Cómo organizar un torneo deportivo

Cómo organizar un torneo deportivo

Organizar un torneo de fútbol, de voleibol, de tenis o incluso de combate medieval o, por qué no, de ajedrez o de Fortnite, es crear un espacio de encuentro entre personas con intereses comunes. ¡Te ayudamos a organizar un torneo perfecto!

De puertas adentro: Cómo organizar un torneo deportivo

 

Los objetivos

Fija unos objetivos claros para tu torneo, especial­mente en lo relativo a los siguientes puntos:

  • Objetivo de asistencia: ¿Cuántos jugadores y cuántos espec­ta­dores esperas? ¿Cuál es el mínimo para que tu evento sea viable?
  • Objetivo de alcance del evento: ¿Buscas un impacto de tu evento a nivel nacional o inter­na­cional? ¿Los jugadores serán profe­sio­nales o aficio­nados?
  • Objetivos de imagen: ¿Qué valores quieres trans­mitir? ¿Tienes un objetivo puramente deportivo o es para apoyar alguna causa? ¿O tal vez es un evento de marketing para tu empresa?
  • Objetivo económico: ¿Es un evento lucrativo, sin ánimo de lucro o de marketing? Tu acerca­miento al mismo será diferente en un caso u otro pero en cualquier caso es impor­tante que tengas un presu­puesto bien elaborado.

 

Los públicos objetivo: participantes y espectadores

En cualquier evento es funda­mental conocer bien a tu público; en el caso de la mayoría de los torneos depor­tivos, el público que tienes que conocer va por partida doble (los parti­ci­pantes y los espec­ta­dores), y normal­mente tienen carac­te­rís­ticas muy diferentes. Por eso, lo que organices alrededor de unos y otros y cómo te comuniques con ellos, será diferente.

¿Los parti­ci­pantes son profe­sio­nales, niños, estudiantes, animales…? ¿Quiénes son los espec­ta­dores intere­sados en tu torneo?  Esta infor­mación te permitirá adaptar las activi­dades paralelas, tu comuni­cación e incluso puede afectar a los permisos que tengas que conseguir.

Para conocer aún mejor a unos y otros, crea un formu­lario de inscripción para los parti­ci­pantes y otro formu­lario para que los espec­ta­dores lo rellenen al comprar su entrada, todo sin salir del proceso de compra o inscripción. También te ayudará a crear equipos, grupos, etc. ¡Puedes pedir cualquier infor­mación que necesitas!

 

El presupuesto y los patrocinadores

Elabora un presu­puesto detallado y realista, teniendo en cuenta ingresos y gastos.

El dinero del que dispones para organizar tu torneo puede venir de diferentes fuentes. Además de la venta de entradas, las inscrip­ciones de los parti­ci­pantes e incluso la venta de productos derivados y otros servicios relacio­nados con el evento (¡con Weezevent los puedes vender en el propio proceso de inscripción o de compra de la entrada!), puedes obtener ingresos u otros recursos de patro­ci­na­dores y otros colabo­ra­dores, ofrecién­doles a cambio publi­cidad. Si necesitas consejos para encontrar patro­ci­na­dores, lee este artículo.

Weezevent te ingresa el dinero recaudado de inscrip­ciones y entradas cada 15 días, desde la primera venta, para que puedas tener liquidez para afrontar los gastos que se te presenten antes de la finali­zación del evento.

 

El espacio

A la hora de escoger el espacio en el que tendrá lugar el torneo, es impor­tante tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Accesi­bi­lidad: No nos referimos sólo a si está adaptado o no para personas con movilidad reducida, que también, sino también a cuestiones más generales: ¿Hay aparca­miento? ¿Se puede llegar con facilidad en trans­porte público?
  • Aforo: Ten en cuenta los parti­ci­pantes, los espec­ta­dores, el equipo de organi­zación… Ten en cuenta que, si es en un espacio público y no lo has cerrado en exclusiva para tu evento, habrá personas con las que en principio tal vez no contabas, haciendo otras activi­dades en la misma zona.
  • Insta­la­ciones: ¿Hay fuentes potables? ¿Cuántas? ¿Cuántos aseos hay? ¿Cómo son los vestuarios? ¿Cuántos campos, canchas, pistas, etc. hay dispo­nibles?
  • Seguros y permisos: Comprueba con el proveedor del espacio los permisos de los que dispone y cuáles tendrías que tramitar tú. No olvides los seguros que puedas tener que contratar como comple­mento a los que tenga el espacio.

Es buena idea visitar varios espacios y, tras la decisión, mantener la segunda opción como plan B.

 

Las inscripciones y la venta de entradas

En la mayoría de los torneos tenemos dos grandes categorías de ventas (las inscrip­ciones de los parti­ci­pantes y las entradas de los espec­ta­dores) que pueden, a su vez, tener subca­te­gorías con diferentes precios. Gestionar todo esto puede ser complicado sin la ayuda de un buen sistema.

Es impor­tante que puedas recoger y centra­lizar la infor­mación de forma eficiente: crea diferentes tarifas para ayudarte a clasi­ficar tu público e incluye un formu­lario para cada una de ellas. Crea una cuenta gratuita Weezevent y mira cómo te facilitará la vida: gestión de tarifas, progra­mación de ventas, venta por lotes (¡ideal para equipos!), pago de entradas e inscrip­ciones online, envío de invita­ciones, opción de descarga de entradas en Wallet, y mucho más: ¡todo lo que necesitas!

  • La venta online: Integran tu taquilla virtual en tu propia web o microsite (en Weezevent te propor­cio­namos uno gratuito), en Facebook… Con Weezevent, los clientes finales son suyos, por lo que los datos también lo son. ¡No cedas el control!
  • La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la venta online con la venta física: imprime un stock de entradas para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o en puntos de venta de tus colabo­ra­dores. Mira qué taquilla más apañada tenemos nosotros para ti.

 

El control de acceso

Existen varias formas de controlar tanto el acceso principal como el acceso a diferentes zonas (como, por ejemplo a la zona de vestuarios, sólo para jugadores y organi­zación):

  • Listing y recorte de entradas: El listado de asistentes puede funcionar para saber si han llegado o no los equipos y el recorte de entradas para los espec­ta­dores, pero de una forma muy rudimen­taria que no te facilita nada la gestión de la infor­mación ni te permite un control seguro (entradas falsi­fi­cadas, errores humanos…). Sólo es viable cuando el número de asistentes, tanto jugadores como espec­ta­dores, es pequeño.
  • App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un control más riguroso, la solución pasa por escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad profe­sional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar desde tu smartphone tanto las entradas de los espec­ta­dores como las inscrip­ciones de los parti­ci­pantes. Además, podrías dar a cada uno derechos de acceso a zonas diferentes y contro­larlos igual de fácil. ¡Échale un vistazo!
  • Lectores profe­sio­nales de control de acceso: A partir de los 200 asistentes, te recomen­damos utilizar lectores profe­sio­nales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad en cualquier circuns­tancia.

 

De puertas afuera: Cómo comunicar y promocionar un torneo deportivo

 

La imagen

Crea un universo propio para tu torneo y mantenlo en todos los puntos de contacto con tu público que puedas:

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que publicar toda la infor­mación sobre tu torneo y empezar a crear una imagen. ¡Integra tu taquilla virtual direc­ta­mente en la web para que el asistente no tenga que abandonar tu universo en todo el proceso!

¿No tienes web? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu torneo, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do. El micro­si­te es gra­tui­to pero si quie­res per­so­na­li­zar­lo aún más de lo que per­mi­ten las opcio­nes bási­cas, tene­mos opcio­nes pre­mium que segu­ro que se ajus­tan a lo que nece­si­tas.

Perso­naliza las entradas y los e-mails a tu imagen: Para una experiencia completa, lleva tu universo a todos los soportes. Weezevent te ofrece varios niveles de perso­na­li­zación, para que se ajuste a tu presu­puesto, empezando por las perso­na­li­za­ciones gratuitas que puedes hacer tú mismo.

 

La comunicación: antes, durante y después

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Las redes sociales son tus grandes aliadas, pero no olvides que tu propia web es también un canal de comuni­cación, plantéate la posibi­lidad de desarrollar una app y no olvides la prensa tradi­cional.

Crea un evento en Face­book y, ¡vende y abre las inscrip­ciones direc­ta­mente también ahí! Puedes poner un botón con enlace a la web en la que tengas tu taquilla virtual o, si tienes al menos 2.000 segui­dores (requisito impuesto por Facebook), tu taquilla Weezevent se puede ¡integrar direc­ta­mente en tu página de Facebook!

Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes se inscriban o compren tus entradas a través de una taquilla virtual Weezevent, verán en la pantalla de confir­mación de la compra los botones que le permiten compartir fácil­mente en redes sociales que van a parti­cipar en tu torneo o que van a asistir como público, lo que te da visibi­lidad.

Aquí tienes algunas preguntas que pueden guiar tus conte­nidos, sobre todo antes del evento:

  • Quién: Puedes presentar tanto tu organi­zación como los equipos que se van inscri­biendo.
  • Qué: Comparte el programa, tanto el deportivo como el de activi­dades paralelas. Explica cómo se va a desarrollar el torneo: fases, grupos, etc.
  • Dónde: Informa sobre el espacio. ¿Tiene una historia que pueda interesar a tu público? ¡Cuéntala! Si es relevante, explica también por qué lo has escogido.
  • Cómo: Explica el proceso de inscripción, las diferentes modali­dades, grupos, etc. Informa sobre cuándo se abren las inscrip­ciones para los jugadores y la venta de entradas para espec­ta­dores y cómo adqui­rirlas. Da infor­mación práctica sobre cómo llegar, etc.
  • Por qué: ¿De dónde viene la idea de este torneo? ¿Qué valores defiende o qué causa apoya?
  • Teasers: Hay que poner la miel en los labios a los poten­ciales asistentes. Puedes compartir vídeos, fotos, contenido exclusivo (entre­vistas, vídeos de entre­na­mientos…).

Durante el torneo es muy impor­tante que sigas comuni­cando, esta vez en directo:

  • Publica vídeos en directo para quienes no han podido acudir: puedes hacerlo a través de Facebook o con la aplicación Lives­tream, por ejemplo.
  • Utiliza Twitter para contar lo que está ocurriendo, comentar los partidos y compartir momentos impor­tantes y anécdotas.

Consigue que tu torneo no acabe con el último encuentro: sigue comuni­cando después del evento para extender la experiencia de tu público y forta­lecer el vínculo con ellos. Publica los resul­tados, recuerda anécdotas, publica fotos y agradece a todos por su asistencia, parti­ci­pación, colabo­ración, trabajo…

¡Nos vemos por weezevent.com!

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