Cómo organizar un torneo deportivo

Cómo organizar un torneo deportivo

Organizar un torneo de fútbol, de voleibol, de tenis o incluso de combate medieval o, por qué no, de ajedrez o de Fortnite, es crear un espacio de encuentro entre personas con intereses comunes. ¡Te ayudamos a organizar un torneo perfecto!

De puertas adentro: Cómo organizar un torneo deportivo

Los objetivos

Fija unos objetivos claros para tu torneo, especialmente en lo relativo a los siguientes puntos:

  • Objetivo de asistencia: ¿Cuántos jugadores y cuántos espectadores esperas? ¿Cuál es el mínimo para que tu evento sea viable?
  • Objetivo de alcance del evento: ¿Buscas un impacto de tu evento a nivel nacional o internacional? ¿Los jugadores serán profesionales o aficionados?
  • Objetivos de imagen: ¿Qué valores quieres transmitir? ¿Tienes un objetivo puramente deportivo o es para apoyar alguna causa? ¿O tal vez es un evento de marketing para tu empresa?
  • Objetivo económico: ¿Es un evento lucrativo, sin ánimo de lucro o de marketing? Tu acercamiento al mismo será diferente en un caso u otro pero en cualquier caso es importante que tengas un presupuesto bien elaborado.

Los públicos objetivo: participantes y espectadores

En cualquier evento es fundamental conocer bien a tu público; en el caso de la mayoría de los torneos deportivos, el público que tienes que conocer va por partida doble (los participantes y los espectadores), y normalmente tienen características muy diferentes. Por eso, lo que organices alrededor de unos y otros y cómo te comuniques con ellos, será diferente.

¿Los participantes son profesionales, niños, estudiantes, animales…? ¿Quiénes son los espectadores interesados en tu torneo?  Esta información te permitirá adaptar las actividades paralelas, tu comunicación e incluso puede afectar a los permisos que tengas que conseguir.

Para conocer aún mejor a unos y otros, crea un formulario de inscripción para los participantes y otro formulario para que los espectadores lo rellenen al comprar su entrada, todo sin salir del proceso de compra o inscripción. También te ayudará a crear equipos, grupos, etc. ¡Puedes pedir cualquier información que necesitas!

El presupuesto y los patrocinadores

Elabora un presupuesto detallado y realista, teniendo en cuenta ingresos y gastos.

El dinero del que dispones para organizar tu torneo puede venir de diferentes fuentes. Además de la venta de entradas, las inscripciones de los participantes e incluso la venta de productos derivados y otros servicios relacionados con el evento (¡con Weezevent los puedes vender en el propio proceso de inscripción o de compra de la entrada!), puedes obtener ingresos u otros recursos de patrocinadores y otros colaboradores, ofreciéndoles a cambio publicidad. Si necesitas consejos para encontrar patrocinadores, lee este artículo.

Weezevent te ingresa el dinero recaudado de inscripciones y entradas cada 15 días, desde la primera venta, para que puedas tener liquidez para afrontar los gastos que se te presenten antes de la finalización del evento.

El espacio

A la hora de escoger el espacio en el que tendrá lugar el torneo, es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Accesibilidad: No nos referimos sólo a si está adaptado o no para personas con movilidad reducida, que también, sino también a cuestiones más generales: ¿Hay aparcamiento? ¿Se puede llegar con facilidad en transporte público?
  • Aforo: Ten en cuenta los participantes, los espectadores, el equipo de organización… Ten en cuenta que, si es en un espacio público y no lo has cerrado en exclusiva para tu evento, habrá personas con las que en principio tal vez no contabas, haciendo otras actividades en la misma zona.
  • Instalaciones: ¿Hay fuentes potables? ¿Cuántas? ¿Cuántos aseos hay? ¿Cómo son los vestuarios? ¿Cuántos campos, canchas, pistas, etc. hay disponibles?
  • Seguros y permisos: Comprueba con el proveedor del espacio los permisos de los que dispone y cuáles tendrías que tramitar tú. No olvides los seguros que puedas tener que contratar como complemento a los que tenga el espacio.

Es buena idea visitar varios espacios y, tras la decisión, mantener la segunda opción como plan B.

Las inscripciones y la venta de entradas

En la mayoría de los torneos tenemos dos grandes categorías de ventas (las inscripciones de los participantes y las entradas de los espectadores) que pueden, a su vez, tener subcategorías con diferentes precios. Gestionar todo esto puede ser complicado sin la ayuda de un buen sistema.

Es importante que puedas recoger y centralizar la información de forma eficiente: crea diferentes tarifas para ayudarte a clasificar tu público e incluye un formulario para cada una de ellas. Crea una cuenta gratuita Weezevent y mira cómo te facilitará la vida: gestión de tarifas, programación de ventas, venta por lotes (¡ideal para equipos!), pago de entradas e inscripciones online, envío de invitaciones, opción de descarga de entradas en Wallet, y mucho más: ¡todo lo que necesitas!

  • La venta online: Integran tu taquilla virtual en tu propia web o microsite (en Weezevent te proporcionamos uno gratuito), en Facebook… Con Weezevent, los clientes finales son suyos, por lo que los datos también lo son. ¡No cedas el control!
  • La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la venta online con la venta física: imprime un stock de entradas para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o en puntos de venta de tus colabo­ra­dores. Mira qué taquilla más apañada tenemos nosotros para ti.

El control de acceso

Existen varias formas de controlar tanto el acceso principal como el acceso a diferentes zonas (como, por ejemplo a la zona de vestuarios, sólo para jugadores y organización):

  • Listing y recorte de entradas: El listado de asistentes puede funcionar para saber si han llegado o no los equipos y el recorte de entradas para los espectadores, pero de una forma muy rudimentaria que no te facilita nada la gestión de la información ni te permite un control seguro (entradas falsificadas, errores humanos…). Sólo es viable cuando el número de asistentes, tanto jugadores como espectadores, es pequeño.
  • App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un control más riguroso, la solución pasa por escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad profe­sional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar desde tu smartphone tanto las entradas de los espectadores como las inscripciones de los participantes. Además, podrías dar a cada uno derechos de acceso a zonas diferentes y controlarlos igual de fácil. ¡Échale un vistazo!
  • Lectores profe­sio­nales de control de acceso: A partir de los 200 asistentes, te recomen­damos utilizar lectores profe­sio­nales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad en cualquier circuns­tancia.

De puertas afuera: Cómo comunicar y promocionar un torneo deportivo

La imagen

Crea un universo propio para tu torneo y mantenlo en todos los puntos de contacto con tu público que puedas:

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que publicar toda la infor­mación sobre tu torneo y empezar a crear una imagen. ¡Integra tu taquilla virtual direc­ta­mente en la web para que el asistente no tenga que abandonar tu universo en todo el proceso!

¿No tienes web? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu torneo, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do. El micro­si­te es gra­tui­to pero si quie­res per­so­na­li­zar­lo aún más de lo que per­mi­ten las opcio­nes bási­cas, tene­mos opcio­nes pre­mium que segu­ro que se ajus­tan a lo que nece­si­tas.

Perso­naliza las entradas y los e‑mails a tu imagen: Para una experiencia completa, lleva tu universo a todos los soportes. El sistema CRM Weeztarget te ofrece la posibilidad de segmentar a tus clientes y enviar correos electrónicos, sms o notificaciones personalizados. 

La comunicación: antes, durante y después

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Las redes sociales son tus grandes aliadas, pero no olvides que tu propia web es también un canal de comunicación, plantéate la posibilidad de desarrollar una app y no olvides la prensa tradicional.

Crea un evento en Face­book y, ¡vende y abre las inscripciones direc­ta­mente también ahí! Puedes poner un botón con enlace a la web en la que tengas tu taquilla virtual o, si tienes al menos 2.000 segui­dores (requisito impuesto por Facebook), tu taquilla Weezevent se puede ¡integrar direc­ta­mente en tu página de Facebook!

Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes se inscriban o compren tus entradas a través de una taquilla virtual Weezevent, verán en la pantalla de confir­mación de la compra los botones que le permiten compartir fácil­mente en redes sociales que van a participar en tu torneo o que van a asistir como público, lo que te da visibi­lidad.

Aquí tienes algunas preguntas que pueden guiar tus contenidos, sobre todo antes del evento:

  • Quién: Puedes presentar tanto tu organización como los equipos que se van inscribiendo.
  • Qué: Comparte el programa, tanto el deportivo como el de actividades paralelas. Explica cómo se va a desarrollar el torneo: fases, grupos, etc.
  • Dónde: Informa sobre el espacio. ¿Tiene una historia que pueda interesar a tu público? ¡Cuéntala! Si es relevante, explica también por qué lo has escogido.
  • Cómo: Explica el proceso de inscripción, las diferentes modalidades, grupos, etc. Informa sobre cuándo se abren las inscripciones para los jugadores y la venta de entradas para espectadores y cómo adquirirlas. Da información práctica sobre cómo llegar, etc.
  • Por qué: ¿De dónde viene la idea de este torneo? ¿Qué valores defiende o qué causa apoya?
  • Teasers: Hay que poner la miel en los labios a los potenciales asistentes. Puedes compartir vídeos, fotos, contenido exclusivo (entrevistas, vídeos de entrenamientos…).

Durante el torneo es muy importante que sigas comunicando, esta vez en directo:

  • Publica vídeos en directo para quienes no han podido acudir: puedes hacerlo a través de Facebook o con la aplicación Livestream, por ejemplo.
  • Utiliza Twitter para contar lo que está ocurriendo, comentar los partidos y compartir momentos importantes y anécdotas.

Consigue que tu torneo no acabe con el último encuentro: sigue comunicando después del evento para extender la experiencia de tu público y fortalecer el vínculo con ellos. Publica los resultados, recuerda anécdotas, publica fotos y agradece a todos por su asistencia, participación, colaboración, trabajo…

¡Nos vemos por weezevent.com!

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