Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

¡Las car­reras están en su mejor momen­to! Cada vez más afi­ciona­dos al run­ning se lan­zan a par­tic­i­par en car­reras pop­u­lares. ¡Una moti­vación más para salir a entre­nar!

Corre­dores pro­fe­sion­ales, afi­ciona­dos e inclu­so oca­sion­ales se dan cita en estos even­tos que impli­can un gran tra­ba­jo por parte de la orga­ni­zación. Si, como orga­ni­zador, quieres que tu car­rera destaque por un pro­ce­so de inscrip­ción sen­cil­lo y efi­ciente, es cru­cial que piens­es al milímetro la con­fig­u­ración de tu wid­get de inscrip­ción online.

¿Cómo se hace?

Weezevent te acom­paña durante todo el even­to y te sim­pli­fi­ca la vida con su platafor­ma intu­iti­va y que se adap­ta a tus necesi­dades. El pis­to­le­ta­zo de sal­i­da se da al crearte una cuen­ta Weezevent.

Antes del evento:

Una vez rel­lena­dos los datos bási­cos (lugar, fecha, descrip­ción, etc.), el uni­ver­so Weezevent se abre ante ti con mul­ti­tud de opciones con las que jugar para per­son­alizar tu wid­get de inscrip­ción. Estas opciones te ayu­darán a sortear los retos que pre­sen­ta una car­rera a la hora de con­fig­u­rar el sis­tema de inscrip­ciones, como:

  • Ges­tionar las tar­i­fas: Ten­drás que con­fig­u­rar difer­entes tar­i­fas para que el par­tic­i­pante pue­da selec­cionar la que le cor­re­spon­da (tar­i­fa nor­mal, tar­i­fa infan­til, tar­i­fa reduci­da, etc.).
    Tam­bién puedes estable­cer tar­i­fas de importe pro­gre­si­vo en fun­ción de la antelación de la inscrip­ción, el número de inscrip­ciones en el mis­mo pedi­do, cupos, etc. Por ejem­p­lo, puedes estable­cer que una tar­i­fa no esté a la ven­ta has­ta que no se haya com­ple­ta­do el cupo de otra.

sistema de inscripciones online!

 

  • Orga­ni­zar las sal­i­das: Podrás con­fig­u­rar tu car­rera con sal­i­das por oleadas. La orga­ni­zación de las tar­i­fas den­tro de difer­entes cat­e­gorías te per­mi­tirá ten­er un wid­get de inscrip­ción claro y fácil­mente com­pren­si­ble para el par­tic­i­pante, dán­dole la posi­bil­i­dad de ele­gir en qué tan­da salir (puedes estable­cer cupos para cada olea­da).
  • El for­mu­la­rio de inscrip­ción: ¡Weezevent pone a tu dis­posi­ción un for­mu­la­rio per­son­al­iz­able para que puedas cono­cer mejor a los par­tic­i­pantes! Además de los datos per­son­ales como la edad, el sexo o la ciu­dad de ori­gen, esta her­ramien­ta te per­mi­tirá solic­i­tar toda la infor­ma­ción adi­cional que nece­sites:
    • En algu­nas car­reras, es nece­sario un cer­ti­fi­ca­do médi­co o una licen­cia fed­er­a­ti­va para poder par­tic­i­par. A través de la platafor­ma de Weezevent, puedes pedir al par­tic­i­pante que adjunte a su inscrip­ción el doc­u­men­to requeri­do (cer­ti­fi­ca­do médi­co, licen­cia, etc.). Podrás con­sul­tar direc­ta­mente des­de la platafor­ma dicho doc­u­men­to para con­fir­mar o no la inscrip­ción del corre­dor. Tam­bién puedes solic­i­tar datos como la infor­ma­ción de la per­sona de con­tac­to en caso de emer­gen­cia o la tal­la de camise­ta (para poder repar­tir camise­tas entre los corre­dores, algo que gus­ta mucho).
    • Tam­bién puedes aprovechar para añadir algu­nas opciones de pago, como pueden ser la con­trat­ación de un seguro de can­celación o la posi­bil­i­dad de reser­var su comi­da direc­ta­mente des­de el momen­to de la inscrip­ción.
    •  La gestión de los equipos: Hemos crea­do una nue­va opción que te per­mite ges­tionar la creación y mane­jo de equipos. Al realizar su inscrip­ción, los jefes de equipo recibirán un códi­go para dis­tribuir entre sus com­pañeros, de for­ma que estos puedan unirse al equipo, dis­fru­tan­do así de la car­rera y del pre­mio todos jun­tos.
  • ¿Cuál es la relación entre Weezevent y tu empre­sa de cronome­tra­je? En tu área pri­va­da Weezevent, ten­drás acce­so al lis­ta­do com­ple­to de par­tic­i­pantes. Puedes expor­tar esta base de datos en for­ma­to CSV (Excel) y ¡pasar toda la infor­ma­ción nece­saria a tu empre­sa de cronome­tra­je!
  • Lis­ta­do de inscritos e inscrip­ciones offline: A medi­da que los par­tic­i­pantes se van inscri­bi­en­do, se irán aña­di­en­do al lis­ta­do de inscritos que tienes disponible en tu área pri­va­da Weezevent. Tam­bién podrás añadir las inscrip­ciones que se han real­iza­do offline a tu lis­ta­do de par­tic­i­pantes. ¡Con este pro­ced­imien­to, podrás ten­er a todos los par­tic­i­pantes en un mis­mo lis­ta­do!

Durante el evento:

  • ¿Se acer­ca el día de tu even­to? Es hora de con­fig­u­rar tus lis­tas de con­trol de acce­so que son las que te per­mi­tirán con­tro­lar las entradas. Para con­fig­u­rar­las, tienes que ir a HERRAMIENTAS > Con­trol de acce­so > Lis­tas de con­trol.
    Pin­chan­do en “Nue­va lista de con­trol”, podrás crear lis­tas en fun­ción de las tar­i­fas y el número de sal­i­das per­mi­ti­das. Esta her­ramien­ta puede ser muy útil para las sal­i­das por oleadas.
  • Pun­to de infor­ma­ción y con­trol de acce­so: El día de tu even­to, podrás con­tro­lar los acce­sos de for­ma sen­cil­la y ráp­i­da. Si quieres asig­nar un dor­sal a cada par­tic­i­pante, no es nada com­pli­ca­do: nue­stros códi­gos de bar­ras cen­tral­izan toda la infor­ma­ción y podrás aso­ciar dor­sales (con su códi­go de bar­ras) a entradas (y su códi­go de bar­ras cor­re­spon­di­ente) con el modo doble atribu­ción.
    ¡El e‑ticket se con­vierte así en el jus­ti­f­i­cante para la recogi­da del dor­sal!
  • Al recibir a los par­tic­i­pantes, podrás ir actu­al­izan­do los datos y ten­drás infor­ma­ción en tiem­po real sobre la can­ti­dad de dor­sales recogi­dos. Así, podrás sacar estadís­ti­cas que te per­mi­tan saber a qué horas reco­gen más atle­tas los dor­sales. Esta infor­ma­ción te será muy útil a la hora de pre­v­er la can­ti­dad de per­son­al nece­sario.

Después del evento:

  • Ten­drás a tu dis­posi­ción todas las estadís­ti­cas de la car­rera: el número de par­tic­i­pantes pre­vis­tos, los que han asis­ti­do final­mente, el número de dor­sales recogi­dos…
  • Otro pun­to intere­sante: la gestión de la base de datos de los par­tic­i­pantes. Podrás entrar a analizar en detalle a todos los par­tic­i­pantes. En el Excel (for­ma­to CSV) que puedes descar­gar de tu área pri­va­da Weezevent encon­trarás todos los datos recogi­dos a través del for­mu­la­rio de inscrip­ción. Estos datos son muy útiles para fidelizar a los par­tic­i­pantes mandán­doles, después de la car­rera, los resul­ta­dos, las fotos, etc. y avis­ar­les por correo elec­tróni­co de tus próx­i­mos even­tos.

Donde mejor te venga:

  • Con Weezevent, puedes inte­grar el wid­get de inscrip­ciones direc­ta­mente en tu propia pági­na web, man­te­nien­do tu ima­gen de mar­ca y mejo­ran­do la con­ver­sión. ¡Y con solo copi­ar y pegar!
  • Tam­bién puedes inser­tar tu wid­get de inscrip­ciones en Face­book, para estar conec­ta­do y más cer­ca de los par­tic­i­pantes.
  • ¿No tienes pági­na web? No te pre­ocu­pes, Weezevent te pro­por­ciona un microsite gra­tu­ito para que puedas vender online des­de tu pro­pio espa­cio web.
  • ¿Te con­vence? ¡No esperes más y prue­ba gratis nue­stro sis­tema de inscrip­ciones online!

¿Tienes algu­na pre­gun­ta? Envíanos un correo a contacto@weezevent.com.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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