Organizadores de eventos profesionales, ¡preparaos para la vuelta a la acción!

Organizadores de eventos profesionales, ¡preparaos para la vuelta a la acción!

Retomamos la vuelta al trabajo y ¿qué mejor que unos buenos consejos para retomar la acción de forma óptima? Tenemos lo que necesitas para retomar con calma la organización de tus eventos profesionales, organices afterworks, congresos, ferias, convenciones… Fíjate en tus puntos fuertes y débiles de tu última edición y descubre lo que necesitas para mejorar y adaptar tu evento al contexto del momento.

Índice

  1. Un retroplanning detallado
  2. Fijar el precio adecuado
  3. Un buen presupuesto
  4. Ponentes apasionantes
  5. LA fecha perfecta
  6. La venta de entradas online, tu mejor aliado
  7. Una checklist para organizar una feria profesional

1. Un retroplanning detallado

Prepara tu retroplanning con antelación para poder repartir tus tareas y espaciarlas en el tiempo. Así, evitarás los agobios de última hora. Lo importante a la hora de preparar un retroplanning es empezar por la fecha límite, en este caso, la fecha de tu evento. Ve calculando y planificando a partir de ahí las acciones que tienen estar finalizadas antes de que el evento tenga lugar, empezando por el final —la formación de los agentes de seguridad, por ejemplo—. Continúa con este método hasta llegar a las primeras etapas de la preparación. Pregúntate lo siguiente: ¿Qué tarea tiene que estar terminada obligatoriamente para que pueda empezar la siguiente y cuánto tiempo va a llevar?

Llegados al final, tendrás una idea del tiempo necesario para preparar tu evento. Optimiza la duración de cada tarea si es necesario pero sé realista. Tu estimación tiene que acercarse a la duración real, aunque es inevitable que haya imprevistos.

El formato de tu retroplanning no importa —tabla de Excel, Google Sheets, software especializado…— lo importante es respetar el método de programar hacia atrás en el tiempo que hemos descrito.

2. Fijar el precio adecuado

¿Qué pensaban los asistntes de la edición anterior sobre el precio de las entradas de tu evento? ¿Has apuntado sus comentarios en un documento? Pronto volverá todo a la acción, pero aún tienes tiempo de dar una vuelta a los precios de tus eventos. Hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Mi evento es suficientemente interesante como para que suba los precios?
  • Si bajo los precios para atraer a más gente, ¿no tendrán la impresión de que el evento no es tan bueno como la anterior edición?
  • ¿Es pertinente bajar los precios de las entradas para vender más productos durante el evento?

Hay que valorar bastantes puntos a la hora de fijar el precio. Este artículo te ayudará a tenerlo más claro: Cómo fijar el precio de las entradas de tu evento.

3. Un buen presupuesto

¡Nada mejor que reflexionar sobre el presupuesto antes de que el tiempo y las tareas se te echen encima! Retoma el presupuesto de la anterior edición, analiza los ingresos y los gastos y empieza a elaborar tu presupuesto para este año. Lee nuestro artículo sobre las reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento para asegurarte de que no se te escapa nada.

4. Ponentes apasionantes

Las personas que podrían realizar una ponencia en tus eventos estarán aterrizando de las vacaciones, aún sin estrés encima. Es el momento perfecto para ofrecerles participar como ponentes en tus eventos. Si no es algo a lo que estén acostumbrados, estarán menos rodados, pero no por eso sus experiencias y sus historias son menos interesantes y apasionantes. En estos momentos aún estarán abiertas a aceptar nuevos desafíos. Proponles temas poco habituales, que les permitan volver al trabajo con nuevos objetivos profesionales y personales.

5. LA fecha perfecta

Escoger la fecha perfecta para tu evento siempre es un rompecabezas. Tómate tu tiempo para observar todos los otros eventos y elementos externos que podrían perturbar tu organización en función de la fecha que elijas. El azar —o no— ha hecho que redactemos un artículo titulado «Cómo elegir la mejor fecha para tu evento». Demasiado tentador como para dejarlo pasar.

6. La venta de entradas online, tu mejor aliado

Vender entradas online es más fácil cuando puedes poner en marcha el sistema tomándote tu tiempo para descubrir con calma las diferentes opciones disponibles. Descubre todas las funcionalidades, haz pruebas y juega con todas las posibilidades que se te ofrecen. Tienes tiempo para convertirte en experto en la venta de entradas online. A tu ritmo. Sin prisas.

7. Una checklist para organizar una feria profesional

¿Organizas una feria? Descubre nuestra checklist para organizar con éxito una feria. Tenla a tu lado en todo momento. Es fácil caer en algún despiste u olvido, pero eso ya es cosa del pasado.

Podríamos seguir hablando de la organización de eventos profesionales durante horas, pero llega un momento en que hay que pasar a la acción. Descubre todas las funcionalidades de nuestras soluciones de venta de entradas e inscripciones online, control de acceso y pago cashless haciendo clic en el siguiente botón:

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