Un evento no acaba cuando se cierran las puertas y los asistentes vuelven a sus casas. Tras el evento, llega una fase crucial de análisis y de mantenimiento de la relación con los asistentes, que será fundamental, sobre todo de cara a las próximas ediciones de tu evento.
Los asistentes son el mejor termómetro para medir el éxito de tu evento. Y las ventajas de pedir su opinión van aún más allá. ¡Descubre por qué es buena idea recoger la opinión de los asistentes y cómo hacerlo!
Índice
- Por qué solicitar la opinión de los asistentes
- El momento y el tipo de feedback
- Cómo preparase para recoger las opiniones de los asistentes
- Diseñar el formulario de recogida de las opiniones
1. Por qué solicitar la opinión de los asistentes
Al finalizar tu evento, puede que creas poder medir su éxito basándote solo en tus sensaciones. Esta primera impresión es importante, pero parcial. La venta de entradas, la asistencia, la participación más o menos activa en las diferentes actividades, la ausencia de incidencias o la multiplicación de las mismas, el consumo de comida y bebida… todas estas referencias también son fundamentales y tienes que analizarlas, pero no infravalores una de las claves del éxito de tu evento: la percepción del público.
Más allá de la medición del éxito de tu evento, solicitar feedback a los asistentes tiene ventajas indirectas muy valiosas:
- Les estás demostrando que su opinión es importante para ti. Dar voz a tu público refuerza su relación con tu evento y los fideliza.
- Te muestran las áreas y puntos concretos de mejora que tú no ves. El punto de vista del asistente puede mostrarte que elementos que considerabas centrales no lo eran tanto y otros a los que dabas menos importancia son muy bien valorados por los asistentes. Implementa estas mejoras en las siguientes ediciones de tu evento y estarás mejorando al mismo tiempo el evento en sí y la relación con los asistentes, que se habrán sentido escuchados.
- Recoges datos complementarios que te ayudarán a segmentar y a entender mejor a tu público.
- Unas opiniones bien recogidas y gestionadas pueden generar también contenido para comunicar en redes sociales. Siempre es mucho mejor que sean los propios asistentes quienes cuenten cuánto les encanta tu evento y por qué. Así, atraerás a nuevos asistentes.
2. El momento y el tipo de feedback
A la hora de recoger opiniones, necesitas una estrategia: no todos los tipos de encuesta son iguales ni sirven para lo mismo y, por supuesto, tampoco es lo mismo solicitar la opinión de los asistentes durante el evento que después del mismo. Esto dependerá mucho de tu tipo de evento y de tus objetivos.
Las encuestas sobre tu evento pueden tener lugar en vivo durante el evento o una vez finalizado, lo que influirá también en el tipo de feedback que solicitas.
Las encuestas en vivo tienen que ser muy cortas, para no interrumpir la experiencia del asistente —aunque bien utilizadas pueden ser un elemento más de la experiencia— y son útiles para medir de forma rápida y cuantitativa un aspecto concreto del evento como las ponencias o incluso la atención al público en un punto concreto, solicitando feedback de forma inmediata. Para esto, son muy útiles las encuestas de puntuación mediante estrellas o caras. Es necesario un volumen bastante alto de asistentes que respondan para poder sacar conclusiones.
Cuando lo que quieres es recoger la opinión de los asistentes sobre el evento en general y con información más detallada, es conveniente que la encuesta se realice después del evento, ¡pero sin que pase tiempo como para que se enfríe la experiencia! Estas encuestas pueden ser más largas, con algunas preguntas abiertas y comentarios. Responder a estas encuestas lleva más tiempo, por lo que la participación suele ser más baja, pero cada respuesta tiene un gran valor.
Para incentivar la participación en las encuestas, puedes recompensar de alguna manera a los asistentes que contesten con descuentos, regalos, participación en un sorteo con un premio valioso para tu público…
3. Cómo preparase para recoger las opiniones de los asistentes
La recogida de opiniones de los asistentes tiene que ser planificada. Para ello, tienes que tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Recoger datos
La mejor forma de recoger las opiniones y poder tratar los datos es en formato digital. Sobre todo en el caso de las encuestas post-evento, necesitarás contar con un correo electrónico de los asistentes para poder enviarles el enlace a la misma.
Si has elaborado un buen formulario de inscripción para el proceso de registro en tu evento, contarás ya con datos muy valiosos. Si tu sistema de venta de entradas o inscripciones, además, está conectado con tu CRM y con tu sistema de control de acceso, podrás recoger y explotar datos relativos a la asistencia, al número de entradas compradas para el evento actual o ediciones pasadas…
2. Buscar una solución de encuestas y cómo enviarla
Las encuestas para recoger la opinión de los asistentes pueden tomar diversas formas, siendo las respuestas públicas o privadas, en forma de formulario o mediante estrellas. Busca la solución que mejor se adapte a tus necesidades y que te permita tratar los datos de forma adecuada.
Normalmente dispondrás de un enlace que podrás compartir con los asistentes para que den su opinión. Con una herramienta de e-mailing, podrás gestionar el envío de las encuestas a todos los asistentes de forma rápida y sencilla. Una buena práctica es enviar un e-mail de agradecimiento en el que también incluyas el enlace de recogida de opiniones.
2. Fijar objetivos
Como dijo Séneca: «Si no se sabe a qué puerto se va, ningún viento es favorable». Los objetivos, las KPIs, ayudan a orientar las acciones con sentido y saber si has tenido éxito. Si sabes para qué estás solicitando feedback y qué puntos son más importantes para ti, te será mucho más fácil elaborar una buena encuesta y recoger feedback de calidad. Sean buenos o malos comentarios, lo importante es que te sean útiles.
2. Segmentar
Envía comunicaciones segmentadas. Cuanto más detallados sean los datos que has recogido, más precisas podrán ser tus campañas.
Crea diferentes encuestas según segmentos de público: no es lo mismo, por ejemplo, preguntar a las personas que acuden por primera vez a tu evento si les ha gustado la comida, que preguntárselo a los asistentes de la edición anterior, especialmente si has cambiado de proveedor y quieres saber si el cambio ha merecido la pena.
4. Diseñar el formulario de recogida de las opiniones
Llegado el momento de diseñar el cuestionario de recogida de feedback en sí, presta atención a las siguientes recomendaciones:
- Explica de forma clara y sencilla cómo responder a la encuesta.
- Elabora una encuesta lo más corta posible para alcanzar tus objetivos.
- Las preguntas han de ser concisas pero también claras.
- Evita las preguntas no esenciales.
- Alterna preguntas cerradas con preguntas abiertas.
- Pregunta sobre temas sobre los que puedas actuar.
Ya sabes cuáles son las claves para recoger las opiniones de los asistentes a tu evento. ¡No olvides darles las gracias por su colaboración y, sobre todo, hacer buen uso de este valioso feedback!
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