Pasos fundamentales para organizar una convención

Pasos fundamentales para organizar una convención

Orga­ni­zar una con­ven­ción o sem­i­nario de empre­sa requiere tiem­po y esfuer­zo, pero merece la pena. Con el desar­rol­lo de intere­santes talleres, los sem­i­nar­ios se han con­ver­tido en algo impre­scindible y esen­cial para una empre­sa, pro­movien­do la cul­tura de empre­sa y reforzan­do los vín­cu­los entre equipos y personas.

Índice


    1. Lo que hay que saber sobre las convenciones

    Durante una con­ven­ción, sue­len reunirse todos los equipos de una empre­sa para cel­e­brar reuniones de tra­ba­jo, sesiones de brain­storm­ing, activi­dades orig­i­nales (deporte, catas de vino, etc.) y encuen­tros entre divi­siones o depar­ta­men­tos. Esto per­mite a los equipos tomar dis­tan­cia y con­tem­plar su tra­ba­jo des­de una per­spec­ti­va difer­ente y fres­ca. Las con­ven­ciones pueden durar media jor­na­da, un día o var­ios días.

    Pero, ¿para qué sirve cel­e­brar una con­ven­ción de empre­sa? Puede ser por muchas razones: para comu­nicar los obje­tivos y reafir­mar la mis­ión y los val­ores de la empre­sa a todo el equipo, para pre­sen­tar un nue­vo proyec­to, para cel­e­brar los resul­ta­dos y mucho más. Además, es una opor­tu­nidad para fomen­tar el espíritu de equipo y pro­mover el buen ambi­ente gen­er­al, un fac­tor clave de rendimien­to para las empresas.

    Las con­ven­ciones tam­bién pueden vin­cu­larse a otras oca­siones, aunque en estos casos sole­mos hablar más de “sem­i­nar­ios”:

    • Sem­i­nar­ios web, sem­i­nar­ios online o sem­i­nar­ios virtuales
    • Sem­i­nar­ios de dirección
    • Infor­ma­ción e inspiración para el team building

    ¿Quieres orga­ni­zar una con­ven­ción pero no sabes qué pasos son fun­da­men­tales? Aclaramos tus dudas:

    2. Identifica los objetivos y el marco de la convención

    Como cualquier otro even­to, una con­ven­ción requiere una logís­ti­ca efi­caz para ten­er éxi­to. Primero tienes que dedicar tiem­po a deter­mi­nar qué esperas con­seguir con tu con­ven­ción. Para encon­trar el mejor for­ma­to, hazte las sigu­ientes preguntas:

    • ¿Cuáles son las activi­dades y los ele­men­tos clave más impor­tantes para ti?
    • ¿Cuál quieres que sea el ambi­ente del evento?
    • ¿Sobre qué temas debatirán y en qué temas se cen­trarán los asistentes?
    • ¿Qué infor­ma­ción se comu­ni­cará a los asistentes?
    • ¿Cuáles son los pun­tos prin­ci­pales que quieres que recuer­den los asistentes?
    • ¿Cómo puedes sat­is­fac­er a todos tus emplea­d­os? ¿Qué activi­dades orig­i­nales podrías realizar?

    Cada reunión de tra­ba­jo tiene un tema dis­tin­to que se desar­rol­lará a lo largo del día medi­ante inter­ac­ciones entre los asis­tentes y activi­dades. Una con­ven­ción puede orga­ni­zarse con diver­sas final­i­dades, como las men­cionadas ante­ri­or­mente. Pien­sa en tus expec­ta­ti­vas y moti­va­ciones. ¿Quieres reforzar el sen­timien­to de equipo? ¿Rec­om­pen­sar a tu equipo por su tra­ba­jo? ¿For­mar a tu per­son­al en un tema concreto?

    3. Escoge una fecha

    ¡Está claro que lo ide­al es que la con­ven­ción sea útil para el may­or número posi­ble de miem­bros del equipo! No hay nada como una encues­ta pre­via para decidir la fecha (con her­ramien­tas sen­cil­las como Doo­dle, por ejem­p­lo). Esto te facil­i­tará la tarea, ya que los asis­tentes indi­carán cuán­do están disponibles y cuán­do no. No obstante, orga­ni­za tu con­ven­ción en un momen­to de baja car­ga de tra­ba­jo y cuan­do haya poca gente de vacaciones.

    4. Establece un presupuesto

    Como para cualquier otro even­to, elab­o­ra un pre­supuesto detal­la­do y coher­ente con todo lo que quieres orga­ni­zar. Deberás ten­er en cuen­ta el número esti­ma­do de asis­tentes, el lugar de cel­e­bración, el entreten­imien­to y la duración de la con­ven­ción. No olvides incluir los gas­tos de via­je, alo­jamien­to y comida.

    5. Selecciona el lugar de celebración

    El lugar de cel­e­bración de un even­to se elige en fun­ción de var­ios fac­tores. El primero es la capaci­dad. El tér­mi­no “capaci­dad” se refiere aquí al aforo, al número de per­sonas que puede alber­gar un espa­cio sin dejar de ser abier­to y despejado.

    La ubi­cación es el sigu­iente fac­tor en el que hay que pen­sar. Por muy cre­ati­vo que intentes ser, no hay razón para ele­gir la sala más remo­ta de la ciu­dad para una con­ven­ción des­ti­na­da a los emplea­d­os de tu empre­sa, sobre todo si los asis­tentes cor­ren con sus pro­pios gas­tos de via­je. Encon­trar el espa­cio no debería lle­varte muchas horas. Cuan­do un lugar parece apropi­a­do, es impor­tante visitarlo.

    Antes de ele­gir el lugar y las activi­dades, anal­iza detenida­mente las ofer­tas de los dis­tin­tos provee­dores. ¡No dudes en solic­i­tar un pre­supuesto per­son­al­iza­do en fun­ción del número de asis­tentes!. Depen­di­en­do del lugar y del pro­gra­ma, ten­drás que decidir si la reunión ha de durar todo el día, medio día o var­ios días.

    6. Utiliza una herramienta de inscripción sencilla y rápida

    Si uti­lizas una her­ramien­ta de inscrip­ción online, verás que tu car­ga de tra­ba­jo se reduce. Será más fácil inscribirse para asi­s­tir al even­to, o inclu­so a las dis­tin­tas activi­dades de la con­ven­ción si son opcionales y con aforo lim­i­ta­do. Esta solu­ción es esen­cial para el éxi­to de tu con­ven­ción. Para ges­tionar tus inscrip­ciones, asegúrate de que la solu­ción de inscrip­ción online que eli­jas sea fácil de usar, ráp­i­da de con­fig­u­rar y con muchas funcionalidades.

    7. Crea una agenda detallada

    Esto facili­ta el seguimien­to del desar­rol­lo de la con­ven­ción día a día. Las fechas, nom­bres y números de telé­fono de las per­sonas impli­cadas, así como los ade­lan­tos que haya que pagar y las reser­vas que haya que ulti­mar, deberán estar reg­istra­dos en un doc­u­men­to de planificación.

    8. Planifica las actividades

    Elab­o­ra un pro­gra­ma para la con­ven­ción que todo el equipo pue­da seguir. Es nece­sario comu­nicar a los asis­tentes la hora de ini­cio de la con­ven­ción, la fecha del even­to, las activi­dades y los des­can­sos. Evi­ta crear un horario demasi­a­do rígi­do, ya que los impre­vis­tos sue­len alter­ar la jornada.

    9. Comparte el evento con toda la empresa

    Anun­ciar el even­to a todo el equipo por correo elec­tróni­co y en los tablones de anun­cios de tus ofic­i­nas hará que el even­to sea ofi­cial. Así podrás recoger su feed­back y hac­er ajustes en caso de can­celación. Aprovecha la ocasión para acon­se­jar a los asis­tentes sobre lo que deben lle­var (tra­je de baño, calza­do deporti­vo, ropa para deporti­va, etc.) para que nadie acu­da desprevenido.

    10. Mantén el contacto tras la convención

    Envía e‑mails de agradec­imien­to con fotos de recuer­do después de la con­ven­ción. Esta es tam­bién una opor­tu­nidad para enviar una encues­ta de sat­is­fac­ción para cono­cer la opinión de los asis­tentes. Con esta infor­ma­ción, podrás mejo­rar tus futuras convenciones.


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