Organiser un événement sportif en 7 étapes

Vous envis­agez d’or­gan­is­er un événe­ment sportif mais ne savez pas par où com­mencer ? Un événe­ment sportif demande beau­coup d’anticipation. Depuis le con­cept ini­tial de l’événe­ment, en pas­sant par la plan­i­fi­ca­tion, la com­mer­cial­i­sa­tion, et enfin, son exé­cu­tion, il y a de nom­breux proces­sus dif­férents à suiv­re.

Qu’il s’agisse d’un tournoi de ten­nis ou d’un cham­pi­onnat de foot­ball, ces 7 con­seils vous aideront à organ­is­er un événe­ment sportif réus­si et bien organ­isé.

1. Définissez les objectifs de l’événement et de son organisation

Un événe­ment sportif ne s’organise pas à la dernière minute ni sans aucun objec­tif final. Comme tout pro­jet, il est indis­pens­able de plan­i­fi­er en avance et de définir claire­ment quelles sont les raisons et objec­tifs de son organ­i­sa­tion. Voici une liste non-exhaus­tive de ques­tions pou­vant vous aider :

• Définis­sez sa typolo­gie : com­mencez à dévelop­per l’i­den­tité de votre événe­ment en déci­dant de son nom, du logo util­isé, de la mas­cotte, du thème etc.
• Quel est son for­mat : S’ag­it-il d’une com­péti­tion, d’une ren­con­tre sociale ou d’une oppor­tu­nité mar­ket­ing et de ren­con­tres pro­fes­sion­nelles ? De même, s’agit-il d’une course à pied, d’un tournoi de foot­ball, d’une com­péti­tion d’e-sport…?
• Sa durée : Est-ce un événe­ment sportif organ­isé de manière annuelle pour rassem­bler vos employés ? Est-ce un long tournoi, ou une occa­sion spé­ciale pour un jour pré­cis (anniver­saire d’entreprise, sémi­naire…) ?
• Quelle est l’activité choisie : Bien évidem­ment, il est essen­tiel de choisir le type de sport pour votre événe­ment (foot­ball, ten­nis, beach-vol­ley, padel…).

2. Sélectionnez la date idéale ainsi que le lieu

Le choix de la date idéale est cru­cial. Vous pou­vez aug­menter la par­tic­i­pa­tion et vous assur­er que votre événe­ment aura un impact en veil­lant à ce qu’il ne coïn­cide pas avec d’autres événe­ments sportifs ou rassem­ble­ments com­mu­nau­taires. Pensez à choisir une date qui vous lais­sera suff­isam­ment de temps pour organ­is­er et faire con­naître l’événe­ment.

Naturelle­ment, le type d’événe­ment sportif que vous comptez organ­is­er déter­min­era le lieu que vous choisirez, qui peut être un stade, une salle, un com­plexe sportif, un parc, une plage ou tout sim­ple­ment une ville. Votre espace événe­men­tiel doit être assez grand pour répon­dre à vos besoins, suff­isam­ment sécurisé mais aus­si fonc­tion­nel pour accueil­lir tous vos par­tic­i­pants, qu’ils soient ath­lètes ou mem­bres du grand pub­lic (park­ing, vis­i­bil­ité, etc.) et doit con­tenir tous les élé­ments essen­tiels (ves­ti­aires, zone d’en­traîne­ment, can­tine, etc.).

Prenez le temps de sélec­tion­ner le lieu qui répond le mieux à vos exi­gences, à votre bud­get et à l’ac­ces­si­bil­ité des trans­ports publics.

3. Planifiez le financement et le budget de votre événement sportif

Pour l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment sportif, les ques­tions inhérentes aux ressources et aux coûts sont essen­tielles même s’il s’agit d’un événe­ment car­i­tatif. La mairie du lieu choisi peut vous prêter du matériel, faciliter vos besoins et apporter un finance­ment, mais c’est générale­ment insuff­isant. Vous pou­vez naturelle­ment trou­ver des spon­sors pour vous soutenir et ain­si le ren­dre viable finan­cière­ment. Si elles anticipent un béné­fice en ter­mes de répu­ta­tion et de pub­lic­ité, cer­taines entre­pris­es voisines pour­raient être prêtes à apporter un finance­ment. N’hésitez pas à entr­er en con­tact avec elles et à leur offrir de la pub­lic­ité en retour.

Il est égale­ment pos­si­ble de con­tac­ter des four­nisseurs d’équipements sportifs ou des entre­pris­es agroal­i­men­taires spé­ci­fiques qui pro­posent des pro­duits pour les ath­lètes. Cer­tains fab­ri­cants d’équipements sportifs peu­vent offrir des pro­duits gra­tu­its qui seront remis comme prix aux meilleurs ath­lètes. Enfin, la vente de bil­lets peut con­tribuer à financer par­tielle­ment votre événe­ment. Dans cer­taines cir­con­stances, un prêt peut être néces­saire et rem­boursé avec les recettes de l’événe­ment.

4. Vérifier les régulations locales et les normes de sécurité

Pour un événe­ment sportif, divers­es autori­sa­tions et le respect de nom­breuses régle­men­ta­tions sont néces­saires. L’une de vos pre­mières tâch­es con­sis­tera à vous ren­seign­er auprès des organ­ismes gou­verne­men­taux, tels que la mairie ou la pré­fec­ture de la ville où se déroule votre événe­ment.

Bien sûr, l’événe­ment sportif doit être annon­cé en amont. Mais pour assur­er le bon déroule­ment de votre pro­jet, vous devez égale­ment être con­scient de tous les accords et per­mis dont vous aurez besoin. Sachez que l’ob­ten­tion de cer­taines autori­sa­tions peut par­fois pren­dre un cer­tain temps ; ain­si, obtenez-les à l’a­vance afin de vous assur­er que vous serez en con­for­mité le jour de l’événe­ment.

5. Gestion des ventes et des inscriptions

L’un des élé­ments clés de l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment sportif est la ges­tion de l’in­scrip­tion des par­tic­i­pants et de leurs équipes, ain­si que la vente de bil­lets aux spec­ta­teurs.

Votre tâche sera con­sid­érable­ment sim­pli­fiée par un sys­tème de bil­let­terie et d’inscription en ligne. Il vous per­me­t­tra de recueil­lir des infor­ma­tions et de gér­er les paiements en ligne d’une manière qui soit à la fois pra­tique pour l’or­gan­i­sa­tion et pour les par­tic­i­pants.

Les par­tic­i­pants qui veu­lent assis­ter à votre événe­ment doivent-ils vous fournir un cer­ti­fi­cat médi­cal d’ap­ti­tude physique ? Avez-vous besoin de leur carte de la Fédéra­tion ? Grâce à un for­mu­laire d’in­scrip­tion inclus dans votre plate­forme de bil­let­terie et d’in­scrip­tion, vous pou­vez deman­der ces doc­u­ments et pos­er des ques­tions utiles.

D’autre part, vous recueillerez égale­ment leurs adress­es e‑mail, ce qui vous per­me­t­tra de leur envoy­er rapi­de­ment des noti­fi­ca­tions impor­tantes con­cer­nant l’événe­ment lui-même (horaires, règles, classe­ments, etc.), ain­si que d’autres événe­ments que vous organ­isez. Votre tra­vail sera grande­ment facil­ité si vous utilisez une plate­forme CRM et e‑mailing liée à la vente de bil­lets.

6. Contrôler les paiements sur place

La ges­tion des paiements pour la nour­ri­t­ure, les bois­sons et les marchan­dis­es pen­dant l’événe­ment sportif peut être un défi pour les grands événe­ments. Les sites sportifs peu­vent choisir d’u­tilis­er un sys­tème de paiement sans espèces (cash­less) qui per­met aux clients d’a­cheter des bois­sons à l’in­térieur du stade à l’aide d’une carte préchargée, évi­tant ain­si les files d’at­tente, en par­ti­c­uli­er à la mi-temps.

Les sys­tèmes de paiement cash­less sont égale­ment une bonne idée pour les sites tem­po­raires car ils facili­tent la vie des organ­isa­teurs et font le bon­heur des par­tic­i­pants en réduisant les files d’at­tente.

7. Planifiez votre communication avant, pendant et après votre événement

Sans spec­ta­teurs ou ath­lètes, un événe­ment sportif n’a pas de sens. La com­mu­ni­ca­tion de l’événe­ment est donc cru­ciale. Vous pou­vez le faire à la fois auprès de la presse générale et spé­cial­isée. Les réseaux soci­aux (Face­book, Insta­gram, LinkedIn et Twit­ter) peu­vent égale­ment être util­isés pour dif­fuser l’in­for­ma­tion avant son déroule­ment et pen­dant (étapes, suivi, gag­nants…).

Après votre événe­ment sportif, n’ayez pas peur de sol­liciter des retours et des com­men­taires. Si vous souhaitez organ­is­er à nou­veau un événe­ment sim­i­laire, il vous sera utile de savoir ce que vous pou­vez amélior­er à l’avenir. N’ayez jamais peur de remerci­er les mem­bres de votre équipe et entre­pris­es par­tic­i­pantes. Vous pour­rez ain­si rester en con­tact pour d’autres événe­ments.

Weezevent offre des options rapi­des et faciles pour gér­er votre événe­ment sportif, notam­ment la vente de bil­lets, l’in­scrip­tion en ligne, le con­trôle d’ac­cès, l’ad­min­is­tra­tion des paiements sur place à l’aide de sys­tèmes de paiement sans numéraire, et l’en­gage­ment du pub­lic à l’aide d’un out­il d’e-mail­ing et de CRM.

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