar con antelación y definir clara­mente las razones y los obje­tivos por los que lo orga­ni­zas. Aquí tienes una lista no exhaus­ti­va de pre­gun­tas que pueden ayudarte:

    • El tipo de even­to: Desar­rol­la la iden­ti­dad de tu even­to deci­di­en­do el nom­bre, el logotipo, la mas­co­ta, tema, etc.
    • El for­ma­to: ¿Es una com­peti­ción, un encuen­tro social o una opor­tu­nidad de mar­ket­ing y net­work­ing? ¿Es una car­rera, un tor­neo de fútbol,unacompetición de e‑sports…?
    • La duración: ¿Es un even­to deporti­vo anu­al para reunir a tus emplea­d­os? ¿Es un tor­neo largo, o una ocasión espe­cial para un día con­cre­to (aniver­sario de la empre­sa, con­ven­ción…)?
    • La activi­dad: Por supuesto, es impre­scindible ele­gir el tipo de deporte que se prac­ti­cará en tu even­to (fút­bol, tenis, vóley playa, pádel…).

    2. Selecciona la fecha y el lugar perfectos

    La elec­ción de la fecha ide­al es cru­cial. Puedes aumen­tar la par­tic­i­pación y ase­gu­rarte de que tu even­to ten­ga reper­cusión procu­ran­do que no coin­ci­da con otros even­tos deportivos o de otro tipo, espe­cial­mente en tu zona. Recuer­da ele­gir una fecha lo sufi­cien­te­mente ale­ja­da como para orga­ni­zar y pub­lic­i­tar el evento.

    El tipo de even­to deporti­vo que organ­ices condi­cionará el lugar de cel­e­bración, que puede ser un esta­dio, un pabel­lón, un com­ple­jo deporti­vo, un par­que, una playa o sim­ple­mente una ciu­dad. El espa­cio para tu even­to tiene que ser lo sufi­cien­te­mente grande para tus necesi­dades. Tiene que ser seguro pero tam­bién lo sufi­cien­te­mente fun­cional como para acoger a todos los asis­tentes, ya sean deportis­tas o públi­co en gen­er­al (aparcamien­to, gradas, etc.) y tiene que con­tar con todos los ele­men­tos bási­cos (ves­tu­ar­ios, zona de entre­namien­to, bar, etc.).

    Tómate tu tiem­po para selec­cionar el lugar que mejor se adapte a tus necesi­dades, tu pre­supuesto y la acce­si­bil­i­dad en trans­porte públi­co y en coche.

    3. Planifica la financiación y el presupuesto de tu evento deportivo

    Los recur­sos nece­sar­ios y costes son un pun­to fun­da­men­tal que estu­di­ar a la hora de orga­ni­zar un even­to deporti­vo (en el caso de un even­to bené­fi­co, lo serán tam­bién, pero de otra man­era). El ayun­tamien­to puede prestarte mate­r­i­al, ofre­certe facil­i­dades y pro­por­cionarte finan­ciación, pero esto no suele ser sufi­ciente. Por supuesto, puedes bus­car patroci­nadores para apo­yarte y hac­er tu even­to viable económi­ca­mente. Si les ofre­ces algo atrac­ti­vo, que les dé vis­i­bil­i­dad ante su públi­co y poten­cie su ima­gen de mar­ca, habrá empre­sas de la zona dis­pues­tas a ofre­certe finan­ciación a cam­bio. No dudes en pon­erte en con­tac­to con estas empre­sas y pre­sen­tar­les un dossier de patrocinio interesante.

    Tam­bién puedes pon­erte en con­tac­to con provee­dores de mate­r­i­al deporti­vo o con empre­sas de ali­mentación cen­tradas en pro­duc­tos para deportis­tas. Algunos fab­ri­cantes de equipamien­to deporti­vo pueden ofre­cer de for­ma gra­tui­ta sus pro­duc­tos, como pre­mio a los mejores atle­tas. Por últi­mo, la ven­ta de entradas puede finan­ciar par­cial­mente tu even­to. En algunos casos, podrías nece­si­tar un prés­ta­mo, para realizar pagos antic­i­pa­dos, que se devolvería con los ingre­sos del evento.

    4. Comprueba la normativa local y las normas de seguridad

    Para un even­to deporti­vo, se requieren autor­iza­ciones y el cumplim­ien­to de la nor­ma­ti­va. Una de tus primeras tar­eas será infor­marte en los organ­is­mos ofi­ciales, como el ayun­tamien­to o la comu­nidad autóno­ma en la que se cele­bre tu evento.

    Por supuesto, ten­drás que comu­nicar la cel­e­bración de tu even­to deporti­vo con antelación. Pero para que tu proyec­to vaya ade­lante sin tra­bas, tam­bién tienes que cono­cer todas las autor­iza­ciones y per­misos que vas a nece­si­tar. Ten en cuen­ta que algunos per­misos pueden tar­dar algún tiem­po en obten­erse, así que solicí­ta­los con antelación para ase­gu­rarte de que cumples las nor­mas el día del evento.

    5. Gestión de ventas e inscripciones

    Uno de los ele­men­tos clave de la orga­ni­zación de un even­to deporti­vo es la gestión de las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes y sus equipos, además de la ven­ta de entradas a los espec­ta­dores.

    Todo será mucho más fácil con un sis­tema de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online. Con este tipo de platafor­ma, podrás recoger datos y ges­tionar los pagos online de for­ma cómo­da tan­to para la orga­ni­zación como para los par­tic­i­pantes y espectadores.

    ¿Los par­tic­i­pantes tienen que pre­sen­tarte un cer­ti­fi­ca­do médi­co de apti­tud físi­ca? ¿Nece­si­tas su car­net de la Fed­eración? Medi­ante un for­mu­la­rio de inscrip­ción inte­gra­do en tu platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ción, puedes solic­i­tar estos doc­u­men­tos y hac­er pre­gun­tas útiles.

    Por otro lado, tam­bién recogerás sus direc­ciones de correo elec­tróni­co, lo que te per­mi­tirá enviar­les ráp­i­da­mente noti­fi­ca­ciones impor­tantes sobre el even­to (horar­ios, reglamentación, clasi­fi­ca­ciones, etc.), así como sobre otros even­tos que estés orga­ni­zan­do. Tu tra­ba­jo será mucho más fácil si uti­lizas una platafor­ma de CRM y e‑mailing vin­cu­la­da a tu platafor­ma de ven­ta de entradas.

    6. Gestionar los pagos in situ

    Ges­tionar los pagos de comi­da, bebi­da y mer­chan­dis­ing durante el even­to deporti­vo puede ser un reto, sobre todo para los even­tos de cier­ta mag­ni­tud. Los recin­tos deportivos pueden uti­lizar un sis­tema de pago cash­less que per­mi­ta a los clientes com­prar bebidas den­tro del esta­dio uti­lizan­do una tar­je­ta pre­car­ga­da, evi­tan­do así las colas, sobre todo en el descanso.

    El sis­tema de pago cash­less tam­bién es una bue­na idea para los recin­tos tem­po­rales, ya que facili­ta la vida a los orga­ni­zadores y los clientes están más con­tentos al reducirse drás­ti­ca­mente las colas.

    7. Planifica la comunicación antes, durante y después de tu evento

    Sin espec­ta­dores ni deportis­tas, un even­to deporti­vo no tiene sen­ti­do. Por lo tan­to, la comu­ni­cación del even­to es cru­cial. Puedes comu­nicar tan­to en pren­sa gen­er­al­ista como espe­cial­iza­da. Las redes sociales (Face­book, Insta­gram, LinkedIn y Twit­ter) tam­bién pueden uti­lizarse para infor­mar antes y durante el even­to (eta­pas, seguimien­to, ganadores…).

    Después de tu even­to deporti­vo, no dudes en pedir opin­iones y comen­tar­ios. Si quieres volver a orga­ni­zar un even­to sim­i­lar, te será útil saber qué puedes mejo­rar. Asegúrate de dar las gra­cias a los miem­bros de tu equipo y a las empre­sas colab­o­rado­ras.


    Weezevent ofrece solu­ciones ráp­i­das y sen­cil­las de uti­lizar para ges­tionar tu even­to deporti­vo: ven­ta de entradas, inscrip­ción online, con­trol de acce­so, gestión de pagos in situ medi­ante un sis­tema de pago cash­less, y la relación con tu públi­co medi­ante una her­ramien­ta de email­ing y CRM.

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