Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

La orga­ni­zación de car­reras es cada vez más común y la par­tic­i­pación está en alza, ya sean com­peti­dores pro­fe­sion­ales o afi­ciona­dos y vayan en famil­ia, en equipo o solos. La var­iedad de tipos de car­rera tam­bién es muy amplia: 5km, 20km, por la nat­u­raleza o en la ciu­dad, para apo­yar una causa o por superación per­son­al. Después de haber hecho kilómet­ros como par­tic­i­pante y apa­sion­a­do, ¿has deci­di­do orga­ni­zar una car­rera?

Como todo even­to, esto con­ll­e­va orga­ni­zación, antic­i­pación y tra­ba­jo en equipo. Aquí tienes algu­nas indi­ca­ciones clave para acom­pañarte en el pro­ce­so.

1. El tipo de evento

¿Qué tipo de car­rera quieres orga­ni­zar? Exis­ten muchas posi­bil­i­dades: una maratón no se dirige al mis­mo públi­co que una car­rera por la mon­taña o una car­rera de obstácu­los, por ejem­p­lo. El deporte es el mis­mo, pero el ambi­ente, los par­tic­i­pantes, el espa­cio, etc. serán muy difer­entes. Una vez ten­gas en mente el tipo de car­rera que quieres orga­ni­zar, sabrás cómo diri­girte a los futur­os par­tic­i­pantes. Esto te per­mi­tirá tam­bién destacar las par­tic­u­lar­i­dades de tu car­rera y com­pren­der las necesi­dades para lle­var a cabo una bue­na orga­ni­zación, ya sea en cuan­to a recur­sos humanos, autor­iza­ciones o el recor­ri­do de la car­rera.

2. Los pasos ineludibles

Tras escoger el tipo de car­rera y el lugar en el que quieres que ten­ga lugar, ten­drás que ase­gu­rarte de orga­ni­zar tu car­rera de acuer­do a la nor­ma­ti­va, al lugar escogi­do y otras condi­ciones.

Con­sul­ta las autor­iza­ciones que nece­si­tas en el ayun­tamien­to del lugar de cel­e­bración, espe­cial­mente si tu car­rera tiene lugar en la vía públi­ca. Tam­bién, y espe­cial­mente según el tipo de car­rera, ten­drás que con­sul­tar con la fed­eración de atletismo de tu zona los cri­te­rios que tienes que cumplir. Estas fed­era­ciones te infor­marán del reglamen­to téc­ni­co de la dis­ci­plina, cat­e­gorías y dis­tan­cias en fun­ción de la edad de los par­tic­i­pantes, etc. No olvides infor­marte tam­bién de posi­bles sub­ven­ciones. Ten­drás que lle­var a cabo todas estas tar­eas con bas­tante antelación.

No olvides tam­poco los seguros. Asegúrate de con­tar con un seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il como orga­ni­zador del even­to, para cubrir posi­bles des­per­fec­tos oca­sion­a­dos en el lugar de cel­e­bración, los bienes o inclu­so las per­sonas. La seguri­dad es un pun­to esen­cial. En fun­ción del número de corre­dores que par­ticipen, tam­bién deberías encar­garte de la cober­tu­ra médi­ca. Con­sul­ta las necesi­dades conc­re­tas de per­son­al san­i­tario para tu car­rera. Tam­bién es muy recomend­able for­mar un equipo de per­sonas (de tu orga­ni­zación o vol­un­tar­ios) para colo­carse en cruces y lugares peli­grosos, así como en cualquier pun­to de la car­rera en que los corre­dores puedan nece­si­tar algu­na indi­cación o infor­ma­ción.

Los ele­men­tos rela­ciona­dos con la seguri­dad y los seguros son fun­da­men­tales para que te otorguen las autor­iza­ciones nece­sarias, por lo que deberían estar en tu lista de primeros ele­men­tos que preparar en la orga­ni­zación de tu car­rera.

3. Las inscripciones de los participantes

¡Lle­ga el momen­to de con­seguir par­tic­i­pantes para tu car­rera! Crea tu platafor­ma de inscrip­ción para lan­zar las ven­tas de tus dor­sales. Estos son los ele­men­tos clave de que ten­drás que con­fig­u­rar en tu platafor­ma de inscrip­ción online:

El formulario de inscripción

Pieza clave de las inscrip­ciones a una car­rera, el for­mu­la­rio de inscrip­ción tiene que ser com­ple­to para recoger todos los datos nece­sar­ios sobre el par­tic­i­pante, por razones orga­ni­za­ti­vas y tam­bién para tu conocimien­to del cliente: de dónde viene, en qué otras car­reras ha par­tic­i­pa­do, cómo ha oído hablar de tu car­rera… Si tu even­to requiere que solicites algún tipo de cer­ti­fi­ca­do (cer­ti­fi­ca­do médi­co, car­net de fed­er­a­do…), este tam­bién es el momen­to de solic­i­tar­lo.

Des­cubre paso a paso cómo crear tu for­mu­la­rio de inscrip­ción.

Gestionar los tipos de inscripción

Ofrece var­ios tipos de inscrip­ción. Esto te per­mite orga­ni­zar con facil­i­dad las sal­i­das de la car­rera, espe­cial­mente si lo haces por tan­das y ase­gu­rarte de orga­ni­zarlas fácil­mente y de ante­mano per­mi­tien­do que, des­de el momen­to de la inscrip­ción, el corre­dor esco­ja su hora de sal­i­da (con un límite de inscrip­ciones por hora) o bien facil­i­tan­do su tiem­po para que tú le asignes una hora de sal­i­da. Una fun­cional­i­dad que te per­mi­ta pub­licar var­ios tipos de inscrip­ciones tam­bién te per­mite crear ofer­tas, difer­en­ciar tramos de edad o tar­i­fas más baratas para los primeros en inscribirse (o antes del día X). Así, podrás ir vien­do en direc­to la deman­da y la tipología de inscritos para adap­tar tu orga­ni­zación de la mejor man­era posi­ble. Al clasi­ficar los tipos de inscrip­ción y crear cat­e­gorías, tu módu­lo de inscrip­ción online será claro y com­pren­si­ble para los par­tic­i­pantes.

Con­figu­ra tus tar­i­fas sigu­ien­do las indi­ca­ciones de este artícu­lo de ayu­da.

Si tienes mer­chan­dis­ing u otros ele­men­tos, como camise­tas, que repar­tir o vender, da la posi­bil­i­dad de com­prar­los direc­ta­mente des­de la inscrip­ción. Con la fun­cional­i­dad de cross-sell­ing, los corre­dores pueden com­prar su camise­ta pero tam­bién ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios que quieras ofre­cer el día de la car­rera. Estos detalles son pequeños extras que van suman­do para mejo­rar la expe­ri­en­cia glob­al del asis­tente.

El listado de inscritos

Una de las ven­ta­jas fun­da­men­tales que te ofrece una platafor­ma de inscrip­ción es ten­er acce­so al lis­ta­do de par­tic­i­pantes en un clic. Esta lista tiene que poder­se expor­tar y poder­se con­sul­tar de un vis­ta­zo.

4. Comunicar sobre el evento

Ya tienes tu platafor­ma de inscrip­ción lista. ¡Aho­ra toca atraer par­tic­i­pantes a tu car­rera! Para dar­la a cono­cer, las redes sociales serán tu mejor baza. Anún­ciala en gru­pos de corre­dores de la zona donde ten­drá lugar. Bus­ca tam­bién cal­en­dar­ios de even­tos deportivos en los que puedas pub­li­car­la, de for­ma gra­tui­ta o de pago. Si ya tienes una base de datos de corre­dores, clubes deportivos o aso­cia­ciones, una cam­paña de email­ing puede ser una bue­na man­era de dar a cono­cer tu car­rera de for­ma más direc­ta, así como de man­ten­er a estas per­sonas al cor­ri­ente de la fecha de aper­tu­ra de las inscrip­ciones, las plazas restantes, etc.

Lee nue­stro artícu­lo sobre cómo enviar con éxi­to un email­ing de invitación.

Desar­rol­lar colab­o­ra­ciones tam­bién puede ser de gran ayu­da. Puede ser con un medio de comu­ni­cación que pue­da dar cober­tu­ra al even­to, con una empre­sa local, el Ayun­tamien­to, aso­cia­ciones deporti­vas… Cualquiera que pue­da hac­er lle­gar la infor­ma­ción a los corre­dores allí donde se encuen­tran.

5. Recibir adecuadamente a los corredores el día D

Como ya hemos men­ciona­do, una vez sobre el ter­reno, es impor­tante super­vis­ar las medi­das de seguri­dad, con pres­en­cia de asis­ten­cia médi­ca, ten­er prepara­dos pun­tos de agua y señaléti­ca, infor­mar cor­rec­ta­mente sobre el cir­cuito y recor­dar a los corre­dores las bue­nas prác­ti­cas antes, durante y después de la car­rera.

Recibir ade­cuada­mente a los corre­dores requiere de una orga­ni­zación min­u­ciosa: tienen que recoger su dor­sal, poder calen­tarse, hidratarse, com­er, diri­girse a la línea de sal­i­da cor­rec­ta en el momen­to ade­cua­do, etc.

Con lec­tores de con­trol de acce­so o una apli­cación en tu móvil, podrás escanear las entradas y así ten­er acce­so a todos los datos nece­sar­ios para encon­trar ráp­i­da­mente el dor­sal cor­re­spon­di­ente a cada par­tic­i­pante. Inclu­so, según la con­fig­u­ración, podrías escanear en ese momen­to un dor­sal cualquiera y aso­cia­r­lo a la entra­da del par­tic­i­pante y, por lo tan­to, a este. Un sis­tema de con­trol de acce­so tam­bién te per­mi­tirá con­tro­lar el flu­jo real de per­sonas que han lle­ga­do para poder adap­tar, por ejem­p­lo, tus necesi­dades de per­son­al en cada pun­to.

Para ofre­cer a los corre­dores la mejor expe­ri­en­cia, no dudes en facil­i­tar­les la preparación para la car­rera con bebidas, comi­da, espa­cio de rela­jación y calen­tamien­to… Durante el cir­cuito, o a la sal­i­da, la músi­ca es una gran ayu­da para la moti­vación. ¡Es tu labor ofre­cer las mejores condi­ciones para la car­rera y tam­bién para los espec­ta­dores! Los detalles, como un lugar donde dejar sus cosas y recoger­las al finalizar la car­rera, medal­las al final de la car­rera para todos los par­tic­i­pantes, o la posi­bil­i­dad de ani­mar a los corre­dores en cualquier pun­to del recor­ri­do, pueden mar­car una gran difer­en­cia.

Al ter­mi­nar la car­rera, no olvides infor­mar a todos los corre­dores de sus tiem­pos, hac­er un bal­ance rápi­do del even­to con cifras clave y ¡agrade­cer la asis­ten­cia y el esfuer­zo!

6. Hacer balance

¿La car­rera ha ido bien? Es hora de hac­er bal­ance para preparar la próx­i­ma edi­ción. Es impre­scindible tomarse el tiem­po de analizar el even­to: ¿qué han dicho los par­tic­i­pantes, los colab­o­radores, tu equipo…? ¿Qué se ha dicho en redes sociales y en la pren­sa? A través de tu platafor­ma de inscrip­ción online, podrás com­pro­bar tam­bién el número de inscritos y de asis­ten­cia real (si escaneas las entradas), los per­files de asis­tente y, por lo tan­to, podrás com­pro­bar la rentabil­i­dad de tu even­to.

Con los datos que has recogi­do de los par­tic­i­pantes, man­tén el con­tac­to con ellos para com­par­tir con ellos fotos de esta edi­ción y los momen­tos cum­bre. Más ade­lante, ten­drás más oca­siones en las que volver a entrar en con­tac­to: el anun­cio de la próx­i­ma car­rera, del lugar de cel­e­bración, la aper­tu­ra de las inscrip­ciones, posi­bles tar­i­fas espe­ciales para los primeros inscritos, novedades de la edi­ción, etc.

Para orga­ni­zar tu car­rera, por lo tan­to, es impor­tante lis­tar las difer­entes tar­eas a realizar, con sus tiem­pos, y tan­to las tar­eas orga­ni­za­ti­vas pre­vias a la car­rera como las que ten­drás que lle­var a cabo una vez esta haya final­iza­do.

Orga­ni­za tú tam­bién tu car­rera de for­ma sen­cil­la con Weezevent pin­chan­do en el sigu­iente botón:

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