Consejos para organizar una maratón de forma segura

Cada vez hay más even­tos de maratón, impul­sa­dos por el aumen­to con­stante del número de entu­si­as­tas del run­ning y de los retos.

La orga­ni­zación de este tipo de even­tos, dado su for­ma­to inten­so y par­tic­u­lar­mente largo, requiere de un saber hac­er par­tic­u­lar. ¡En este artícu­lo te trae­mos nue­stros con­se­jos para orga­ni­zar con éxi­to tu primera maratón!

Índice

1. Fecha del even­to
2. Lugar de cel­e­bración de la maratón
3. Gestión del pre­supuesto
4. Seguri­dad
5. Orga­ni­zación el día D

1. Fecha del evento

Para definir la fecha de la maratón, has de ten­er en cuen­ta var­ios fac­tores.

Para empezar, por supuesto, la pre­visión mete­o­rológ­i­ca en la época del año en cuestión. La gran dis­tan­cia que hay que recor­rer durante una maratón hace que las condi­ciones mete­o­rológ­i­cas cobren una may­or impor­tan­cia. Puede ser tan duro cor­rer bajo una llu­via con­stante como bajo un sol abrasador. Da pref­er­en­cia a la pri­mav­era o al otoño para con­tar con un cli­ma más suave.

A con­tin­uación, estu­dia los difer­entes even­tos que tienen lugar en la fecha pre­vista. Los even­tos deportivos impor­tantes como com­peti­ciones nacionales o inter­na­cionales pueden hac­er que el interés de los asis­tentes por tu even­to dis­min­uya. Para atraer a todos los amantes de la maratón posi­bles, tra­ta de pre­v­er su disponi­bil­i­dad y fija una fecha acorde.

2. Lugar de celebración de la maratón

Para orga­ni­zar un maratón con éxi­to, no hay que des­cuidar la ubi­cación del even­to. Puedes decidir cel­e­brar­lo en una zona rur­al o urbana, pero siem­pre se desar­rol­lará en una car­retera.

Para cel­e­brar su maratón en la ciu­dad desea­da, ten­drás que obten­er los per­misos nece­sar­ios. Ponte en con­tac­to con las autori­dades para realizar tu solic­i­tud y obten­er infor­ma­ción valiosa sobre las opciones posi­bles y los req­ui­si­tos que has de cumplir.

Antes de con­fir­mar defin­i­ti­va­mente el lugar, inten­ta imag­i­nar el recor­ri­do para que la car­rera sea lo más agrad­able posi­ble, evi­tan­do los prin­ci­pales obstácu­los. Las subidas y bajadas suaves son acept­a­bles, pero es impre­scindible evi­tar obstácu­los que haya que escalar o saltar. La seguri­dad de los corre­dores es pri­or­i­taria, y el camino escogi­do ha de estar en buen esta­do.

Una vez definido el recor­ri­do, decide cómo mar­car los pun­tos de sal­i­da y lle­ga­da así como la señal­ización a lo largo de todo el recor­ri­do. Tam­bién hay que pre­v­er var­ios pun­tos de avi­tu­al­lamien­to para los corre­dores.

3. Gestión del presupuesto

Cuan­to may­or sea la dis­tan­cia que recor­rerán los atle­tas, may­or será el pre­supuesto para tu prue­ba de run­ning. La maratón es una de las car­reras más largas, por lo que hay que pre­supues­tar en con­se­cuen­cia.

Elab­o­ra un pre­supuesto tenien­do en cuen­ta todos los gas­tos que gener­ará tu even­to (comu­ni­cación, bebidas, aper­i­tivos, pre­mios, señal­ización, sonido, etc.).

a) Los patrocinadores

Casi todas las mara­tones están finan­ciadas por patroci­nadores. Son empre­sas u orga­ni­za­ciones que se com­pro­m­e­ten a donar dinero, ser­vi­cios o apoyo en especie para finan­ciar las necesi­dades de tu even­to.

Es más prob­a­ble que los patroci­nadores se com­pro­metan con su even­to si les ofre­ces vis­i­bil­i­dad como con­tra­partida. En cartel­ería, ban­deras, rega­los, dor­sales, etc., los logoti­pos de tus patroci­nadores pueden apare­cer en mul­ti­tud de soportes de tu even­to. No olvides men­cionar­los y dar­les las gra­cias en tus comu­ni­ca­ciones (pági­na web, redes sociales, newslet­ter, fol­letos, carte­les, dis­cur­sos, etc.).

Te recomen­damos que ofrez­cas difer­entes nive­les posi­bles de patrocinio, con un may­or o menor inter­cam­bio de vis­i­bil­i­dad en fun­ción de la aportación del patroci­nador.

Para más infor­ma­ción sobre el patrocinio, lee este artícu­lo que tra­ta especí­fi­ca­mente este tema.

b) Voluntarios

Para ayu­dar en cier­tas tar­eas de tu maratón, puedes recur­rir a vol­un­tar­ios.

Serán de gran ayu­da para repar­tir los dor­sales, preparar el recor­ri­do, en la seguri­dad del mis­mo durante la car­rera, entre­gar el avi­tu­al­lamien­to y para todas las tar­eas que hay que lle­var a cabo el día de la maratón.

Para ges­tionar cor­rec­ta­mente un equipo de vol­un­tar­ios para tu maratón, te recomen­damos leer nue­stro artícu­lo 10 pasos para con­seguir y ges­tionar un equipo de vol­un­tar­ios.

c) Inscripciones

Además del apoyo recibido por parte de los patroci­nadores, es habit­u­al pedir una con­tribu­ción económi­ca en el momen­to de la inscrip­ción. Los orga­ni­zadores de mara­tones pre­fieren estable­cer un sis­tema de inscrip­ción de pago online antes del even­to. Esta solu­ción tiene varias ven­ta­jas:

• Recau­dar el pago de las inscrip­ciones antes del even­to para finan­ciar los gas­tos de orga­ni­zación.
• Recoger los datos de con­tac­to de los corre­dores para enviar­les corre­os elec­tróni­cos antes y después del even­to.
• Pre­v­er el número de par­tic­i­pantes para adap­tar la com­pra de con­sum­i­bles y pre­mios en con­se­cuen­cia.
• Posi­bil­i­dad de ofre­cer la inscrip­ción en difer­entes horas de sal­i­da gra­cias al modo sesiones.
• Ofre­cer dis­tan­cias más cor­tas, para los jóvenes o quienes no quier­an par­tic­i­par en una car­rera de 42,195 kilómet­ros.
• Recogi­da de cer­ti­fi­ca­dos médi­cos.

4) Seguridad

Cor­rer una maratón es un ejer­ci­cio muy inten­so y duro físi­ca­mente. Además, dado que durante este tipo de even­tos se pro­ducen lesiones fácil­mente, has de hac­er todo lo que esté en tu mano para evi­tar­las.

a) Señalización del recorrido

Todos los pun­tos clave de la ruta deben ser fácil­mente iden­ti­fi­ca­bles. Uti­liza señal­ización bien vis­i­ble para delim­i­tar todo el recor­ri­do.

Pon a dis­posi­ción de todos los par­tic­i­pantes un mapa con los pun­tos clave. Impríme­lo en for­ma­to grande y colóca­lo en la zona de sal­i­da de la car­rera. Es con­ve­niente tam­bién pub­li­car­lo en tu pági­na web y/o en redes sociales. Con­sid­era tam­bién la posi­bil­i­dad de enviar­lo por correo elec­tróni­co a todos los inscritos uti­lizan­do una her­ramien­ta de e‑mailing.

b) Puntos de avituallamiento

Debido a la gran dis­tan­cia que recor­rerán los par­tic­i­pantes, hay que pre­v­er muchos pun­tos de avi­tu­al­lamien­to en el recor­ri­do para evi­tar la deshidrat­ación y la fal­ta de energía, que pueden provo­car lesiones.

Insta­la:

• Un pun­to de avi­tu­al­lamien­to con agua y azú­car cada 2,5 km.
• Un pun­to de avi­tu­al­lamien­to com­ple­to cada 10 km, con agua pero tam­bién fru­ta (fres­ca y seca), maza­pán, geles y bebidas energéti­cas.
• Un botiquín de primeros aux­il­ios en todos los pun­tos de avi­tu­al­lamien­to.

Te recomen­damos con­tar con asis­ten­cia médi­ca lista para inter­venir durante toda la duración de la maratón.

Para preser­var el medio ambi­ente, recuer­da que debes colo­car muchos cubos de basura a lo largo del recor­ri­do. Con­cien­cia a los vol­un­tar­ios de la necesi­dad de recoger la basura durante el even­to para evi­tar una gran acu­mu­lación de resid­u­os en el sue­lo, que podrían provo­car una caí­da.

c) Seguro

Como orga­ni­zador, para pro­te­gerte a ti mis­mo y a los par­tic­i­pantes, con­tra­ta un seguro especí­fi­co para el even­to, inclu­so si tu aso­ciación ya está ase­gu­ra­da.

5. Organización el día D

¡Llegó el gran día! A con­tin­uación se indi­can algunos pun­tos que hay que ten­er en cuen­ta para que todo vaya lo mejor posi­ble:

a) El equipo de organización

Tu equipo y tú tenéis que ser los primeros en lle­gar al lugar del even­to, varias horas antes de la lle­ga­da de los par­tic­i­pantes. Este tiem­po le per­mi­tirá pro­ced­er a todas las insta­la­ciones nece­sarias (pun­tos de avi­tu­al­lamien­to, señal­ización del recor­ri­do, carte­les, líneas de sal­i­da y lle­ga­da…).

Recibe a los vol­un­tar­ios pron­to, para poder infor­mar­les y asig­narles tar­eas especí­fi­cas antes de que comience la car­rera.

b) Llegada de los atletas

Cuan­do lleguen los asis­tentes, todo tiene que estar lis­to. Dales una bien­veni­da digna de la haz­a­ña físi­ca que van a empren­der.

Para orga­ni­zar mejor su lle­ga­da y la entre­ga de los dor­sales, uti­liza una her­ramien­ta de con­trol de acce­so. Este sis­tema no solo ahor­ra tiem­po, sino que tam­bién te per­mite aso­ciar un dor­sal a un corre­dor con un sim­ple esca­neo del códi­go QR de su inscrip­ción y a con­tin­uación el códi­go QR de su dor­sal.

Uti­liza ter­mi­nales pro­fe­sion­ales para escanear códi­gos QR, o una apli­cación móvil de con­trol de acce­so, para con­tro­lar el número de par­tic­i­pantes in situ en tiem­po real y, por ejem­p­lo, crear gru­pos de 25 per­sonas para sesiones de calen­tamien­to antes del comien­zo de la car­rera.

Infor­ma a los corre­dores sobre el recor­ri­do, las medi­das de seguri­dad que deben adop­tar y aní­ma­los a usar los pun­tos de avi­tu­al­lamien­to para evi­tar la deshidrat­ación.

c) Salidas

Puedes orga­ni­zar varias sal­i­das en fun­ción de la edad de los corre­dores, pero tam­bién de la dis­tan­cia en la que vayan a par­tic­i­par. No todo el mun­do puede cor­rer la maratón com­ple­ta, y ofre­cer la posi­bil­i­dad de inscribirse en una dis­tan­cia más cor­ta atraerá a más gente.

Espe­cial­mente si quieres abrir tu com­peti­ción a menores de edad, con­sul­ta con la Real Fed­eración Españo­la de Atletismo las dis­tan­cias máx­i­mas recomen­dadas en fun­ción de la edad del corre­dor.

Si haces que los corre­dores de maratón comien­cen primero, segui­dos por los corre­dores de dis­tan­cias cada vez más cor­tas, podrás entre­gar los pre­mios a cada uno de ellos en la mis­ma fran­ja horaria.

Para plan­i­ficar estas difer­entes sal­i­das, propón difer­entes fran­jas horarias a la hora de realizar la inscrip­ción. Podrás val­i­dar las inscrip­ciones que cum­plan el cri­te­rio de edad, gra­cias a la intro­duc­ción de un cam­po en el for­mu­la­rio de inscrip­ción que oblig­ue a indicar la fecha de nacimien­to.

d) Entrega de medallas

Los corre­dores comien­zan a cruzar la línea de meta… ¡Es una gran vic­to­ria para ellos! Felicí­ta­los como se mere­cen y anun­cia su tiem­po.

A con­tin­uación, pro­cede a la entre­ga de las medal­las. Puedes hac­er este paso a medi­da que van lle­gan­do, o decidir que sea una cer­e­mo­nia de entre­ga con­jun­ta.

Sea cual sea tu elec­ción, cier­ra el acto con un dis­cur­so de felic­itación a los corre­dores y de agradec­imien­to a todos los vol­un­tar­ios y patroci­nadores del even­to.

Orga­ni­zar una maratón no es tarea fácil, y con­ll­e­va una gran respon­s­abil­i­dad ya que el even­to es muy exi­gente físi­ca­mente. ¡Asegúrate de orga­ni­zar tu car­rera con éxi­to sigu­ien­do nue­stros con­se­jos!

Para hac­er un seguimien­to del número de par­tic­i­pantes y cobrar sus inscrip­ciones, uti­liza un sis­tema de ven­ta de entradas online. Jun­to con un sis­tema de con­trol de acce­so, dispon­drás de toda la infor­ma­ción nece­saria para asig­nar y entre­gar ráp­i­da­mente los dor­sales a cada corre­dor cuan­do llegue al lugar de la maratón.

¡Da el pis­to­le­ta­zo de sal­i­da!

¿Nece­si­tas ayu­da para orga­ni­zar tu próx­i­ma maratón? Nue­stro equipo está a tu dis­posi­ción para respon­der a todas sus pre­gun­tas.

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