8 herramientas imprescindibles para cualquier organizador de eventos deportivos

Orga­ni­zar un even­to deporti­vo es toda una car­rera y los orga­ni­zadores aca­ban muchas veces inclu­so más cansa­dos que los pro­pios deportis­tas. Como la tec­nología y el deporte hacen un buen tán­dem, ¿que te pare­cería uti­lizar nuevas her­ramien­tas para facil­i­tarte la vida? Hemos selec­ciona­do para ti 8 her­ramien­tas, que nue­stros orga­ni­zadores de even­tos deportivos han proba­do y aproba­do.

Índice

• Google Dri­ve
• WeezTick­et
• Insta­gram
• Face­book Local
• Google Maps
• WeezA­c­cess
• Mete­o­rología
• Weez­Tar­get

Google Drive

El con­jun­to de her­ramien­tas disponibles en Google Dri­ve te per­mite com­par­tir archivos con todos tus com­pañeros, socios, vol­un­tar­ios, etc.:

• Google Docs: para crear doc­u­men­tos están­dar como actas de reuniones o fichas con instruc­ciones para tu equipo o los vol­un­tar­ios.

• Google Sheets: hojas de cál­cu­lo tan bue­nas como cualquier Excel, para ges­tionar los stocks o la con­tabil­i­dad entre varias per­sonas, sin ries­go de perderte con actu­al­iza­ciones.

• Google Slides: her­ramien­ta de pre­sentación intu­iti­va con la que crear pre­senta­ciones útiles para hac­er for­ma­ciones a nuevas incor­po­ra­ciones o vol­un­tar­ios o para mostrar las pun­tua­ciones en pan­talla, etc.

Acce­si­bles des­de un orde­nador o des­de el móvil, estas apli­ca­ciones per­miten que todas las per­sonas que ten­gan acce­so dispon­gan de la ver­sión más actu­al­iza­da, en tiem­po real. Se acabaron los líos de ver­siones, los USB, los e‑mails…

WeezTicket

¿Orga­ni­zas una car­rera? ¿Un tor­neo de balon­ces­to, un open de tenis? Inde­pen­di­en­te­mente del deporte o el for­ma­to del even­to, ten­drás que ges­tionar inscrip­ciones de los deportis­tas y vender o dis­tribuir entradas para los espec­ta­dores. Con una her­ramien­ta tan com­ple­ta como la que te ofrece Weezevent, crea un microsite para que los par­tic­i­pantes y asis­tentes puedan obten­er más infor­ma­ción sobre tu even­to e inscribirse en pocos clics. En el momen­to de la inscrip­ción, incluye un for­mu­la­rio per­son­al­iza­do en el que les pidas, por ejem­p­lo, un cer­ti­fi­ca­do médi­co, una foto­copia de su DNI, etc. Tan­to par­tic­i­pantes como públi­co real­izan su pago tam­bién a través de Weezevent, lo que te sim­pli­fi­ca drás­ti­ca­mente el pro­ce­so como orga­ni­zador.

Instagram

Unas sem­anas antes de tu even­to, empieza a gener­ar interés pub­li­can­do fotos en Insta­gram. Para ampli­ar el cír­cu­lo de curiosos, uti­liza hastags de tu ciu­dad o tu provin­cia, de tu deporte, clubes que par­tic­i­pan, per­son­ajes cono­ci­dos que estarán pre­sentes, etc.

Durante tu even­to, sigue pub­li­can­do fotos y vídeos. El obje­ti­vo aquí es doble: dar ganas de acud­ir a quienes no lo han hecho —par­tic­i­pantes o espec­ta­dores— y crear recuer­dos para quienes sí han asis­ti­do. Inclu­so puedes hac­er una pro­mo­ción muy seg­men­ta­da, que no te costará nece­sari­a­mente mucho pero que puede traerte muchos ben­efi­cios si tu men­saje con­sigue atraer par­tic­i­pantes y espec­ta­dores.

Facebook Local

Local es la apli­cación móvil de Face­book, descar­ga­da por mil­lones de per­sonas, que recoge todos los even­tos disponibles en la platafor­ma. Por lo tan­to, es impre­scindible crear un even­to de Face­book con enlace a tu pági­na de Facebook/Instagram, tu pági­na web o tu microsite Weezevent. Así, podrás ampli­ar tu públi­co e invi­tar a ami­gos a tu even­to  —y ellos harán lo mis­mo si les ani­mas—. Crearás un cír­cu­lo de con­tac­tos cada vez may­or que dé a cono­cer tu even­to.

Google Maps

Todo el mun­do conoce esta apli­cación por su fun­cional­i­dad de guiarte de un pun­to A a un pun­to B. Sin embar­go, no todos saben que puedes crear y com­par­tir mapas per­son­al­iza­dos con pun­tos de interés especí­fi­cos —Menú > Tus sitios > Mapas—. Si tu even­to deporti­vo tiene lugar en un área muy amplia, puede ser per­ti­nente crear un mapa online e incluir los pun­tos impor­tantes como:

• Para una car­rera: salida/llegada, entradas/salidas del recin­to, recogi­da de dor­sales, stands, puestos de avi­tu­al­lamien­to, park­ings…
• Para un tor­neo / com­peti­ción: cam­pos, zonas de calen­tamien­to / entre­namien­to, puestos de comi­da y bebi­da, ves­tu­ar­ios, entradas, park­ings…

Este es un ejem­p­lo de la Mon­ster Start­up Golf Cup de Nantes:

WeezAccess

¿Vendes o dis­tribuyes entradas para espec­ta­dores, además de ges­tionar las inscrip­ciones de los deportis­tas par­tic­i­pantes? Sim­ple­mente, añade una o varias tar­i­fas de espec­ta­dor en tu even­to de WeezTick­et. De esta for­ma, las entradas estarán reg­istradas en el sis­tema y podrás con­tro­lar­las en los pun­tos de acce­so a tu even­to, aumen­tan­do así la seguri­dad en el mis­mo. Con la apli­cación gra­tui­ta WeezA­c­cess o con nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so, escanea el códi­go QR de las entradas y, en un abrir y cer­rar de ojos, puedes com­pro­bar si la entra­da es vál­i­da o no. Se acabaron los lis­ta­dos en papel de varias pági­nas, con los que hay posi­bil­i­dades de fraude, además de supon­er una gran pér­di­da de tiem­po.

Meteorología

Sería una obviedad explicar por qué hay que vig­i­lar las pre­vi­siones mete­o­rológ­i­cas cuan­do se orga­ni­za un even­to deporti­vo al aire libre. Es intere­sante dispon­er de una app del tiem­po en el móvil que te envíe avi­sos en caso de cam­bios brus­cos: chubas­cos, tor­men­tas, etc. En casos así, sin estas aler­tas puedes verte en la situación de decir: «He mira­do el tiem­po esta mañana y no esta­ba pre­vis­to». Con una aler­ta, te ade­lan­tarás unos min­u­tos que podrán ser deter­mi­nantes y que pueden sal­var tu even­to.

WeezTarget

La comu­ni­cación es clave en cualquier even­to deporti­vo. Con Weez­Tar­get, envía e‑mails seg­men­ta­dos (a los deportis­tas par­tic­i­pantes, a los espec­ta­dores, solo a los espec­ta­dores que aún no han acu­d­i­do al even­to, etc.) de la for­ma más fácil antes, durante y después del even­to. Instruc­ciones para lle­gar, para recoger los dor­sales, actu­al­ización de las pun­tua­ciones, resul­ta­dos finales, entre­vis­tas a los ganadores, ofer­tas para la próx­i­ma com­peti­ción. ¡No pier­das el con­tac­to con tu públi­co!

¿Cuáles de estas 8 her­ramien­tas vas a escoger para orga­ni­zar tu even­to deporti­vo? Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones hacien­do clic aquí aba­jo:

Orga­ni­zar un even­to deporti­vo

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