Cómo y por qué recoger la opinión de los asistentes a tu evento

Un even­to no aca­ba cuan­do se cier­ran las puer­tas y los asis­tentes vuel­ven a sus casas. Tras el even­to, lle­ga una fase cru­cial de análi­sis y de man­ten­imien­to de la relación con los asis­tentes, que será fun­da­men­tal, sobre todo de cara a las próx­i­mas edi­ciones de tu even­to.

Los asis­tentes son el mejor ter­mómetro para medir el éxi­to de tu even­to. Y las ven­ta­jas de pedir su opinión van aún más allá. ¡Des­cubre por qué es bue­na idea recoger la opinión de los asis­tentes y cómo hac­er­lo!

Índice

1. Por qué solic­i­tar la opinión de los asis­tentes
2. El momen­to y el tipo de feed­back
3. Cómo preparase para recoger las opin­iones de los asis­tentes
   1. Recoger datos
   2. Bus­car una solu­ción de encues­tas y cómo enviar­la
   3. Fijar obje­tivos
   4. Seg­men­tar
4. Dis­eñar el for­mu­la­rio de recogi­da de las opin­iones

1. Por qué solicitar la opinión de los asistentes

Al finalizar tu even­to, puede que creas poder medir su éxi­to basán­dote solo en tus sen­sa­ciones. Esta primera impre­sión es impor­tante, pero par­cial. La ven­ta de entradas, la asis­ten­cia, la par­tic­i­pación más o menos acti­va en las difer­entes activi­dades, la ausen­cia de inci­den­cias o la mul­ti­pli­cación de las mis­mas, el con­sumo de comi­da y bebi­da… todas estas ref­er­en­cias tam­bién son fun­da­men­tales y tienes que analizarlas, pero no infraval­ores una de las claves del éxi­to de tu even­to: la per­cep­ción del públi­co.

Más allá de la medición del éxi­to de tu even­to, solic­i­tar feed­back a los asis­tentes tiene ven­ta­jas indi­rec­tas muy valiosas:

• Les estás demostran­do que su opinión es impor­tante para ti. Dar voz a tu públi­co refuerza su relación con tu even­to y los fideliza.
• Te mues­tran las áreas y pun­tos con­cre­tos de mejo­ra que tú no ves. El pun­to de vista del asis­tente puede mostrarte que ele­men­tos que con­sid­er­abas cen­trales no lo eran tan­to y otros a los que dabas menos impor­tan­cia son muy bien val­o­rados por los asis­tentes. Imple­men­ta estas mejo­ras en las sigu­ientes edi­ciones de tu even­to y estarás mejo­ran­do al mis­mo tiem­po el even­to en sí y la relación con los asis­tentes, que se habrán sen­ti­do escucha­dos.
• Reco­ges datos com­ple­men­tar­ios que te ayu­darán a seg­men­tar y a enten­der mejor a tu públi­co.
• Unas opin­iones bien recogi­das y ges­tion­adas pueden gener­ar tam­bién con­tenido para comu­nicar en redes sociales. Siem­pre es mucho mejor que sean los pro­pios asis­tentes quienes cuenten cuán­to les encan­ta tu even­to y por qué. Así, atraerás a nuevos asis­tentes.

2. El momento y el tipo de feedback

A la hora de recoger opin­iones, nece­si­tas una estrate­gia: no todos los tipos de encues­ta son iguales ni sir­ven para lo mis­mo y, por supuesto, tam­poco es lo mis­mo solic­i­tar la opinión de los asis­tentes durante el even­to que después del mis­mo. Esto depen­derá mucho de tu tipo de even­to y de tus obje­tivos.

Las encues­tas sobre tu even­to pueden ten­er lugar en vivo durante el even­to o una vez final­iza­do, lo que influirá tam­bién en el tipo de feed­back que solic­i­tas.

Las encues­tas en vivo tienen que ser muy cor­tas, para no inter­rum­pir la expe­ri­en­cia del asis­tente —aunque bien uti­lizadas pueden ser un ele­men­to más de la expe­ri­en­cia— y son útiles para medir de for­ma ráp­i­da y cuan­ti­ta­ti­va un aspec­to con­cre­to del even­to como las ponen­cias o inclu­so la aten­ción al públi­co en un pun­to con­cre­to, solic­i­tan­do feed­back de for­ma inmedi­a­ta. Para esto, son muy útiles las encues­tas de pun­tuación medi­ante estrel­las o caras. Es nece­sario un vol­u­men bas­tante alto de asis­tentes que respon­dan para poder sacar con­clu­siones.

Cuan­do lo que quieres es recoger la opinión de los asis­tentes sobre el even­to en gen­er­al y con infor­ma­ción más detal­la­da, es con­ve­niente que la encues­ta se real­ice después del even­to, ¡pero sin que pase tiem­po como para que se enfríe la expe­ri­en­cia! Estas encues­tas pueden ser más largas, con algu­nas pre­gun­tas abier­tas y comen­tar­ios. Respon­der a estas encues­tas lle­va más tiem­po, por lo que la par­tic­i­pación suele ser más baja, pero cada respues­ta tiene un gran val­or.

Para incen­ti­var la par­tic­i­pación en las encues­tas, puedes rec­om­pen­sar de algu­na man­era a los asis­tentes que con­testen con des­cuen­tos, rega­los, par­tic­i­pación en un sor­teo con un pre­mio valioso para tu públi­co…

3. Cómo preparase para recoger las opiniones de los asistentes

La recogi­da de opin­iones de los asis­tentes tiene que ser plan­i­fi­ca­da. Para ello, tienes que ten­er en cuen­ta los sigu­ientes pun­tos:

1. Recoger datos

La mejor for­ma de recoger las opin­iones y poder tratar los datos es en for­ma­to dig­i­tal. Sobre todo en el caso de las encues­tas post-even­to, nece­si­tarás con­tar con un correo elec­tróni­co de los asis­tentes para poder enviar­les el enlace a la mis­ma.

Si has elab­o­ra­do un buen for­mu­la­rio de inscrip­ción para el pro­ce­so de reg­istro en tu even­to, con­tarás ya con datos muy valiosos. Si tu sis­tema de ven­ta de entradas o inscrip­ciones, además, está conec­ta­do con tu CRM y con tu sis­tema de con­trol de acce­so, podrás recoger y explotar datos rel­a­tivos a la asis­ten­cia, al número de entradas com­pradas para el even­to actu­al o edi­ciones pasadas…

2. Buscar una solución de encuestas y cómo enviarla

Las encues­tas para recoger la opinión de los asis­tentes pueden tomar diver­sas for­mas, sien­do las respues­tas públi­cas o pri­vadas, en for­ma de for­mu­la­rio o medi­ante estrel­las. Bus­ca la solu­ción que mejor se adapte a tus necesi­dades y que te per­mi­ta tratar los datos de for­ma ade­cua­da.

Nor­mal­mente dispon­drás de un enlace que podrás com­par­tir con los asis­tentes para que den su opinión. Con una her­ramien­ta de e‑mailing, podrás ges­tionar el envío de las encues­tas a todos los asis­tentes de for­ma ráp­i­da y sen­cil­la. Una bue­na prác­ti­ca es enviar un e‑mail de agradec­imien­to en el que tam­bién incluyas el enlace de recogi­da de opin­iones.

2. Fijar objetivos

Como dijo Séneca: «Si no se sabe a qué puer­to se va, ningún vien­to es favor­able». Los obje­tivos, las KPIs, ayu­dan a ori­en­tar las acciones con sen­ti­do y saber si has tenido éxi­to. Si sabes para qué estás solic­i­tan­do feed­back y qué pun­tos son más impor­tantes para ti, te será mucho más fácil elab­o­rar una bue­na encues­ta y recoger feed­back de cal­i­dad. Sean buenos o mal­os comen­tar­ios, lo impor­tante es que te sean útiles.

2. Segmentar

Envía comu­ni­ca­ciones seg­men­tadas. Cuan­to más detal­la­dos sean los datos que has recogi­do, más pre­cisas podrán ser tus cam­pañas.

Crea difer­entes encues­tas según seg­men­tos de públi­co: no es lo mis­mo, por ejem­p­lo, pre­gun­tar a las per­sonas que acu­d­en por primera vez a tu even­to si les ha gus­ta­do la comi­da, que pre­gun­társe­lo a los asis­tentes de la edi­ción ante­ri­or, espe­cial­mente si has cam­bi­a­do de provee­dor y quieres saber si el cam­bio ha mere­ci­do la pena.

4. Diseñar el formulario de recogida de las opiniones

Lle­ga­do el momen­to de dis­eñar el cues­tionario de recogi­da de feed­back en sí, pres­ta aten­ción a las sigu­ientes recomen­da­ciones:

• Expli­ca de for­ma clara y sen­cil­la cómo respon­der a la encues­ta.
• Elab­o­ra una encues­ta lo más cor­ta posi­ble para alcan­zar tus obje­tivos.
• Las pre­gun­tas han de ser con­cisas pero tam­bién claras.
• Evi­ta las pre­gun­tas no esen­ciales.
• Alter­na pre­gun­tas cer­radas con pre­gun­tas abier­tas.
• Pre­gun­ta sobre temas sobre los que puedas actu­ar.

Ya sabes cuáles son las claves para recoger las opin­iones de los asis­tentes a tu even­to. ¡No olvides dar­les las gra­cias por su colab­o­ración y, sobre todo, hac­er buen uso de este valioso feed­back!

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