Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

Cómo organizar una carrera con la ayuda de Weezevent

¡Las carreras están en su mejor momento! Cada vez más aficionados al running se lanzan a participar en carreras populares. ¡Una motivación más para salir a entrenar!

Corredores profesionales, aficionados e incluso ocasionales se dan cita en estos eventos que implican un gran trabajo por parte de la organización. Si, como organizador, quieres que tu carrera destaque por un proceso de inscripción sencillo y eficiente, es crucial que pienses al milímetro la configuración de tu widget de inscripción online.

¿Cómo se hace?

Weezevent te acompaña durante todo el evento y te simplifica la vida con su plataforma intuitiva y que se adapta a tus necesidades. El pistoletazo de salida se da al crearte una cuenta Weezevent.

Antes del evento:

Una vez rellenados los datos básicos (lugar, fecha, descripción, etc.), el universo Weezevent se abre ante ti con multitud de opciones con las que jugar para personalizar tu widget de inscripción. Estas opciones te ayudarán a sortear los retos que presenta una carrera a la hora de configurar el sistema de inscripciones, como:

  • Gestionar las tarifas: Tendrás que configurar diferentes tarifas para que el participante pueda seleccionar la que le corresponda (tarifa normal, tarifa infantil, tarifa reducida, etc.).
    También puedes establecer tarifas de importe progresivo en función de la antelación de la inscripción, el número de inscripciones en el mismo pedido, cupos, etc. Por ejemplo, puedes establecer que una tarifa no esté a la venta hasta que no se haya completado el cupo de otra.

sistema de inscripciones online!

 

  • Organizar las salidas: Podrás configurar tu carrera con salidas por oleadas. La organización de las tarifas dentro de diferentes categorías te permitirá tener un widget de inscripción claro y fácilmente comprensible para el participante, dándole la posibilidad de elegir en qué tanda salir (puedes establecer cupos para cada oleada).
  • El formulario de inscripción: ¡Weezevent pone a tu disposición un formulario personalizable para que puedas conocer mejor a los participantes! Además de los datos personales como la edad, el sexo o la ciudad de origen, esta herramienta te permitirá solicitar toda la información adicional que necesites:
    • En algunas carreras, es necesario un certificado médico o una licencia federativa para poder participar. A través de la plataforma de Weezevent, puedes pedir al participante que adjunte a su inscripción el documento requerido (certificado médico, licencia, etc.). Podrás consultar directamente desde la plataforma dicho documento para confirmar o no la inscripción del corredor. También puedes solicitar datos como la información de la persona de contacto en caso de emergencia o la talla de camiseta (para poder repartir camisetas entre los corredores, algo que gusta mucho).
    • También puedes aprovechar para añadir algunas opciones de pago, como pueden ser la contratación de un seguro de cancelación o la posibilidad de reservar su comida directamente desde el momento de la inscripción.
    •  La gestión de los equipos: Hemos creado una nueva opción que te permite gestionar la creación y manejo de equipos. Al realizar su inscripción, los jefes de equipo recibirán un código para distribuir entre sus compañeros, de forma que estos puedan unirse al equipo, disfrutando así de la carrera y del premio todos juntos.
  • ¿Cuál es la relación entre Weezevent y tu empresa de cronometraje? En tu área privada Weezevent, tendrás acceso al listado completo de participantes. Puedes exportar esta base de datos en formato CSV (Excel) y ¡pasar toda la información necesaria a tu empresa de cronometraje!
  • Listado de inscritos e inscripciones offline: A medida que los participantes se van inscribiendo, se irán añadiendo al listado de inscritos que tienes disponible en tu área privada Weezevent. También podrás añadir las inscripciones que se han realizado offline a tu listado de participantes. ¡Con este procedimiento, podrás tener a todos los participantes en un mismo listado!

Durante el evento:

  • ¿Se acerca el día de tu evento? Es hora de configurar tus listas de control de acceso que son las que te permitirán controlar las entradas. Para configurarlas, tienes que ir a HERRAMIENTAS > Control de acceso > Listas de control.
    Pinchando en “Nueva lista de control”, podrás crear listas en función de las tarifas y el número de salidas permitidas. Esta herramienta puede ser muy útil para las salidas por oleadas.
  • Punto de información y control de acceso: El día de tu evento, podrás controlar los accesos de forma sencilla y rápida. Si quieres asignar un dorsal a cada participante, no es nada complicado: nuestros códigos de barras centralizan toda la información y podrás asociar dorsales (con su código de barras) a entradas (y su código de barras correspondiente) con el modo doble atribución.
    ¡El e‑ticket se convierte así en el justificante para la recogida del dorsal!
  • Al recibir a los participantes, podrás ir actualizando los datos y tendrás información en tiempo real sobre la cantidad de dorsales recogidos. Así, podrás sacar estadísticas que te permitan saber a qué horas recogen más atletas los dorsales. Esta información te será muy útil a la hora de prever la cantidad de personal necesario.

Después del evento:

  • Tendrás a tu disposición todas las estadísticas de la carrera: el número de participantes previstos, los que han asistido finalmente, el número de dorsales recogidos…
  • Otro punto interesante: la gestión de la base de datos de los participantes. Podrás entrar a analizar en detalle a todos los participantes. En el Excel (formato CSV) que puedes descargar de tu área privada Weezevent encontrarás todos los datos recogidos a través del formulario de inscripción. Estos datos son muy útiles para fidelizar a los participantes mandándoles, después de la carrera, los resultados, las fotos, etc. y avisarles por correo electrónico de tus próximos eventos.

Donde mejor te venga:

  • Con Weezevent, puedes integrar el widget de inscripciones directamente en tu propia página web, manteniendo tu imagen de marca y mejorando la conversión. ¡Y con solo copiar y pegar!
  • También puedes insertar tu widget de inscripciones en Facebook, para estar conectado y más cerca de los participantes.
  • ¿No tienes página web? No te preocupes, Weezevent te proporciona un microsite gratuito para que puedas vender online desde tu propio espacio web.
  • ¿Te convence? ¡No esperes más y prueba gratis nuestro sistema de inscripciones online!

¿Tienes alguna pregunta? Envíanos un correo a contacto@weezevent.com.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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