Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

¡Las carre­ras están en su mejor momen­to! Cada vez más afi­cio­na­dos al run­ning se lan­zan a par­ti­ci­par en carre­ras popu­la­res. ¡Una moti­va­ción más para salir a entre­nar!

Corre­do­res pro­fe­sio­na­les, afi­cio­na­dos e inclu­so oca­sio­na­les se dan cita en estos even­tos que impli­can un gran tra­ba­jo por par­te de la orga­ni­za­ción. Si, como orga­ni­za­dor, quie­res que tu carre­ra des­ta­que por un pro­ce­so de ins­crip­ción sen­ci­llo y efi­cien­te, es cru­cial que pien­ses al milí­me­tro la con­fi­gu­ra­ción de tu wid­get de ins­crip­ción onli­ne.

¿Cómo se hace?

Wee­ze­vent te acom­pa­ña duran­te todo el even­to y te sim­pli­fi­ca la vida con su pla­ta­for­ma intui­ti­va y que se adap­ta a tus nece­si­da­des. El pis­to­le­ta­zo de sali­da se da al crear­te una cuen­ta Wee­ze­vent.

Antes del evento:

Una vez relle­na­dos los datos bási­cos (lugar, fecha, des­crip­ción, etc.), el uni­ver­so Wee­ze­vent se abre ante ti con mul­ti­tud de opcio­nes con las que jugar para per­so­na­li­zar tu wid­get de ins­crip­ción. Estas opcio­nes te ayu­da­rán a sor­tear los retos que pre­sen­ta una carre­ra a la hora de con­fi­gu­rar el sis­te­ma de ins­crip­cio­nes, como:

  • Ges­tio­nar las tari­fas: Ten­drás que con­fi­gu­rar dife­ren­tes tari­fas para que el par­ti­ci­pan­te pue­da selec­cio­nar la que le corres­pon­da (tari­fa nor­mal, tari­fa infan­til, tari­fa redu­ci­da, etc.).
    Tam­bién pue­des esta­ble­cer tari­fas de impor­te pro­gre­si­vo en fun­ción de la ante­la­ción de la ins­crip­ción, el núme­ro de ins­crip­cio­nes en el mis­mo pedi­do, cupos, etc. Por ejem­plo, pue­des esta­ble­cer que una tari­fa no esté a la ven­ta has­ta que no se haya com­ple­ta­do el cupo de otra.

sistema de inscripciones online!

 

  • Orga­ni­zar las sali­das: Podrás con­fi­gu­rar tu carre­ra con sali­das por olea­das. La orga­ni­za­ción de las tari­fas den­tro de dife­ren­tes cate­go­rías te per­mi­ti­rá tener un wid­get de ins­crip­ción cla­ro y fácil­men­te com­pren­si­ble para el par­ti­ci­pan­te, dán­do­le la posi­bi­li­dad de ele­gir en qué tan­da salir (pue­des esta­ble­cer cupos para cada olea­da).
  • El for­mu­la­rio de ins­crip­ción: ¡Wee­ze­vent pone a tu dis­po­si­ción un for­mu­la­rio per­so­na­li­za­ble para que pue­das cono­cer mejor a los par­ti­ci­pan­tes! Ade­más de los datos per­so­na­les como la edad, el sexo o la ciu­dad de ori­gen, esta herra­mien­ta te per­mi­ti­rá soli­ci­tar toda la infor­ma­ción adi­cio­nal que nece­si­tes:
    • En algu­nas carre­ras, es nece­sa­rio un cer­ti­fi­ca­do médi­co o una licen­cia fede­ra­ti­va para poder par­ti­ci­par. A tra­vés de la pla­ta­for­ma de Wee­ze­vent, pue­des pedir al par­ti­ci­pan­te que adjun­te a su ins­crip­ción el docu­men­to reque­ri­do (cer­ti­fi­ca­do médi­co, licen­cia, etc.). Podrás con­sul­tar direc­ta­men­te des­de la pla­ta­for­ma dicho docu­men­to para con­fir­mar o no la ins­crip­ción del corre­dor. Tam­bién pue­des soli­ci­tar datos como la infor­ma­ción de la per­so­na de con­tac­to en caso de emer­gen­cia o la talla de cami­se­ta (para poder repar­tir cami­se­tas entre los corre­do­res, algo que gus­ta mucho).
    • Tam­bién pue­des apro­ve­char para aña­dir algu­nas opcio­nes de pago, como pue­den ser la con­tra­ta­ción de un segu­ro de can­ce­la­ción o la posi­bi­li­dad de reser­var su comi­da direc­ta­men­te des­de el momen­to de la ins­crip­ción.
    •  La ges­tión de los equi­pos: Hemos crea­do una nue­va opción que te per­mi­te ges­tio­nar la crea­ción y mane­jo de equi­pos. Al rea­li­zar su ins­crip­ción, los jefes de equi­po reci­bi­rán un códi­go para dis­tri­buir entre sus com­pa­ñe­ros, de for­ma que estos pue­dan unir­se al equi­po, dis­fru­tan­do así de la carre­ra y del pre­mio todos jun­tos.
  • ¿Cuál es la rela­ción entre Wee­ze­vent y tu empre­sa de cro­no­me­tra­je? En tu área pri­va­da Wee­ze­vent, ten­drás acce­so al lis­ta­do com­ple­to de par­ti­ci­pan­tes. Pue­des expor­tar esta base de datos en for­ma­to CSV (Excel) y ¡pasar toda la infor­ma­ción nece­sa­ria a tu empre­sa de cro­no­me­tra­je!
  • Lis­ta­do de ins­cri­tos e ins­crip­cio­nes offli­ne: A medi­da que los par­ti­ci­pan­tes se van ins­cri­bien­do, se irán aña­dien­do al lis­ta­do de ins­cri­tos que tie­nes dis­po­ni­ble en tu área pri­va­da Wee­ze­vent. Tam­bién podrás aña­dir las ins­crip­cio­nes que se han rea­li­za­do offli­ne a tu lis­ta­do de par­ti­ci­pan­tes. ¡Con este pro­ce­di­mien­to, podrás tener a todos los par­ti­ci­pan­tes en un mis­mo lis­ta­do!

Durante el evento:

  • ¿Se acer­ca el día de tu even­to? Es hora de con­fi­gu­rar tus lis­tas de con­trol de acce­so que son las que te per­mi­ti­rán con­tro­lar las entra­das. Para con­fi­gu­rar­las, tie­nes que ir a HERRAMIENTAS > Con­trol de acce­so > Lis­tas de con­trol.
    Pin­chan­do en “Nue­va lis­ta de con­trol”, podrás crear lis­tas en fun­ción de las tari­fas y el núme­ro de sali­das per­mi­ti­das. Esta herra­mien­ta pue­de ser muy útil para las sali­das por olea­das.
  • Pun­to de infor­ma­ción y con­trol de acce­so: El día de tu even­to, podrás con­tro­lar los acce­sos de for­ma sen­ci­lla y rápi­da. Si quie­res asig­nar un dor­sal a cada par­ti­ci­pan­te, no es nada com­pli­ca­do: nues­tros códi­gos de barras cen­tra­li­zan toda la infor­ma­ción y podrás aso­ciar dor­sa­les (con su códi­go de barras) a entra­das (y su códi­go de barras corres­pon­dien­te) con el modo doble atri­bu­ción.
    ¡El e-tic­ket se con­vier­te así en el jus­ti­fi­can­te para la reco­gi­da del dor­sal!
  • Al reci­bir a los par­ti­ci­pan­tes, podrás ir actua­li­zan­do los datos y ten­drás infor­ma­ción en tiem­po real sobre la can­ti­dad de dor­sa­les reco­gi­dos. Así, podrás sacar esta­dís­ti­cas que te per­mi­tan saber a qué horas reco­gen más atle­tas los dor­sa­les. Esta infor­ma­ción te será muy útil a la hora de pre­ver la can­ti­dad de per­so­nal nece­sa­rio.

Después del evento:

  • Ten­drás a tu dis­po­si­ción todas las esta­dís­ti­cas de la carre­ra: el núme­ro de par­ti­ci­pan­tes pre­vis­tos, los que han asis­ti­do final­men­te, el núme­ro de dor­sa­les reco­gi­dos…
  • Otro pun­to intere­san­te: la ges­tión de la base de datos de los par­ti­ci­pan­tes. Podrás entrar a ana­li­zar en deta­lle a todos los par­ti­ci­pan­tes. En el Excel (for­ma­to CSV) que pue­des des­car­gar de tu área pri­va­da Wee­ze­vent encon­tra­rás todos los datos reco­gi­dos a tra­vés del for­mu­la­rio de ins­crip­ción. Estos datos son muy úti­les para fide­li­zar a los par­ti­ci­pan­tes man­dán­do­les, des­pués de la carre­ra, los resul­ta­dos, las fotos, etc. y avi­sar­les por correo elec­tró­ni­co de tus pró­xi­mos even­tos.

Donde mejor te venga:

  • Con Wee­ze­vent, pue­des inte­grar el wid­get de ins­crip­cio­nes direc­ta­men­te en tu pro­pia pági­na web, man­te­nien­do tu ima­gen de mar­ca y mejo­ran­do la con­ver­sión. ¡Y con solo copiar y pegar!
  • Tam­bién pue­des inser­tar tu wid­get de ins­crip­cio­nes en Face­book, para estar conec­ta­do y más cer­ca de los par­ti­ci­pan­tes.
  • ¿No tie­nes pági­na web? No te preo­cu­pes, Wee­ze­vent te pro­por­cio­na un micro­si­te gra­tui­to para que pue­das ven­der onli­ne des­de tu pro­pio espa­cio web.
  • ¿Te con­ven­ce? ¡No espe­res más y prue­ba gra­tis nues­tro sis­te­ma de ins­crip­cio­nes onli­ne!

¿Tie­nes algu­na pre­gun­ta? Envía­nos un correo a contacto@weezevent.com.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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