Organisateurs d’événements pro, préparez la rentrée en douceur

Organisateurs d’événements pro, préparez la rentrée en douceur

La rentrée approche lentement mais sûrement, et pour l’aborder avec une préparation optimale, quoi de mieux qu’un peu de lecture ? Nous avons tout ce qu’il vous faut pour vous replonger en douceur dans l’organisation de vos événements professionnels, que vous organisiez des afterworks, conférences, foires, salons ou conventions. Repensez à l’année dernière, prenez du recul sur vos points forts ou vos points faibles, et découvrez ce qu’il vous faut pour les peaufiner.

Sommaire

  1. Un rétroplanning aux petits oignons
  2. Fixer le juste prix
  3. Un budget bien rangé
  4. Des intervenants passionnants
  5. LA date parfaite
  6. La billetterie, votre nouvelle amie
  7. Une checklist pour organiser un salon pro

1. Un rétroplanning aux petits oignons

    Plus vous préparerez votre rétroplanning à l’avance, plus vous pourrez répartir vos tâches dans le temps. Vous éviterez ainsi de vous retrouver dans le rush au dernier moment. L’important lorsque l’on constitue un rétroplanning est de commencer par l’échéance finale, à savoir la date de l’événement. Remontez ensuite dans le temps pour planifier les actions qui doivent impérativement être faites juste avant l’événement pour que celui-ci ait bien lieu — le briefing des agents de sécurité par exemple. Continuez cette méthode pour revenir jusqu’aux premières étapes de votre préparation. Posez-vous la question suivante : quelle tâche doit obligatoirement être terminée pour que je puisse effectuer celle concernée, et combien de temps cela va prendre ?

    Arrivé au bout de la démarche, vous vous rendrez compte du temps qu’il faut pour la préparation de votre événement. Optimisez ainsi les durées nécessaires à chaque tâche, mais restez réaliste. Votre estimation doit se rapprocher de la réalité, même s’il y aura évidemment des imprévus.

    Peu importe la forme de votre rétroplanning — tableau Excel, Google Sheets, logiciel spécialisé, l’important est de respecter la méthode “remontée dans le temps” décrite ci-dessus.

    2. Fixer le juste prix

    Que pensaient vos participants de l’année dernière de vos prix de vente de billets ? Avez-vous noté leurs remarques sur un document ? La reprise est proche mais vous avez encore le temps de prendre du recul sur les prix de vos événements. Posez-vous les questions suivantes :

    • Mon événement est-il assez intéressant pour que j’augmente les prix ?
    • Si je baisse les prix pour attirer plus de gens, n’auront-ils pas l’impression que l’événement est moins bien que l’année passée ?
    • Est-il pertinent de baisser le prix des billets pour vendre plus de produits pendant l’événement ?

    De nombreux paramètres entrent en compte dans la fixation du prix. Cet article peut vous aider à y voir plus clair : Comment déterminer le prix des billets pour son événement ?.

    3. Un budget bien rangé

    Quoi de plus confortable que de réfléchir à son budget lorsque l’on n’est pas encore pressé par le temps et les demandes autour de soi ? Reprenez votre budget de l’an passé, analysez vos recettes et vos dépenses, et commencez à établir votre budget pour l’année à venir. Lisez attentivement notre article sur les règles de base pour établir le budget de votre événement pour être sûr de ne rien oublier.

    4. Des intervenants passionnants

    Les personnes susceptibles d’intervenir à vos événements sont probablement en vacances ou au moins dans un état d’esprit ouvert et chaleureux. C’est le moment parfait pour leur proposer de prendre la parole lors de vos événements. Si ce n’est pas forcément dans leurs habitudes, elles seront peut-être moins rodés à l’exercice, mais leurs expériences et leurs histoires n’en seront pas moins passionnantes. Elles seront également plus à même d’accepter de nouveaux challenges pendant cette période creuse. Proposez-leur des événements qui sortent de l’ordinaire, qui leur permettent d’envisager la rentrée avec de nouveaux objectifs professionnels et personnels.

    5. LA date parfaite

    Choisir la date parfaite pour son événement est toujours un casse-tête. Prenez donc le temps d’observer tous les autres événements et éléments extérieurs qui pourraient venir perturber votre organisation selon la date choisie. Le hasard — ou pas — fait que nous avons justement rédigé un article intitulé Comment choisir la date de son événement ?. L’occasion est trop belle pour que vous passiez à côté.

    6. La billetterie, votre nouvelle amie

    Prendre en main une solution de billetterie en ligne est plus simple quand on peut prendre son temps sans foncer tête baissée. Découvrez toutes ses fonctionnalités, testez des choses, observez les multiples possibilités qui vous sont offertes. Vous avez tout le temps pour devenir un expert de la billetterie… à votre rythme… sans vous presser. Les vacances en somme.

    7. Une checklist pour organiser un salon pro

    Vous organisez un salon professionnel ? Découvrez notre checklist pour organiser un salon pro avec succès. Un indispensable à garder auprès de vous à tout moment. Un oubli est vite arrivé, mais ceci n’est plus que de l’histoire ancienne.

    On pourrait vous parler de l’organisation d’événements professionnels pendant des heures, mais il arrive un moment où il faut passer à l’action. Découvrez toutes les fonctionnalités de nos solutions de billetterie et inscriptions en ligne, de contrôle d’accès et de paiement cashless en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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