Cómo organizar un torneo en la playa

Cómo organizar un torneo en la playa

Organizar un torneo en la playa supone unos prepa­ra­tivos diferentes a un torneo en un recinto cerrado. La playa es un lugar público que atrae a numerosas personas y que está sujeto a unas normas especí­ficas. Este entorno te da de por sí una gran libertad para organizar un evento total­mente atípico y por tanto con un gran potencial de éxito. Aquí unos consejos e ideas para lograr una organi­zación de diez para tu torneo en la playa.

Deja volar tu imaginación

Tu torneo ha de desta­carse de los demás eventos de tu localidad. Aquí unos consejos para diferen­ciarse y que tus asistentes se vayan diciendo: «El año que viene, ¡repetimos!»:

  • Darle vida con activi­dades diver­tidas: castillos hinchables, sesiones de DJs, etc.
  • Atraer a perso­na­li­dades locales e influ­yentes: del mundo del deporte, artistas, insta­grammers, etc.
  • Involucrar a los patro­ci­na­dores para así financiar las activi­dades, incluso para que puedan ofrecer o vender sus propios productos y servicios.
  • Animar a los asistentes a que se disfracen.
  • Decorar con gusto la playa, en sintonía con la temática del evento.

Organiza tu torneo

Fija y comunica las normas del evento

¿Qué sería una compe­tición sin reglas? Fijar unas normas puede parecer, en principio, laborioso, pero en realidad existen varias escapa­torias para no tener que hacerlo:

  • Descargar el regla­mento direc­ta­mente desde la página de la federación corres­pon­diente si se trata de una compe­tición oficial.
  • Inspi­rarse del regla­mento oficial añadiendo un par de modifi­ca­ciones si se trata de un torneo atípico, como por ejemplo un torneo en el que los parti­ci­pantes tienen que ir disfra­zados.

Comunica tu regla­mento de tal manera que cualquiera pueda encontrar de forma sencilla esta infor­mación, y de esta forma te aseguras de que todos lo habrán consultado, entendido y aprobado antes de acudir a tu evento. Para ello, integrálo en tu:

  • página web
  • evento Facebook (con una bonita gráfica)
  • página de Facebook
  • apartado que describe el evento de tu plata­forma de inscrip­ciones online
  • e‑mail infor­mativo que enviarás a tus asistentes unos días previos al torneo

El día D, colócalo en grandes carteles de PVC en formato A0.

Solicita los permisos

Para tener el permiso de ocupar un espacio público, haz la solicitud al ayunta­miento de la localidad en cuestión.

Además de para ocupar el espacio para tu torneo, asegúrate de si necesitas algún otro tipo de permiso y cómo trami­tarlo. Por ejemplo, si quieres poner un espacio de restau­ración: el proceso diferirá ligera­mente si vas a vender alcohol o no. ¡Pero en ningún caso dejes estos trámites para última hora!

Consejo: No te olvides de contratar un seguro de respon­sa­bi­lidad civil ¡y así despreocúpate del todo en caso de que un asistente o un volun­tario se lastime durante el evento!

Alquila o compra material

Los deportes y activi­dades físicas necesitan por lo general material para:

  • Jugar: pelotas, redes, silbatos…
  • Premiar a los ganadores: trofeos, copas y medallas, productos de los patro­ci­na­dores (equipa­miento, tarjeta regalo…) etc.
  • Ambientar el evento: decoración, música, goodies…
  • Organizar/ordenar/limpiar: marca­dores, pizarras, papeleras y bolsas de basura…

¡Es funda­mental establecer un presu­puesto par evitar dolores de cabeza a poste­riori!

Para nada estás obligado a comprar todo el material que necesita tu evento. Puedes alqui­larlo o incluso te lo pueden prestar algunos clubes depor­tivos. La compra de material se puede convertir en intere­sante única­mente si lo vas a utilizar de forma recurrente. 

Para los premios, solicita una parti­ci­pación económica a tus patro­ci­na­dores. ¡De esta forma, reducirás los costes y a la vez aumen­tarás la calidad de los premios!

Gestiona las inscripciones de los jugadores

Crea tu evento en una plata­forma de inscrip­ciones online como la de Weezevent y así te facili­tarás la vida tú y también se la facili­tarás a los parti­ci­pantes con las gestiones que tienen que hacer para apuntarse: ¡todos contentos! Además, puedes perso­na­lizar tu formu­lario de inscripción y de esta forma recopilar los datos que te interesan, incluso tus asistentes podrán subir su certi­ficado médico si así lo deseas. También puedes fijar que las inscrip­ciones sean nomina­tivas para conocer a cada uno de los parti­ci­pantes, a los que podrás enviar infor­mación clave unos días antes del torneo, como por ejemplo la hora y lugar del evento, el regla­mento, etc. Y además, podrás mantener el contacto con ellos una vez haya finalizado el evento, como por ejemplo envián­doles una encuesta de satis­facción, invitán­doles a repetir la experiencia en la próxima fecha. ¡Todo esto se configura en un abrir y cerrar de ojos!

Estate listo para el día D

¡El torneo se acerca, tienes todo preparado y sólo deseas que empiece ya! Aún así, estate muy atento a cualquier detalle e impre­visto. No dudes en enviar a tus asistentes la misma mañana del torneo cierta infor­mación como por ejemplo la previsión meteo­ro­lógica del día, los impres­cin­dibles a no olvidar, etc.

Acude con cierta antelación al lugar de tu evento —el día anterior o a primera hora del día D— para insta­larlo todo y hacer todas las pruebas que necesites. Estarás menos agobiado y por lo tanto serás más eficaz, evitando así que los asistentes más puntuales te interrumpan.

¡Ahora te toca a ti! Organiza un torneo de éxito, y descubre todas las ventajas de nuestras soluciones haciendo clic en el siguiente botón:

Más infor­mación

¡Nos vemos por weezevent.com!

Comparte este artículo en