Comment organiser un cocktail professionnel ?

Comment organiser un cocktail professionnel ?

Vous souhaitez organiser un événement profes­sionnel ? Un moment pour échanger avec vos prospects, parte­naires ou clients, les fidéliser ou les conquérir ? Le format du cocktail est une bonne occasion pour faire du networking avec un nombre de personnes restreint. Créez un événement unique qui rapproche autour d’apéritifs et d’un buffet.

Le format cocktail est une bonne alter­native aux dîners assis qui ne favorisent pas une dynamique de mouvement et d’échanges. Le format cocktail incite au networking car tout le monde est debout et peut déjeuner ou dîner tout en discutant et en se déplaçant. Afin de créer des condi­tions de conver­sa­tions et de rencontres optimales, et pour établir des relations fortes avec et entres vos invités, l’organisation de votre cocktail doit être parfaite.

Définir le format

Beaucoup d’idées peuvent être rangées derrière le terme “cocktail”. À vous de réfléchir au format le plus opportun. Est-ce un cocktail dînatoire ou déjeu­na­toire ? Est-il intégré à un autre événement — convention, événement annuel de l’entreprise ? Qui sont vos invités ? Qu’attendez-vous de cet événement : élargir vos relations profes­sion­nelles, obtenir de nouveaux clients, fidéliser vos clients actuels… Autant de questions et d’objectifs qui vous permet­tront de poser le cadre de votre événement.

Réserver le lieu parfait

Pour l’organisation d’un événement, le lieu est souvent un point central et straté­gique. Il l’est encore plus dans le cas d’un cocktail, dont le lieu se doit d’être à la hauteur de vos objectifs et de vos invités. Accueillez-les dans un lieu inédit, original ou repré­sen­tatif de votre entreprise/activité/thème. La première impression de vos invités à votre cocktail sera bien celle du lieu, alors ne vous préci­pitez pas dans le choix. N’hésitez pas à sortir du cadre, à chercher des lieux inattendus pour qu’ils s’y sentent comme des VIPs.

N’oubliez les aspects pratiques. Votre lieu doit être acces­sible pour vos invités, en trans­ports en commun et/ou voiture. La présence d’un espace vert, en extérieur si possible, est toujours un plus.

Fixer une date en semaine

Un point peut sembler évident mais important à rappeler : un événement profes­sionnel a très souvent lieu en semaine. Vos parti­ci­pants seront plus favorables à se réserver une soirée ou un déjeuner pro en semaine. Faites attention aux autres événe­ments pro auxquels ils pourraient parti­ciper. Pour des raisons pratiques et afin de vous assurer de leur venue, veillez à bien les prévenir en amont de votre cocktail.

S’assurer de la présence des invités

Afin d’être certain de la venue de vos invités, prévenez-les assez tôt avec un classique “Save The Date”, suivi d’une invitation person­na­lisée et de relances. Facilitez la sauve­garde de cet événement grâce aux appli­ca­tions mobiles : Google Agenda, Calen­drier iOS, événe­ments Facebook, etc. Pour gérer vos invita­tions et inscrip­tions, créez votre plate­forme d’inscription person­nalisé pour vous faciliter la vie et gagner du temps. Le jour J, vous aurez en un coup d’œil les infor­ma­tions de tous vos invités et contrô­lerez les entrées si vous le souhaitez.

Choisir les bons prestataires

L’ambiance de votre cocktail est aussi impor­tante que le lieu. Accueillez vos invités dans une ambiance permettant de briser la glace et créer des rencontres rapidement. Pour l’occasion, vous pouvez éventuel­lement penser à des anima­tions, des stands et zones spéci­fiques. Portez une attention toute parti­cu­lière aux presta­taires et inter­ve­nants auxquels vous souhaitez faire appel. Le format cocktail permet d’être avec vos clients et prospects dans un format informel, alors oubliez les présen­ta­tions et discours trop pompeux. Favorisez des anima­tions et inter­ven­tions courtes, incitez vos invités à y parti­ciper et à interagir.

Les petits plus d’un événement professionnel

Les petits plus sont les éléments dont les invités se rappel­leront une fois votre événement terminé. Cela peut être une activité et un thème parti­cu­liers, une boisson ou un plat original, des goodies et atten­tions offertes lors du cocktail, un remer­ciement person­nalisé à la suite de l’événement… Ne minimisez pas ces gestes car ils peuvent faire toute la diffé­rence !

Vous avez tous les ingré­dients pour préparer le cocktail parfait. Vous n’avez plus qu’à adaptez ces conseils aux parti­cu­la­rités de votre entre­prise !

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