No importa el tamaño o el sector de actividad de tu evento, elegir la fecha más adecuada para su celebración puede resultar complicado ya que muchos parámetros internos y externos entran en juego. Desde 2008, trabajamos con miles de organizadores de eventos y queremos compartir contigo unos trucos basados en esta experiencia para ayudarte a elegir el mejor momento para celebrar tu evento.
Índice
1. La importancia de la fecha perfecta
Parece evidente pero elegir una “mala fecha” puede tener repercusiones desastrosas para tu evento. Por ejemplo, coincidir con otros eventos del mismo tipo, en la misma ciudad o con el mismo tipo de público puede resultar en unas ventas insuficientes y por lo tanto tener consecuencias negativas para tu presupuesto, aunque estuviera perfectamente elaborado.
2. ¿Cómo procedo?
Es importante estudiar tu público objetivo y sus costumbres. Un evento que pretende atraer estudiantes debe adaptarse a su ritmo de vida y celebrarse mejor en fin de semana, a partir del jueves. Si tu público objetivo son las familias, también es muy recomendable organizar tu evento durante los fines de semana.
Por otro lado, si organizas eventos de forma periódica y en franjas horarias diferentes, no dudes en hacer pruebas con las fechas (sin tomar riesgos financieros). Por ejemplo, en el caso de los talleres o clases por las tardes, puedes proponer 2 días diferentes para atraer públicos diferentes y sobre todo para probar cómo de atractiva resulta la fecha. No te arriesgues si crees que una fecha no encaja, sobre todo si se trata de un evento único.
No te olvides de tu sentido común, es tu mejor aliado. Por ejemplo, no organices un evento al aire libre en noviembre, ¡al menos en el norte de España! Desafortunadamente, puede haber sorpresas desagradables, como la lluvia en julio. Por eso es importante anticiparse a los imprevistos (ver punto 4).
3. Herramientas para ayudarte
Observa los eventos que se celebran antes que el tuyo —en Facebook por ejemplo—. No dudes en seguir las páginas de Facebook que informan de la actualidad de los eventos similares al tuyo. También puedes contactar con sus organizadores a través de las redes sociales para conocer las fechas de sus próximos eventos. Si organizas eventos a menudo en una misma ciudad, puedes crear un grupo en Facebook con estos organizadores para centralizar la información.
El objetivo es que todos los organizadores de esta ciudad estén al tanto de los eventos que se vayan a celebrar. Permite evitar que eventos similares coincidan en fecha y así todo el mundo sale ganando.
4. Particularidades de los eventos al aire libre
Cada vez más eventos se celebran al aire libre y es mucho más que una moda: festivales, conciertos, cine al aire libre, etc. Esto ya ocurre en todo tipo de eventos.
Sin embargo, si bien este formato gusta mucho al público, es arriesgado para los organizadores que siempre tienen que tener un plan B:
- Tener un recinto alternativo, interior. ¡No pagues un depósito para que el plan B no te salga muy caro!
- Cambiar de fecha —informa antes a los invitados, negocia con los proveedores y prevé las condiciones de cambio de fecha—.
- Contar con instalaciones efímeras que te permitan seguir adelante con el evento aunque empiece a llover de repente. Por ejemplo, carpas y la venta o reparto de accesorios para los asistentes (pochos, paraguas…).
Truco: consulta con regularidad el tiempo ya que las previsiones pueden cambiar en cualquier momento. Si quieres anular o posponer tu evento, asegúrate de que esto no tendrá consecuencias negativas sobre tu tesorería. No canceles en el último momento, podrías tener problemas con los proveedores que han tenido gastos (transporte, materia prima, etc.) y con los asistentes que tendrán todo previsto para asistir a tu evento (o incluso podrían haberse desplazado ya).
Descubre en este otro artículo 6 puntos fundamentales para comunicar correctamente si tu evento se aplaza.
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