Cómo elegir la mejor fecha para tu evento

Cómo elegir la mejor fecha para tu evento

No impor­ta el tamaño o el sec­tor de activi­dad de tu even­to, ele­gir la fecha más ade­cua­da para su cel­e­bración puede resul­tar com­pli­ca­do ya que muchos parámet­ros inter­nos y exter­nos entran en juego. Colab­o­ramos con orga­ni­zadores de even­tos des­de hace más de 10 años y quer­e­mos com­par­tir con­ti­go unos tru­cos basa­dos en esta expe­ri­en­cia para ayu­darte a ele­gir el mejor momen­to para cel­e­brar tu even­to.

1. La importancia de la fecha perfecta 

Parece evi­dente pero ele­gir una “mala fecha” puede ten­er reper­cu­siones desas­trosas para tu even­to. Por ejem­p­lo, coin­cidir con otros even­tos del mis­mo tipo, en la mis­ma ciu­dad o con el mis­mo tipo de públi­co puede resul­tar en unas ven­tas insu­fi­cientes y por lo tan­to ten­er con­se­cuen­cias neg­a­ti­vas para tu pre­supuesto, aunque estu­viera per­fec­ta­mente elab­o­ra­do. 

2. ¿Cómo procedo?

Es impor­tante estu­di­ar tu públi­co obje­ti­vo y sus cos­tum­bres. Un even­to que pre­tende atraer estu­di­antes debe adap­tarse a su rit­mo de vida y cel­e­brarse mejor en fin de sem­ana, a par­tir del jueves. Si tu públi­co obje­ti­vo son las famil­ias, tam­bién es muy recomend­able orga­ni­zar tu even­to durante los fines de sem­ana.  

Por otro lado, si orga­ni­zas even­tos de for­ma per­iódi­ca y en fran­jas horarias difer­entes,  no dudes en hac­er prue­bas con las fechas (sin tomar ries­gos financieros). Por ejem­p­lo, en el caso de los talleres o clases por las tardes, puedes pro­pon­er 2 días difer­entes para atraer públi­cos difer­entes y sobre todo para pro­bar cómo de atrac­ti­va resul­ta la fecha. No te arries­gues si crees que una fecha no enca­ja, sobre todo si se tra­ta de un even­to úni­co. 

No te olvides de tu sen­ti­do común, es tu mejor ali­a­do. Por ejem­p­lo, no se orga­ni­za un even­to al aire libre en noviem­bre, ¡en el norte de España por lo menos! Desafor­tu­nada­mente, puede haber malas sor­pre­sas, como la llu­via en julio. Por eso es impor­tante antic­i­parse a los impre­vis­tos (ver pun­to 4). 

3. Herramientas para ayudarte 

Obser­va los even­tos que se cel­e­bran antes que el tuyo —en Face­book por ejem­p­lo—. No dudes en seguir las pági­nas de Face­book que infor­man de la actu­al­i­dad de los even­tos sim­i­lares al tuyo. Tam­bién puedes con­tac­tar con sus orga­ni­zadores a través de las redes sociales para cono­cer las fechas de sus próx­i­mos even­tos. Si orga­ni­zas even­tos a menudo en una mis­ma ciu­dad, puedes crear un grupo en Face­book con estos orga­ni­zadores para cen­tralizar la infor­ma­ción. 

El obje­ti­vo es que todos los orga­ni­zadores de esta ciu­dad estén al tan­to de los even­tos que se vayan a cel­e­brar. Per­mite evi­tar que even­tos sim­i­lares coin­ci­dan en fecha y así todo el mun­do sale ganan­do.

4. Particularidades de los eventos al aire libre 

Cada vez más even­tos se cel­e­bran al aire libre y es mucho más que una moda: fes­ti­vales, concier­tos, cine al aire libre, etc. Esto ya ocurre en todo tipo de even­tos, para que todos podamos reconec­tar con la nat­u­raleza.

Sin embar­go, si bien este for­ma­to gus­ta mucho al públi­co, es arries­ga­do para los orga­ni­zadores que siem­pre tienen que ten­er un plan B: 

  • Ten­er un recin­to alter­na­ti­vo, inte­ri­or. ¡No pagues un depósi­to para que el plan B no te sal­ga muy caro! 
  • Cam­biar de fecha —infor­ma antes a los invi­ta­dos, nego­cia con los provee­dores y pre­vé las condi­ciones de cam­bio de fecha—.

Tru­co: con­sul­ta con reg­u­lar­i­dad el tiem­po ya que las pre­vi­siones pueden cam­biar en cualquier momen­to. Si quieres anu­lar o pospon­er tu even­to, asegúrate de que esto no ten­drá con­se­cuen­cias neg­a­ti­vas sobre tu tesor­ería. No can­ce­les en el últi­mo momen­to, podrías ten­er prob­le­mas con los provee­dores que han tenido gas­tos (trans­porte, mate­ria pri­ma, etc.) y con los asis­tentes que ten­drán todo pre­vis­to para asi­s­tir a tu even­to (o inclu­so podrían haberse desplaza­do ya).

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