Organizadores de eventos profesionales, ¡preparaos para la vuelta a la acción!

Organizadores de eventos profesionales, ¡preparaos para la vuelta a la acción!

Retomamos la vuelta al tra­ba­jo y ¿qué mejor que unos buenos con­se­jos para retomar la acción de for­ma ópti­ma? Ten­emos lo que nece­si­tas para retomar con cal­ma la orga­ni­zación de tus even­tos pro­fe­sion­ales, organ­ices after­works, con­gre­sos, ferias, con­ven­ciones… Fíjate en tus pun­tos fuertes y débiles de tu últi­ma edi­ción y des­cubre lo que nece­si­tas para mejo­rar y adap­tar tu even­to al con­tex­to del momen­to.

Índice

  1. Un retro­plan­ning detal­la­do
  2. Fijar el pre­cio ade­cua­do
  3. Un buen pre­supuesto
  4. Ponentes apa­sio­n­antes
  5. LA fecha per­fec­ta
  6. La ven­ta de entradas online, tu mejor ali­a­do
  7. Una check­list para orga­ni­zar una feria pro­fe­sion­al

1. Un retroplanning detallado

Prepara tu retro­plan­ning con antelación para poder repar­tir tus tar­eas y espa­cia­r­las en el tiem­po. Así, evi­tarás los ago­b­ios de últi­ma hora. Lo impor­tante a la hora de preparar un retro­plan­ning es empezar por la fecha límite, en este caso, la fecha de tu even­to. Ve cal­cu­lan­do y plan­i­f­i­can­do a par­tir de ahí las acciones que tienen estar final­izadas antes de que el even­to ten­ga lugar, empezan­do por el final —la for­ma­ción de los agentes de seguri­dad, por ejem­p­lo—. Con­tinúa con este méto­do has­ta lle­gar a las primeras eta­pas de la preparación. Pregún­tate lo sigu­iente: ¿Qué tarea tiene que estar ter­mi­na­da oblig­a­to­ri­a­mente para que pue­da empezar la sigu­iente y cuán­to tiem­po va a lle­var?

Lle­ga­dos al final, ten­drás una idea del tiem­po nece­sario para preparar tu even­to. Opti­miza la duración de cada tarea si es nece­sario pero sé real­ista. Tu esti­mación tiene que acer­carse a la duración real, aunque es inevitable que haya impre­vis­tos.

El for­ma­to de tu retro­plan­ning no impor­ta —tabla de Excel, Google Sheets, soft­ware espe­cial­iza­do…— lo impor­tante es respetar el méto­do de pro­gra­mar hacia atrás en el tiem­po que hemos descrito.

2. Fijar el precio adecuado

¿Qué pens­a­ban los asist­ntes de la edi­ción ante­ri­or sobre el pre­cio de las entradas de tu even­to? ¿Has apun­ta­do sus comen­tar­ios en un doc­u­men­to? Pron­to volverá todo a la acción, pero aún tienes tiem­po de dar una vuelta a los pre­cios de tus even­tos. Hazte las sigu­ientes pre­gun­tas:

  • ¿Mi even­to es sufi­cien­te­mente intere­sante como para que suba los pre­cios?
  • Si bajo los pre­cios para atraer a más gente, ¿no ten­drán la impre­sión de que el even­to no es tan bueno como la ante­ri­or edi­ción?
  • ¿Es per­ti­nente bajar los pre­cios de las entradas para vender más pro­duc­tos durante el even­to?

Hay que val­o­rar bas­tantes pun­tos a la hora de fijar el pre­cio. Este artícu­lo te ayu­dará a ten­er­lo más claro: Cómo fijar el pre­cio de las entradas de tu even­to.

3. Un buen presupuesto

¡Nada mejor que reflex­ionar sobre el pre­supuesto antes de que el tiem­po y las tar­eas se te echen enci­ma! Retoma el pre­supuesto de la ante­ri­or edi­ción, anal­iza los ingre­sos y los gas­tos y empieza a elab­o­rar tu pre­supuesto para este año. Lee nue­stro artícu­lo sobre las reglas bási­cas para elab­o­rar el pre­supuesto de tu even­to para ase­gu­rarte de que no se te escapa nada.

4. Ponentes apasionantes

Las per­sonas que podrían realizar una ponen­cia en tus even­tos estarán ater­rizan­do de las vaca­ciones, aún sin estrés enci­ma. Es el momen­to per­fec­to para ofre­cer­les par­tic­i­par como ponentes en tus even­tos. Si no es algo a lo que estén acos­tum­bra­dos, estarán menos roda­dos, pero no por eso sus expe­ri­en­cias y sus his­to­rias son menos intere­santes y apa­sio­n­antes. En estos momen­tos aún estarán abier­tas a acep­tar nuevos desafíos. Pro­pon­les temas poco habit­uales, que les per­mi­tan volver al tra­ba­jo con nuevos obje­tivos pro­fe­sion­ales y per­son­ales.

5. LA fecha perfecta

Escoger la fecha per­fec­ta para tu even­to siem­pre es un rompecabezas. Tómate tu tiem­po para obser­var todos los otros even­tos y ele­men­tos exter­nos que podrían per­tur­bar tu orga­ni­zación en fun­ción de la fecha que eli­jas. El azar —o no— ha hecho que redacte­mos un artícu­lo tit­u­la­do «Cómo ele­gir la mejor fecha para tu even­to». Demasi­a­do ten­ta­dor como para dejar­lo pasar.

6. La venta de entradas online, tu mejor aliado

Vender entradas online es más fácil cuan­do puedes pon­er en mar­cha el sis­tema tomán­dote tu tiem­po para des­cubrir con cal­ma las difer­entes opciones disponibles. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades, haz prue­bas y jue­ga con todas las posi­bil­i­dades que se te ofre­cen. Tienes tiem­po para con­ver­tirte en exper­to en la ven­ta de entradas online. A tu rit­mo. Sin prisas.

7. Una checklist para organizar una feria profesional

¿Orga­ni­zas una feria? Des­cubre nues­tra check­list para orga­ni­zar con éxi­to una feria. Ten­la a tu lado en todo momen­to. Es fácil caer en algún despiste u olvi­do, pero eso ya es cosa del pasa­do.

Podríamos seguir hablan­do de la orga­ni­zación de even­tos pro­fe­sion­ales durante horas, pero lle­ga un momen­to en que hay que pasar a la acción. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online, con­trol de acce­so y pago cash­less hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar un even­to pro­fe­sion­al

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