Cómo organizar un torneo en la playa

Orga­ni­zar un tor­neo en la playa supone unos prepar­a­tivos difer­entes a un tor­neo en un recin­to cer­ra­do. La playa es un lugar públi­co que atrae a numerosas per­sonas y que está suje­to a unas nor­mas especí­fi­cas. Este entorno te da de por sí una gran lib­er­tad para orga­ni­zar un even­to total­mente atípi­co y por tan­to con un gran poten­cial de éxi­to. Aquí unos con­se­jos e ideas para lograr una orga­ni­zación de diez para tu tor­neo en la playa.

Deja volar tu imaginación

Tu tor­neo ha de destacarse de los demás even­tos de tu local­i­dad. Aquí unos con­se­jos para difer­en­cia­rse y que tus asis­tentes se vayan dicien­do: «El año que viene, ¡repeti­mos!»:

• Dar­le vida con activi­dades diver­tidas: castil­los hinch­ables, sesiones de DJs, etc.
• Atraer a per­son­al­i­dades locales e influyentes: del mun­do del deporte, artis­tas, insta­gram­mers, etc.
• Involu­crar a los patroci­nadores para así finan­ciar las activi­dades, inclu­so para que puedan ofre­cer o vender sus pro­pios pro­duc­tos y ser­vi­cios.
• Ani­mar a los asis­tentes a que se dis­fra­cen.
• Dec­o­rar con gus­to la playa, en sin­tonía con la temáti­ca del even­to.

Organiza tu torneo

Fija y comunica las normas del evento

¿Qué sería una com­peti­ción sin reglas? Fijar unas nor­mas puede pare­cer, en prin­ci­pio, labo­rioso, pero en real­i­dad exis­ten varias escap­a­to­rias para no ten­er que hac­er­lo:

• Descar­gar el reglamen­to direc­ta­mente des­de la pági­na de la fed­eración cor­re­spon­di­ente si se tra­ta de una com­peti­ción ofi­cial.
• Inspi­rarse del reglamen­to ofi­cial aña­di­en­do un par de mod­i­fi­ca­ciones si se tra­ta de un tor­neo atípi­co, como por ejem­p­lo un tor­neo en el que los par­tic­i­pantes tienen que ir dis­fraza­dos.

Comu­ni­ca tu reglamen­to de tal man­era que cualquiera pue­da encon­trar de for­ma sen­cil­la esta infor­ma­ción, y de esta for­ma te ase­guras de que todos lo habrán con­sul­ta­do, enten­di­do y aproba­do antes de acud­ir a tu even­to. Para ello, inte­grá­lo en tu:

• pági­na web
• even­to Face­book (con una boni­ta grá­fi­ca)
• pági­na de Face­book
• aparta­do que describe el even­to de tu platafor­ma de inscrip­ciones online
• e‑mail infor­ma­ti­vo que enviarás a tus asis­tentes unos días pre­vios al tor­neo

El día D, colóca­lo en grandes carte­les de PVC en for­ma­to A0.

Solicita los permisos

Para ten­er el per­miso de ocu­par un espa­cio públi­co, haz la solic­i­tud al ayun­tamien­to de la local­i­dad en cuestión.

Además de para ocu­par el espa­cio para tu tor­neo, asegúrate de si nece­si­tas algún otro tipo de per­miso y cómo trami­tar­lo. Por ejem­p­lo, si quieres pon­er un espa­cio de restau­ración: el pro­ce­so diferirá lig­era­mente si vas a vender alco­hol o no. ¡Pero en ningún caso dejes estos trámites para últi­ma hora!

Con­se­jo: No te olvides de con­tratar un seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il ¡y así despre­ocú­pate del todo en caso de que un asis­tente o un vol­un­tario se las­time durante el even­to!

Alquila o compra material

Los deportes y activi­dades físi­cas nece­si­tan por lo gen­er­al mate­r­i­al para:

• Jugar: pelotas, redes, sil­batos…
• Pre­mi­ar a los ganadores: tro­feos, copas y medal­las, pro­duc­tos de los patroci­nadores (equipamien­to, tar­je­ta rega­lo…) etc.
• Ambi­en­tar el even­to: dec­o­ración, músi­ca, good­ies…
• Organizar/ordenar/limpiar: mar­cadores, pizarras, papel­eras y bol­sas de basura…

¡Es fun­da­men­tal estable­cer un pre­supuesto par evi­tar dolores de cabeza a pos­te­ri­ori!

Para nada estás oblig­a­do a com­prar todo el mate­r­i­al que nece­si­ta tu even­to. Puedes alquilar­lo o inclu­so te lo pueden prestar algunos clubes deportivos. La com­pra de mate­r­i­al se puede con­ver­tir en intere­sante úni­ca­mente si lo vas a uti­lizar de for­ma recur­rente. 

Para los pre­mios, solici­ta una par­tic­i­pación económi­ca a tus patroci­nadores. ¡De esta for­ma, reducirás los costes y a la vez aumen­tarás la cal­i­dad de los pre­mios!

Gestiona las inscripciones de los jugadores

Crea tu even­to en una platafor­ma de inscrip­ciones online como la de Weezevent y así te facil­i­tarás la vida tú y tam­bién se la facil­i­tarás a los par­tic­i­pantes con las ges­tiones que tienen que hac­er para apun­tarse: ¡todos con­tentos! Además, puedes per­son­alizar tu for­mu­la­rio de inscrip­ción y de esta for­ma recopi­lar los datos que te intere­san, inclu­so tus asis­tentes podrán subir su cer­ti­fi­ca­do médi­co si así lo deseas. Tam­bién puedes fijar que las inscrip­ciones sean nom­i­na­ti­vas para cono­cer a cada uno de los par­tic­i­pantes, a los que podrás enviar infor­ma­ción clave unos días antes del tor­neo, como por ejem­p­lo la hora y lugar del even­to, el reglamen­to, etc. Y además, podrás man­ten­er el con­tac­to con ellos una vez haya final­iza­do el even­to, como por ejem­p­lo envián­doles una encues­ta de sat­is­fac­ción, invitán­doles a repe­tir la expe­ri­en­cia en la próx­i­ma fecha. ¡Todo esto se con­figu­ra en un abrir y cer­rar de ojos!

Estate listo para el día D

¡El tor­neo se acer­ca, tienes todo prepara­do y sólo deseas que empiece ya! Aún así, estate muy aten­to a cualquier detalle e impre­vis­to. No dudes en enviar a tus asis­tentes la mis­ma mañana del tor­neo cier­ta infor­ma­ción como por ejem­p­lo la pre­visión mete­o­rológ­i­ca del día, los impre­scindibles a no olvi­dar, etc.

Acude con cier­ta antelación al lugar de tu even­to —el día ante­ri­or o a primera hora del día D— para insta­lar­lo todo y hac­er todas las prue­bas que nece­sites. Estarás menos ago­b­i­a­do y por lo tan­to serás más efi­caz, evi­tan­do así que los asis­tentes más pun­tuales te inter­rumpan.

¡Aho­ra te toca a ti! Orga­ni­za un tor­neo de éxi­to, y des­cubre todas las ven­ta­jas de nues­tras solu­ciones hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Más infor­ma­ción

¡Nos vemos por weezevent.com!