Llega el buen tiempo, el cuerpo se activa y es un buen momento para organizar eventos deportivos.
Para organizar un evento deportivo, es importante tener un plan claro y detallado que sirva como hoja de ruta. En este artículo, te guiamos en la elaboración del plan estratégico para tu evento deportivo.
Índice
1. Por qué organizas un evento deportivo
Lo primero que tienes que tener claro a la hora de organizar tu evento deportivo es por qué y para qué lo haces. ¿Cuáles son tus objetivos?
Según el evento, estos objetivos pueden ser de muy diversa índole, como por ejemplo:
- Para eventos de competición profesionales, los objetivos pueden ser por un lado relativos a los propios deportistas y lo que puedan alcanzar en tu evento y por otro relativos al público, que pueda disfrutar de un espectáculo deportivo memorable.
- Para eventos de práctica deportiva o de difusión de esta, te interesará la repercusión que tu evento tenga en la sociedad, especialmente el impacto que tenga en que la población adquiera hábitos saludables de práctica deportiva.
- Puedes tener otros objetivos, ajenos al deporte en sí, como objetivos turísticos para la ciudad en la que se desarrolla el evento.
2. Qué evento deportivo organizas
Sin perder de vista el punto anterior, llega el momento de concretar qué es lo que vas a organizar, qué evento deportivo será el que organices para cumplir los objetivos que te has marcado.
1. Definición de tu evento
Empieza a dar forma a tu evento, defínelo. ¿Cómo se va a llamar? ¿Qué imagen de marca va a tener? ¿Cómo será el logotipo? ¿Habrá una mascota del evento? Puede que aún haya cambios, a medida que respondas a los siguientes puntos de tu plan estratégico, pero plantear estos temas desde el principio hará tu evento más tangible.
2. Naturaleza de tu evento
¿Tu evento deportivo es una competición? ¿Se trata de un evento recreativo o de promoción? ¿Cómo de importante es el componente de espectáculo? Las decisiones que tomes más adelante tienen que estar alineadas a la perfección con la naturaleza de tu evento. No es lo mismo organizar un retiro de yoga que una maratón o un torneo de esports.
3. Tipo de evento
Bajando a lo más concreto, establece el tipo de evento que vas a organizar de acuerdo a diferentes criterios:
- Recurrencia y duración: ¿Es un evento puntual, cíclico, sostenido en el tiempo? ¿Dura un único día, un solo partido o masterclass o bien es un torneo que se celebra a lo largo de 6 meses?
- Deportes y disciplinas: ¿Se trata de un evento polideportivo o de un único tipo de deporte? ¿Qué deporte o deportes se practicarán en tu evento? Si existen diferentes disciplinas dentro del deporte escogido, ¿estarán todas incluidas en tu evento?
3. Dónde tendrá lugar tu evento deportivo
El lugar de celebración de tu evento deportivo deberá ser acorde al evento definido en los puntos anteriores, por lo que estos te servirán de orientación a la hora de determinar las características que ha de tener el espacio elegido.
Las instalaciones tienen que poder acoger con comodidad a todos los asistentes, participantes y público. Si tu evento es un torneo en la playa, no hay muchas dudas del tipo de espacio que necesitas, pero aun así, deberás escoger la playa adecuada en cuanto a espacio, afluencia, facilidades organizativas con el Ayuntamiento correspondiente, accesibilidad en transporte público o en coche, infraestructuras disponibles en los alrededores (hoteleras, culturales, etc.).
Si tu evento tiene lugar en ruta, como puede ser en el caso del ciclismo, tendrás que verificar cuál es la mejor ruta, escogiendo las localidades y teniendo en cuenta que tendrás que instalar elementos móviles.
¿Estás pensando en organizar un evento o clases de deporte online? No por ello la búsqueda del espacio ideal deja de ser importante. Busca un espacio agradable, sin ruidos y con buena iluminación.
4. Cuándo se celebrará tu evento deportivo
Escoger la mejor fecha para tu evento deportivo no siempre es tarea fácil.
De nuevo, para hacerlo, tendrás que tener en cuenta todo lo que ya hemos definido. Hay deportes que necesitan unas determinadas condiciones atmosféricas para poder celebrarse y sus eventos se concentran en una época del año determinada. Incluso si es el caso, trata de evitar que tu evento coincida con otro muy similar o dirigido al mismo público.
5. Para quién organizas tu evento deportivo
Considera en este punto a todas las personas interesadas en el evento desde diferentes puntos de vista. Es importante que tengas claros todos estos tipos de cliente para no dejar de lado a ninguno durante la organización de tu evento deportivo.
1. Clientes internos
Con clientes internos nos referimos, en primer lugar, a tu propia organización y, en su caso, si organizas el evento deportivo para el Ayuntamiento, para una Federación o Liga profesional…
2. Clientes externos: los participantes
Los primeros clientes externos son los propios deportistas. No importa si tu evento está dirigido a profesionales o aficionados, ni si es una competición o un evento recreativo. Los participantes son el núcleo de tu evento. Sin ellos, no hay evento.
3. Clientes externos: los espectadores
Como clientes externos, también has de tener en cuenta a los espectadores, si es que los hay. Si organizas un evento deportivo a puerta cerrada o sin vocación de ser visto, no tendrás este tipo de cliente.
4. Otros clientes
Si tu evento tiene cierta envergadura, es muy posible que tengas otros tipos de clientes, personas o entidades con poder de negociación y fuertes intereses en tu evento, como compradores de los derechos de retransmisión e información, de los derechos de imagen, proveedores y patrocinadores.
6. Quién organiza el evento deportivo
Nos preparamos ahora para empezar a dar pasos concretos pero, ¿quién se va a encargar de qué? Necesitarás un equipo bien definido, organizado y engrasado, tanto durante la organización como el día D. Planifica los recursos humanos que necesitarás para organizar tu evento deportivo.
1. Equipo de organización
Crea un organigrama y asigna las tareas, delegando mientras mantienes el control global de la organización. Un diagrama de Gantt y programas de gestión de proyectos pueden serte de gran ayuda.
Algunas de las principales áreas que tendrá que cubrir tu equipo de organización son las siguientes:
- Comité ejecutivo
- Equipo técnico
- Inscripciones de los deportistas y venta de entradas
- Operaciones
- Atención al cliente
- Marketing, comunicación y patrocinios
- Legal y contabilidad
- Recursos humanos
2. Recursos humanos de refuerzo y sus roles
El día o los días de celebración del evento, según su magnitud, es muy probable que tu equipo de organización no sea suficiente para cubrir todas las tareas y los temas que tendrás que atender. Para este momento puntual, tendrás que recurrir a personal externo y voluntarios. Algunos de los principales puntos que tendrás que cubrir son:
- Montaje
- Control de acceso
- Punto de información
- Seguridad
- Comida y bebida (esto también lo puedes externalizar)
- Árbitros y personal para registrar las puntuaciones, etc.
- Runners: personal de apoyo donde se necesite en un momento dado
- Parking
- Desmontaje y limpieza
7. Cómo vas a organizar tu evento deportivo
Ahora sí, con el evento bien definido y el equipo listo para pasar a la acción, entramos de lleno en el «cómo» organizar tu evento deportivo.
1. Normativa, permisos y seguridad
Antes de avanzar en la organización de tu evento, hay elementos que tienes que conocer y respetar. De lo contrario, existen riesgos de que tengas que retroceder en lo ya avanzado, perdiendo tiempo y dinero.
¿Qué permisos necesitas para organizar tu evento? No será lo mismo para un pequeño evento en un recinto cerrado que si organizas un gran evento en el que sea necesario cortar calles. Estos permisos están muy ligados a la seguridad de tu evento; las autoridades competentes también te exigirán que cumplas con ciertos requisitos de seguridad. Independientemente de estas medidas, también habrás de contratar seguros que te protejan como organizador.
Ten en cuenta que los permisos necesarios también pueden incluir los permisos necesarios para vender alcohol, si es el caso.
En lo que respecta a la normativa y según la envergadura y tipo de evento que organices, deberás tener en cuenta textos legales específicos a la regulación deportiva como la Ley 10/1990, de 15 de octubre, del deporte, la Normativa para la organización de un evento deportivo: Ley 19/2007, de 11 de julio, contra la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en el deporte, la Orden de 22 de diciembre de 1998, por la que se regulan las Unidades de Control Organizativo para la prevención de la violencia en los espectáculos deportivos, etc.
2. Estructura del evento y características técnicas
¿Qué estructura y programa tendrá tu evento deportivo? Determina la organización interna del evento, con días, horarios, formato… Es importante también que establezcas, si es una competición, cómo se crearán los grupos, las vueltas y eliminaciones, la forma de contabilizar la puntuación, etc., así como el propio reglamento interno de la competición. Puedes inspirarte para ello de la estructura de otros eventos deportivos a los que tu público ya estará acostumbrado.
Ten especialmente en cuenta a la hora de establecer esta estructura los momentos clave como la inauguración, la clausura y la entrega de premios. Estos elementos son pequeños eventos en sí mismos, por lo que tendrás que planificarlos al detalle.
3. Gestión de las inscripciones y las entradas
La gestión de las inscripciones de los participantes y sus equipos, así como la venta de entradas para los espectadores, son uno de los grandes temas que tendrás que gestionar a la hora de organizar un evento deportivo.
Un sistema de venta de entradas e inscripciones online te facilitará muchísimo la tarea. No solo te permitirá gestionar los pagos online de forma cómoda para organización y asistentes, sino que también te será muy útil a la hora de recoger información. ¿Necesitas que los participantes te envíen un certificado médico de aptitud para participar en tu evento? ¿Tal vez necesites su carnet de federado? Puedes pedir estos documentos, además de realizar preguntas útiles a través de un formulario de inscripción integrado en tu plataforma de venta de entradas e inscripciones.
Por otra parte, estarás recogiendo también sus correos electrónicos, de forma que podrás enviarles con facilidad comunicaciones importantes sobre el propio evento (horarios, reglamento, clasificaciones, etc.) como sobre próximos eventos que organices. Con una herramienta de emailing y CRM conectada a la venta de entradas, esto será coser y cantar.
4. Gestión de grandes movimientos de personas y control de acceso
Si esperas en tu evento un gran número de asistentes, sean espectadores o participantes, has de prepararte bien para gestionar los grandes movimientos de personas. Este es uno de los principales puntos que tendrás que gestionar en materia de seguridad.
Empieza por un análisis exhaustivo del recinto en el que tendrá lugar tu evento deportivo y crea un plan de acceso. Si es posible, divide el recinto en sectores con puntos de acceso y salida diferenciados, para que la circulación se realice de forma más fluida. Prevé también cómo gestionar el acceso de personas con movilidad reducida.
Separa también los espacios dedicados a los seguidores de cada uno de los equipos, especialmente si la relación entre ambos es potencialmente conflictiva.
Forma correctamente a tu equipo de control de acceso y seguridad. Un sistema de control de acceso con dispositivos de lectura de códigos de barras o QR asegurarán que el flujo de acceso sea ágil. Que todo el mundo tenga claras sus tareas. Elaborad juntos un plan de evacuación y, si es necesario, solicita el apoyo de las fuerzas policiales.
La iluminación es otro de los puntos clave, antes, durante y después del evento. En el interior del recinto y en sus inmediaciones. Asegúrate de que las zonas de parking estén bien iluminadas, así como el interior del recinto para ver sin dificultad todo lo que está ocurriendo.
Después del evento, no bajes la guardia. Informa a los asistentes de las salidas y si es necesario, apóyate en la policía para ayudar a dispersar a los asistentes una vez fuera del recinto.
5. Gestión de los pagos in situ
Para eventos de cierta envergadura, la gestión de los pagos de comida, bebida y merchandising del evento deportivo pueden ser un quebradero de cabeza. Los estadios deportivos pueden optar por un sistema de pago cashless de forma que los aficionados paguen sus consumiciones en el estadio con esta tarjeta precargada, evitando así colas, especialmente en los momentos de descanso.
Para estructuras no permanentes, el cashless también es una solución eficiente, que contentará a los asistentes, reduciendo colas y a los organizadores, simplificándoles la vida e incluso haciendo que aumenten sus ingresos.
8. Con qué vas a organizar tu evento deportivo
Para organizar el evento que ya tienes definido, necesitarás recursos. ¿Con qué recursos vas a organizar tu evento deportivo?
1. Presupuesto
De la mano de tu plan estratégico, tienes que elaborar un presupuesto para tu evento. Estos dos documentos, juntos, serán tu guía en toda la organización, por lo que has de elaborarlos a conciencia. A la hora de elaborar el presupuesto, incluye los costes aproximados de todas las partidas de tu evento y también el dinero del que dispones y dónde vas a conseguir el que sea necesario. La venta de entradas e inscripciones es una de las principales fuentes de ingresos en un evento deportivo, por eso su gestión correcta es tan importante. A continuación veremos otra de las fundamentales.
2. Los patrocinadores
Los patrocinadores son una pieza clave de tu evento deportivo ya que te ayudarán a financiarlo, ya sea mediante aportaciones económicas o en especie.
Para un evento deportivo no es difícil conseguir patrocinadores, más aún si tu evento llega a muchas personas, pero son eventos con los que encaja la imagen de multitud de marcas, locales, nacionales o internacionales según el alcance de tu evento deportivo.
Weezevent te ofrece soluciones sencillas y eficientes para la venta de entradas e inscripciones online, el control de acceso, la gestión de pagos in situ mediante el sistema de pago cashless y la comunicación con tu público mediante una herramienta de e-mailing y CRM.
