Cómo elegir la mejor fecha para tu evento

Cómo elegir la mejor fecha para tu evento

No importa el tamaño o el sector de actividad de tu evento, elegir la fecha más adecuada para su celebración puede resultar complicado ya que muchos parámetros internos y externos entran en juego. Colabo­ramos con organi­za­dores de eventos desde hace más de 10 años y queremos compartir contigo unos trucos basados en esta experiencia para ayudarte a elegir el mejor momento para celebrar tu evento.

1. La importancia de la fecha perfecta 

Parece evidente pero elegir una “mala fecha” puede tener reper­cu­siones desas­trosas para tu evento. Por ejemplo, coincidir con otros eventos del mismo tipo, en la misma ciudad o con el mismo tipo de público puede resultar en unas ventas insufi­cientes y por lo tanto tener conse­cuencias negativas para tu presu­puesto, aunque estuviera perfec­ta­mente elaborado. 

2. ¿Cómo procedo?

Es impor­tante estudiar tu público objetivo y sus costumbres. Un evento que pretende atraer estudiantes debe adaptarse a su ritmo de vida y celebrarse mejor en fin de semana, a partir del jueves. Si tu público objetivo son las familias, también es muy recomen­dable organizar tu evento durante los fines de semana.  

Por otro lado, si organizas eventos de forma periódica y en franjas horarias diferentes,  no dudes en hacer pruebas con las fechas (sin tomar riesgos finan­cieros). Por ejemplo, en el caso de los talleres o clases por las tardes, puedes proponer 2 días diferentes para atraer públicos diferentes y sobre todo para probar cómo de atractiva resulta la fecha. No te arriesgues si crees que una fecha no encaja, sobre todo si se trata de un evento único. 

No te olvides de tu sentido común, es tu mejor aliado. Por ejemplo, no se organiza un evento al aire libre en noviembre, ¡en el norte de España por lo menos! Desafor­tu­na­da­mente, puede haber malas sorpresas, como la lluvia en julio. Por eso es impor­tante antici­parse a los impre­vistos (ver punto 4). 

3. Herramientas para ayudarte 

Observa los eventos que se celebran antes que el tuyo —en Facebook por ejemplo—. No dudes en seguir las páginas de Facebook que informan de la actua­lidad de los eventos similares al tuyo. También puedes contactar con sus organi­za­dores a través de las redes sociales para conocer las fechas de sus próximos eventos. Si organizas eventos a menudo en una misma ciudad, puedes crear un grupo en Facebook con estos organi­za­dores para centra­lizar la infor­mación. 

El objetivo es que todos los organi­za­dores de esta ciudad estén al tanto de los eventos que se vayan a celebrar. Permite evitar que eventos similares coincidan en fecha y así todo el mundo sale ganando.

4. Particularidades de los eventos al aire libre 

Cada vez más eventos se celebran al aire libre y es mucho más que una moda: festi­vales, conciertos, cine al aire libre, etc. Esto ya ocurre en todo tipo de eventos, para que todos podamos reconectar con la naturaleza.

Sin embargo, si bien este formato gusta mucho al público, es arriesgado para los organi­za­dores que siempre tienen que tener un plan B: 

  • Tener un recinto alter­nativo, interior. ¡No pagues un depósito para que el plan B no te salga muy caro! 
  • Cambiar de fecha —informa antes a los invitados, negocia con los provee­dores y prevé las condi­ciones de cambio de fecha—.

Truco: consulta con regula­ridad el tiempo ya que las previ­siones pueden cambiar en cualquier momento. Si quieres anular o posponer tu evento, asegúrate de que esto no tendrá conse­cuencias negativas sobre tu tesorería. No canceles en el último momento, podrías tener problemas con los provee­dores que han tenido gastos (trans­porte, materia prima, etc.) y con los asistentes que tendrán todo previsto para asistir a tu evento (o incluso podrían haberse desplazado ya).

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