Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

¡Las carreras están en su mejor momento! Cada vez más aficio­nados al running se lanzan a parti­cipar en carreras populares. ¡Una motivación más para salir a entrenar!

Corre­dores profe­sio­nales, aficio­nados e incluso ocasio­nales se dan cita en estos eventos que implican un gran trabajo por parte de la organi­zación. Si, como organi­zador, quieres que tu carrera destaque por un proceso de inscripción sencillo y eficiente, es crucial que pienses al milímetro la confi­gu­ración de tu widget de inscripción online.

¿Cómo se hace?

Weezevent te acompaña durante todo el evento y te simplifica la vida con su plata­forma intuitiva y que se adapta a tus necesi­dades. El pisto­letazo de salida se da al crearte una cuenta Weezevent.

Antes del evento:

Una vez relle­nados los datos básicos (lugar, fecha, descripción, etc.), el universo Weezevent se abre ante ti con multitud de opciones con las que jugar para perso­na­lizar tu widget de inscripción. Estas opciones te ayudarán a sortear los retos que presenta una carrera a la hora de confi­gurar el sistema de inscrip­ciones, como:

  • Gestionar las tarifas: Tendrás que confi­gurar diferentes tarifas para que el parti­ci­pante pueda selec­cionar la que le corres­ponda (tarifa normal, tarifa infantil, tarifa reducida, etc.).
    También puedes establecer tarifas de importe progresivo en función de la antelación de la inscripción, el número de inscrip­ciones en el mismo pedido, cupos, etc. Por ejemplo, puedes establecer que una tarifa no esté a la venta hasta que no se haya completado el cupo de otra.

sistema de inscripciones online!

 

  • Organizar las salidas: Podrás confi­gurar tu carrera con salidas por oleadas. La organi­zación de las tarifas dentro de diferentes categorías te permitirá tener un widget de inscripción claro y fácil­mente compren­sible para el parti­ci­pante, dándole la posibi­lidad de elegir en qué tanda salir (puedes establecer cupos para cada oleada).
  • El formu­lario de inscripción: ¡Weezevent pone a tu dispo­sición un formu­lario perso­na­li­zable para que puedas conocer mejor a los parti­ci­pantes! Además de los datos perso­nales como la edad, el sexo o la ciudad de origen, esta herra­mienta te permitirá solicitar toda la infor­mación adicional que necesites:
    • En algunas carreras, es necesario un certi­ficado médico o una licencia federativa para poder parti­cipar. A través de la plata­forma de Weezevent, puedes pedir al parti­ci­pante que adjunte a su inscripción el documento requerido (certi­ficado médico, licencia, etc.). Podrás consultar direc­ta­mente desde la plata­forma dicho documento para confirmar o no la inscripción del corredor. También puedes solicitar datos como la infor­mación de la persona de contacto en caso de emergencia o la talla de camiseta (para poder repartir camisetas entre los corre­dores, algo que gusta mucho).
    • También puedes aprovechar para añadir algunas opciones de pago, como pueden ser la contra­tación de un seguro de cance­lación o la posibi­lidad de reservar su comida direc­ta­mente desde el momento de la inscripción.
    •  La gestión de los equipos: Hemos creado una nueva opción que te permite gestionar la creación y manejo de equipos. Al realizar su inscripción, los jefes de equipo recibirán un código para distribuir entre sus compa­ñeros, de forma que estos puedan unirse al equipo, disfru­tando así de la carrera y del premio todos juntos.
  • ¿Cuál es la relación entre Weezevent y tu empresa de crono­me­traje? En tu área privada Weezevent, tendrás acceso al listado completo de parti­ci­pantes. Puedes exportar esta base de datos en formato CSV (Excel) y ¡pasar toda la infor­mación necesaria a tu empresa de crono­me­traje!
  • Listado de inscritos e inscrip­ciones offline: A medida que los parti­ci­pantes se van inscri­biendo, se irán añadiendo al listado de inscritos que tienes dispo­nible en tu área privada Weezevent. También podrás añadir las inscrip­ciones que se han realizado offline a tu listado de parti­ci­pantes. ¡Con este proce­di­miento, podrás tener a todos los parti­ci­pantes en un mismo listado!

Durante el evento:

  • ¿Se acerca el día de tu evento? Es hora de confi­gurar tus listas de control de acceso que son las que te permi­tirán controlar las entradas. Para confi­gu­rarlas, tienes que ir a HERRAMIENTAS > Control de acceso > Listas de control.
    Pinchando en “Nueva lista de control”, podrás crear listas en función de las tarifas y el número de salidas permi­tidas. Esta herra­mienta puede ser muy útil para las salidas por oleadas.
  • Punto de infor­mación y control de acceso: El día de tu evento, podrás controlar los accesos de forma sencilla y rápida. Si quieres asignar un dorsal a cada parti­ci­pante, no es nada complicado: nuestros códigos de barras centra­lizan toda la infor­mación y podrás asociar dorsales (con su código de barras) a entradas (y su código de barras corres­pon­diente) con el modo doble atribución.
    ¡El e-ticket se convierte así en el justi­fi­cante para la recogida del dorsal!
  • Al recibir a los parti­ci­pantes, podrás ir actua­li­zando los datos y tendrás infor­mación en tiempo real sobre la cantidad de dorsales recogidos. Así, podrás sacar estadís­ticas que te permitan saber a qué horas recogen más atletas los dorsales. Esta infor­mación te será muy útil a la hora de prever la cantidad de personal necesario.

Después del evento:

  • Tendrás a tu dispo­sición todas las estadís­ticas de la carrera: el número de parti­ci­pantes previstos, los que han asistido final­mente, el número de dorsales recogidos…
  • Otro punto intere­sante: la gestión de la base de datos de los parti­ci­pantes. Podrás entrar a analizar en detalle a todos los parti­ci­pantes. En el Excel (formato CSV) que puedes descargar de tu área privada Weezevent encon­trarás todos los datos recogidos a través del formu­lario de inscripción. Estos datos son muy útiles para fidelizar a los parti­ci­pantes mandán­doles, después de la carrera, los resul­tados, las fotos, etc. y avisarles por correo electrónico de tus próximos eventos.

Donde mejor te venga:

  • Con Weezevent, puedes integrar el widget de inscrip­ciones direc­ta­mente en tu propia página web, mante­niendo tu imagen de marca y mejorando la conversión. ¡Y con solo copiar y pegar!
  • También puedes insertar tu widget de inscrip­ciones en Facebook, para estar conectado y más cerca de los parti­ci­pantes.
  • ¿No tienes página web? No te preocupes, Weezevent te propor­ciona un microsite gratuito para que puedas vender online desde tu propio espacio web.
  • ¿Te convence? ¡No esperes más y prueba gratis nuestro sistema de inscrip­ciones online!

¿Tienes alguna pregunta? Envíanos un correo a contacto@weezevent.com.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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