Gérer les imprévus : inévitable dans l’organisation d’événement

Gérer les imprévus : inévitable dans l’organisation d’événement

Nous con­nais­sons tous la Loi de Mur­phy : « Tout ce qui est sus­cep­ti­ble de mal tourn­er tourn­era mal ». Pen­dant des événe­ments, on peut avoir l’impression que cette loi exé­cute tout ce qu’elle prévoit. Cela peut com­mencer par un petit inci­dent, comme une imp­ri­mante à badges qui ne fonc­tionne pas. Puis les tout con­tin­ue à tomber comme des domi­nos, jusqu’à ce que vous vous retrou­viez sans élec­tric­ité, sans inter­venant, sans repas pour les par­tic­i­pants. Alors que vous êtes déjà pressés par le temps lorsque vous organ­isez un événe­ment, com­ment pren­dre le temps de « prévoir l’imprévu » ? Com­ment se pré­par­er pour une cat­a­stro­phe ?

Même si le mot « cat­a­stro­phe » rend la ques­tion apoc­a­lyp­tique et insur­montable, nous vous deman­dons surtout com­ment vous vous pré­parez pour sur­mon­ter ce qui ne se passe pas comme prévu dans le plan ? Cela peut vous aider à clas­si­fi­er les prob­lèmes ren­con­trés par niveau d’importance. Une imp­ri­mante ne fonc­tionne plus ? L’incident est léger. Une averse tor­ren­tielle pen­dant un événe­ment en extérieur ? L’incident est majeur. La seule solu­tion pour vrai­ment éviter des prob­lèmes graves est de prévoir un plan pour les choses que vous ne pou­vez pas con­trôler, et même dans ce cas, être assez flex­i­ble pour agir et encaiss­er les coups.

Les principaux niveaux de conséquences

Clas­si­fi­er les prob­lèmes par niveaux de con­séquences peut vous aider à savoir com­ment les gér­er avant et pen­dant l’événement. La liste ci-dessous n’est pas com­plète — aucune liste ne peut compt­abilis­er toutes les éven­tu­al­ités. Cepen­dant, elle vous aidera à réfléchir aux prob­lèmes pour lesquels vous devez prévoir un plan, au con­traire de ceux pour lesquels vous pou­vez vous remet­tre rapi­de­ment. Pensez-le comme un exer­ci­ce de prag­ma­tisme.

Niveau 1 : les incidents faciles à résoudre

Les inci­dents faciles à résoudre sont soit inat­ten­dus, soit évita­bles si dif­férents sys­tèmes sont mis en place. Voici quelques exem­ples d’incidents faciles à résoudre :

  • Files d’attente inter­minables
  • Manque de talkie walkie
  • Change­ment de salle
  • Annu­la­tion d’intervenant et mise à jour du plan­ning

Niveau 2 : changements majeurs dans le plan de départ

Ces prob­lèmes sont un mélange d’absence de con­trôle et d’imprévu. Ils peu­vent être les suiv­ants :

  • Manque de nour­ri­t­ure et de bois­son
  • Matériel vidéo endom­magé
  • Réseau inter­net défail­lant
  • Inci­dents con­cer­nant les VIPs et prestataires

Niveau 3 : zone dangereuse

Cette caté­gorie n’est pas sous votre con­trôle. Cela ne veut pas dire que vous ne pou­vez rien prévoir pour rebondir s’ils se pro­duisent. En vous pré­parant suff­isam­ment à l’avance, vous pou­vez imag­in­er des plans de sec­ours en fonc­tion des infor­ma­tions dont vous dis­posez. Voici quelques points de vig­i­lance cru­ci­aux :

  • Météo
  • Cat­a­stro­phes naturelles
  • Coupure d’électricité
  • Urgence médi­cale
  • Inon­da­tion du lieu
  • Trai­teur absent
  • Attaque de drag­on

Le temps fera son œuvre

Au cours de votre vie d’organisateur d’événements, vous inven­terez des astuces et con­naitrez par coeur les types d’incidents qui peu­vent sur­venir. Les organ­isa­teurs chevron­nés accu­mu­lent des règles implicites, par­fois jamais écrites, mais qui guident leurs pré­pa­ra­tions. Par exem­ple, faites-vous appel à des bénév­oles ? Prévoyez-en le moins pos­si­ble et ne deman­dez pas le même niveau d’exigence de leur part que d’un staff pro­fes­sion­nel. Vous atten­dez des VIPs ? Pensez à les met­tre dans les meilleurs con­di­tions, en leur lais­sant notam­ment du temps pour se pré­par­er et pour le trans­port.

Conclusion

Un seul con­seil : croyez en vous ! Si vous êtes hési­tant à pro­pos d’un élé­ment de l’événe­ment, qu’il con­cerne la logis­tique, la nour­ri­t­ure, le lieu, la météo, etc., suiv­ez vos intu­itions et pré­parez des plans alter­nat­ifs. C’est la pre­mière fois que vous faites appel à un trai­teur et vous avez le pressen­ti­ment qu’il pour­rait ne pas être fiable ? Trou­vez-en un autre. Ecoutez les préoc­cu­pa­tions de vos pairs, écoutez vos tripes, et croyez en vous !

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