Cómo organizar un torneo deportivo

Cómo organizar un torneo deportivo

Orga­ni­zar un tor­neo de fút­bol, de volei­bol, de tenis o inclu­so de com­bate medieval o, por qué no, de aje­drez o de Fort­nite, es crear un espa­cio de encuen­tro entre per­sonas con intere­ses comunes. ¡Te ayu­damos a orga­ni­zar un tor­neo per­fec­to!

De puertas adentro: Cómo organizar un torneo deportivo

 

Los objetivos

Fija unos obje­tivos claros para tu tor­neo, espe­cial­mente en lo rel­a­ti­vo a los sigu­ientes pun­tos:

  • Obje­ti­vo de asis­ten­cia: ¿Cuán­tos jugadores y cuán­tos espec­ta­dores esperas? ¿Cuál es el mín­i­mo para que tu even­to sea viable?
  • Obje­ti­vo de alcance del even­to: ¿Bus­cas un impacto de tu even­to a niv­el nacional o inter­na­cional? ¿Los jugadores serán pro­fe­sion­ales o afi­ciona­dos?
  • Obje­tivos de ima­gen: ¿Qué val­ores quieres trans­mi­tir? ¿Tienes un obje­ti­vo pura­mente deporti­vo o es para apo­yar algu­na causa? ¿O tal vez es un even­to de mar­ket­ing para tu empre­sa?
  • Obje­ti­vo económi­co: ¿Es un even­to lucra­ti­vo, sin áni­mo de lucro o de mar­ket­ing? Tu acer­camien­to al mis­mo será difer­ente en un caso u otro pero en cualquier caso es impor­tante que ten­gas un pre­supuesto bien elab­o­ra­do.

 

Los públicos objetivo: participantes y espectadores

En cualquier even­to es fun­da­men­tal cono­cer bien a tu públi­co; en el caso de la may­oría de los tor­neos deportivos, el públi­co que tienes que cono­cer va por par­ti­da doble (los par­tic­i­pantes y los espec­ta­dores), y nor­mal­mente tienen car­ac­terís­ti­cas muy difer­entes. Por eso, lo que organ­ices alrede­dor de unos y otros y cómo te comu­niques con ellos, será difer­ente.

¿Los par­tic­i­pantes son pro­fe­sion­ales, niños, estu­di­antes, ani­males…? ¿Quiénes son los espec­ta­dores intere­sa­dos en tu tor­neo?  Esta infor­ma­ción te per­mi­tirá adap­tar las activi­dades para­le­las, tu comu­ni­cación e inclu­so puede afec­tar a los per­misos que ten­gas que con­seguir.

Para cono­cer aún mejor a unos y otros, crea un for­mu­la­rio de inscrip­ción para los par­tic­i­pantes y otro for­mu­la­rio para que los espec­ta­dores lo rel­lenen al com­prar su entra­da, todo sin salir del pro­ce­so de com­pra o inscrip­ción. Tam­bién te ayu­dará a crear equipos, gru­pos, etc. ¡Puedes pedir cualquier infor­ma­ción que nece­si­tas!

 

El presupuesto y los patrocinadores

Elab­o­ra un pre­supuesto detal­la­do y real­ista, tenien­do en cuen­ta ingre­sos y gas­tos.

El dinero del que dispones para orga­ni­zar tu tor­neo puede venir de difer­entes fuentes. Además de la ven­ta de entradas, las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes e inclu­so la ven­ta de pro­duc­tos deriva­dos y otros ser­vi­cios rela­ciona­dos con el even­to (¡con Weezevent los puedes vender en el pro­pio pro­ce­so de inscrip­ción o de com­pra de la entra­da!), puedes obten­er ingre­sos u otros recur­sos de patroci­nadores y otros colab­o­radores, ofre­cién­doles a cam­bio pub­li­ci­dad. Si nece­si­tas con­se­jos para encon­trar patroci­nadores, lee este artícu­lo.

Weezevent te ingre­sa el dinero recau­da­do de inscrip­ciones y entradas cada 15 días, des­de la primera ven­ta, para que puedas ten­er liq­uidez para afrontar los gas­tos que se te pre­sen­ten antes de la final­ización del even­to.

 

El espacio

A la hora de escoger el espa­cio en el que ten­drá lugar el tor­neo, es impor­tante ten­er en cuen­ta los sigu­ientes pun­tos:

  • Acce­si­bil­i­dad: No nos refe­r­i­mos sólo a si está adap­ta­do o no para per­sonas con movil­i­dad reduci­da, que tam­bién, sino tam­bién a cues­tiones más gen­erales: ¿Hay aparcamien­to? ¿Se puede lle­gar con facil­i­dad en trans­porte públi­co?
  • Aforo: Ten en cuen­ta los par­tic­i­pantes, los espec­ta­dores, el equipo de orga­ni­zación… Ten en cuen­ta que, si es en un espa­cio públi­co y no lo has cer­ra­do en exclu­si­va para tu even­to, habrá per­sonas con las que en prin­ci­pio tal vez no con­tabas, hacien­do otras activi­dades en la mis­ma zona.
  • Insta­la­ciones: ¿Hay fuentes pota­bles? ¿Cuán­tas? ¿Cuán­tos aseos hay? ¿Cómo son los ves­tu­ar­ios? ¿Cuán­tos cam­pos, can­chas, pis­tas, etc. hay disponibles?
  • Seguros y per­misos: Com­prue­ba con el provee­dor del espa­cio los per­misos de los que dispone y cuáles ten­drías que trami­tar tú. No olvides los seguros que puedas ten­er que con­tratar como com­ple­men­to a los que ten­ga el espa­cio.

Es bue­na idea vis­i­tar var­ios espa­cios y, tras la decisión, man­ten­er la segun­da opción como plan B.

 

Las inscripciones y la venta de entradas

En la may­oría de los tor­neos ten­emos dos grandes cat­e­gorías de ven­tas (las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes y las entradas de los espec­ta­dores) que pueden, a su vez, ten­er sub­cat­e­gorías con difer­entes pre­cios. Ges­tionar todo esto puede ser com­pli­ca­do sin la ayu­da de un buen sis­tema.

Es impor­tante que puedas recoger y cen­tralizar la infor­ma­ción de for­ma efi­ciente: crea difer­entes tar­i­fas para ayu­darte a clasi­ficar tu públi­co e incluye un for­mu­la­rio para cada una de ellas. Crea una cuen­ta gra­tui­ta Weezevent y mira cómo te facil­i­tará la vida: gestión de tar­i­fas, pro­gra­mación de ven­tas, ven­ta por lotes (¡ide­al para equipos!), pago de entradas e inscrip­ciones online, envío de invita­ciones, opción de descar­ga de entradas en Wal­let, y mucho más: ¡todo lo que nece­si­tas!

  • La ven­ta online: Inte­gran tu taquil­la vir­tu­al en tu propia web o microsite (en Weezevent te pro­por­cionamos uno gra­tu­ito), en Face­book… Con Weezevent, los clientes finales son suyos, por lo que los datos tam­bién lo son. ¡No cedas el con­trol!
  • La ven­ta de entradas en taquil­la: Si te quedan entradas por vender, o inclu­so durante toda la ven­ta, puedes com­ple­tar la ven­ta online con la ven­ta físi­ca: imprime un stock de entradas para vender o insta­la una taquil­la físi­ca en el lugar del even­to o en pun­tos de ven­ta de tus colabo­ra­dores. Mira qué taquil­la más apaña­da ten­emos nosotros para ti.

 

El control de acceso

Exis­ten varias for­mas de con­tro­lar tan­to el acce­so prin­ci­pal como el acce­so a difer­entes zonas (como, por ejem­p­lo a la zona de ves­tu­ar­ios, sólo para jugadores y orga­ni­zación):

  • List­ing y recorte de entradas: El lis­ta­do de asis­tentes puede fun­cionar para saber si han lle­ga­do o no los equipos y el recorte de entradas para los espec­ta­dores, pero de una for­ma muy rudi­men­ta­ria que no te facili­ta nada la gestión de la infor­ma­ción ni te per­mite un con­trol seguro (entradas fal­si­fi­cadas, errores humanos…). Sólo es viable cuan­do el número de asis­tentes, tan­to jugadores como espec­ta­dores, es pequeño.
  • App de con­trol de acce­so: Con un aforo algo may­or y para un con­trol más rig­uroso, la solu­ción pasa por escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no nece­si­tas una veloci­dad profe­sional, Weezevent te ofrece una app gra­tui­ta para con­tro­lar des­de tu smart­phone tan­to las entradas de los espec­ta­dores como las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes. Además, podrías dar a cada uno dere­chos de acce­so a zonas difer­entes y con­tro­lar­los igual de fácil. ¡Échale un vis­ta­zo!
  • Lec­tores profe­sio­nales de con­trol de acce­so: A par­tir de los 200 asis­tentes, te recomen­damos uti­lizar lec­tores profe­sio­nales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguri­dad en cualquier circuns­tancia.

 

De puertas afuera: Cómo comunicar y promocionar un torneo deportivo

 

La imagen

Crea un uni­ver­so pro­pio para tu tor­neo y man­ten­lo en todos los pun­tos de con­tac­to con tu públi­co que puedas:

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que pub­licar toda la infor­mación sobre tu tor­neo y empezar a crear una ima­gen. ¡Inte­gra tu taquil­la vir­tu­al direc­ta­mente en la web para que el asis­tente no ten­ga que aban­donar tu uni­ver­so en todo el pro­ce­so!

¿No tienes web? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu tor­neo, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do. El micro­si­te es gra­tui­to pero si quie­res per­so­na­li­zar­lo aún más de lo que per­mi­ten las opcio­nes bási­cas, tene­mos opcio­nes pre­mium que segu­ro que se ajus­tan a lo que nece­si­tas.

Perso­naliza las entradas y los e‑mails a tu ima­gen: Para una expe­ri­en­cia com­ple­ta, lle­va tu uni­ver­so a todos los soportes. Weezevent te ofrece var­ios nive­les de perso­na­li­zación, para que se ajuste a tu presu­puesto, empezan­do por las perso­na­li­za­ciones gra­tu­itas que puedes hac­er tú mis­mo.

 

La comunicación: antes, durante y después

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Las redes sociales son tus grandes ali­adas, pero no olvides que tu propia web es tam­bién un canal de comu­ni­cación, plan­téate la posi­bil­i­dad de desar­rol­lar una app y no olvides la pren­sa tradi­cional.

Crea un even­to en Face­book y, ¡vende y abre las inscrip­ciones direc­ta­mente tam­bién ahí! Puedes pon­er un botón con enlace a la web en la que ten­gas tu taquil­la vir­tu­al o, si tienes al menos 2.000 segui­dores (req­ui­si­to impuesto por Face­book), tu taquil­la Weezevent se puede ¡inte­grar direc­ta­mente en tu pági­na de Face­book!

Si acti­vas la opción de “Com­par­tir en redes sociales”, quienes se inscrib­an o com­pren tus entradas a través de una taquil­la vir­tu­al Weezevent, verán en la pan­talla de confir­mación de la com­pra los botones que le per­miten com­par­tir fácil­mente en redes sociales que van a par­tic­i­par en tu tor­neo o que van a asi­s­tir como públi­co, lo que te da visibi­lidad.

Aquí tienes algu­nas pre­gun­tas que pueden guiar tus con­tenidos, sobre todo antes del even­to:

  • Quién: Puedes pre­sen­tar tan­to tu orga­ni­zación como los equipos que se van inscri­bi­en­do.
  • Qué: Com­parte el pro­gra­ma, tan­to el deporti­vo como el de activi­dades para­le­las. Expli­ca cómo se va a desar­rol­lar el tor­neo: fas­es, gru­pos, etc.
  • Dónde: Infor­ma sobre el espa­cio. ¿Tiene una his­to­ria que pue­da intere­sar a tu públi­co? ¡Cuén­ta­la! Si es rel­e­vante, expli­ca tam­bién por qué lo has escogi­do.
  • Cómo: Expli­ca el pro­ce­so de inscrip­ción, las difer­entes modal­i­dades, gru­pos, etc. Infor­ma sobre cuán­do se abren las inscrip­ciones para los jugadores y la ven­ta de entradas para espec­ta­dores y cómo adquirir­las. Da infor­ma­ción prác­ti­ca sobre cómo lle­gar, etc.
  • Por qué: ¿De dónde viene la idea de este tor­neo? ¿Qué val­ores defiende o qué causa apoya?
  • Teasers: Hay que pon­er la miel en los labios a los poten­ciales asis­tentes. Puedes com­par­tir vídeos, fotos, con­tenido exclu­si­vo (entre­vis­tas, vídeos de entre­namien­tos…).

Durante el tor­neo es muy impor­tante que sigas comu­ni­can­do, esta vez en direc­to:

  • Pub­li­ca vídeos en direc­to para quienes no han podi­do acud­ir: puedes hac­er­lo a través de Face­book o con la apli­cación Livestream, por ejem­p­lo.
  • Uti­liza Twit­ter para con­tar lo que está ocur­rien­do, comen­tar los par­tidos y com­par­tir momen­tos impor­tantes y anéc­do­tas.

Con­sigue que tu tor­neo no acabe con el últi­mo encuen­tro: sigue comu­ni­can­do después del even­to para exten­der la expe­ri­en­cia de tu públi­co y for­t­ale­cer el vín­cu­lo con ellos. Pub­li­ca los resul­ta­dos, recuer­da anéc­do­tas, pub­li­ca fotos y agradece a todos por su asis­ten­cia, par­tic­i­pación, colab­o­ración, tra­ba­jo…

¡Nos vemos por weezevent.com!

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