Organisateurs d’événements pro, préparez la rentrée en douceur

La ren­trée approche lente­ment mais sûre­ment, et pour l’aborder avec une pré­pa­ra­tion opti­male, quoi de mieux qu’un peu de lec­ture ? Nous avons tout ce qu’il vous faut pour vous rep­longer en douceur dans l’organ­i­sa­tion de vos événe­ments pro­fes­sion­nels, que vous organ­isiez des after­works, con­férences, foires, salons ou con­ven­tions. Repensez à l’année dernière, prenez du recul sur vos points forts ou vos points faibles, et décou­vrez ce qu’il vous faut pour les peaufin­er.

Som­maire

1. Un rétro­plan­ning aux petits oignons
2. Fix­er le juste prix
3. Un bud­get bien rangé
4. Des inter­venants pas­sion­nants
5. LA date par­faite
6. La bil­let­terie, votre nou­velle amie
7. Une check­list pour organ­is­er un salon pro

1. Un rétroplanning aux petits oignons

Plus vous pré­par­erez votre rétro­plan­ning à l’avance, plus vous pour­rez répar­tir vos tâch­es dans le temps. Vous éviterez ain­si de vous retrou­ver dans le rush au dernier moment. L’important lorsque l’on con­stitue un rétro­plan­ning est de com­mencer par l’échéance finale, à savoir la date de l’événement. Remon­tez ensuite dans le temps pour plan­i­fi­er les actions qui doivent impéra­tive­ment être faites juste avant l’événement pour que celui-ci ait bien lieu — le brief­ing des agents de sécu­rité par exem­ple. Con­tin­uez cette méth­ode pour revenir jusqu’aux pre­mières étapes de votre pré­pa­ra­tion. Posez-vous la ques­tion suiv­ante : quelle tâche doit oblig­a­toire­ment être ter­minée pour que je puisse effectuer celle con­cernée, et com­bi­en de temps cela va pren­dre ?

Arrivé au bout de la démarche, vous vous ren­drez compte du temps qu’il faut pour la pré­pa­ra­tion de votre événe­ment. Opti­misez ain­si les durées néces­saires à chaque tâche, mais restez réal­iste. Votre esti­ma­tion doit se rap­procher de la réal­ité, même s’il y aura évidem­ment des imprévus.

Peu importe la forme de votre rétro­plan­ning — tableau Excel, Google Sheets, logi­ciel spé­cial­isé, l’important est de respecter la méth­ode “remon­tée dans le temps” décrite ci-dessus.

2. Fixer le juste prix

Que pen­saient vos par­tic­i­pants de l’année dernière de vos prix de vente de bil­lets ? Avez-vous noté leurs remar­ques sur un doc­u­ment ? La reprise est proche mais vous avez encore le temps de pren­dre du recul sur les prix de vos événe­ments. Posez-vous les ques­tions suiv­antes :

• Mon événe­ment est-il assez intéres­sant pour que j’augmente les prix ?
• Si je baisse les prix pour attir­er plus de gens, n’auront-ils pas l’impression que l’événement est moins bien que l’année passée ?
• Est-il per­ti­nent de baiss­er le prix des bil­lets pour ven­dre plus de pro­duits pen­dant l’événement ?

De nom­breux paramètres entrent en compte dans la fix­a­tion du prix. Cet arti­cle peut vous aider à y voir plus clair : Com­ment déter­min­er le prix des bil­lets pour son événe­ment ?.

3. Un budget bien rangé

Quoi de plus con­fort­able que de réfléchir à son bud­get lorsque l’on n’est pas encore pressé par le temps et les deman­des autour de soi ? Reprenez votre bud­get de l’an passé, analy­sez vos recettes et vos dépens­es, et com­mencez à établir votre bud­get pour l’année à venir. Lisez atten­tive­ment notre arti­cle sur les règles de base pour établir le bud­get de votre événe­ment pour être sûr de ne rien oubli­er.

4. Des intervenants passionnants

Les per­son­nes sus­cep­ti­bles d’intervenir à vos événe­ments sont prob­a­ble­ment en vacances ou au moins dans un état d’esprit ouvert et chaleureux. C’est le moment par­fait pour leur pro­pos­er de pren­dre la parole lors de vos événe­ments. Si ce n’est pas for­cé­ment dans leurs habi­tudes, elles seront peut-être moins rodés à l’exercice, mais leurs expéri­ences et leurs his­toires n’en seront pas moins pas­sion­nantes. Elles seront égale­ment plus à même d’accepter de nou­veaux chal­lenges pen­dant cette péri­ode creuse. Pro­posez-leur des événe­ments qui sor­tent de l’ordinaire, qui leur per­me­t­tent d’envisager la ren­trée avec de nou­veaux objec­tifs pro­fes­sion­nels et per­son­nels.

5. LA date parfaite

Choisir la date par­faite pour son événe­ment est tou­jours un casse-tête. Prenez donc le temps d’observer tous les autres événe­ments et élé­ments extérieurs qui pour­raient venir per­turber votre organ­i­sa­tion selon la date choisie. Le hasard — ou pas — fait que nous avons juste­ment rédigé un arti­cle inti­t­ulé Com­ment choisir la date de son événe­ment ?. L’occasion est trop belle pour que vous passiez à côté.

6. La billetterie, votre nouvelle amie

Pren­dre en main une solu­tion de bil­let­terie en ligne est plus sim­ple quand on peut pren­dre son temps sans fon­cer tête bais­sée. Décou­vrez toutes ses fonc­tion­nal­ités, testez des choses, observez les mul­ti­ples pos­si­bil­ités qui vous sont offertes. Vous avez tout le temps pour devenir un expert de la bil­let­terie… à votre rythme… sans vous press­er. Les vacances en somme.

7. Une checklist pour organiser un salon pro

Vous organ­isez un salon pro­fes­sion­nel ? Décou­vrez notre check­list pour organ­is­er un salon pro avec suc­cès. Un indis­pens­able à garder auprès de vous à tout moment. Un oubli est vite arrivé, mais ceci n’est plus que de l’histoire anci­enne.

On pour­rait vous par­ler de l’organisation d’événements pro­fes­sion­nels pen­dant des heures, mais il arrive un moment où il faut pass­er à l’action. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions de bil­let­terie et inscrip­tions en ligne, de con­trôle d’accès et de paiement cash­less en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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