Organizar un retiro de yoga requiere tener en cuenta muchos detalles, tanto durante la preparación como durante el retiro en sí. Tendrás que hacer malabares con muchos elementos para gestionarlos todos con calma y evitar sorpresas. Por eso te traemos esta pequeña guía que te ayudará a tener claros los pasos a seguir para la organización de tu próximo retiro de yoga.
- La preparación previa
- Escoger un centro
- Planificar actividades
- Promocionar el retiro
- Comunícate con el grupo
- Otros consejos
1. La preparación previa
¿Has participado recientemente en algún retiro de yoga? Puede ser buena idea vivirlo como asistente antes de lanzarte en la organización de uno. Puedes incluso ofrecer tu ayuda al organizador del retiro al que asistas durante la preparación del mismo. Toma nota de lo que te gustaría aplicar o cambiar para tus retiros. También puedes hablar con otros profesores para recoger datos sobre las expectativas que pueden tener otras personas para no basarte sólo en lo que a ti te gustaría. Los forums y grupos de Facebook también pueden ser útiles para esto.
Por muy relajante que sea el entorno en el que organices el retiro, ser el responsable de un retiro de yoga no lo es tanto. Por eso es importante que incluyas en el horario del retiro, todos los días, momentos en los que tú te puedas relajar. Al fin y al cabo, tienes que cuidar de ti en primer lugar, dando ejemplo a los asistentes.
Controla con buen juicio tu energía y tus gastos. ¿Cuánto tiempo, dinero y energía estás dispuesto a invertir? ¿Qué partes puedes controlar y cuáles puedes delegar?
Personaliza tu retiro de yoga. ¡Hay tantos hoy en día que es imprescindible que te diferencies! Para ello, asegúrate, durante la preparación, de que quede impregnado de tu estilo de acompañamiento y de tu personalidad. Esto te ayudará también a escoger el lugar ideal. Piensa en los entornos y países en los que has participado en las mejores sesiones de yoga que recuerdes y busca las zonas que más se les parezcan.
2. Escoger un centro
Una vez hayas decidido qué zona se ajusta mejor al ambiente de tu retiro de yoga, tienes que escoger el espacio concreto en el que realizarlo. Haz una lista con los centros de retiro de la zona escogida. Lo ideal sería poder visitar los 3 centros que más te gusten para tomar la decisión final a partir de ahí. Si no fuera posible, comunícate todo lo posible con el centro escogido y pide toda la información posible para asegurarte de que se ajusta a tus expectativas. No te digas «ya veremos una vez allí». Todo tiene que estar perfectamente claro con antelación.
El centro tiene que ser profesional, bien organizado, mostrarse disponible. La comida de buena calidad y un espacio de yoga cómoda y acogedora son puntos prioritarios. Ponte también en el lugar del centro, que no conoce necesariamente tus expectativas y necesidades: cuando más claramente y con mayor precisión las comuniques, más probable será que lo que te ofrezcan esté a la altura.
3. Planificar actividades
Cuando se organiza un retiro de yoga, es importante crear un horario detallado con las actividades. Esto te servirá también para alimentar tus redes sociales y otros medios de promoción y comunicación. Pero tampoco planifiques todo el retiro de forma cronometrada. Deja espacio para la flexibilidad y la espontaneidad. Cada grupo es diferente y tendrás que adaptarte a medida que vayas conociendo a los asistentes. Deja cierta libertad para que cada uno viva su propia experiencia.
Da tiempo libre a los asistentes entre sesión y sesión de yoga. Al fin y al cabo, es un retiro de reposo. En cuanto a las actividades que no son yoga —como rutas en la naturaleza o surf—, plantéalas como opcionales.
4. Promocionar el retiro
La comunicación es clave durante la organización de tu primer retiro de yoga. Busca en primer lugar atraer a quienes participan habitualmente en tus clases habituales. Puedes ofrecerles un precio reducido para el retiro. También les puedes ofrecer algún tipo de promoción si recomiendan tu retiro de yoga a un amigo. De esta forma, estarás creando una red: los participantes habituales de tus clases llevan a sus amigos, que a su vez llevan a los suyos, etc.
No dudes en recoger las direcciones de correo electrónico de todo el mundo. Envía información sobre el retiro de forma regular —los e-mails que se envían pronto por la mañana entre el lunes y el miércoles suelen tener más lectores que el resto—.
Crea también una página web o utiliza un microsite Weezevent para colgar toda la información de forma perenne. Haz lo mismo en Facebook, creando una Página o un Grupo dedicado a tu retiro.
Amplía tu público organizando de forma puntual cursos en salas o centros de yoga diferentes de donde impartes habitualmente tus clases. Tras varios retiros organizados, los más fieles repetirán una edición tras otra.
5. Comunícate con el grupo
Una vez tengas los primeros inscritos a tu retiro, empieza a comunicarte con ellos para que sepan exactamente qué pueden esperar. También tendrás que recoger información sobre ellos, ya sea para ti o para transmitirla al centro de retiro. Si has sido previsor y has incluido un formulario de inscripción completo, tendrás todo lo que necesitas desde el mismo momento de la inscripción: tipo de alimentación, certificado médico, nivel de yoga, historial de lesiones, persona de contacto en caso de urgencia, etc.
Te recomendamos enviar tres e-mails, espaciados, antes de tu retiro de yoga:
Consejos de viaje
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- Los asistentes a tu retiro no tienen por qué estar, todos ellos, acostumbrados a viajar. Dales información clave sobre qué llevar y, sobre todo, qué no olvidar en ningún caso.
Pautas para la estancia
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- Fija unas reglas en función de tus preferencias: puntualidad, consumo del alcohol, etc. Es fundamental que las comuniques con toda la antelación posible antes de la salida.
Horario y agenda del retiro
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- De esta forma, crearás emoción y ganas en los asistentes, que se proyectarán hasta la fecha del retiro.
6. Otros consejos
No olvides el tema de los seguros y la responsabilidad civil. Exige que los asistentes hayan contratado un seguro de viaje antes de acudir al retiro y hazles firmar un descargo de responsabilidad.
Sé creativo en la preparación de tu retiro de yoga. La mayoría de estos eventos utiliza las mismas fórmulas, por lo que el tuyo debería diferenciarse ofreciendo actividades que salgan de lo común. ¡Cuanto más difícil de copiar sea el programa de tu retiro de yoga, más atractivo será para los potenciales asistentes!
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