Organizar una competición: todo lo que tienes que saber para el éxito de tu evento

Organizar una competición: todo lo que tienes que saber para el éxito de tu evento

¿Quieres orga­ni­zar una com­peti­ción, pero no sabes por dónde empezar ni cuáles son los ele­men­tos esen­ciales que hay que ten­er en cuen­ta? Podemos ofre­certe todas las respues­tas que nece­si­tas para que tu even­to deporti­vo, artís­ti­co, de gam­ing o de cualquier otro tipo, sea un éxi­to.

Índice


    1. Définissez vos objectifs

    Establece los obje­tivos finales de tu com­peti­ción. Estos te servirán de guía en toda la orga­ni­zación, durante el even­to y tam­bién después, como indi­cadores clave del rendimien­to. Aquí tienes algu­nas direc­tri­ces no exhaus­ti­vas:

    • Par­tic­i­pación: ¿Cuál es tu obje­ti­vo de tasa de par­tic­i­pación? ¿Cuán­tos par­tic­i­pantes tienes capaci­dad de ges­tionar?
    • Públi­co: ¿Qué tipo de públi­co quieres atraer, local o inter­na­cional? ¿Tu com­peti­ción está dirigi­da a afi­ciona­dos o pro­fe­sion­ales?
    • Moti­vación: ¿Estás apoyan­do una bue­na causa, o el obje­ti­vo es solo deporti­vo, lucra­ti­vo o de cualquier otro tipo? ¿Quieres atraer nuevos clientes para tu empre­sa?
    • Obje­ti­vo financiero: Según si orga­ni­zas el even­to con áni­mo de lucro o no, no lo orga­ni­zarás de la mis­ma for­ma. Este últi­mo pun­to, sobre el que volver­e­mos más ade­lante, es cru­cial para elab­o­rar tu pre­supuesto.

    2. Le format et la structure

    Eli­ja el for­ma­to ade­cua­do para tu even­to. Si el tiem­po lo per­mite, puede ser una com­peti­ción al aire libre o de lo con­trario en inte­ri­or. Don­d­e­quiera que se cele­bre la com­peti­ción, suele ser nece­saria la autor­ización pre­via de las autori­dades locales. En el caso de una com­peti­ción deporti­va, infór­mate en el Ayun­tamien­to, la Comu­nidad Autóno­ma y la admin­is­tración de clubes deportivos o fed­era­ciones si es nece­sario.

    Muchas com­peti­ciones tam­bién se orga­ni­zan de for­ma 100% online, sobre todo las de gam­ing. En este caso, es acon­se­jable ele­gir la platafor­ma en la que se retrans­mi­tirá la com­peti­ción (Twitch, por ejem­p­lo). Por lo tan­to, el for­ma­to y la infraestruc­tura de tu even­to deben estar clara­mente definidos de ante­mano para ten­er en cuen­ta todos los ele­men­tos legales y oper­a­tivos, así como los costes inher­entes a la orga­ni­zación.

    3. Les sponsors et le financement

    El sigu­iente paso es cal­cu­lar cómo se van a pagar los cer­ti­fi­ca­dos, las medal­las, el alquil­er del mate­r­i­al, los pre­mios, el suel­do del per­son­al de orga­ni­zación, los árbi­tros si pro­cede, los fotó­grafos, la seguri­dad, las camise­tas, etc. Una de las mejores for­mas de finan­ciar todo esto es, por supuesto, a través del patrocinio con mar­cas intere­sadas en el sec­tor y que sean rel­a­ti­va­mente cono­ci­das. En caso de uti­lizar este tipo de acuer­dos, con­viene crear un con­tra­to com­er­cial en el que tu patroci­nador se com­pro­meta a pro­por­cionar una can­ti­dad de dinero, mate­r­i­al, exposi­ción en sus redes sociales… Todo ello, a cam­bio de una vis­i­bil­i­dad durante la com­peti­ción, de modo que este tipo de acuer­dos son situa­ciones win-win: todo el mun­do gana.

    4. Définissez un bon plan marketing

    Bus­ca medios de comu­ni­cación que puedan estar intere­sa­dos en tu com­peti­ción y en escribir sobre ella y ponte en con­tac­to con ellos. Para aumen­tar la vis­i­bil­i­dad de tu com­peti­ción y el número de par­tic­i­pantes, anún­ciala con sufi­ciente antelación. No apuntes demasi­a­do alto. Para aumen­tar la par­tic­i­pación en el even­to o, al menos, dar­lo a cono­cer, adap­ta tu búsque­da de medios a tus obje­tivos de ima­gen y rep­utación. Cuan­tos más patroci­nadores y socios puedas atraer a la com­peti­ción, como ya hemos men­ciona­do, más cober­tu­ra mediáti­ca ten­drá esta.

    Crea tam­bién pági­nas especí­fi­cas para tu com­peti­ción en las dis­tin­tas redes sociales (Face­book, Insta­gram, LinkedIn…) para a con­tin­uación pro­mo­cionarla de la for­ma ade­cua­da en cada canal. Cada red social tiene su pro­pio algo­rit­mo y la comu­ni­cación y los for­matos elegi­dos son cru­ciales para lle­gar a un públi­co obje­ti­vo rel­e­vante y con impacto sufi­ciente. Por ejem­p­lo, el algo­rit­mo de Insta­gram da pri­or­i­dad a las imá­genes y a las descrip­ciones cor­tas y no desta­ca los tex­tos lar­gos. Por lo tan­to, hay que ele­gir las pal­abras clave ade­cuadas, así como los hash­tags cor­re­spon­di­entes.

    5. Musique et mises en scène

    La músi­ca de ambi­ente y la ilu­mi­nación desem­peñan un papel cru­cial en todas las com­peti­ciones. Hay que ele­gir la músi­ca y la ilu­mi­nación ade­cuadas para el tema y el ambi­ente de la com­peti­ción. Es impor­tante ele­gir con antelación a los provee­dores ade­cua­dos y realizar mul­ti­tud de prue­bas antes de la com­peti­ción.

    6. Planifiez et structurez votre budget prévisionnel

    El últi­mo ele­men­to impre­scindible es el pre­supuesto de la orga­ni­zación de tu com­peti­ción. Con­tro­lar­lo antes, durante y después es fun­da­men­tal, ya que puede cam­biar a medi­da que avan­za la orga­ni­zación y los costes e ingre­sos finales no se sabrán con certeza has­ta el final. Elab­o­ra tu pre­supuesto tenien­do en cuen­ta los obje­tivos fija­dos (públi­co, ven­ta de entradas, patrocinio, etc.). Aquí tienes algu­nas pau­tas que te ayu­darán a ten­er­lo más claro:

    • Ingre­sos: La par­ti­da de ingre­sos tiene que incluir tu finan­ciación ini­cial y cualquier tipo de colab­o­ración o patrocinio acor­da­do. Tam­bién vari­ará en fun­ción del pre­cio que cobres por cada inscrip­ción y por cada entra­da (en el caso de que haya públi­co y este pague entra­da).
    • Tam­bién puedes incluir en tus ingre­sos totales los ingre­sos que pre­vés obten­er durante el even­to en sí. Esto incluye la ven­ta de comi­da y bebi­da, los dere­chos de retrans­misión, el apoyo de los colab­o­radores y patroci­nadores y las sub­ven­ciones públi­cas (tras cal­cu­lar el pre­supuesto nece­sario, bus­ca sub­ven­ciones locales o regionales).
    • Gas­tos: En la par­ti­da de gas­tos tienes que incluir tan­to los gas­tos fijos como los vari­ables: el alquil­er del local, la seguri­dad, los seguros, los gas­tos de admin­is­tración, los costes salar­i­ales, las coti­za­ciones a la seguri­dad social de los emplea­d­os, el equipamien­to, el trans­porte, el cater­ing, el alo­jamien­to, la limpieza, la comu­ni­cación y la pro­mo­ción, así como todos los impuestos.
    • Impre­vis­tos: Guar­da una par­ti­da equiv­a­lente a un 15% de tu pre­supuesto total para hac­er frente a posi­bles ries­gos e impre­vis­tos: puedes ten­er que de bus­car un plan B en caso de mal tiem­po, realizar com­pras de últi­ma hora en caso de ago­tamien­to de exis­ten­cias, etc.

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