Organisateurs d’événements pro, préparez la rentrée en douceur

Organisateurs d’événements pro, préparez la rentrée en douceur

La rentrée approche lentement mais sûrement, et pour l’aborder avec une prépa­ration optimale, quoi de mieux qu’un peu de lecture ? Nous avons tout ce qu’il vous faut pour vous replonger en douceur dans l’organi­sation de vos événe­ments profes­sionnels, que vous organisiez des after­works, confé­rences, foires, salons ou conven­tions. Repensez à l’année dernière, prenez du recul sur vos points forts ou vos points faibles, et découvrez ce qu’il vous faut pour les peaufiner.

Sommaire

  1. Un rétro­planning aux petits oignons
  2. Fixer le juste prix
  3. Un budget bien rangé
  4. Des inter­ve­nants passion­nants
  5. LA date parfaite
  6. La billet­terie, votre nouvelle amie
  7. Une checklist pour organiser un salon pro

1. Un rétroplanning aux petits oignons

    Plus vous prépa­rerez votre rétro­planning à l’avance, plus vous pourrez répartir vos tâches dans le temps. Vous éviterez ainsi de vous retrouver dans le rush au dernier moment. L’important lorsque l’on constitue un rétro­planning est de commencer par l’échéance finale, à savoir la date de l’événement. Remontez ensuite dans le temps pour planifier les actions qui doivent impéra­ti­vement être faites juste avant l’événement pour que celui-ci ait bien lieu — le briefing des agents de sécurité par exemple. Continuez cette méthode pour revenir jusqu’aux premières étapes de votre prépa­ration. Posez-vous la question suivante : quelle tâche doit obliga­toi­rement être terminée pour que je puisse effectuer celle concernée, et combien de temps cela va prendre ?

    Arrivé au bout de la démarche, vous vous rendrez compte du temps qu’il faut pour la prépa­ration de votre événement. Optimisez ainsi les durées néces­saires à chaque tâche, mais restez réaliste. Votre estimation doit se rapprocher de la réalité, même s’il y aura évidemment des imprévus.

    Peu importe la forme de votre rétro­planning — tableau Excel, Google Sheets, logiciel spécialisé, l’important est de respecter la méthode “remontée dans le temps” décrite ci-dessus.

    2. Fixer le juste prix

    Que pensaient vos parti­ci­pants de l’année dernière de vos prix de vente de billets ? Avez-vous noté leurs remarques sur un document ? La reprise est proche mais vous avez encore le temps de prendre du recul sur les prix de vos événe­ments. Posez-vous les questions suivantes :

    • Mon événement est-il assez intéressant pour que j’augmente les prix ?
    • Si je baisse les prix pour attirer plus de gens, n’auront-ils pas l’impression que l’événement est moins bien que l’année passée ?
    • Est-il pertinent de baisser le prix des billets pour vendre plus de produits pendant l’événement ?

    De nombreux paramètres entrent en compte dans la fixation du prix. Cet article peut vous aider à y voir plus clair : Comment déter­miner le prix des billets pour son événement ?.

    3. Un budget bien rangé

    Quoi de plus confor­table que de réfléchir à son budget lorsque l’on n’est pas encore pressé par le temps et les demandes autour de soi ? Reprenez votre budget de l’an passé, analysez vos recettes et vos dépenses, et commencez à établir votre budget pour l’année à venir. Lisez atten­ti­vement notre article sur les règles de base pour établir le budget de votre événement pour être sûr de ne rien oublier.

    4. Des intervenants passionnants

    Les personnes suscep­tibles d’intervenir à vos événe­ments sont proba­blement en vacances ou au moins dans un état d’esprit ouvert et chaleureux. C’est le moment parfait pour leur proposer de prendre la parole lors de vos événe­ments. Si ce n’est pas forcément dans leurs habitudes, elles seront peut-être moins rodés à l’exercice, mais leurs expériences et leurs histoires n’en seront pas moins passion­nantes. Elles seront également plus à même d’accepter de nouveaux challenges pendant cette période creuse. Proposez-leur des événe­ments qui sortent de l’ordinaire, qui leur permettent d’envisager la rentrée avec de nouveaux objectifs profes­sionnels et personnels.

    5. LA date parfaite

    Choisir la date parfaite pour son événement est toujours un casse-tête. Prenez donc le temps d’observer tous les autres événe­ments et éléments extérieurs qui pourraient venir perturber votre organi­sation selon la date choisie. Le hasard — ou pas — fait que nous avons justement rédigé un article intitulé Comment choisir la date de son événement ?. L’occasion est trop belle pour que vous passiez à côté.

    6. La billetterie, votre nouvelle amie

    Prendre en main une solution de billet­terie en ligne est plus simple quand on peut prendre son temps sans foncer tête baissée. Découvrez toutes ses fonction­na­lités, testez des choses, observez les multiples possi­bi­lités qui vous sont offertes. Vous avez tout le temps pour devenir un expert de la billet­terie… à votre rythme… sans vous presser. Les vacances en somme.

    7. Une checklist pour organiser un salon pro

    Vous organisez un salon profes­sionnel ? Découvrez notre checklist pour organiser un salon pro avec succès. Un indis­pen­sable à garder auprès de vous à tout moment. Un oubli est vite arrivé, mais ceci n’est plus que de l’histoire ancienne.

    On pourrait vous parler de l’organisation d’événements profes­sionnels pendant des heures, mais il arrive un moment où il faut passer à l’action. Découvrez toutes les fonction­na­lités de nos solutions de billet­terie et inscrip­tions en ligne, de contrôle d’accès et de paiement cashless en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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